Was die meisten Menschen beim PMP-Examen falsch machen

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Kelsey Alpaio: Hallo! Ich bin Kelsey. Und willkommen zurück zum Retro auf dem The Digital Project Manager Podcast – wo wir in vergangene Lektionen, zukünftige Trends und was das für Ihre Karriere bedeutet eintauchen. Wir sind heute live im Studio mit unseren DPM-Mitgliedern und sprechen hier über die Project Management Professional-Prüfung – auch bekannt als PMP.

Wenn Sie also darüber nachdenken, Ihr PMP zu machen, dann haben Sie wahrscheinlich schon all die Horrorgeschichten gehört. Es ist schwer. Die Durchfallquote ist hoch. Und es gibt allerlei Fehler, die man auf dem Weg dahin machen kann. Aber das PMP ist dennoch eine der anerkanntesten und angesehensten Zertifizierungen in der Projektmanagement-Welt. Und wenn man ihn besteht, können sich viele neue Karrieremöglichkeiten ergeben. Aber das ist die Frage, oder? Wie besteht man die Prüfung tatsächlich – besonders wenn man sie neben Arbeit, Leben und allem anderen zu meistern versucht.

Heute sprechen wir also mit Crystal Richards, einer PMP-Trainerin und Gründerin von MindsparQ – einem Trainingsunternehmen, das Teams hilft, ihre Projektmanagementfähigkeiten zu verbessern, damit sie Projekte mit Klarheit, Mut und Selbstvertrauen leiten können. Sie ist außerdem Autorin eines neuen Buches, das Anfang dieses Jahres erschienen ist: PMP Exam Prep For Dummies.

Crystal, willkommen in der Sendung!

Crystal Richards: Vielen Dank, Kelsey. Ich freue mich, hier zu sein. Ja, und das Buch ist draußen und bekommt bereits viel Aufmerksamkeit und Begeisterung. Ich freue mich wirklich.

Kelsey Alpaio: Sehr aufregend. Glückwunsch nochmals zur Veröffentlichung dieses Buchs in diesem Jahr.

Also, warum erzählen Sie nicht ein bisschen mehr über sich selbst und Ihre Arbeit?

Crystal Richards: Kelsey, das hast du fantastisch zusammengefasst. Ich lebe in der Gegend von Washington DC in den USA. Ich bilde Menschen aus, bessere Projektmanager zu werden, und mein Flaggschiff-Angebot ist das PMP-Bootcamp-Training.

Von dort aus erleben die Menschen eine großartige Zeit und wenn sich die Gelegenheit ergibt, gehe ich rein und bringe auch den Rest des Teams in die Grundlagen des Projektmanagements ein, damit alle die gleiche Sprache sprechen. Ich bin also wirklich darin vertieft, Menschen zu helfen, bessere Projektmanager zu werden. Und ich liebe das Unterrichten.

Vor allem mit meinem Buch jetzt – ich unterrichte sogar anhand des Buches und die Leute sind richtig begeistert davon, samt all meinem Humor und Sarkasmus, aber auch den „Wahrheitsbomben“ – das alles steckt im Buch, und das liebe ich.

Kelsey Alpaio: Die Wahrheitsbomben dürfen nicht fehlen.

Crystal Richards: Ganz genau.

Kelsey Alpaio: Ich möchte gleich loslegen und dich zum Thema Scheitern und PMP fragen.

Ich glaube, das ist etwas, worüber sich viele, die die Prüfung zum ersten Mal machen, wirklich Gedanken machen, und die Statistiken, die man online findet, helfen nicht wirklich weiter. Ich habe auf einigen Vorbereitungsseiten gelesen, dass bis zu 80 % beim ersten Versuch durchfallen. Findest du, dass diese Zahl realistisch ist?

Ist es praktisch vorprogrammiert, dass man beim ersten Mal durchfällt?

Crystal Richards: Nein, ich denke, das war vielleicht vor 2021 zutreffender. Das Problem ist, es bleibt zwischen einem selbst und dem PMI. Wir als Dozentinnen bekommen keine Statistiken und das PMI gibt sie aus nachvollziehbaren Gründen ungern heraus. PMI steht übrigens für Project Management Institute, die die PMP-Zertifizierung vergeben. Sie sind sehr vorsichtig, denn wenn die Nachricht nach außen dringt, dass der Test unmöglich ist, will ihn niemand machen. Wenn aber herauskommt, dass er zu einfach ist, sehen Arbeitgeber vielleicht keinen Wert darin, wenn ihn jeder bestehen kann.

Es ist also ein Dilemma. Ich würde sagen, sie haben es nach 2021 deutlich zugänglicher gemacht, nachdem alle zu Hause waren und nicht mehr ins Prüfungszentrum konnten. Man kann die Prüfung nun auch online machen, im Komfort des eigenen Zuhauses, wenn man das möchte, und sie ist nicht mehr so trickreich wie früher.

Man fühlt also diesen Wechsel-Trick nicht mehr so, wie wir ihn früher kannten. Was es aber schwierig macht, ist die viele Masse an Stoff. Es ist eine Menge Vokabular. Ich starte meinen Unterricht sogar auf Spanisch um zu verdeutlichen, dass es wie das Lernen einer neuen Sprache ist. Manche sprechen dann zwar auf Spanisch mit mir zurück, aber im Wesentlichen ist es wirklich das Erlernen einer neuen Sprache mit all diesem Wissen, das man dann in der Prüfung wiedergeben muss.

Das überrascht viele. Wenn es also schwierig ist und man die Prüfung nicht besteht, hat das wahrscheinlich andere Gründe als früher. Und ich möchte hier nicht zu viel vorwegnehmen, denn sicher hast du dazu noch spezielle Fragen. Aber diese 80 % sind meiner Meinung nach übertrieben.

Ich glaube, diese Zahl ist Teil einer Marketingstrategie. Das ist nicht meine Taktik. Ehrlich – wenn du diszipliniert bist, kauf mein Buch, das reicht, du brauchst keine Bootcamps. Aber für die, die Struktur und Fokussierung brauchen und jemanden, der ihnen auf die Finger schaut ...

Kelsey Alpaio: Genau, das bin ich.

Crystal Richards: Das kann ich gut verstehen.

Kelsey Alpaio: Also, gehen wir doch mal ins Detail. Was sind denn die häufigsten Gründe, warum Leute durch die Prüfung fallen?

Crystal Richards: Sie gehen unvorbereitet hinein. Sie glauben, sie machen schon lange Projektmanagement und kennen sich aus. Sie unterschätzen das Vokabular.

Das ist die PMI-Terminologie gegenüber der, die wir in der Praxis verwenden. Die meisten von uns sind „zufällige“ Projektmanager. Ich kenne kaum jemanden, der das von Grund auf gelernt hat, und wenn, dann meist erst im Masterstudium. Doch die meisten werden ins kalte Wasser geworfen.

Dann heißt es: Arbeite an diesem Gantt-Diagramm – ohne Erklärung, was ein Gantt-Diagramm eigentlich ist. Man macht es einfach. Die Begriffe variieren, aber PMI hat seine eigene Namenskonvention. Und das Gemeine ist, sie kennen die Begriffe aus der Praxis und diese tauchen tatsächlich im Examen auf.

Man denkt dann: „Ah, das ist ja das, was ich auch so nenne“ – aber es ist eben nicht die PMI-Bezeichnung. Also der erste Fehler: unvorbereitet hingehen und nicht lernen. Der zweite: Man macht keine Probeklausuren und kommt nicht in Prüfungsstimmung. Viele haben seit Jahren keinen Test mehr geschrieben. Die Prüfungen mit nur 5-10 Fragen reichen nicht aus. 4 Stunden volle Konzentration, das muss geübt werden. Immer „die beste PMI-Antwort“ zu finden, ist schwieriger als viele denken. Das sind die wichtigsten Punkte: Unvorbereitetheit, keine Übungsprüfungen und der Glaube, man müsse das Grundlagenbuch komplett lesen.

Lest nicht das ganze PMBOK-Guide durch. Mein Buch dagegen schon, das ist dafür gedacht. Aber der „Project Management Body of Knowledge“, also der PMBOK Guide, ist todlangweilig. Für Einschlafprobleme perfekt! Aber falls ihr Erklärungen und Beispiele sucht, das findet ihr eher in meinem Buch. Ich wollte echte Kontexte schaffen, zum Beispiel Begriffe wie „Scope Creep“ oder „Gold Plating“ und habe dazu Szenarien eingefügt, die den Unterschied erklären. Das hilft auch für den Transfer in die Praxis, denn die reale Welt ist nicht immer der Schlüssel zum Bestehen, aber ein gewisser Bezug erleichtert das Verständnis für Prüfungsfragen. Die Top drei Fehler: Nicht einfach ohne Vorbereitung gehen, Übungsprüfungen machen und nicht den PMBOK Guide von vorne bis hinten lesen.

Kelsey Alpaio: Super Tipps.

Während der Prüfung selbst – du hast es angesprochen – sind wir nicht daran gewöhnt, 3-4 Stunden durchzuschreiben. Was sind hier typische Fehler und was machen Erfolgskandidaten anders?

Crystal Richards: Zeitmanagement. Es gibt insgesamt 180 Fragen in 3 Stunden und 50 Minuten, also 230 Minuten. Ich lasse meine Schüler das immer ausrechnen: Das sind etwa etwas mehr als eine Minute pro Frage.

PMI teilt die 180 Fragen in drei Blöcke à 60 Fragen. Innerhalb eines Blocks kann man vor- und zurückblättern, aber wenn man mit Block 1 fertig ist, gibt es die Möglichkeit für eine Pause. Macht die Pause – müsst ihr aber nicht. Ihr bekommt keine zusätzliche Zeit, falls ihr sie nicht nehmt. Mit Frage 61 geht es weiter, ein Zurück zu den ersten 60 gibt es dann nicht mehr.

Das System weist euch nicht darauf hin, wenn ihr zu lange braucht – die Zeit läuft einfach weiter. Ich rate, 75 Minuten pro Block anzusetzen. Wenn ihr für Block 1 90 Minuten benötigt, wird die Zeit zum Ende knapp. Das ist das kritische Zeitmanagement.

Nur mit vollständigen Übungsprüfungen merkt ihr, wie ihr unter Stress und auf lange Distanz reagiert. Viele berichten, nach der Prüfung völlig erschöpft zu sein. Die Fragen sind sehr wortreich und prozessorientiert – man muss das Relevante herausfiltern.

Man sollte aufpassen, sich während der Prüfung nicht in eigenen Geschichten zu verlieren – das kostet Zeit. Übungsprüfungen helfen, sich auf die eigentliche Fragestellung zu konzentrieren. Und: Nicht unnötig oft die Antwort ändern! Meist war die erste Wahl die richtige. Das kann man mit gefalteten Papieren in meinen Kursen schön demonstrieren. Es erinnert ein bisschen an diese alten Papier-Faltspiele, ihr wisst schon ...

Kelsey Alpaio: Oh, richtig! Was für eine Erinnerung.

Zurück zur Vorbereitungsphase. Wenn jemand neben dem Job fürs PMP lernt – was sollte man priorisieren? Gibt es eine Struktur oder Routine, die du empfiehlst?

Crystal Richards: Ja, vor allem, wenn man ein Bootcamp besucht. Die Investition an Zeit und Geld muss sich lohnen. Dann ist es ernst: Versucht, die Vorbereitung in 4-6 Wochen zu konzentrieren.

Das ist auch ohne Kurs möglich, aber Bootcamps geben zusätzliche Motivation und Druck: „Ich habe bezahlt, jetzt muss ich es machen!“. Nach dem Bootcamp, empfehle ich für die nächsten 3-4 Wochenenden jeweils eine Übungsprüfung. Unter der Woche, morgens 30 Minuten Übungsfragen (vor dem ersten Kaffee!) und abends nach dem Essen oder wenn die Kinder im Bett sind, eine Stunde lang die Fehler analysieren und gezielt die Schwachstellen nacharbeiten.

Das PMBOK dient dann als Lexikon, um gezielt nach Problemstellen nachzuschlagen. Kalt das ganze Buch zu lesen, bringt wenig. Gleiches gilt, wenn ihr keinen Kurs macht: Einfach erst mal eine Probeklausur schreiben, damit ihr wisst, wie die Fragen formuliert sind. Erst dann macht das Nachlesen in den Quellen wirklich Sinn.

Falls ihr es morgens und abends unter der Woche nicht schafft, verschiebt den Fokus auf Ende der Woche. Am Wochenende dann schwerpunktmäßig lernen. Aber: Vergesst euer Leben/Familie nicht. Doch wie jedes andere persönliche oder berufliche Ziel: Ihr müsst euch Zeit freischaufeln und dranbleiben. Habt ihr das Examen erst abgelegt, wird eure Familie es euch danken! Niemand will, dass ihr das Lernmaterial mit in den Familienurlaub nehmt! Ich hatte schon jemanden, der das vorhatte, und ich musste ihr einen festen Lernplan aufdrücken – sie hat bestanden und die ganze Familie war mir dankbar.

Kürzlich hat mich ein Teilnehmer gefragt: Seine Frau ist schwanger, zwei kleine Kinder zu Hause, und er sagt: „Wenn du weiter zuhause bleiben willst und ich mehr verdienen soll, dann muss ich die Prüfung bestehen.“ Also, manchmal ist Druck auch hilfreich …

Kelsey Alpaio: Wunderbar! Es gibt eine feine Linie zwischen Coaching und „Bullying“.

Crystal Richards: Das stimmt. Aber das PMP-Lernmaterial mit auf Kreuzfahrt zu nehmen, macht keinen Sinn. Denkt an den Spaß und nicht nur ans Lernen.

Kelsey Alpaio: Du hast den PMBOK Guide nun öfter erwähnt, aktuell gibt es die 7. Ausgabe, aber das Examen hat sich geändert und bezieht auch andere Quellen ein. Wie stellt man sicher, passendes und aktuelles Material zu lernen und keine Zeit mit veralteten Ressourcen zu verschwenden?

Crystal Richards: Fangt bei der Quelle an: pmi.org. Dort im Bereich „Zertifizierungen“ findet ihr den PMP und dort gibt es das Exam Content Outline (ECO) – das ist die Basis für die Prüfung.

Die Prüfung bezieht sich nicht mehr nur auf eine Quelle (dem PMBOK Guide), sondern auf mehrere, die in diesem „ECO“ reflektiert sind. Es ist aktuell alles noch gültig („Stand: Update seit 2021“ – wir haben 2025), aber mit der 8. Edition wird sich die Prüfung wohl spätestens Anfang 2026 ändern. Sollte die neue Edition erst im Dezember erscheinen, gibt es wahrscheinlich eine Übergangsfrist bis etwa März/April. Wer also jetzt plant, sollte vorher schreiben. Zum Jahresende gibt es meist einen Prüfungsansturm.

Nutzt vertrauenswürdige Quellen und Trainer:innen, und überlegt: Wie seid ihr am diszipliniertesten? Wenn der PMP das Ziel ist und der Job davon abhängt – macht das Bootcamp! Sonst reicht auch ein gutes Buch plus eine Examens-Simulation.

Der PMP und seine Rezertifizierung kostet immer Geld – egal ob ihr euch selbst vorbereitet oder einen Kurs belegt. Lest bei Buch- oder Kursanbietern die echten Bewertungen, nicht bloß die Sterne, manche sind ja auch lustig, aber ehrlich.

Kelsey Alpaio: Wenn jemand all das hört, denkt er vielleicht: Es klingt nach richtig viel Arbeit und Stress, ist der PMP 2025 überhaupt noch lohnenswert?

Crystal Richards: Ja, wenn die Positionen, die Sie interessieren, den PMP verlangen, oder Vorbilder in Ihrem Netzwerk ihn haben, dann ist er wohl wichtig. Ich empfehle immer: Lasst euch das vom Unternehmen zahlen. Mit Bonus aushandeln oder als Wechsel-Bedingung fordern – das geht alles. PMI selbst bietet auch (Teil-)Stipendien oder Förderungen. Es gibt also oft Wege, die Kosten zu reduzieren.

Ich hatte einen Kontakt, der überlegte zwischen einem Change Management- und dem PMP-Zertifikat – das sind zwei verschiedene Paar Schuhe. Mein Rat: Fokussiert euch strategisch, und sammelt nicht wahllos Zertifikate an (Sonst wird Pflege und Rezertifizierung zu teuer und aufwendig!). Je nach Bereich lassen sich Inhalte und Kurse oft kombinieren; viele Kurse können für die Rezertifizierung angerechnet werden.

PMI macht es sehr einfach, das Zertifikat zu erhalten und zu behalten – besonders als Mitglied. Man kann viele Weiterbildungen anrechnen, auch z.B. aus den Bereichen IT-Security oder Personalmanagement. Auch Bücher lesen zählt – vorausgesetzt, man bleibt ehrlich. Das Zertifikat lohnt sich, wenn Projektmanagement der Karriereweg ist. Jeder nennt sich Projektmanager, mit Zertifikat beweist man das ernsthafte Interesse. Und wenn jemand anderes zahlt: Umso besser!

Kelsey Alpaio: Wer mag kein „fremdes Geld“?

Crystal Richards: Genau. Ich liebe das.

Kelsey Alpaio: Eine Anschlussfrage: Wenn man einen solchen Job ergattert – wie oft nutzt man das Wissen aus der Prüfung tatsächlich im Alltag?

Crystal Richards: Gute Frage! Ich habe die Zertifizierung gemacht, weil mein damaliger Chef meinte: „Du brauchst das, um auf den Vertrag für den Bund zu kommen. Sobald du bestehst, vergiss das alles wieder.“

Damals habe ich das abgetan, heute sehe ich als Trainerin klaren Mehrwert, denn vieles davon ist Best Practice. Es gibt Werkzeuge wie die RACI-Matrix. In einem Meeting saßen zertifizierte PMs und wussten nicht, wer was tun sollte – ich dachte nur: „Wo ist eure RACI-Matrix?“

Man muss nicht alles anwenden, aber es gibt viele hilfreiche Tools und den Ansatz, diese gezielt ins Team einzubringen. „Tailoring“ nennt das PMI: Konzentriert euch auf das, was in eurem Kontext Sinn macht. Seid nicht zu „sprach-pedantisch“ im Job – passt euch dem Jargon eures Teams an, aber nutzt die PM-Methoden und integriert nach und nach neue Tools. Für mich war es wichtig, mein Buch anwendungsorientiert zu gestalten.

Kelsey Alpaio: Das klingt super. Wir sind fast am Ende. Was ist dein wichtigster Tipp für alle angehenden PMP-Prüflinge?

Crystal Richards: Projektmanagen Sie sich selbst zur Prüfung! Legen Sie ein Datum fest und planen Sie rückwärts – stimmen Sie Familie, Team und Führungskräfte auf diese Zeit ein. Sagen Sie: „Ich bin die nächsten 30 Tage ein bisschen schwierig, aber danach wird es besser.“

Nehmen Sie sich – wenn möglich – ein paar Freitage frei oder zumindest halbe Tage. Organisieren Sie Ihren Lernprozess wie ein echtes Projekt: Mit kleinen Sprints und regelmäßigen Zwischenergebnissen in Form von Probeklausuren. Nutzen Sie Ihr PM-Tool wirklich produktiv (egal ob Asana oder monday.com – genießen Sie das Erfolgserlebnis). Viele wollten seit Jahren den PMP – geben Sie sich einen Ruck und managen Sie sich zum Bestehen.

Kelsey Alpaio: Super, Crystal. Vielen Dank für deine Zeit heute.

Crystal Richards: Sehr gerne. Danke für die Einladung.

Kelsey Alpaio: Das war‘s mit dem heutigen Retro. Abonnieren Sie die Sendung, damit Sie keine Folge mehr verpassen. Und wenn Sie sich mit einer Community von über tausend Projektmanagement-Profis austauschen möchten, kommen Sie zu thedpm.com/membership. Danke fürs Zuhören.