KI ist da: 9 Wege, wie Projektmanager sie schon jetzt nutzen

Wie Sie sehen werden, berichten viele Beispiele für den Einsatz von KI im Projektmanagement darüber, dass der Projektmanager die Ergebnisse selbst überprüfen und anpassen musste. Momentan ist KI ein weiteres Werkzeug, das menschliches Eingreifen benötigt – sie kann Fehler machen (oder sich manchmal Dinge ausdenken!), daher ist nach wie vor ein menschlicher Feinschliff nötig.

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Fähigkeiten im KI-Projektmanagement auszubauen – etwa durch das Lesen von Büchern oder das Anhören von KI-Projektmanagement-Podcasts – doch oft ist es am besten, selbst (im übertragenen Sinne) Hand anzulegen und durch Erfahrung zu lernen, wie man KI nutzt.

1. Kommunikation mit Stakeholdern verfassen

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von u/whoinvitedthesepeopl aus der Diskussion Wie wird KI das Projektmanagement verändern?
im Projektmanagement

Manchmal braucht man etwas Hilfe beim Formulieren einer E-Mail oder Slack-Nachricht. Vielleicht haben Sie die Nachricht schon geschrieben und benötigen Verbesserungen beim Ton oder Kürzungsvorschläge. So oder so bieten KI-Tools eine schnelle Abkürzung zu den 10 oder 15 Minuten, die Sie ansonsten damit verbringen würden, selbst daran herumzufeilen. 

2. Projektskizzen in Projektpläne umwandeln

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von u/mrrobot710 aus der Diskussion So werden KI-Tools im Projektmanagement eingesetzt
im ChatGPT

Sobald Sie eine Projektskizze ausgearbeitet haben, kann das Aufschlüsseln in Aufgaben und Phasen eine mühsame Arbeit sein. KI eignet sich hervorragend, um diese manuellen, arbeitsintensiven Prozesse zu beschleunigen. Sie können die Aufgaben und Fälligkeiten in Ihre Projektmanagement-Software übertragen (nach einer gründlichen Überprüfung, versteht sich).

3. Zeitschätzungen generieren

Klar, sie sind vielleicht nicht die genauesten, aber auch Ihre Teammitglieder sind wahrscheinlich nicht zu 100 % präzise.

Wie hier erwähnt, dient es als Ausgangspunkt und wie jeder gute Projektmanager weiß, sollte man lieber zu wenig versprechen und mehr liefern. Welchen Projektaufwand auch immer die KI vorschlägt, behalten Sie dies im Hinterkopf. 

4. Risiken brainstormen

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von u/obeoene aus der Diskussion Wie wird KI das Projektmanagement verändern?
im Projektmanagement

Geben Sie der KI zunächst eine Übersicht über den Projektumfang (achten Sie darauf, vertrauliche oder urheberrechtlich geschützte Informationen zu entfernen!) und bitten Sie sie, einige Risiken zu generieren. Auch hier können Sie das als Ausgangspunkt nutzen.

Es kann dir wahrscheinlich einige Dinge aufzeigen, an die du vielleicht noch nicht gedacht hast (vor allem, wenn du neu im Risikomanagement bist), und du kannst die Ergebnisse als Ausgangspunkt für weitere Ideen nutzen.

5. Ideenfindung zur Budgetreduzierung

Du hast ein Budget, das sich zu klein anfühlt? KI könnte einige Ideen liefern, wie du damit auskommen kannst! Du gibst erneut eine Übersicht über deinen Projektumfang ein und bittest die KI, Ideen zur Reduzierung deines derzeit geplanten Budgets zu generieren.

Befolge ihre Ratschläge jedoch nicht blind! Stelle sicher, dass die Vorschläge auch für dein konkretes Projekt sinnvoll sind, insbesondere wenn du ihr nicht alle entscheidenden Details mitgeteilt hast. 

6. Verfassen von Projektdokumentationen

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von u/whitedragon551 aus der Diskussion Wie wird KI deiner Meinung nach das Projektmanagement verändern?
im Projektmanagement

KI kann einen Teil deiner Projektdokumentation für dich schreiben, sofern du ihr die richtigen Vorgaben gibst. Achte wieder darauf, keine sensiblen Informationen weiterzugeben, aber du erhältst eine Struktur, die du später mit sensiblen Daten füllen kannst. So hast du einen Vorsprung beim Ausfüllen deiner Projektdokumente mit weniger Aufwand. 

7. Recherche zum Projekt-Hintergrund

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von u/Heismanziel2 aus der Diskussion Wie nutzt du KI?
im Projektmanagement

Verschaffe dir einen Vorsprung bei deiner Hintergrundrecherche – stelle KI Fragen, die du sonst vielleicht an einen Fachexperten richten würdest. Natürlich solltest du das Ergebnis irgendwann noch mit einer echten Person abstimmen, aber der Einstieg mit KI kann Zeit sparen.

Und wie diese Person hier erwähnt hat, sprechen sie am Ende trotzdem mit einem Fachexperten. Das ist wichtig, insbesondere bei Projekten, in denen du kein Experte bist. 

8. Technische Kommunikation verständlicher machen

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von u/Benend91 aus der Diskussion Wie nutzt du KI im Projektmanagement?
im Projektmanagement

Projektmanager in technisch orientierten Rollen stehen häufig vor der Aufgabe, technische Inhalte für nicht-technische Personen zu erklären – das kann herausfordernd sein.

Der Einsatz von KI im Projektmanagement kann Zeit sparen, indem sie dabei hilft, technische Sprache zu vereinfachen und klarer zu machen, sodass die regelmäßige Kommunikation mit Stakeholdern reibungslos läuft. Füge deinen Text ein und fordere die KI auf, die Sprache zu vereinfachen.

9. Bewertung des Projektstatus

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von u/TGS_Holdings aus der Diskussion Wie nutzt du KI im Projektmanagement?
im Projektmanagement

Selbst wenn du die richtigen KPIs zur Überwachung von Projekterfolg und -fortschritt verfolgst, zeigen diese manchmal erst dann Probleme an, wenn es schon zu spät ist.

Du musst die Frühindikatoren und Warnsignale erkennen – dabei kann dich KI unterstützen. Wenn du ihr deine Liste an KPIs und Erfolgskriterien gibst, kannst du sie bitten, herauszufinden, welche davon Frühindikatoren sind.

Wie geht es weiter?

Wie setzt du KI als Projektmanager ein? Wir würden gerne erfahren, welche Anwendungsfälle du entdeckt hast – schreibe unten einen Kommentar!

Da diese Technologie noch neu und rasant in der Entwicklung ist, gehe ich davon aus, dass ich bald noch viele weitere Anwendungsfälle vorstellen kann. Abonniere den Newsletter von The Digital Project Manager, um immer auf dem neuesten Stand rund um Künstliche Intelligenz im Projektmanagement zu bleiben und dich mit KI-Projektmanagement-Expert:innen in der Community zu vernetzen.