Machen Sie Ihre Sprint-Retrospektiven großartig – so geht’s (mit Alexa Huston von Crema)

Lesen Sie das Transkript:

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Ben Aston:

Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston, und dies ist der Podcast für Digitales Projektmanagement. Heute ist Alexa Huston bei mir, eine unserer DPM-Expertinnen beim Digital Project Manager. Alexa, danke, dass du wieder in der Sendung bist.

Alexa Huston:

Danke, dass ich wieder dabei sein darf.

Ben Aston:

Hast du das Gefühl, dass dein Team immer wieder die gleichen Fehler macht? Und wahrscheinlich ist das nicht nur dein Gefühl. Wahrscheinlich machen sie wirklich die gleichen Fehler, und wahrscheinlich hast du noch nicht genug dafür getan, um ihnen zu helfen, sich zu verändern. Aber es gibt ein nützliches Werkzeug in unserem DPM-Toolkit, das uns hier weiterbringen kann, und das ist die Sprint-Retrospektive. Richtig durchgeführt sind das die agilen Meetings, die Chancen für Veränderungen aufzeigen, Prozessverbesserungen anstoßen und letztendlich das Team auf den richtigen Weg bringen können. Schlecht gemacht sind sie allerdings das schlimmste Schwarze-Peter-Spiel. Bleibt dran und erfahrt, wie ihr die Sprint-Retrospektive als Mittel für positive Veränderungen nutzen könnt. Wir sprechen heute über praktische Ansätze, wie man aus Sprint-Retrospektiven das Maximum herausholt.

Für den Fall, dass ihr den letzten Podcast mit Alexa verpasst habt, stelle ich sie euch kurz vor. Alexa ist großartig. Sie ist von der PM-Rolle zum New-Biz-Girl geworden und arbeitet aktuell bei Crema. Habe ich es diesmal richtig ausgesprochen? In Kansas City.

Alexa Huston:

Es heißt Crema, aber wenigstens hast du es nicht Crema Labs genannt. Es hätte schlimmer kommen können.

Ben Aston:

Du bist also von der PM- zur BD-Rolle gewechselt. Wie sieht das eigentlich aus? Was macht eine PM zur BD-Person im Bereich BD?

Alexa Huston:

Eigentlich sieht sie aus wie eine normale Person. Nein, der Wechsel war für mich ziemlich natürlich. Ich arbeite in einer kleinen Agentur, wir sind aktuell knapp unter 25 Leute. Ich habe in den vergangenen Jahren als DPM gearbeitet, und da gibt es viele Überschneidungen zwischen Vertrieb und Projektmanagement, wie die meisten von uns wissen. Mit der Zeit habe ich immer mehr Interesse an Vertrieb gewonnen, und nach Gesprächen mit Biz Dev und Operations entstand daraus Ende letzten Jahres eine Möglichkeit. Im ersten Quartal dieses Jahres habe ich meine Projekte an unsere tollen Projektmanager übergeben und bin jetzt komplett auf der Seite der Geschäftsentwicklung, natürlich mit dem Vorteil, dass ich sehr viele Projekte selbst gemanagt habe – das hilft mir enorm, neue Chancen und Akquise zu besprechen, weil ich die Herausforderungen kenne.

Ben Aston:

Eines der großen Ärgernisse vieler PMs ist, dass der Vertrieb zwar super Kunden gewinnt, dabei aber eigene Kostenschätzungen und Leistungsbeschreibungen und einen Zeitplan gebastelt hat, der unrealistisch ist. Wandelst du nun die BD-Welt von innen? Bist du es jetzt, die solche verrückten Schätzungen abgibt und sie dann den Projektteams vorwirft?

Alexa Huston:

Ich weiß, was du meinst. Zum Glück ist die Kluft hier nicht sehr groß, aber ein bisschen gibt es sie immer. Bei jedem Wechsel zwischen Abteilungen können Dinge verloren gehen. Ich versuche, Lücken zu identifizieren und aus operativer Sicht zu schließen. Zum Beispiel haben wir früher nicht gut geplant, welche Ressourcen für künftige Projekte gebucht sind. Wer war nur vorläufig reserviert? Wir machen Vereinbarungen über Dauer und Preis. Ende März zum Beispiel kam jemand aus einem Projekt heraus und war im Tool noch nicht neu zugewiesen. Ich suche solche Lücken und stopfe sie nach und nach.

Ich bin nicht die Einzige, unser Vertriebs- und Operationsteam ist richtig stark und wir kommen alle paar Wochen zusammen und überlegen, wie wir besser werden. Ich hoffe, ich mache nichts schlimmer. Es hilft auf jeden Fall, zuerst die PM-Perspektive zu haben und die Geschichten aus der Produktentwicklung zu kennen, die man in den Verkaufsgesprächen nutzen kann.

Ben Aston:

Welche neuen Herausforderungen hast du in deiner neuen Rolle? Gibt es Dinge, die du früher im BD nie verstanden hast, aber jetzt siehst, warum sie so sind?

Alexa Huston:

Gute Frage. Jeder Ansprechpartner hat individuelle Herausforderungen, deshalb setzen wir sehr auf den Mehrwert, den wir liefern, statt nur auf unsere Fähigkeiten – wir sind nämlich nur eine von vielen Produktentwicklungsagenturen im Land. Ich könnte dir vielleicht ein Beispiel nennen: Oft spielen Zeitpläne eine große Rolle. Vor meinem Wechsel in die BD-Rolle habe ich Vertriebsleute erlebt, die bei der Dauer zu kurz angesetzt haben – etwa MVP in zwei Monaten. Heute würde ich sagen, drei oder mehr Monate sind realistischer. Es geht also um das Erwartungsmanagement, und ich bringe dafür meine Erfahrung aus echten Projekten ein. Das hilft sehr.

Ben Aston:

Hilfreich! Musstest du in deiner neuen Rolle bestimmte Fähigkeiten ausbauen? Woran arbeitest du aktuell besonders?

Alexa Huston:

Definitiv, es gibt immer Entwicklungspotenzial. Mein aktueller Fokus ist, eine noch beratendere Vertriebsschiene zu fahren. Wir verkaufen keine fertigen Produkte von der Stange, sondern versuchen, unsere Kunden individuell zu beraten. Ich muss ehrlich sein – manchmal sprechen die Gesprächspartner in ihrem Fachjargon und ich muss mich erst einfinden. Doch mit gezielten Fragen kann ich auch komplexe Themen klären, etwa: Wie verdient ihr mit diesem Produkt Geld? Wie ist euer Geschäftsmodell? Ziel ist, schon in den frühen Gesprächen selbstbewusster zu werden und Dinge zu entdecken, die nicht direkt auf der Oberfläche liegen.

Zusätzlich konzentriere ich mich aktuell darauf, unsere bestehenden Accounts auszubauen. Wir haben kein dediziertes Account Management – das läuft über das Produktteam, aber ich will das trotzdem fördern, etwa durch Wertschätzung und neue Zusammenarbeit mit geschätzten Kunden. Meine Erfahrungen als Projektmanagerin helfen mir auch hier, Strukturen für Wachstum zu schaffen.

Ben Aston:

Kundenpflege, heißt das gemeinsame Mittagessen?

Alexa Huston:

Vielleicht auch das. Es geht darum, Kontakte außerhalb der wöchentlichen Routinen zu pflegen – eines dieser Rituale kommt ja heute im Podcast noch. Auch wenn ich nicht mehr aktiv in den Projekten bin, will ich die Beziehung zu den Kunden stärken. Es sollte nie nur nach mehr Geld klingen, sondern um wirkliche Partnerschaft gehen.

Ben Aston:

Genau, denn die Übertragung von Sales zu Account oder ins Projektteam sollte nie ein bloßer Übergang sein.

Alexa Huston:

Stimmt. Es kann sich manchmal so anfühlen, aber ich bemühe mich, den Kontakt zu halten. Gestern habe ich beispielsweise einem Kundenteam aus lauter Dankbarkeit Cupcakes geschickt. Das ist eher Wertschätzung als Gastfreundschaft, aber solche kleinen Gesten zeigen, dass wir an die Kunden denken.

Ben Aston:

Lass uns über deinen Artikel sprechen. Alexa hat einen tollen Artikel geschrieben mit dem Titel „Wie man eine Sprint-Retrospektive durchführt, die tatsächlich Veränderung bewirkt“. Wenn du neu bei Sprint und Scrum bist, hast du Glück, denn der Artikel beginnt mit den Grundlagen: Was ist ein Sprint, eine Retrospektive, warum führen wir das durch und worin unterscheiden sich Sprint Review und Sprint-Retrospektive? Danach behandelt Alexa die typischen Herausforderungen.

Für alle, die noch keine Retros machen, hilf uns mit Argumenten: Bringen die wirklich was?

Alexa Huston:

Ja, auf jeden Fall. Manchmal wirken sie langatmig oder ineffektiv, aber wir werden besprechen, wie man für mehr Beteiligung und Abwechslung sorgt. Es ist wichtig, während des gesamten Projekts innezuhalten und zu reflektieren – sei es beruflich oder privat – um daraus zu lernen und Verbesserungen einzuleiten.

Ich bin ein großer Fan, wie du schon sagtest. Gerade bei agilen Vorgehensweisen gehören Retro-Gespräche dazu – ich liebe sie wirklich.

Ben Aston:

Ich spiele mal den Advocatus Diaboli: Bei längeren Projekten oder immer dem gleichen Prozessabschnitt wiederholen sich die Retros doch häufig. Die Reflexionen wiederholen sich – was läuft gut, was läuft schlechter, was machen wir beim nächsten Mal besser? Immer wieder das gleiche. Wie kann man das ändern? Der Kampf gegen die Routine ist eines deiner Themen im Artikel. Wie kann man Apathie entgegenwirken?

Alexa Huston:

Stimmt total.

Ben Aston:

Sonst steht der Termin nur im Kalender, alle wissen was kommt, und am Ende des Sprints treffen wir uns zur Retro vor dem nächsten. Wie gehst du gegen diese Gleichgültigkeit vor?

Alexa Huston:

Gute Frage. Ich hasse Meetings um der Meetings willen. Was man machen kann: Die Leute vorbereiten, gute Stimmung und den Mehrwert der Retros herausstellen. Gerade in längeren Projekten, in denen Routine einkehrt: Wichtig ist, dass die Leute kontinuierlich Feedback sammeln – Lob und Kritik – und das in die Retros einbringen. Dann muss man sich nicht alles ad hoc ins Gedächtnis rufen, sondern hat eine Diskussionsbasis. Man sollte die Fragen und das Format variieren und nicht immer 90 Minuten ansetzen, wenn auch 20 Minuten reichen. Und: Nicht immer das gleiche Schema!

Ben Aston:

Das ist ein gutes Stichwort: Vorbereitung. Ein Meeting ist effektiver, wenn man die Agenda und die Erwartungen vorher verschickt. Gerade für Retros sollten Teammitglieder vorher nachdenken. Ich habe oft erlebt, dass sonst nur ich spreche. Informiere die Teamkollegen frühzeitig und fordere sie auf, sich vorzubereiten!

Alexa Huston:

Ganz genau. PMs sollten zwar die Organisation des Meetings übernehmen, der Fokus liegt aber auf dem Entwicklerteam. Es entstehen echte Verbesserungen, wenn alle mitdenken. Ich habe mehrere Prozesse durch Retro-Feedback angepasst. Deshalb – Vorbereitung ist alles!

Ben Aston:

Im Artikel nennst du weitere Methoden, damit auch stille Leute beitragen. Was empfiehlst du, damit alle wirklich partizipieren?

Alexa Huston:

Es gibt viele Wege: Man kann andere Fragen stellen, reihum gehen und jeden auffordern, etwas zu sagen. Einfach einen festen Ablauf: Wir starten reihum – jeder muss sich äußern. So kommt niemand drumherum!

Ben Aston:

Das kenne ich auch: Wenn das Team schweigt, lasse ich alle zunächst drei Dinge auf Post-its schreiben – für jede Kategorie. Dann muss jeder etwas beitragen!

Alexa Huston:

Genau. Es nimmt Druck raus und hilft gerade bei sensiblen Themen, da nicht alles offen ausgesprochen werden muss. Retros sollen keine Schuldzuweisungen sein – hier zählen Lob und Kritik gleichermaßen. Notizen aufzuschreiben, hilft – gerade bei kontroversen Punkten.

Ben Aston:

Du nennst noch weitere Möglichkeiten. Ein Punkt ist auch, die Retros attraktiver und abwechslungsreicher zu gestalten. Was sind deine Lieblingsspiele oder Varianten?

Alexa Huston:

Ich habe zum Beispiel einmal eine Lego-Retro gemacht: Jeder bekommt Legosteine und baut nach Gefühl eine Skulptur für den letzten und einen für den nächsten Sprint. Danach erklärt jeder, was das darstellen soll. Das ist sehr abstrakt, regt aber die Kreativität an. Das hilft, Gespräche anzustoßen.

Ben Aston:

Wie viele Steine gibst du pro Person?

Alexa Huston:

So viele wie da sind…

Ben Aston:

Wie lange habt ihr Zeit gehabt?

Alexa Huston:

45 Minuten etwa – es kamen erstaunliche Dinge dabei heraus. Gerade das Abstrakte bringt ganz neue Perspektiven. Letztlich könnte man Code ja auch als Lego-Baustein sehen – vielleicht findet das Team über dieses Bild neue Wege zur Problemlösung. Zumindest regt es zum Nachdenken an!

Ben Aston:

Wichtig ist ja, Routinen zu brechen. Sobald die Retro zur Pflichtveranstaltung verkommt, ist es Zeit, das Konzept zu verändern. Stichwort: Umsetzung. Wie werden aus Ideen echte Verbesserungsmaßnahmen?

Alexa Huston:

Entscheidend ist, dass die Vorschläge, auf die sich das Team einigt, festgehalten und einzelnen Personen zugewiesen werden. Daraus entstehen dann Aufgaben für die nächste Iteration – oder sogar Verfahrensanpassungen. Zum Beispiel hatten wir ein Problem bei der Einbindung von Testfällen. Der Vorschlag kam vom QA-Mitarbeiter, das ganze Team erkannte das Problem, und wir haben gemeinsam einen neuen Prozessschritt eingeführt und die Verantwortung klar benannt. Wichtig ist, Verantwortungen zu vergeben – ob zur Erprobung im nächsten Sprint, mit Feedback in einem Monat oder zur Weitergabe an die Führungsebene.

Ben Aston:

Das ergibt Sinn. Ein weiteres Thema aus deinem Artikel: Externe Perspektiven. Hast du schon Leute von außerhalb geholt?

Alexa Huston:

Ja, ich habe intern ab und zu Kollegen teilnehmen lassen, zum Beispiel unseren COO, der als neutrale Instanz Tipps gegeben hat. Im Sinne von Agile bleibt der Kern allerdings beim Team. In einem Lean Coffee hier in Kansas City haben andere berichtet, dass sie auch schon externe Coaches eingeladen haben, um alle Scrum-Zeremonien zu begleiten, inklusive Retro – etwa, wenn wirklich ein frischer Blick von außen gebraucht wird. Ein externer Coach kann helfen, neue Erkenntnisse oder Lösungen zu finden.

Ben Aston:

Was ist deiner Erfahrung nach am schwersten umzusetzen?

Alexa Huston:

Ganz ehrlich: Die Beteiligung des Teams. Je länger ein Projekt läuft, desto größer ist die Gefahr von Gleichgültigkeit. Als Scrum Master oder DPM solltest du mit gutem Beispiel vorangehen – aber begeistern kannst du niemanden gegen seinen Willen. Variiere den Einstieg, bringe Humor, Videos oder eine Schale Kekse mit! Die Atmosphäre soll locker, aber zielführend bleiben. Engagement ist der schwierigste Punkt. Doch meist ergeben sich kleine Verbesserungen – selbst während langer Projekte.

Ben Aston:

Im Artikel gibt es viele Spielideen – die Liste ist fast endlos. Lies mal rein, wenn du Inspiration brauchst! Für alle, die noch nie eine Retro gemacht haben: Wo soll man anfangen?

Alexa Huston:

Am einfachsten sind die klassischen Fragen: Was wollen wir weiterhin tun? Was sollten wir lassen? Was wollen wir ausprobieren? Oder: Was lief gut? Was können wir verbessern? Was fortsetzen? Einfach beginnen und dem Team die Möglichkeit geben, über das letzte Sprint-Feedback zu reflektieren und Ideen einzubringen. Kein Projekt ist perfekt, aber kontinuierliche Verbesserungen und Austausch helfen wirklich weiter. Auch wenn externe Faktoren eine Rolle spielen, lohnt es sich, das im Team zu besprechen. Wichtig ist, alle zur Beteiligung zu ermutigen und den Ablauf als festen Termin zu etablieren.

Ben Aston:

Positiv zu bleiben ist essentiell, oder? Manchmal gibt es externe Umstände, die man nicht ändern kann. Dann muss man nach Wegen suchen, wie man trotzdem besser zusammenarbeitet, statt nur zu klagen.

Alexa Huston:

Ganz klar.

Ben Aston:

Man könnte sich jetzt ewig über den Kunden beklagen …

Alexa Huston:

Ich bin ein Optimist, aber dennoch realistisch. Es gibt immer Dinge außerhalb unserer Kontrolle. Als Moderator*in soll man Raum für ehrliches Feedback geben, aber auch klarstellen: Nur Schönreden glaubt niemand. Die Kunst ist, Probleme ernst zu nehmen und sie konstruktiv zu adressieren. Finde Verbündete im Unternehmen, spreche Themen an und bringe sie aktiv ein.

Viele Agenturen, die agile Teams haben oder digitale Produkte entwickeln, kennen den Wert des Feedbacks. Sollte also etwas Großes auffallen: Nicht ignorieren, sondern gemeinsam daran arbeiten und ins Team zurückspiegeln.

Ben Aston:

Guter Ratschlag. Alexa, danke fürs Dabeisein! Es war wieder einmal großartig.

Alexa Huston:

Oh ja, vielen Dank für die Einladung.

Ben Aston:

Wenn dir Alexas Tipps gefallen haben – Alexa ist bald auch bei unserem kommenden Kurs Mastering Digital Project Management dabei. Wenn du PM-Training brauchst: Es ist ein siebentägiger Crash-Kurs mit interaktiven Videos, Webinaren, Gruppenarbeit und Coaching-Sessions. Melde dich unter digitalprojectmanagerschool.com an, bevor die Plätze voll sind!

Wenn du dich zum Thema Retrospektiven austauschen willst, kommentiere unter dem Beitrag und besuche den Ressourcenbereich auf DigitalProjectmanager.com, um unserem Slack-Team beizutreten – dort diskutieren mehr als 1.000 andere PMs! Es gibt viele spannende Gespräche – bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören!