Zapiers Leitfaden für modernes Projektmanagement

Galen Low: In einer Zeit mit Turbulenzen auf dem Arbeitsmarkt: Ist es grausam, dass sich Unternehmen auf KI-gesteuerte Automatisierung konzentrieren – oder ist es vielleicht sogar freundlich?

Wade Foster: Für mich ist es zu 1000 % das Freundlichste, was man tun kann. KI ist hervorragend darin, mir bei einer riesigen Vielfalt an Aufgaben zu helfen. KI kann im chaotischen Mittelteil unterstützen, aber sie nimmt mir nicht den Job weg. Der Job bleibt der Job.

Galen Low: Blicken wir voraus auf, sagen wir, 2030 – welche Arten von Fähigkeiten und Qualifikationen werden Tech-Unternehmen wie Zapier für Rollen suchen, die für die Projektabwicklung verantwortlich sind?

Wade Foster: Ich würde sagen, eure Fähigkeit, Probleme zu erkennen, die existieren, und Ideen zu entwickeln, ist außerordentlich wertvoll. Das Zweite ist, was ich als Urteilsvermögen, Geschmack bezeichnen würde. Und drittens: Wie koordiniert man all diese Systeme? Es ist das chaotische Mittelfeld.

Galen Low: Glauben Sie, dass es eine Schwelle für agentische KI und intelligente Automatisierung gibt, die wir vielleicht nicht überschreiten sollten?

Wade Foster: Ich bin mir nicht sicher, ob es eine Obergrenze gibt. Die Kreativität der Menschen ist bisher massiv unterschätzt. Die Menge kreativen Outputs, die eine einzelne Person liefern kann, ist enorm. Ich glaube, die Welt wird anders sein, aber ich denke nicht, dass diese dystopische Sicht zutrifft; sie sieht wahrscheinlich ähnlich aus wie heute, nur mehr davon.

Galen Low: Willkommen beim Digital Project Manager Podcast – der Show, die Führungskräften im Projektgeschäft dabei hilft, smarter zu arbeiten, reibungsloser zu liefern und ihre Teams mit Selbstvertrauen ins KI-Zeitalter zu führen. Ich bin Galen, und jede Woche tauchen wir ein in praxisnahe Strategien, neue Trends, bewährte Frameworks und manchmal auch Kriegsgeschichten von der Projektfront. Egal, ob Sie riesige Transformationsprojekte steuern, KI-Workflows zähmen oder einfach versuchen, das Chaos im Griff zu behalten – Sie sind hier genau richtig. Los geht’s!

Heute sprechen wir über die Rolle von KI-gestützter Automatisierung in der Projektausführung – und ob sie vielleicht der Schlüssel dazu ist, sperrige Projektmanagement-Praktiken zu reduzieren, die schlanke Teams dazu bringen, formales Projektmanagement zu meiden wie die Pest.

Bei mir ist heute Wade Foster, Mitbegründer und CEO einer kleinen Firma namens Zapier, von der Sie vielleicht schon mal gehört haben. Vor fast 20 Jahren kündigte Wade sein Praktikum im Finanzwesen, lernte Programmieren, und gründete mit ein paar Freunden ein Produkt, das es leichter machte, Apps miteinander zu verbinden und automatisierte Workflows zwischen ihnen zu bauen.

Heute ist Zapier die meistverbundene KI-Orchestrierungsplattform. Sie verbindet Teams, Tools, KI und Agenten über mehr als 8.000 Apps hinweg, um kritische Workflows flexibel, skalierbar und kontrolliert zu automatisieren.

Wade, vielen Dank, dass du heute dabei bist.

Wade Foster: Vielen Dank für die Einladung, Galen.

Galen Low: Zunächst einmal, Wade, es ist mir eine große Ehre, dich hier zu haben, und ich muss dir danken, dass du deine Geschichten und Einblicke so offen teilst. Das hilft uns allen sehr weiter.

Es gibt so viel, das ich dich fragen möchte. Ich hoffe, wir machen heute ein paar Schlenker im Gespräch, aber hier ist die Roadmap für heute: Zuerst möchte ich mit einer großen, spannenden Frage beginnen, die aus meiner Community kam, und danach drei Themen genauer beleuchten.

Als Erstes sprechen wir darüber, was heute an Automatisierung im von KI geprägten Kontext anders ist, als bei Zapiers Gründung. Dann schauen wir unter die Haube, wie Projektmanagement bei Zapier aussieht und wie Zapier schlanke PM-Prozesse erreicht, indem es selbst seine Tools einsetzt.

Am Ende möchte ich deine Perspektive zur Zukunft des Projektmanagements als Handwerk, und wie sich die Rolle des Projektmanagers im Zeitalter der KI-gestützten Automatisierung verändern wird, hören. Klingt das gut?

Wade Foster: Klingt super. Los geht’s.

Galen Low: Dann lass uns starten. Ich beginne gleich mit einer großen, haarigen Frage.

Ich nehme einfach Anlauf: In meinen Kreisen gibt’s dieses Love-Hate-Verhältnis gegenüber KI-getriebener Automatisierung im Projektmanagement. Einerseits nimmt intelligente Automatisierung viel von der langweiligen Admin-Arbeit ab, andererseits bedroht sie Arbeitsplätze und lässt glauben, dass Projektmanagement ganz automatisiert werden kann.

Also meine große, haarige Frage: In einer Zeit, in der Massenentlassungen und lange, schwierige Jobsuchen die Norm sind – ist es grausam von Unternehmen, sich auf KI-Automatisierung zu fokussieren? Oder vielleicht sogar freundlich?

Wade Foster: Für mich ist es wirklich das Freundlichste, was man tun kann. Wer selbst KI ausprobiert, verliert die Mystik – und erkennt klar, wo diese Technologie wirklich Zeit spart, Kreativität fördert, aber auch ihre Grenzen hat und wo der Mensch gefragt ist. Ich habe festgestellt: KI hilft bei vielen Aufgaben im Verlauf eines Projekts, aber sie nimmt den Job nicht. Die Aufgabe bleibt die Aufgabe. Man muss weiterhin Probleme verstehen und lösen, das Ergebnis bewerten, den Geschmack haben. In der chaotischen Mitte hilft KI enorm – aber sie ersetzt die Arbeit nicht. Wer KI wirklich annimmt, wird produktiver, kommt auf neue Ideen und liefert bessere Ergebnisse.

Ich verstehe die menschliche Standardreaktion, die Angst, die uns zurückhält. Aber die Realität bei jeder Technologie ist: Sie schafft meistens mehr, als sie zerstört. Ich glaube, das wird bei KI genauso sein.

Galen Low: Gerade bei Entwicklern – wenn man denkt, der eigene Wert besteht im schnellen Tippen, hat man den Sinn der Rolle nicht verstanden. Das gilt auch für Projektmanager. Manchen macht es Angst, wenn KI jetzt sogar Meetingnotizen übernimmt. Aber eigentlich entsteht durch Automatisierung viel Neues.

Wade Foster: War es je Aufgabe, nur dazusitzen und Notizen zu machen? Nein! Die Aufgabe ist es, Probleme zu lösen, nicht zu transkribieren. Wer tatsächlich nur das macht, klar, da ist die Sorge verständlicher. Aber in den meisten Organisationen ist das nur ein kleiner Teil der Arbeit, den die meisten sowieso nicht mögen. Wenn eine KI das übernimmt, bleibt mehr Kapazität für das eigentliche Kerngeschäft.

Galen Low: Wie du schon sagtest: Wenn Menschen KI selbst nutzen, wird schnell klar, was sie wirklich kann und was nicht – es ist eine Partnerschaft. Statt totale KI-Transformation bleibt es eine Zusammenarbeit und hebt uns auf ein höheres Niveau.

Wade Foster: Absolut. Beispiel: Unser anstehender Zapier Summit – einmal pro Jahr kommen wir als ansonsten verteiltes Team zusammen, und ich halte eine einleitende Keynote, die mir wichtig ist. Früher musste ich selbst Geschichten, Daten und Beispiele sammeln, was teils kreativ, teils nervig war. Und das Problem der leeren Seite gab’s auch immer. In letzter Zeit habe ich Brainstorming-Sessions mit Claude gemacht – eine Stunde Fragen stellen, Ideen sammeln, zu einer Keynote formen. Ich investiere heute mehr Zeit und Mühe für diese Keynote als früher, dank dieses genialen Assistenten. Ich lasse ihn durch Slack, Coda und das Internet jagen, um Zitate, Daten und Beispiele zu suchen. Die Qualität ist besser, und der Prozess macht mehr Spaß.

So gibt es Aufgaben, in denen KI die Zeit nicht verringert, sondern erhöht, weil die Arbeit mehr Freude bereitet und das Ergebnis deutlich steigt.

Galen Low: Genau diese beiden Aspekte „Qualität und Freude“ finde ich wichtig – gerade kreative Köpfe suchen oft nach Perfektion und Spaß am Tun.

Wade Foster: Ja, im Prozess hatte ich kürzlich mehrere Fäden gleichzeitig offen, wurde unübersichtlich, Claude half mir, wieder ins Zentrum zu finden und hat alles dokumentiert, damit ich am nächsten Tag rasch weitermachen kann. Ohne KI bräuchte ich sonst ewig, um den Anschluss wiederzufinden. Jetzt gibt es Erinnerungs-Breadcrumbs und einen schnellen Wiedereinstieg.

Galen Low: Viele unterschätzen das „Mitdenker“-Workflow-Prinzip. Ich bin in meiner Nutzung noch am Anfang. Aber ich merke, dass KI, wie ein hilfreicher Dialogpartner agiert, auch asynchron.

Wade Foster: Ja, ich schließe schon Sessions mit „Gute Sitzung, bis zum nächsten Mal“ ab. Wie ein Therapeut.

Galen Low: Hilfreich, wie KI Arbeit und Rollen verändert. Das wird sich auch im Output und im Wert für das Unternehmen zeigen.

Wade Foster: Qualität.

Galen Low: Lassen Sie uns über Automatisierung als System reden, nicht nur als Gesprächspartner. Zapier ist für mich vorne dabei, Tools und Apps zu integrieren – bei der Menge an Software wird das immer komplexer. Automatisierung ist nicht neu, Zapier bietet seit über einem Jahrzehnt No-Code-Automatisierung an.

Welches Problem aus den letzten 15 Jahren begegnet Nutzer:innen immer noch? Und würdest du es heute anders lösen?

Wade Foster: Ein dauerhaftes Problem ist Inspiration. Manche nutzen KI für alles, andere nur für Hobby-Rezepte. Die, die KI viel nutzen, haben mehr kreative Outputs und schöpfen das Potenzial als Ideengeber aus. Wer erst beginnt, weiß meist gar nicht, wofür KI hilfreich sein könnte. Die große Chance: Wie helfen wir Nutzern, sich von Inspiration leiten zu lassen? Auch vor KI war das schon so: Unternehmen befragen ihre Belegschaft nach AI-Ideen – 90 % betreffen kein KI-Thema, sondern Aufgaben, für die klassische Automatisierung seit Jahren genutzt werden könnte. Das zeigt, wie blockiert viele beim „Art of the Possible“ sind.

Galen Low: Das war auch meine Hürde bei Zapier: Ich habe verstanden, wie APIs funktionieren, aber was alles tatsächlich möglich ist, war schwer vorstellbar. Die Leute, die viel experimentieren, sind bereit, Fehler als Teil des Prozesses zu sehen und daraus zu lernen. Für viele bleibt diese Schwelle, was sie mit den Tools machen können. Inspiration ist hier der Schlüssel. Und Datenschutz ist ein weiteres Thema: Wie denkt ihr darüber, um die Datenflüsse für Skeptiker sicherer zu gestalten?

Wade Foster: Bei Zapier entscheidest du selbst, wo deine Daten hingehen – die Tools werden aktiv authentifiziert verknüpft. Mehr Kontrolle geht kaum. Erfahrene Nutzer bauen außerdem gerne eine Mensch-im-Loop-Stufe ein: KI erledigt die Automatisierungskette weitgehend, aber an einem Punkt wird vom Menschen geprüft, ob alles passt. In Zukunft werden wir mehr Qualitätskontrolle wie in der Industrie sehen – Stichprobenaudits wie bei der Produktion: Wenn ein paar Ergebnisse gut sind, kann man statistisch davon ausgehen, dass auch die nächsten stimmen. Der Mensch kontrolliert dann nur noch gelegentlich.

Galen Low: Ein guter Vergleich, weil Automatisierung und RPA in der Produktion nichts Neues sind. Das Bild der komplett agentischen KI hält sich, aber auf absehbare Zeit bleibt Aufsicht und Partnerschaft zentral – nicht alles läuft automatisch, sondern wird regelmäßig überwacht.

Wade Foster: Ja, sonst verlieren wir die Effizienzgewinne – und es macht weniger Spaß.

Galen Low: Mir gefällt der „Spaßfaktor“ an dieser ganzen Entwicklung. Viele haben Angst, dass Automatisierung ihnen die Freude nimmt – dabei kann sie das Gegenteil bewirken. Die banalen Aufgaben werden automatisiert, die erfüllenden kann man bewusst selbst machen. Zeit und Freude am eigenen Tun wird wertgeschätzt.

Ich will auf den Effizienz-Aspekt eingehen: Ihr habt meiner Redaktion kürzlich Beispiele gezeigt, wie ihr bei Zapier KI nutzt, um Projektmanagement zu automatisieren und zu verschlanken. Was wird automatisiert, und was nicht?

Wade Foster: Seit unserem letzten Austausch sind ein paar Monate vergangen, aber folgende Prinzipien sind für uns wichtig: Erstens – kleiner Projekte laufen besser, weil weniger Personen beteiligt sind. Wir versuchen, große Aufgaben in kleine Teams herunterzubrechen. Dann braucht es oft nur leichte PM-Tools.

Bei großen, funktionsübergreifenden Projekten hilft KI besonders bei Übergaben: Kontext wird von einem Team fürs andere aufbereitet. Angenommen die Produktentwicklung arbeitet in J, das Marketing-Team in Asana – dann kann automatisiert eine Zusammenfassung erstellt und in das jeweils andere System übertragen werden – so laufen Übergaben effizienter.

Ein weiteres Beispiel: Bei Projekten, für die viele nur am Rande eingebunden sind („Alle müssen noch diese eine Aufgabe machen“), wird der PM oft zum „Mahnbot“, den niemand mag. Das lässt sich leicht automatisieren, etwa durch Erinnerungs-Alerts an die Betroffenen und deren Vorgesetzte zum Nachfassen. Keine glamouröse Aufgabe, aber leicht zu automatisieren.

Galen Low: Wir hatten mal einen „Mahnbot“ für die Zeiterfassung – damals war das einfach ein Reminder in Teams. Das machen die wenigsten PMs gern, aber es gehört halt dazu und wird oft missverstanden. Die Automatisierung nimmt dem Job das Stigma des Babysitters oder Katersammlers.

Wade Foster: Clevere, kreative Projektmanager:innen können die Erinnerungen mit KI witzig, z. B. als Limerick formulieren oder ein lustiges Bild hinzufügen lassen. Manche machen das aus sich heraus, aber mit KI kann jeder individuell ansprechende Nachrichten versenden – etwa 120 personalisierte Erinnerungen in kurzer Zeit. Das ist mit KI auf einmal möglich und macht sogar Spaß.

Galen Low: Manche machen das mit Stil, andere fürchten, dadurch ginge Individualität verloren. Aber mit KI kann sogar eine eigene Ansprache-Persona geschaffen werden, etwa ein britischer Stand-Up-Comedian, was Info-Mails für alle unterhaltsam macht und trotzdem die Freude am Beziehungsaufbau nicht zerstört.

Zum Thema verteilte Teams: Wissenstransfer ist zentral – sind nicht-verteilte Teams benachteiligt, wenn sie ihre Kommunikation nicht digitalisieren? Oder gibt es das überhaupt noch, dass Firmen auf digitale Tools und Chats verzichten?

Wade Foster: Wichtig ist das Dokumentieren – egal, ob remote oder nicht. Für KI ist es entscheidend, dass die Arbeit als Text oder (transkribiertes) Audio vorliegt, denn LLMs brauchen Texte. Bei Zapier war „Default to Transparency“ schon immer ein Wert: Wer in offenen Slack-Kanälen schreibt, schafft Wissen, das auch neue Teammitglieder zurückverfolgen können. Mit LLMs wird all das noch wertvoller: Ein Agent kann sich durch alles wühlen und in gewünschtem Format aufbereiten. Dokumentation muss übrigens nicht förmlich sein – Meetingaufzeichnungen und Transkripte reichen fürs Training der Modelle.

Galen Low: Das Wort „Dokumentation“ klingt abschreckend, aber im Grunde geht’s nur um Text, egal in welcher Form. Wie schafft ihr eine offene Kultur, in der Leute Meetings wirklich aufzeichnen und öffentlich machen?

Wade Foster: Viel läuft über Kultur und Rituale. Wir haben den Transparenz-Wert seit Langem. Als Führungskraft verschiebe ich unter vier Augen geführte Chats oft in öffentliche Kanäle. Zusätzlich hat meine Assistentin herausgefunden, dass Slack die Verteilung der Nachrichten (DM vs. Channel) auswertet und publiziert monatlich eine Bestenliste fürs Führungsteam. Über 50 % der Kommunikation sind im Schnitt öffentlich, Topwerte liegen bei 60–80 %. Vielleicht sind sogar 90–95 % machbar – als Zielmarke für mehr Transparenz.

Galen Low: Ganz auf 100 % wird es wohl nie hinauslaufen, aber die Grenze immer weiter zu verschieben ist wertvoll. Nicht alles kann öffentlich sein, aber vieles sollte es sein.

Wade Foster: Genau – manchmal braucht es Vertraulichkeit, aber vieles kann besprochen werden. Wenn man einmal sieht, dass kollektive Transparenz zur Normalität wird, entspannt sich die Angst davor. Es wird zum Standard des Problemlösens.

Galen Low: Wer bei Zapier öffentlich kritisiert wird, fühlt sich offenbar trotzdem sicher – weil keine Missgunst entsteht?

Wade Foster: Natürlich gebe ich auch öffentlich Feedback, aber ich kann nicht überall sein. Oft besteht die Angst einfach darin, zu sehr auf sich selbst bedacht zu sein – wie beim Grübeln über das Outfit oder einen verpatzten Witz auf einer Party: Niemand denkt so viel darüber nach wie man selbst. Das hält viele davon ab, ihr Wissen weiterzugeben – ist aber egoistisch, weil andere davon profitieren könnten. Überwindet man dieses kleine Hindernis, ist allen geholfen.

Galen Low: Sehr schöne Sichtweise – wenn man diese Hürde nimmt, profitiert wirklich die ganze Organisation und das Risiko ist meist kleiner, als man intern befürchtet.

Zurück zum Rollenwandel: Projektmanager:innen sehen sich oft im Wandel zwischen neuen technischen Anforderungen und klassischen „menschlichen“ Fähigkeiten. Welche Skills und Rollen werden – etwa 2030 – im Fokus stehen? Wird es das Berufsbild „Projektmanager:in“ noch so geben?

Wade Foster: Meiner Erfahrung nach wachsen aktuell vor allem diese drei Kompetenzen: Erstens die Fähigkeit, Probleme oder Chancen zu identifizieren und Ideen zu entwickeln. KI braucht immer einen Anstoß – Menschen als Initiatoren haben daher hohen Wert. Zweitens: Urteilsvermögen, Geschmack – in einer Welt voller generierter Inhalte ist es wichtig, Qualität zu erkennen. Drittens: Koordinateursfähigkeit für Systeme und Prozesse. Dies erfordert Systeme-Denken, ist aber ein schnelllebiges Feld. Die ersten beiden sind eher zeitlos, wie das Talent eines Steven Spielberg. Sie lassen sich nicht direkt im Lebenslauf nachweisen – aber sie bleiben wichtig.

Galen Low: Das Balancieren dieser Fähigkeiten ist entscheidend – nicht nur Systeme bauen, sondern Probleme erkennen, kreativ sein, Qualität priorisieren. Es geht nicht um reine Technik, sondern auch darum, Freude an der Lösung zu haben und Qualität sicherzustellen.

Am Ende noch philosophisch gefragt: Gibt es deiner Meinung nach eine Grenze für agentische KI und Automatisierung – wie viel ist zu viel?

Wade Foster: Das ist spekulativ, aber ich glaube, es gibt keine Obergrenze. Menschliche Kreativität ist noch längst nicht ausgeschöpft. Je mehr uns Tools helfen, desto mehr Großartiges können wir schaffen, nicht nur wirtschaftlich, sondern auch im Bereich Kunst und Unterhaltung – alles, was Menschen lieben. Ich sehe keine Gefahr, dass Maschinen uns einfach überflüssig machen – siehe Schach: Maschinen sind besser, trotzdem schauen wir Menschen gerne dabei zu. Die Zukunft wird anders, aber vermutlich einfach mehr von allem, was wir kennen.

Galen Low: Ja, wir denken oft in Extremen, aber vielleicht gibt es gar keine Grenze für Automatisierung und KI, solange die menschliche Kreativität keine hat.

Wade, ich danke dir sehr für dieses Gespräch. Ich könnte dir tagelang zuhören, aber ich will dich nicht weiter aufhalten. Gibt es bei Zapier etwas Neues, das unsere Hörer:innen beachten sollten?

Wade Foster: Unbedingt Agents ausprobieren – damit lassen sich Automationen einfach in natürlicher Sprache beschreiben und vollautomatisch ausführen. Wer mit Tools wie Claude, Cursor, Claude Code oder ChatGPT arbeitet, sollte auch MCP anschauen. Mit eigenem Kontext – E-Mails, Kalender, Slack, Meetings – werden die Systeme viel mächtiger. Nutzer:innen, die MCP einsetzen, erleben meist ihren ersten großen Durchbruch, was transformative KI angeht.

Galen Low: Ich verlinke Zapier MCP, Zapier Agents und dein Profil. Nochmals vielen Dank für das Gespräch und dass du bei uns warst.

Wade Foster: Vielen Dank fürs Einladen.

Galen Low: Das war’s für diese Folge des Digital Project Manager Podcasts. Wenn euch das Gespräch gefallen hat, abonniert uns überall, wo ihr Podcasts hört. Noch mehr Insights, Praxisbeispiele und Playbooks findet ihr auf thedigitalprojectmanager.com.

Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören.