Die 4 besten Produktivitätstipps, die wir von Top-Führungskräften gelernt haben
Bei Hive haben wir eine Serie namens „7 Stunden mit“, in der wir mit führenden Köpfen aus ihrem Fachgebiet über ihre Rollen, ihren Arbeitsstil und ihre besten Tipps für Projektmanagement und Produktivität sprechen. Da sich bei Hive alles um Produktivität und Projektmanagement dreht, sind diese Einblicke wertvoll, um unser Produkt zu verbessern und unsere Reichweite zu vergrößern.
Im Rahmen unserer ersten neun Interviews haben wir zahlreiche Tipps gesammelt, indem wir mit Menschen gesprochen haben, die unter anderem bei LinkedIn, Fabletics und Harry’s tätig sind—hier ist ein Überblick über die vier wichtigsten Hacks für Produktivität und Projektmanagement, die wir aus unseren Gesprächen mitgenommen haben.
1. Nehmen Sie sich Auszeiten, wenn Sie sie brauchen
Juliana Jaoudi, Senior Director of Marketing Solutions bei LinkedIn, hatte eine großartige Perspektive auf die Work-Life-Balance. Eines unserer liebsten Projektmanagement-Zitate von ihr lautete: „Es gibt eigentlich gar keine echte Work-Life-Balance, es ist einfach Arbeit und Leben.“ Das mag offensichtlich wirken, aber viele Menschen bewegen sich in einem strikten 9-bis-5-Zeitplan ohne Ausnahmen.
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„Ich lasse mein Gehirn auch außerhalb der Arbeitszeit offen für großartige Ideen. Wenn du liebst, was du tust, kannst du in einem fließenden Raum leben, in dem es okay ist, wenn auch mal am Wochenende oder abends etwas reinkommt. Und es funktioniert auch andersherum – vielleicht musst du an einem Mittwochnachmittag einfach mal die Arbeit beiseitelegen, weil du Selbstfürsorge brauchst. Das ist auch in Ordnung.“
So ein flexibler Arbeitsalltag ermöglicht es Menschen, sich wirklich in ihre Arbeit zu vertiefen und bei Bedarf ein hohes Produktivitätslevel zu erreichen—und daran zu denken, dass das Abschalten des Laptops völlig okay ist.
2. Zeitblöcke einplanen
Rachel Bowie von PureWow ist ein großer Fan des Zeitblockierens (eine Zeitmanagement-Technik, die auch als Zeitfenster-Planung bekannt ist) für persönliche und berufliche Aufgaben. Sie stellt fest, dass das Einteilen des Kalenders in kleine Abschnitte ihr wirklich hilft, den Tag über verantwortungsbewusst und produktiv zu bleiben—insbesondere, weil sie ein bezauberndes zweijähriges Kind zu Hause hat!
„Ich bin ein riesiger Fan von Zeitblöcken bei meiner To-Do-Liste. Ich führe tatsächlich ein fortlaufendes Google-Dokument mit allem, was ich an einem Tag erledigen will und aktualisiere es jeden Abend vor dem Schlafengehen. Ich unterteile jeden Tag in Abschnitte: ‚vor der Arbeit‘, ‚Arbeit‘ und ‚nach der Arbeit‘, dann ordne ich innerhalb dieser Bereiche die Aufgaben, die sehr viel Zeit beanspruchen und solche, die ich schnell erledigen kann. Gelegentlich habe ich auch Papierlisten—und notiere To-Do’s in verschiedenen Notizbüchern und auf Post-its über den Tag hinweg—aber das Google-Dok ist der Ort, an den ich alles ableite, weil es so einfach ist, es in Echtzeit zu aktualisieren (bei mir ändert sich der Tag ständig).“
Wir haben außerdem mit Robert Ross, CEO und Gründer von FireHydrant, gesprochen, der die Pomodoro-Technik fürs Zeittracking bei seiner technischeren Arbeit nutzt:
„Diese Technik bedeutet im Grunde, 25 Minuten am Stück zu arbeiten, gefolgt von 5 Minuten Pause. Nach 4 Intervallen mache ich eine 15-minütige Pause, und ich arbeite für zwei 25-Minuten-Blöcke mit jeweils 10 Minuten Pause pro Stunde. Code zu schreiben ist tatsächlich sehr anspruchsvoll für den Kopf, daher muss man seinem Gehirn eine Pause gönnen, um auf Kurs zu bleiben. Ein Auto kann auch nicht eine Stunde lang Vollgas fahren—man muss ihm eine Pause gönnen, sonst fliegt eine Sicherung raus.“
3. Monatliche Offsites einplanen
Sebastian Hayto von Harry’s gab uns mehrere gute Produktivitätstipps, unter anderem, alle eingehenden E-Mails entsprechend zu kennzeichnen. Am besten gefiel uns jedoch sein Fokus auf monatliche Offsites für sein Team.
„Ich halte mindestens einen halben oder einen ganzen Tag Offsite pro Monat ab, um neue Geschäftsideen zu brainstormen und ganz allgemein Spaß zu haben. Ich finde, dass das die Produktivität wirklich steigert. Diese Häufigkeit mag extrem wirken, aber ich habe festgestellt, dass sie nicht nur zu den besten Ideen führen, sondern auch großartig für das Teambuilding sind—sie machen wirklich einen Unterschied.“
Statistisch ist bewiesen, dass ein eingespieltes Team über bessere Projektmanagement-Fähigkeiten und gesteigerte Produktivität verfügt – daher finden wir diese Idee großartig. Warum nicht fest einplanen, Zeit für Teambuilding im monatlichen Kalender zu verankern?
4. Benachrichtigungen ausschalten
In einer Welt voller ständiger Nachrichten, E-Mails und anderer lästiger Ablenkungen können Benachrichtigungen zu echten Produktivitätskillern werden. Das umfasst alles von sozialen Medien, mit denen der Durchschnittsmensch täglich 3,2 Stunden verbringt, bis hin zu zufälligen Slack-Benachrichtigungen vom Fantasy Football-Team im Büro.
Als wir mit Katy Donahue, Head of Operations and Strategy bei Fabletics, gesprochen haben, schilderte sie, wie hilfreich es ist, Benachrichtigungen zu eliminieren:
„Ich habe alle E-Mail-Benachrichtigungen auf meinem Desktop und Mobilgerät ausgeschaltet—es begann als Experiment und ich habe es beibehalten, weil meine Produktivität dadurch massiv gestiegen ist.“
Ähnlich äußerte sich Robert Ross von FireHydrant, der ebenfalls betonte, wie wichtig es für ihn ist, Benachrichtigungen auszuschalten:
„Auf dem Mac kann man die Benachrichtigungseinstellungen sehr genau anpassen. In einer Welt mit Slack ist jede Nachricht eine Ablenkung und kann dich komplett aus dem Flow bringen. Wenn du die Fenster wechselst, siehst du die Anzahl der Nachrichten auf Slack und wirst von verpassten Benachrichtigungen magisch angezogen. Man bekommt fast so etwas wie Slack-FOMO. Aber man kann diese Benachrichtigungsblase tatsächlich ausschalten, sodass man gar nicht erst merkt, wenn es ungelesene Nachrichten gibt. Man muss Slack dann ganz bewusst öffnen, um sie zu sehen. Das habe ich mit E-Mails genauso gemacht. Eigentlich erwarten die Leute nämlich gar nicht, dass man innerhalb von 5 Minuten antwortet.“
Außerdem belegen Statistiken zum Projektmanagement diese Beseitigung von Benachrichtigungen – es hat sich herausgestellt, dass diese Ablenkungen die Produktivität tatsächlich um 40 % verringern können. Wer will das schon?
Wie geht es weiter?
Weitere Tipps findest du in unseren Top-Produktivitätshacks für das Projektmanagement oder probiere einige Produktivitätstools aus, um im Arbeitsalltag mehr zu schaffen – sie helfen dabei, Aufgaben zu organisieren, zu priorisieren und zu delegieren.
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