Was werden Projektleiter aufgrund von KI nicht mehr tun?
Die größte Chance von KI im Bereich der professionellen Dienstleistungen besteht möglicherweise nicht darin, Fachwissen zu ersetzen, sondern den operativen Ballast zu beseitigen, der Experten davon abhält, es einzusetzen. In diesem Gespräch untersucht Projectworks-CEO Mark Orttung, wie KI die vernachlässigte oder repetitive Arbeit rund um Angebote, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Prognosen übernehmen kann, während menschliches Urteilsvermögen weiterhin fest eingebunden bleibt.
Der größere Wandel besteht darin, über den Einsatz von KI für isolierte Aufgaben hinauszugehen und ganze Geschäftsprozesse neu zu konzipieren. Für Beratungsunternehmen bedeutet das, die gesamte Reise zu verbinden: von der Gewinnung eines Auftrags über die Besetzung und profitable Durchführung bis hin zur Bezahlung – mit besseren Daten und weniger administrativen Übergaben auf dem Weg.
Das lernen Sie
- Warum wachsende Unternehmen im Bereich der professionellen Dienstleistungen auf operative „Wände“ stoßen, sobald Informationen und Führungsverantwortung stärker dezentralisiert werden müssen.
- Wie KI den administrativen Aufwand reduzieren kann, ohne menschliches Urteilsvermögen aus wichtigen Entscheidungen zu entfernen.
- Warum vernetzte Daten aus Vertrieb, Ressourcenplanung, Leistungserbringung und Finanzen beim Wachstum von Unternehmen eine wichtige Rolle spielen.
- Wie eine bessere Ressourcenplanung die Auslastung, den Umsatz pro Mitarbeiter und das Wachstum beeinflussen kann.
- Warum es in der nächsten Phase der KI-Einführung darum geht, Geschäftsprozesse neu zu gestalten – und nicht lediglich bestehende Aufgaben schneller zu erledigen.
- Wie Unternehmen den ROI von KI sowohl anhand unmittelbarer Zeiteinsparungen als auch anhand umfassenderer Geschäftsergebnisse betrachten können.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Die operative Reife wird zu einer Wachstumsgrenze. Am Anfang können Gründer einen großen Teil des Unternehmens im Kopf behalten. Mit zunehmender Größe funktioniert das nicht mehr. Gemeinsame Systeme und zugängliche Informationen werden entscheidend, um Entscheidungen zu verteilen, ohne den Überblick zu verlieren.
- Ressourcenplanung ist mehr als eine administrative Aufgabe. Projectworks stellte fest, dass Kunden, die zwei Monate im Voraus planten, eine um etwa 8 % höhere Auslastung, einen um knapp 25 % höheren Umsatz pro Mitarbeiter und ungefähr 20–25 % höhere Wachstumsraten aufwiesen als Kunden, die dies nicht taten. Bessere Abläufe können einen Kreislauf zwischen Besetzung, Auslastung, Rentabilität und Wachstum in Gang setzen.
- Behalten Sie Menschen an den entscheidenden Stellen im Entscheidungsprozess. KI kann Daten lesen, Arbeit vorbereiten und Maßnahmen empfehlen, aber Änderungen an wichtigen Informationen sollten weiterhin einen Genehmigungsschritt enthalten. Betrachten Sie KI als Vorbereitung der Entscheidung – nicht als deren automatische Trägerin.
- Belassen Sie es nicht beim KI-Pendant zur Installation von Glühbirnen. ChatGPT zu verwenden, um eine einzelne Aufgabe schneller zu erledigen, ist nützlich, aber die größere Chance liegt in der Neugestaltung des Arbeitsablaufs selbst. Die eigentliche Frage lautet, wie KI den gesamten Prozess der Auftragsgewinnung, Leistungserbringung und Bezahlung verändert.
- Messen Sie den ROI auf mehreren Ebenen. Beginnen Sie mit dem, was sich am einfachsten quantifizieren lässt, etwa den eingesparten Stunden bei der Recherche und Vorbereitung von Angeboten. Betrachten Sie anschließend nachgelagerte Kennzahlen wie Angebotsvolumen, Erfolgsquote, Auslastung und Umsatz pro Mitarbeiter.
- Ein Teil der administrativen Arbeit könnte zu Prüfaufwand werden. Zeiterfassungen sind ein gutes Beispiel: Statt eine Woche aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren, könnten Mitarbeiter von KI erstellte Entwürfe prüfen, die auf Kalendern, Jira-Tickets, Besprechungen und anderen bereits vorhandenen Signalen basieren.
Kapitel
- 00:00 — Projectworks kennenlernen
- 01:19 — Warum KI, warum jetzt?
- 02:09 — Grenzen beim Skalieren
- 03:34 — Was zuerst nicht mehr funktioniert
- 04:34 — Die Kosten der Administration
- 05:32 — Vertrieb & Leistungserbringung verbinden
- 06:14 — Der Wachstumsimperativ
- 07:17 — Menschliches Urteilsvermögen & KI
- 07:38 — Das KI-gestützte Unternehmen
- 08:43 — Chat- vs. visuelle Oberflächen
- 10:29 — Arbeitsabläufe neu denken
- 12:01 — Von der Erfassung zur Handlung
- 13:21 — KI auf den aktuellen Stand bringen
- 14:23 — Menschliche Genehmigung & Leitplanken
- 15:57 — Wachstum planen
- 17:44 — Den KI-ROI messen
- 18:50 — Was durch KI überflüssig wird
- 20:02 — Zurück zur eigentlichen Arbeit
- 20:36 — Mehr über Projectworks erfahren
Unseren Gast kennenlernen
Mark Orttung ist der CEO von Projectworks, wo er die Mission des Unternehmens leitet, Beratungsunternehmen und Firmen für professionelle Dienstleistungen dabei zu unterstützen, durch ein besseres Projekt- und Geschäftsmanagement zu wachsen. Als erfahrener Führungskraft in den Bereichen Technologie und professionelle Dienstleistungen war er zuvor Präsident und COO von BILL und mehr als sieben Jahre lang CEO von Nexient. Dort vergrößerte er die Softwareberatung von etwa 200 auf 1.100 Mitarbeitende, bevor sie von NTT DATA übernommen wurde. Mit einer beruflichen Laufbahn, die SaaS, Beratung, Produktentwicklung und KI umfasst, verfügt Mark über umfassende Erfahrung im Aufbau wachsender Technologieunternehmen, in der Entwicklung leistungsstarker Teams und darin, Dienstleistungsunternehmen zu effizienterem Wachstum zu verhelfen.
Ressourcen aus dieser Folge:
- Der Community des Digital Project Managers beitreten
- Den Newsletter abonnieren, um unsere neuesten Artikel und Podcasts zu erhalten
- Mit Mark auf LinkedIn vernetzen
- Projectworks besuchen
Verwandte Artikel und Podcasts:
Tim Fisher: Hallo und willkommen bei „Die Zukunft der KI im Projektmanagement“, wo wir über die Präsentationsfolien hinausgehen und uns ansehen, wie KI tatsächlich die Art und Weise verändert, wie Teams Arbeit planen, liefern und organisieren.
