Das Kollaborationsproblem, das die meisten Remote-Teams ignorieren

Galen Low: Remote und hybride Projektteams zu leiten ist nichts Neues, aber das heißt nicht, dass es unkompliziert ist. Ehrlich gesagt haben viele von uns die Zusammenarbeit aus der Ferne einfach als unvollkommenen Ersatz für die Arbeit vor Ort akzeptiert – als das unbeholfene und untermotorisierte Geschwisterchen davon, tatsächlich gemeinsam in einem Raum zu sein. Aber vielleicht stellen wir uns nicht oft genug die Frage: Was können wir eigentlich tun, um das Kollaborationserlebnis für unsere Remote- und Hybrid-Teams zu verbessern? Wie können wir einige der besten Aspekte der Zusammenarbeit vor Ort in einen Remote-Kontext übertragen? Und selbst wenn wir das tun – macht es einen Unterschied für die Ergebnisse?

Um das zu ergründen, habe ich heute eine internationale Projektmanagerin eingeladen, die sich leidenschaftlich für bessere Erfahrungen im Remote- und Hybridteam einsetzt. Gemeinsam wollen wir erforschen, was Remote-Kollaborationen oft fehlt und was kleine Anpassungen in unseren Abläufen bewirken können: von wirkungsvolleren Projektergebnissen über stärkere durch das Team getragene Innovationen bis zu tieferen Beziehungen mit Kolleg:innen und Stakeholder:innen. Viel Spaß mit der Folge!

Willkommen beim Digital Project Manager Podcast – der Show, die Delivery-Leader:innen hilft, smarter zu arbeiten, reibungsloser zu liefern und ihre Teams mit Zuversicht ins KI-Zeitalter zu führen. Ich bin Galen. Jede Woche tauchen wir ein in praxisnahe Strategien, neue Trends, bewährte Frameworks und die eine oder andere Anekdote von der Projekt-Front. Egal, ob Sie riesige Transformationsprojekte steuern, KI-Workflows koordinieren oder einfach nur das Chaos bändigen: Sie sind hier richtig! Los geht's.

Heute sprechen wir darüber, wie wir uns in der neuen Realität von Projekten orientieren, in der Teams verteilt sind, Kollaboration oft asynchron abläuft und KI es Mitarbeitenden ermöglicht, viel eigenständig und isoliert zu erledigen. Wir besprechen, welche Fähigkeiten für die effektive Führung von Remote-Teams nötig sind, während das menschliche Miteinander erhalten bleibt. Außerdem prüfen wir, welche Skills aus der Führung vollpräsenter Teams wir eventuell vernachlässigen und wie man diese Ergebnisse auch im Remote- und Hybridmodus erzielt. Und wir teilen unsere jüngsten Erfahrungen mit Profis, die mit KI arbeiten – und wie wir als Leader:innen die Zusammenarbeit, hohe Qualität und Menschlichkeit sichern können.

Mit mir heute: Karen Chong, Fractional Project Management Lead bei Abracademy und Host des Mind Blend Podcasts. Karen ist Projektmanagement-Profi mit umfassender Agentur- und Inhouse-Erfahrung in Marketing, Werbung, Branding, Web- und App-Entwicklung. Ihre Karriere führte sie durch die USA, das Vereinigte Königreich, Hongkong und Japan – ausgestattet mit allen Werkzeugen, um in unterschiedlichsten Arbeitskulturen zu bestehen.

Sie lebt an der Schnittstelle von Remote-Arbeit und persönlicher Zusammenarbeit – die eine Hälfte vor Ort für digitale Erlebnisse, die andere Hälfte in der Eventplanung aus dem Homeoffice als Remote-Profi.

Karen, danke, dass du heute dabei bist.

Karen Chong: Hallo Galen! Danke für die Einladung und das schöne Intro.

Galen Low: Ich freue mich – du hast ja eine Reise hinter dir von Amerika über verschiedene Länder, mal vor Ort, mal remote... Ich weiß, dass du ein tiefes Verständnis hast für menschliche Kollaboration, Führung und wie aus Teamarbeit mehr wird als die Summe der Einzelteile.

Vieles dreht sich ja nicht nur um das Arbeitspensum oder Effizienz, sondern um Teamkultur und Beziehungen. Ich bin gespannt auf deine Einblicke – vor allem darauf, wie wir das Gute aus der Vor-Ort-Arbeit auf Remote und Hybrid übertragen können.

Du und ich verlieren uns gerne in spannenden Themen, und ehrlich gesagt, hoffe ich das auch heute. Zur Orientierung habe ich einen Fahrplan: Erst eine provokante Frage, dann drei Schwerpunkte zum Diskutieren.

Erstens: Wie schaffst du Teamkultur im Remote-Setting und warum ist es dir wichtig, Brücken zu bauen und Lernen zu fördern? Dann: Was haben wir als Führungskräfte beim Wechsel von Präsenz zu Remote vielleicht an Kultur verloren und wie holen wir das zurück? Und zuletzt: Wie verändert KI die Remote-Zusammenarbeit und wie passt du deinen Führungsstil entsprechend an? Klingt das gut?

Karen Chong: Klingt super, und ich bin sicher, wir verlieren uns in ein paar spannenden Themen.

Galen Low: Hoffentlich!

Karen Chong: Aber wir behalten die Kontrolle.

Galen Low: Auf jeden Fall. Keine Sorge, liebe Hörer:innen – wir werden nicht nur abschweifen! Ich finde das Thema vielschichtig. Wir haben ja schon im Vorgespräch gesagt: Es geht nicht um „Remote ist besser“ oder „Präsenz ist besser“. Es gibt Aspekte menschlicher Zusammenarbeit, über die wir lange nicht bewusst nachgedacht haben, weil uns die Umstände dazu gezwungen haben.

Manche Profis arbeiten schon ewig remote, aber spätestens seit der Pandemie ist das Mindset kollektiv darauf eingestellt. Jetzt kommt KI und schiebt uns Richtung Produktivität und Effizienz – ist das genug?

Darauf will ich hinaus. Aber vorher eine große, haarige Frage: Ich beobachte, dass viele Teams auf Remote-First umstellen, Talente weltweit suchen, asynchron arbeiten, offen per Slack kommunizieren und KI nutzen. Aber meine Frage ist: Haben Tools wie Slack und KI unsere Fähigkeit als Menschen zur Zusammenarbeit verschlechtert – auch wenn wir effizienter sind?

Karen Chong: Wie bei vielem: Es gibt kein Schwarz und Weiß. Richtig eingesetzt – und ich erkläre gleich, was ich damit meine – sind asynchrone, digitale Kanäle super, z. B. wenn ein Kunden-Update alles ändert. Eine Slack-Nachricht reicht und ist effizienter, als an jeden Schreibtisch zu laufen. Sie helfen bei Dokumentation oder Infos, bei denen keine Sofort-Reaktion nötig ist. Und KI hilft: Ich hatte heute ein Meeting mit drei Protokollen aus unterschiedlichen Quellen – Miro, Recording – und wollte sie sinnvoll zusammenführen. KI half mir, daraus ein umsetzbares Doku zu machen. Richtig genutzt für den Zweck und Anwender – super.

Nicht sinnvoll wird’s, wenn digitale Tools echte Entscheidungsfindung und Diskussion ersetzen sollen – der Aufwand steigt, Verwirrung entsteht, man muss nacharbeiten. Eine Art Tech-Schulden in neuem Gewand.

Galen Low: Ich kenne das: Verschiedene Infoquellen – eigene Notizen, KI-Protokolle, Miro... Lustigerweise: Wir nutzen kein E-Mail mehr, nur Slack, und dann weiß man nie, ist das Echtzeit oder kann es bis morgen warten?

Unsere Praxis: Teams in verschiedenen Zeitzonen – direkte Immediate-Kommunikation klappt nicht immer. Und ich mag morgens keine Nachrichten aus Portugal beantworten. Dadurch verschwimmt der Kanal: Slack kann eine Zeile sein oder wie eine E-Mail, mit Anhängen – plötzlich ist Instant Messaging gar nicht mehr instant, sondern umfasst Arbeitsaufwand für Stunden.

Ich finde deinen Ansatz gut: Kuratieren und zuschneiden für den Zweck, nicht einfach Rohdaten in Slack dumpen.

Karen Chong: Genau, Slack ist nur eine Messaging-Plattform. Manche Teams nutzen sie wie ein Projektmanagement-Tool – eher holprig. Es ist wie ein Flurgespräch oder ein Chat mit Freund:innen. Würdest du das gegen ein echtes Gespräch eintauschen? Nein. Lange Infos liest niemand ganz, schon gar nicht auf dem Handy. Wichtiges geht verloren. Besser: Aufmerksamkeit wecken, erinnern, zu ausführlicheren Infos verlinken.

Galen Low: Also nutzt ihr Slack wirklich nur für Nebenunterhaltungen bzw. Verweise, alles andere wird ausgelagert?

Karen Chong: Genau. Ich begrenze Nachrichten auf wenige Zentimeter auf dem Bildschirm. Denn auch ich überfliege vieles, Hauptsache, die wichtigen Punkte stechen hervor. Lange Absätze nur, wenn wörtliche Wiedergabe nötig ist. Keine Dokumentation, keine Dateispeicherung – nur Aufmerksamkeit erzeugen, kurz hervorheben.

Galen Low: Wie gibst du das an dein Team weiter? Klebestreifen auf den Bildschirm als Nachrichten-Maximum?

Karen Chong: Das Team kommt gut damit klar – wir sind bei Abracademy Remote-First. Einige in London, Rest weltweit verteilt. Wir verwenden Slack wirklich nur als Messenger: "Schau das mal in Miro an", Terminanfrage, kurz und knapp. Echtzeit gibt es sowieso fast nie, besonders mit Australien.

Galen Low: Das wäre im Büro nie ein Monolog, bei dem man stundenlang am Schreibtisch quatscht ...

Karen Chong: Genau. Analog: Man würde nicht erwarten, eine Stunde lang den Arbeitsplatz von jemandem zu blockieren. Das gilt auch digital.

Galen Low: Wir haben Jahrzehnte die Arbeit vor Ort optimiert: Etikette, wie lange man Smalltalk hält... und diese "digital asynchronen Regeln" etablierst du jetzt virtuell. Nicht den Sofort-Chat ausnutzen, weil jemand vielleicht um 2 Uhr morgens schläft, sondern stets auf die Art zu kommunizieren achten.

Du hast erwähnt, verschiedene KI-Tools liefern Ergebnisse, werden aber von dir gemerged und destilliert. Worin liegt der Mehrwert, nicht einfach alles unbearbeitet zur Verfügung zu stellen, sondern es aufzubereiten?

Karen Chong: Was im Recording ist, ist nur Gesagtes. In Miro gibt es Klebezettel, die nicht unbedingt erläutert werden. Also steckt in Miro etwas anderes als im Transkript. Wenn ich als Mensch beides erlebt habe, sollte die Doku so viel Verständnis wie möglich abbilden, damit das Team beim nächsten Workshop alles einordnen kann – was hat nicht funktioniert, was wurde gewünscht? Mit beiden Perspektiven und KI kann ich wirklich herausfiltern, was für den nächsten Schritt wichtig ist. Zwei getrennte Dokumente liest eh niemand komplett.

Galen Low: Genau, man müsste es ohnehin selbst zusammensetzen. Vor Ort ist es ein Erlebnis, digital gibt es verschiedene Informationsebenen, die gemerged werden müssen. Wichtiger Punkt: Die Synthese für das Team.

Karen Chong: Genau. Und immer schauen: Was brauchen meine Teammitglieder von dieser Doku? Es nützt nichts, nur einen schönen Bericht zu schreiben. Es sollte klar sein, was war gut, was schlecht, was hat sich der Kunde gewünscht – damit alle etwas daraus ablesen können.

Galen Low: Das gefällt mir. Und gerade die Reflexion nach dem Workshop sorgt dafür, dass Feedback schon vorliegt, damit beim nächsten Mal bereits daran gedacht werden kann. Gerade im Kontext dieser Episode zeigt das: Wir müssen nicht alles akzeptieren wie es ist, nur weil Remote-Arbeit als "der neue Standard" gilt. Die Entwicklungen gehen schnell und wir können Dinge verbessern, anstatt sie einfach nur hinzunehmen.

Was ich mag: Deine bewusste, geplante Herangehensweise, unabhängig davon, ob es remote oder hybrid ist – das Erlebnis gemeinsam verbessern, nicht bloß Mängel akzeptieren.

Karen Chong: Diese bewusste Herangehensweise ist im Präsenz- wie im Remote-Kontext wertvoll. Früher gab es zufällige Momente für den Austausch, gemeinsame Erlebnisse, Feedback nebenbei. Jetzt im Remote-/Hybrid-Kontext muss man solche Gelegenheiten gezielt einbauen.

Galen Low: Gehen wir dahin: Was verpassen Remote-Profis heute, was frühere Generationen durch das gemeinsame Büroleben quasi nebenbei gelernt haben?

Karen Chong: Vor allem: Die organische Gelegenheit, Beziehungen zu knüpfen und Vertrauen aufzubauen. Wer remote ist, optimiert meist auf Eigenständigkeit – was heute wichtig bleibt. Aber Teamarbeit braucht Absprache und Zusammenarbeit. Besonders das "Nebenbei", gemeinsame Mittagspausen, zufällig zusammen zur Bahn – diese Erlebnisse fehlen. Vertrauen basiert für mich auf geteilten Erfahrungen, die im Remote-Alltag nicht zufällig entstehen.

Galen Low: Mein Freund Kendall nennt das "Serendipity". Lassen sich diese Zufallserlebnisse in Remote-Teams gezielt schaffen, ohne künstliche Szenarien zu planen?

Karen Chong: Man muss gezielt Gelegenheiten schaffen, z. B. Check-in-Runden zu Beginn von Meetings – mit echten Fragen, wie war die Reise etc., manchmal ein kleines Spiel. So erfahren wir mehr voneinander. Kennen wir Hobbys, Haustiere usw., lassen sich viel leichter Nebenbeigespräche führen, die Beziehung stärken.

Galen Low: Was bringt diese Beziehung konkret – besonders im Remote-Modus?

Karen Chong: Vertrauen sorgt dafür, dass Menschen ehrlicher sind, z. B. Zweifel an Anforderungen äußern. Je stärker die Beziehung, umso eher werden Bedenken geteilt. Gerade remote muss man zwischen den Zeilen lesen und "den Raum lesen" können – Disengagement ist oft stiller als vor Ort, Burnout bleibt leichter unentdeckt, man sieht Überlastung nicht auf einen Blick. Beziehungen und Offenheit helfen, das Team besser zu führen.

Galen Low: Früher war Überlastung sichtbar. Heute frage ich oft explizit nach Kapazität, weil ich sie nicht mehr sehen kann. Umso wichtiger, dass sich die Leute trauen, ehrlich zu antworten.

Karen Chong: Und online ist es schwerer, die "Stimmung im Raum" zu erfassen. Bei Videocalls ist Aufmerksamkeit wichtig – ungewöhnliche Reaktionen, kein Kamerabild mehr? Das sind Hinweise. Die Verwaltung und Beobachtung von Teamenergie gewinnt zunehmend an Bedeutung, da die Remote-Welt ermüdet. Acht produktive Stunden waren auch vor Ort ein Mythos, jetzt ist es genauso.

Galen Low: Es gibt eine idealisierte Sicht: Remote bedeutet, Lückenlosigkeit – jeder ist erreichbar, keine Räumwechsel, maximale Produktivität. Aber manchen setzt das auch enorm unter Druck. Wie gehst du damit um?

Karen Chong: Ich schaffe gezielt Momente fürs Team, z. B. 30 Minuten vor und nach Kundenterminen Zeit für Abstimmung und Nachbesprechung. Das ist oft sinnvoller als 40 Slack-Nachrichten. Und nie einen Block zwischen Meetings einfach "auffüllen" – das bringt selten gute Ergebnisse. Besser: Fragen, wie man am besten zusammenarbeitet.

Galen Low: Genau – Termine einfach dazwischen schieben funktioniert nicht. Die Aufmerksamkeit ist dann nicht da. Der Schlüssel: Fragen und nach Bedürfnissen priorisieren.

Karen Chong: Stimmt, einfach einbuchen – das geht fast nie gut, wie ich oft beobachten musste. Umso wichtiger ist es, gezielt zu prüfen: Wo ist die Aufmerksamkeit, wie kann der Termin am sinnvollsten stattfinden?

Galen Low: Die Intention bei der Zeitplanung, z. B. Meetings nach Meetings proaktiv als sinnvoll einbauen, macht einen echten Unterschied.

Karen Chong: Genau. Wenn es ohnehin immer "passiert", warum dann nicht von vorneherein einplanen? Selbst wenn man die volle Zeit nicht braucht.

Galen Low: Es gibt noch einen Aspekt in Präsenzarbeit: Das Lernen durch Beobachtung, Mentoring quasi nebenbei. Hast du dafür remote einen Ansatz gefunden?

Karen Chong: Teilweise. Ich teile aktiv Erfahrungen oder Tools, wenn ich denke, sie könnten hilfreich sein, oft aus Check-ins heraus. Es geht um den Austausch, das Angebot, Wissen weiterzugeben – und gleichzeitig Vertrauen zu stärken. Mentoring ist also auch remote möglich, aber eben aktiver, bewusster.

Galen Low: Es braucht Bewusstsein dafür, woran andere arbeiten, und die Bereitschaft, sich auszutauschen. Das bildet die Grundlage für Lernen durch Beobachten, selbst im digitalen Raum. Aufmerksamkeit beim Zuhören ist wesentlich.

Karen Chong: Im digitalen Zeitalter kann und sollte man sogar gezielt nachfragen, auch bei Stakeholdern oder Führungskräften. Out of Sight, out of Mind – gezielte Kommunikation und Stakeholder-Management sind noch wichtiger geworden.

Galen Low: Was ist das Remote-Äquivalent zum Fahrstuhlgespräch mit Stakeholdern?

Karen Chong: Viele Firmen haben virtuelle “Kaffeeküchen”-Kanäle. Außerdem ist es nicht mehr ungewöhnlich, direkt auf Führungsebene um ein kurzes Gespräch oder Update zu bitten.

Galen Low: Das Trucken von Vertrauen mit Stakeholder:innen ist also noch bewusster zu gestalten – der direkte, informelle Draht zählt.

Karen Chong: Ja, und wenn man sich nicht direkt traut, kann man Führungsschichten dazwischenschalten, neugierig nachfragen, Kommunikation individuell anpassen. Das hilft Missverständnisse aufzudecken.

Galen Low: Das Fragen nach weiterem Kontext, nicht nur zum eigenen Thema, ist also gerade remote wichtiger denn je, auch für persönliche Entwicklung.

Karen Chong: Genau, und gezielte Fragen helfen, Zugänge zu Themen zu öffnen, die einem sonst verborgen geblieben wären.

Galen Low: Wer ausschließlich remote zusammenarbeitet und doch einmal die Möglichkeit hat, sich in echt zu treffen – was sollte dann passieren?

Karen Chong: Unbedingt: Etwas machen, das remote nicht geht! Workshop mit echten Klebezetteln, Whiteboard, physische Interaktion. Oder gemeinsam planen, reflektieren, plaudern, auch informell. Gemeinsame Erfahrungen stärken die Beziehung – das kann man später remote nutzen: „Weißt du noch, als uns im Workshop alle Stickies runtergefallen sind?“

Galen Low: Der Umgang mit realen Post-its ist ein Erlebnis fürs Team. Und darum geht es: gemeinsame Erinnerungen schaffen, die auch nach dem Treffen tragen.

Karen Chong: Absolut. Wir haben das als Remote-Team bei Abracademy gemacht – Planung und Reflexion mit Stift und Papier, Briefe an uns selbst aus dieser Zeit. Absichtlich echte Begegnungen schaffen, die lange nachwirken und Identifikation stiften.

Galen Low: Mein Gedanke zur technischen Entwicklung: Viele Antworten bekommt man heute direkt per KI. Ist das aber nicht auch ein Risiko für mehr Isolation und Einsamkeit?

Karen Chong: Ja, wird KI individuell genutzt, stärkt das vielleicht die Einzelleistung, verzögert aber gemeinsames Nachdenken. Ohne Austausch entsteht keine Kollaboration, keine wirkliche Problemlösung. Kommen alle mit KI-generierten, fertigen Ergebnissen, fehlt die gemeinsame Ideenarbeit, Innovation bleibt aus, und das Team entwickelt sich nicht weiter. KI liefert meist nur den wahrscheinlichsten Standard – für Neues braucht es Team-Kreativität.

Galen Low: Wenn nicht mehr kollaboriert wird, weil schon alles "fertig" ist, fehlt die wahre Zusammenarbeit und Teamspirit – und damit auch Innovation und kreative Lösungen.

Karen Chong: Genau. Und KI liefert meist die naheliegendste, sichere Lösung – für wirklich Neues braucht es menschliche Zusammenarbeit.

Galen Low: Karen, danke für diese spannenden Einblicke! Gibt es einen Aspekt von Remote-Arbeit, den du dir wünschst, aber noch nicht gelöst hast?

Karen Chong: (Spaßiger Einstieg:) Energie fürs frühe Aufstehen fürs Büro wird schwer. Aber im Ernst: Wie Kreativarbeit remote funktioniert, ist eine ungelöste Frage für mich. Digital gemeinsam kreativ sein ist schwieriger als analog, insbesondere, weil kleine Interaktionen – wie gemeinsam um ein Klebezettel ringen – viel über den Prozess verraten, was digital kaum darstellbar ist.

Galen Low: Stimmt: Für wahre Kreativität braucht es Raum für Zufall, Kollisionen, kleine Zwischentöne – und das ist digital schwer einzufangen. Zeitzonen sind für mich das größte Hindernis...

Karen Chong: Auch in Präsenz gibt es Zeitunterschiede... Aber kulturelle Unterschiede, verschiedene Denkweisen: Das ist die eigentliche Komplexität. Projektleiter:innen müssen Kommunikationsweisen, Verständnis und Moderation sehr bewusst auf Internationalität anpassen.

Galen Low: Die Vielfalt macht's wertvoll, auch wenn sie komplex ist: Mit Menschen weltweit arbeiten zu dürfen, ist letztlich ein großes Privileg.

Karen Chong: Synchrones und asynchrones Arbeiten wohlüberlegt kombinieren und nicht jeden ins Meeting zwingen. Man kann die Belastung rotieren lassen – mal übernimmt eine:r den 5-Uhr-Termin.

Galen Low: In jedem Fall: Remote-Kolleg:innen sind auch Menschen und haben die gleichen Herausforderungen. Danke für das tolle Gespräch, Karen. Wo findet man dich und deinen Podcast?

Karen Chong: Am besten über LinkedIn – Karen Chong, oder mit “Karen K. Chong” oder “Karen Chong Abracademy” suchen. Mein Podcast heißt Mind Blend, da geht es darum, bewusster zu leben – nicht nur im Job. Life Skills, die auch Projektleiter:innen helfen, effektiver zu agieren. Suchbegriff „Mind Blend Podcast“, es gibt nur einen mit diesem Namen.

Galen Low: Super Name – Mind Blend – das Treffen unterschiedlicher Perspektiven. Ich verlinke Podcast und LinkedIn in den Shownotes. Danke Karen, es war mir eine Freude!

Karen Chong: Mir auch, danke fürs Dabeisein.

Galen Low: Das war’s mit dieser Episode des Digital Project Manager Podcasts. Wenn ihr Lust auf mehr habt, abonniert uns und legt einen kostenlosen Account bei thedigitalprojectmanager.com an. Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören!