Wie man langfristige Loyalität mit virtuellen Auftragnehmern aufbaut

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Galen Low: Die Gig-Economy. Auf dem Papier ist sie der Traum jeder projektbasierten Organisation: Holen Sie sich einfach externe Fachkräfte dazu, wann immer Sie sie brauchen, und machen Sie weiter. Doch für viele Projektmanager sieht eine Drehtür von externen Experten mehr nach Kopfschmerzen als nach Vorteil aus.

Zuerst gibt es das Engagement-Problem: Wie kann ich sicher sein, dass diese Person nicht mitten im Projekt verschwindet? Dann das Thema Kompetenz: Wie bewerte ich, ob die Qualität der Arbeit ausreicht, bevor sie mein Projekt beeinträchtigt? Und vor allem ist da die Frage nach der Beständigkeit: Was passiert, wenn wir in der nächsten Projektphase starten und dieselbe Fachkraft nicht mehr verfügbar ist?

Aber was wäre, wenn es keine Drehtür gäbe? Was, wenn Sie die Gig-Economy nutzen könnten, um ein stabiles Team aus externen Auftragnehmenden aufzubauen, das über Jahre hinweg bleibt? Wenn Sie den Spagat zwischen der Bequemlichkeit externer Fachkräfte und dem Engagement von Festangestellten suchen, bleiben Sie dran.

Wir werden erforschen, wie Sie aus einem ansonsten verstreuten, bunt gemischten Team von freiberuflichen Experten ein loyal agierendes, leistungsstarkes Team formen können.

Hallo zusammen, danke fürs Einschalten. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Community digitaler Fachleute mit der Mission, uns gegenseitig zu unterstützen, Fähigkeiten zu erwerben, Selbstbewusstsein zu entwickeln und Verbindungen zu knüpfen, um den Wert von Projektmanagement in einer digitalen Welt zu stärken. Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, gehen Sie zu thedigitalprojectmanager.com.

Heute sprechen wir darüber, wie man mit einem Team aus Remote-Auftragnehmern langfristige Loyalität aufbaut, um Beständigkeit über verschiedene Projekte hinweg zu schaffen und vielleicht sogar ein Unternehmen darauf aufzubauen. Zu Gast ist Natasha Golinsky, Gründerin und Hauptprojektmanagerin von On Purpose Projects, die das selbst geschafft hat.

Natasha, vielen Dank, dass Sie heute dabei sind.

Natasha Golinksy: Vielen Dank, dass ich dabei sein darf.

Galen Low: Ich bin gespannt darauf, einige Ihrer Geschichten zu hören, denn wir beide haben immer wieder geplaudert. Ihre Geschichte ist beeindruckend. Es gibt mindestens vier Episoden, über die ich reden wollen würde. Aber das eine, das mich wirklich verblüfft hat – ohne die Pointe vorwegzunehmen – ist, dass Sie es geschafft haben, quasi eine kleine digitale Agentur um ein loyales, konstantes Remote-Team herum zu bauen.

Genau das wollte ich heute vertiefen. Aber könnten Sie zunächst die Vorgeschichte erzählen, die Sie mir schon einmal erzählt haben? Soweit ich weiß, sind Sie so etwas wie eine „zufällige Unternehmerin“. Sie sehen sich selbst auch nicht unbedingt als Digital-Expertin, oder? Erzählen Sie doch unseren Hörern, wie Sie On Purpose Projects gegründet haben, welche Menschen Sie dabei unterstützen und welche Projekte Sie annehmen?

Natasha Golinksy: Auf jeden Fall. Ich leite eine Webentwicklungsagentur. Ich bin in Vancouver, Kanada, und ich leite die Agentur seit etwa acht Jahren. Und ich habe noch nie in meinem Leben eine Website gebaut, kein einziges Mal. Ich habe keine Ahnung, wie jemand auf meinem Team das eigentlich macht. Und mein Hintergrund liegt im Bereich Managementberatung und Projektmanagement.

Ich erinnere mich, wie ich einmal einen Kunden im Nonprofit-Sektor hatte. Er sagte: Hey, wir müssen unsere Website aktualisieren. Kannst du jemanden finden, der das macht? Und ich sagte: Klar. Also ging ich zu Upwork, dachte nicht groß nach und habe jemanden aus Bangladesch engagiert.

Ich wusste nicht, was ich tat. Ich bin einfach nach dem günstigsten gegangen. Ich dachte, so machen es die meisten. Und zum Glück hat es geklappt. Wir haben die Seite gemacht und dann meinte der Typ: Ich habe einen Partner, der auch ein paar Änderungen machen muss. Könnte dein Mann auch hier helfen?

Ich sagte: Klar. Und innerhalb von sechs Monaten war ich raus aus dem Management und drin im Webbereich. Seit Tag 1 habe ich ein Team – wenn ich bei Survivor für Websites wäre, wäre ich wahrscheinlich die erste, die ausscheiden würde. Ich wüsste nicht mal, wo ich anfangen sollte.

Ich fühle mich also gesegnet, weil ich ein großartiges Team habe. Sie sind diejenigen, die alles möglich machen.

Galen Low: Das gefällt mir! Ich schätze die Geschichte dieser zufälligen Kühnheit, das Schulterzucken von „Egal, wir probieren es einfach“.

Es gibt viele Projektmanager in unserer Community, die sehr unsicher sind, weil sie beispielsweise wissen, wie man eine Website, eine App oder eine digitale Marketing-Kampagne umsetzt, aber nicht genau, was der jeweilige Job der Spezialisten ist – und sich dadurch im Nachteil fühlen.

Bei Ihnen ist das fast das Gegenteil: Sie sagen sich, ich baue ein Team auf, weil ich nicht weiß, wie es geht, und verlasse mich einfach auf sie.

Natasha Golinksy: Ironischerweise ist mein Team kein Team für Vorlagen-Websites.

Wir machen maßgeschneiderte Sachen, wenn Sie zum Beispiel KI integrieren müssen oder spezielle Anforderungen haben. Wir machen keine Standard-Drag-&-Drop-Websites. Wir sind ein „Träum es, bau es, mach es“-Team. Sehr technisch – mein gesamtes Team besteht aus Full-Stack-Entwicklern.

Alles, was wir tun, ist individuell. Wir sind spezialisiert auf komplexe technische Sonderlösungen. Oft führe ich Verkaufsgespräche und Kunden stellen Fragen – und ich sage: Ich weiß es nicht, ich habe ein Team. Sie sind die Köpfe im Hintergrund. Bis heute. Und je weiter sich die Technik entwickelt, desto technischer werden auch unsere Leistungen.

Also habe ich längst aufgegeben, versuchen zu wollen, alles zu verstehen. Ich habe meine Zuständigkeit, das ist mein Bereich. Ich lasse sie in ihrem Spezialgebiet. Das schafft ein gutes Teamgefüge.

Galen Low: Da würde ich gern noch einmal einhaken: Sie sagten zum einen „Tech-Fixes“ – und Ihre Ursprungsgeschichte begann damit, dass jemand etwas „reparieren“ sollte.

Viele würden das nicht als große Herausforderung ansehen, aber in meiner Erfahrung ist das sehr schwer, weil man sich in fremden Code und Strukturen einarbeiten und stabile Änderungen einbauen muss.

Machen Sie viele Projekt-Reparaturen?

Natasha Golinksy: Ich würde sagen, 90 % der Arbeit ist an fremden Projekten. Im Agenturleben gibt es viele Wettbewerber im Baukastensegment. Viele sagen, sie seien Webentwickler, können aber eigentlich nur mit einem Page Builder umgehen, aber nicht programmieren. Bei uns kann wirklich jeder programmieren. Egal ob Shopify, React, Laravel, Custom CMS – sie können alles.

Wir haben von allem etwas, und mein Team liebt knifflige Herausforderungen. Wir sind die Spezialisten für „Fix it, finish it“. Wir übernehmen oft Websites, die bei 90 % stehen, bei denen etwas schiefging und jemand gefeuert wurde.

Das braucht technische Höchstleistungen und emotionale Intelligenz, weil die Kunden dann oft skeptisch oder verängstigt sind.

Es ist riskant, gefährlich, problematisch. Ich frage mich manchmal, wie ich hier gelandet bin! Aber ich nehme einfach die Aufträge an, die mein Team mag. Am Ende will ich sie einfach zufrieden wissen.

Galen Low: Es erinnert an Sendungen wie „Dirty Jobs“ oder die von Hummerfischern. Jobs, die sonst keiner machen möchte.

Natasha Golinksy: Genau!

Galen Low: Damit ist der Markt weniger umkämpft, aber es ist extrem anspruchsvoll und hochintensiv. Das klingt nach Ihrem Geschäft, nur eben mit Websites.

Natasha Golinksy: Genau. Kürzlich hatte ich jemanden am Telefon, der zwei verschiedene Teams für zwei verschiedene Laravel-Websites beauftragt hatte. Das sind wirklich komplexe Sachen. Laravel ist nichts für Anfänger.

Er fragte: Was machen Sie? Ich meinte: Wir sind eine Art „Katastrophenteam“. Der Vertriebsprozess läuft oft so ab: Der Kunde berichtet mir von seinen Problemen – und ich sage: Gute Frage. Ich bin keine Entwicklerin, aber ich habe ein Full-Stack-Team. Ich nehme Ihre Fragen mit, wir finden eine Lösung, und ich melde mich. Die Kunden schätzen diese Ehrlichkeit.

Galen Low: Viele Projektmanager oder Vertriebler fühlen sich verpflichtet, gleich Antworten zu liefern, was eben oft schiefgeht.

Natasha Golinksy: Oh ja. Ich habe das irgendwann aufgegeben, denn sonst tritt man dauernd ins Fettnäpfchen. Heute sage ich ehrlich: Tolle Frage – ich kläre das für Sie, melde mich in ein paar Stunden und fertig. Der Kunde will ja nur, dass die Arbeit erledigt wird, es ist ihm egal, wer es macht. Ich habe ACP, PMP, Scrum Master – ich kann Teams führen, organisieren und Ergebnisse liefern. Das ist meine Aufgabe. Und die Kunden schätzen meine Ehrlichkeit.

Galen Low: Besonders gut gefällt mir, dass Sie sagen: Mein Job ist es, Menschen zufrieden zu stellen – nicht „Vision Manager“ zu sein.

Natasha Golinksy: Mein Team steht an erster Stelle, immer vor dem Kunden.

Galen Low: Das ist das Herzstück Ihres Erfolges: Sie arbeiten seit etwa acht Jahren mit derselben Gruppe zusammen! Bei Agenturen ist das extrem untypisch. Wie wurden Sie eine so loyale Gemeinschaft?

Natasha Golinksy: Der Designer meines Logos ist heute mein Lead-Webdesigner. Ich habe noch nie erlebt, dass jemand gekündigt hat – nur ich habe gekündigt. Meine Assistentin z.B. ist seit fünf Jahren dabei. Ich mache mir immer bewusst, dass sie nicht meine Angestellten sind, sondern Freelancer. Sie sind nicht vertraglich gebunden. Also bemühe ich mich, dafür zu sorgen, dass sie ihre Ziele mit mir erreichen. Arbeiten bei/mit mir soll der beste Teil ihres (beruflichen) Tages sein. Beispiel: Ein Kollege wollte mehr über KI lernen, da habe ich ihm angeboten, die Kosten für einen Kurs zu teilen. Ich liebe die Arbeit mit meinem Team wirklich.

Ich begegne jedem mit Wertschätzung, Professionalität, Dankbarkeit, Respekt und emotionaler Intelligenz. Bei Problemen stehe ich auf ihrer Seite. Ich achte sehr darauf, was jede einzelne Person motiviert. Manche sind kommunikativ, andere wollen einfach nur konzentriert arbeiten. Wichtig ist, dass alle glücklich sind.

Wir arbeiten stark nach Scrum, alle kommunizieren direkt mit den Kunden. Meine Techs brauchen also nicht nur technische, sondern auch soziale Kompetenzen. Ich merke, wie sich meine Wertschätzung ihnen gegenüber auf ihren Umgang mit Kunden überträgt.

Galen Low: Entscheidend ist: Sie erwarten keine Loyalität, sondern erarbeiten sie sich immer wieder neu.

Natasha Golinksy: Genau. Und ich betrachte jede Interaktion als neue Chance, den Zusammenhalt zu stärken. Gerade weil es Freelancer sind, achte ich darauf, dass sie beruflich und menschlich wachsen können. Ich bin überzeugt: Wenn ich ihnen echten Mehrwert biete, wollen sie bleiben. Sie werden auch sehr gut bezahlt – auf Nordamerika-Level, selbst wenn sie in Brasilien sitzen.

Galen Low: Das unterscheidet sich sehr von vielen Firmen, die Nearshoring als reines Sparmodell sehen. Sie hingegen belohnen das Können und Engagement.

Ich wollte noch fragen: Wie wählen Sie neue Leute aus? Auf was achten Sie genau?

Natasha Golinksy: Kommunikation ist das Wichtigste! Ich brauche regelmäßige Rückmeldung, auch wenn der Entwickler im Flow ist. Meine Grundregel: Wer über acht Stunden nicht reagiert, ist raus. Wir haben einen 100-%-Erfolg auf Upwork, das ist kein Zufall. Mir ist wichtiger, dass die Teammitglieder freundlich, zuverlässig und kommunikativ sind als das letzte Stück Code-Genialität. Sie müssen meine Rolle als Projektmanagerin respektieren. Mein Team weiß: Wenn der Kunde verärgert ist, stehe ich für den Fehler ein – und schütze mein Team. Aber sie halten mir dafür auch den Rücken frei, testen selbst und liefern Qualität. Jeder bekommt ein Probeprojekt – stimmen Persönlichkeit und Kommunikation, geht’s weiter.

Galen Low: Einen kleinen Test finde ich gut. Erst im Arbeitsalltag zeigen sich die Kommunikations- und Soft-Skills.

Mich interessiert auch: Wer kommuniziert im Alltag mit wem – ist ein echtes Teamgefühl da?

Natasha Golinksy: Sehr sogar. Das entstand fast von selbst, denn sie wissen ja, dass ich technisch nichts beitragen kann. Sie lösen technische Fragen miteinander auf Slack, viele sprechen auch untereinander Portugiesisch oder nutzen Google Translate. Jeder springt für den anderen ein. Es gibt kein Konkurrenzdenken. Wir sind wie Scrum: Die Mannschaft organisiert sich selbst. Das gibt Eigenverantwortung und Motivation, Fehler sind erlaubt und werden gemeinsam getragen.

Galen Low: Das schafft psychologische Sicherheit. Aber sicher gab es auch Herausforderungen bei so vielen Jahren Remote-Arbeit?

Natasha Golinksy: Corona war hart. Wir wurden von sehr schwierigen Kunden auf Trab gehalten, einige waren beleidigend oder wollten nicht zahlen. Mein Team bekam von mir Rückendeckung – ich habe lieber auf Geld verzichtet, als ihre Gesundheit oder Loyalität zu riskieren. Fehler kommen vor, aber ich habe eine Drei-Verwarnungen-Regel: Nach drei gravierenden Fehlern ist Schluss – das wissen alle von Anfang an. So bleibt die Qualität hoch.

Galen Low: Als Auftraggeberin können Sie sich keine Qualitätseinbrüche leisten. Alles trifft Sie direkt – daher brauchen Sie schnelle, klare Entscheidungen. Und Ihr Team ist als Freelancer davon abhängig, dass die Projekte sauber laufen.

Natasha Golinksy: Genau. Mein Team schätzt es auch, dass sie alle Aufgaben selbst schätzen, den Zeitaufwand ansetzen und so Verantwortung übernehmen. Wer z.B. acht Stunden schätzt, aber 15 braucht, trägt selbst das Risiko. Ich bin für Geld- und Kundenmanagement zuständig, aber nicht für die Schätzungen und Details. Das fördert Eigenverantwortung.

Galen Low: Das Bewusstsein für gegenseitige Abhängigkeiten und Verantwortung sorgt für eine starke Gemeinschaft.

Natasha Golinksy: Ich bin einfach nur dankbar für dieses Team.

Galen Low: Abschließend: Wenn heute jemand mit einer digitalen Agentur starten möchte – was würden Sie raten?

Natasha Golinksy: Es ist ein wahnsinnig umkämpfter Markt! Sie müssen es lieben, denn die Technik ändert sich ständig, es ist komplex und anstrengend. Ich liebe es, Kunden die Techniksorgen abzunehmen und ihnen zu helfen, daher bleibe ich dabei. Aber man darf es nicht nur aus Trendgründen machen. Und man braucht ein Team – alleine geht es nicht.

Galen Low: Und für die Remote-Konfiguration? Gibt es Menschen, für die das nicht passt?

Natasha Golinksy: Ich arbeite seit vielen Jahren remote, auch wegen meiner Kinder. Für mich ist das die beste Lösung. Mit Slack und Zoom gibt es heutzutage keine Nachteile, alles ist machbar. Es fordert aber Disziplin in der Kommunikation, weil Körpersprache oder „zwischen den Zeilen“ wegfallen. Aber ich sehe in Remote-Arbeit viele Vorteile: keine Fahrtwege, flexible Arbeitszeiten, geringe Kosten.

Galen Low: Es hängt also auch davon ab, wie man arbeiten will. Wer Co-Location mag, wird mit Remote-Teams vielleicht nicht glücklich. Aber für Sie passt das Modell einfach sehr gut und ist ein echter Gewinn.

Natasha, vielen Dank für Ihre Einblicke. Es war mir eine Freude. Wir hoffen, unsere Hörer konnten viel mitnehmen. Ich würde mich freuen, Sie wieder einzuladen.

Natasha Golinksy: Danke! Es war mir ein Vergnügen – falls jemand Fragen hat, einfach melden. Ich helfe gern weiter.

Galen Low: Wie können Menschen mit Ihnen in Kontakt treten?

Natasha Golinksy: Ich habe gerade heute eine LinkedIn-Seite zu virtuellen Teams eingerichtet, weil ich nächste Woche auf einer Veranstaltung dazu spreche. Also: Wer Interesse hat, kann mich über LinkedIn finden. Ich werde dazu auch mehr Inhalte teilen, denn die Nachfrage ist groß – programmieren kann ich nicht, aber das kann ich.

Galen Low: Den Link zu Ihrem LinkedIn-Profil findet ihr unten in den Shownotes. Für alle, die Natasha kontaktieren wollen.

Außerdem: Wer Lust hat, mit mehr als tausend gleichgesinnten Projektmanagement-Expertinnen und -Experten ins Gespräch zu kommen, kann unserer Community beitreten. Infos unter thedigitalprojectmanager.com/membership. Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, abonnieren Sie uns und bleiben Sie über thedigitalprojectmanager.com informiert.

Bis zum nächsten Mal und danke fürs Zuhören.