Wie Sie Fristen Einhalten, Ohne Mikromanagement
Eines der prägendsten Merkmale der Rolle des ist, dass man oft damit klarkommen muss, der „Bösewicht“ zu sein – aber Spaß macht das trotzdem nicht! Da es üblicherweise unsere Aufgabe ist, sicherzustellen, dass das die - einhält und die Dinge so laufen, wie sie sollen, überwachen Projektmanager häufig den Arbeitsfluss der anderen - und müssen hin und wieder eingreifen, Korrekturen vornehmen oder etwas Druck ausüben, damit alle Anforderungen des erfüllt werden.
Zu gewährleisten, dass Deadlines eingehalten werden, ist eine der größten Herausforderungen für Projektmanager, vor allem, weil man sein zwar auf hundert Arten unterstützen kann, aber die nicht FÜR sie erledigen kann – und man hat vermutlich auch keine Zeit, den ganzen Tag zu kontrollieren, ob die rechtzeitig fertig wird. Hier erfährst du, , um dein und dich selbst für den Erfolg aufzustellen und zu vermeiden, in "Bad Cop"-Modus zu verfallen oder mit Mikromanagement sicherzustellen, dass jeder .
1. Klare Erwartungen von Anfang an festlegen
Zu Beginn eines solltest du mehrere Gelegenheiten nutzen, um deinem klar zu kommunizieren, bis wann die erledigt sein muss. Deadlines sollten zu den ersten Punkten gehören, die während eines Kickoffs und im -Onboarding genannt werden, und dein Statement of , , oder jegliche Dokumentation, auf die das Zugriff hat, sollte alle relevanten Deadlines klar enthalten.
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Zum Kickoff gebe ich dem gerne ein Briefing an die Hand, das wichtigste Ziele und Meilensteine mitsamt Fristen enthält. Ich stelle außerdem immer sicher, dass keine Unklarheit darüber besteht, wer für welche Punkte verantwortlich ist (und dass diese Deadlines realistisch sind).
Während der Kickoff-Meetings frage ich zudem aktiv nach und sorge dafür, dass es keine Missverständnisse gibt. Einfach das Meeting oder Stand-up mit der Frage abzuschließen: „Weiß jeder, was zu tun ist und bis wann es fertig sein muss?“, schadet nie! Idealerweise hast du auch eine Beziehung zum aufgebaut, in der sie wissen, dass sie jederzeit nachfragen oder auf Unklarheiten hinweisen können.
2. Sei ein Teamplayer
Apropos Beziehungen: Ich habe es schon oft gesagt und wiederhole es gern: Ein großer Teil des - dreht sich um Vertrauen, Ehrlichkeit und darum, dafür zu sorgen, dass dein - sich wohlfühlt, mit Problemen VOR der Eskalation zu dir zu kommen. Der beste Weg, diese Beziehungen aufzubauen, ist, ein Teil des zu sein, statt sich als -schwingender Oberaufseher zu positionieren. Die einfache Darstellung deiner Rolle als Unterstützung statt Überwacher kann viel bewirken.
Vermittle deinem täglich – in Worten und durch Taten –, dass du da bist, um ihnen zum Erfolg zu verhelfen, und nicht, um zuzusehen, wie sie scheitern. Die Menschen sind auch motivierter, , wenn sie sich dafür verantwortlich fühlen, zum Erfolg des gesamten beizutragen, anstatt Aufgaben nur aus Angst vor einer Rüge durch den PM zu erledigen.
3. Kontrolliere den Fortschritt
Ich habe schon früher über die Wichtigkeit regelmäßiger Check-ins geschrieben – sei es täglich, wöchentlich oder monatlich – sowohl mit deinen Projekten als auch mit deinen Leuten. Diese Check-ins sind extrem wichtig für die Geschwindigkeit eines und um sicherzustellen, dass du auf Kurs bist, um deine Fristen einzuhalten. Ein einfaches tägliches oder wöchentliches Check-in mit deinem , um nachzufragen, ob sie im Zeitplan sind, ist unerlässlich.
Die Vorteile von Check-ins wirken in beide Richtungen: Das mitglied bekommt die Gelegenheit, jegliche Bedenken bezüglich der Zeitplanung anzusprechen (und sie werden ehrlich zu dir sein, wenn du die richtige Beziehung aufgebaut hast), und du als PM erhältst ein klares Bild davon, wo ihr steht und ob es irgendwelche Sorgen gibt, dass die möglicherweise nicht rechtzeitig fertig wird. Das kann ganz informell erfolgen, zum Beispiel über einen Messenger oder in einem kurzen Gespräch vor Ort.
4. Zeige das GROßE Ganze
Häufig stelle ich fest, wenn Projekte ins Stocken geraten sind oder Fristen verpasst wurden, dass ein Grund dafür war, dass das oder die Einzelperson nicht vollständig verstanden hat, wie wichtig oder wertvoll die für die Agentur oder den Kunden ist. Schon direkt beim Projektstart solltest du daher sicherstellen, dass dein genau weiß, wie jedes einzelne Element des zusammenspielt, um das Endergebnis, das Produkt oder das zu erreichen, und die Bedeutung jedes Meilensteins für euren Gesamterfolg hervorhebst.
Wenn man an vielen Aufgaben gleichzeitig arbeitet, ist es manchmal leicht, die Wichtigkeit eines einzelnen Tickets zu unterschätzen. Wenn jemand versteht, wie sein Beitrag das Ganze beeinflusst, steigt meist auch die Wahrscheinlichkeit einer fristgerechten Lieferung. Das ist ein weiterer Punkt, den du deinem Kickoff-Protokoll hinzufügen kannst: Betone, dass jede kleine wichtig ist und die Ziele ohne das volle Engagement jedes Einzelnen nicht erreicht werden können. Häufig, wenn Projekte ins Stocken geraten sind oder Fristen verpasst wurden, stelle ich fest, dass das Team oder die Einzelperson nicht vollständig erfasst hat, wie wichtig oder wertvoll die Frist für die Agentur oder den Kunden ist. Wiederhole deshalb gleich beim Kickoff: Stelle sicher, dass dein Team weiß, wie jedes einzelne Teil des Projekts zusammenspielt, um das Endergebnis, das Produkt oder das Projektziel zu erreichen, und hebe die Bedeutung jedes Meilensteins für euren Gesamterfolg hervor. Manchmal kann es leicht sein, die Relevanz eines einzelnen "Tickets" aus dem Blick zu verlieren, wenn man an vielen Aufgaben gleichzeitig arbeitet. Wenn aber jeder versteht, wie sich sein Beitrag auf das Ganze auswirkt, ist die Wahrscheinlichkeit für eine termingerechte Lieferung größer. Dies ist ein weiterer Punkt, den du deinem Kickoff-Protokoll hinzufügen kannst – verdeutliche, dass jede kleine Aufgabe zählt und die Ziele nur mit vollem Engagement aller erreicht werden können.
5. Sorge dafür, dass die Informationen immer verfügbar sind
Wie wir alle wissen, gibt es genauso viele verschiedene Ressourcenmanagement-Tools und Systeme für das -, wie es manager gibt – aber eines sollten sie alle gemeinsam haben: Es sollte für dein einfach sein, bei Bedarf auf Informationen zuzugreifen. Das umfasst Aufgaben, Fristen und alle anderen wichtigen Angaben, die für eine gute und pünktliche notwendig sind.
Zusätzlich zur Verteilung eines oder einer Einweisung zum Projektstart, stelle sicher, dass du die Informationen an einem Ort dokumentierst, an dem alle sie leicht finden können. Das ist deine Versicherung gegen Aussagen wie „Ich wusste gar nicht, wann die Frist war!" oder „Ich war mir nicht sicher, wie lange ich Zeit hatte." Persönlich erstelle ich gern To-do-Listen für jedes mitglied, auf denen einfach die und Fristen stehen, mithilfe von Trello. So wird die Transparenz im Projekt maximiert, damit jeder Zugriff auf seine Liste hat – unabhängig davon, wo sich die Person gerade befindet.
6. Sorge für eine gesunde Arbeitsbelastung
Manchmal wird es chaotisch, besonders wenn du und deine mitglieder gerade parallel bearbeitet. Das ist eine unausweichliche Realität von basierter – und hey, es hält das Leben doch aufregend, oder? Auch wenn es einige arbeitsreiche Wochen geben wird und ab und an Überstunden anfallen, liegt es in deiner Verantwortung als , dafür zu sorgen, dass die Arbeitsbelastung deines überschaubar bleibt und es realistisch ist, die einzuhalten. Gestresste, überarbeitete Mitarbeitende verlieren schneller das Interesse und die Begeisterung für die , machen eher schlampige Fehler oder vergessen Dinge.
Auch wenn niemand durchgehend reibungslose Abläufe garantieren kann, versuche deine wöchentlichen/monatlichen -Sitzungen dafür zu nutzen, um sicherzustellen, dass die Arbeitsbelastung für alle machbar ist, und versuche, Engpässe und Überlastungen vorherzusehen, bevor es zu spät ist. Wenn du auf dein achtest und dafür sorgst, dass sie ausreichend Zeit und Ressourcen für ihre bekommen, minimierst du auf jeden Fall die Zeit, die du ins Mikromanagement von Aufgaben investieren musst – oder noch schlimmer, dich bei Kunden für einen entschuldigen müsstest.
Wenn du schon einige meiner bisherigen Artikel gelesen hast, weißt du mittlerweile, dass ich immer wieder die Bedeutung von Beziehungen, Ehrlichkeit und Vertrauen im Zusammenhang mit betone. Gerade in Digitalagenturen und Studios ist es manchmal leicht zu vergessen, dass nicht nur aus Tabellen und besteht.
Tatsächlich glaube ich, dass die meisten der Projektmanagement-Fähigkeiten Fähigkeiten, die Sie benötigen, um in diesem Beruf erfolgreich zu sein, nicht technischer Natur sind, sondern vielmehr angeboren. Besonders wenn es darum geht, Ihr zu motivieren, die pünktlich zu erledigen, stimmt das mehr denn je. Hoffentlich sparen Ihnen diese Tipps etwas Zeit, da Sie nicht mehr hinter den anderer herlaufen müssen.
