PM-Experten: Die Kompetenzlücke, die ich beim Coaching oder Mentoring von Projektmanager:innen am häufigsten sehe
Das Checkbox-PM-Problem: Viele Projektmanager:innen verwechseln den Abschluss eines Projekts mit der Lieferung echten Geschäftswerts – das begrenzt die strategische Wirkung.
Lücke im Geschäftssinn: PMs fällt es oft schwer, tägliche Aufgaben mit den übergeordneten Zielen der Organisation zu verbinden, was die Geschäftsausrichtung behindert.
Lücke bei menschlichen Fähigkeiten: Emotionale Intelligenz ist für Projektmanager:innen entscheidend, wird aber in Aus- und Weiterbildung häufig übersehen.
Lücke in der Denkweise: Starres Denken bei Projektmanager:innen verhindert anpassungsfähige Problemlösungen und Flexibilität in den Projektmanagement-Methoden.
Lücke bei KI und Weiterbildung: Widerstand gegen die Einführung von KI gefährdet die Karriere von Projektmanager:innen und verdeutlicht die Notwendigkeit lebenslangen Lernens.
Der Projektmanagement-Beruf entwickelt sich schneller, als die meisten Projektmanager mithalten können. Es werden Zertifizierungen erworben, Methoden werden gemeistert und neue PM-Tools werden eingeführt – und trotzdem fehlt noch etwas. Nach Gesprächen mit einigen der erfahrensten Stimmen der Branche hat sich ein klares Bild herauskristallisiert: Die Hürden, die Projektmanager heute zurückhalten, sind nicht in erster Linie technischer Natur. Sie sind strategisch, menschlich und tief in der Denkweise verwurzelt.
Das beobachten die Experten vor Ort.
Das "Checkbox-PM"-Problem: Lieferung wird mit Wertschöpfung verwechselt
Die am häufigsten genannte Lücke in unseren Gesprächen war das, was Bill Dow, Director of Enterprise PMO bei UW Medicine, unverblümt die "Checkbox-PM"-Mentalität nennt. Wie er es ausdrückt: "Wir haben viele Checkbox-PMs. Das ist tatsächlich ein Thema da draußen. Ich will nur meine Risiken, meine Probleme, meine Maßnahmen abhaken, aber genau darin liegt nicht der eigentliche Wert. Der Wert liegt in der Strategie. Kennen Sie tatsächlich das Projekt, das Sie leiten? Wissen Sie nicht nur, was die Risiken und der Zeitplan des Projekts sind – wissen Sie auch, welches Geschäftsergebnis und welchen ROI es hat?"
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Kennen Sie tatsächlich das Projekt, das Sie leiten? Wissen Sie nicht nur, was die Risiken und der Zeitplan des Projekts sind – wissen Sie auch, welches Geschäftsergebnis und welchen ROI es hat?
Was diese Lücke besonders hartnäckig macht, ist die Tatsache, dass sie mit Erfahrung nicht verschwindet. Bruno Morgante, Gründer des Beratungsunternehmens Mantegora, stellt fest, dass dies „besonders häufig bei erfahrenen PMs vorkommt – Leute, die schon 20 Jahre im Job sind und immer noch glauben, dass Projektmanagement bedeutet, das eigene Ding, das eigene Projekt im Ziel, rechtzeitig und im Kostenrahmen abzuliefern... Sie bedenken gar nicht, dass tatsächlich jedes Projekt etwas Sinnvolles für die Organisation liefern sollte." Es zeigt sich: Seniorität ist keine Garantie für strategisches Denken.
Jedes Projekt sollte etwas Sinnvolles für die Organisation liefern.
Die Business-Kompetenz-Lücke: Weiterdenken als nur bis zum Projektplan
Eng verbunden mit dem Checkbox-Problem ist eine breitere Lücke hinsichtlich Business-Kompetenz – die Unfähigkeit, die tägliche Projektarbeit mit den größeren wirtschaftlichen Zielen der Organisation zu verbinden. Emmanuels Magaya bringt es direkt auf den Punkt: „Letztlich helfen Sie dem Unternehmen, Geld zu verdienen. Sie müssen also über den Projektplan hinausdenken, weiter als nur Stakeholder zu jagen, sondern überlegen, wie meine Arbeit dem Unternehmen tatsächlich hilft, mehr Kunden zu gewinnen ... Projektprofis können auch umdenken und sagen: Ich muss unternehmerischer werden. Ich muss stärker auf das Geschäft ausgerichtet sein."
Letztendlich helfen Sie dem Unternehmen, Geld zu verdienen. Sie müssen also über einen Projektplan hinaus denken, über einen Projektplan hinaus, über das Verfolgen von Stakeholdern hinaus und überlegen: ‘Wie hilft meine Arbeit dem Unternehmen tatsächlich dabei, mehr Kunden zu gewinnen?’
Diese Lücke ist besonders ausgeprägt bei Projektmanager:innen, die aus technischen Rollen aufgestiegen sind. Marcus Glowasz beobachtet, dass technische Projektmanager:innen „meistens einen technischen Hintergrund haben und dann in eine Projektmanagementrolle hineinwachsen, aber ihnen fehlen dann oft die betriebswirtschaftlichen Kompetenzen. Man muss ein Stück weit aus seinem rein technischen Bereich heraus und viele seiner technischen Informationen filtern, um sie in eine unternehmerische Sprache zu übersetzen.“ Die Fähigkeit, mit Führungskräften über Risiko, Umsatz und Ergebnisse anstatt über Systeme und Spezifikationen zu sprechen, ist eine Fähigkeit, die viele technisch starke Projektmanager:innen schlichtweg nie entwickelt haben.
[Technische Projektmanager:innen] kommen meist aus einem technischen Hintergrund und entwickeln sich dann in eine Projektmanagementrolle, aber dann fehlen ihnen oft die betriebswirtschaftlichen Kompetenzen.
Die menschliche Kompetenzlücke: Emotionale Intelligenz
Fragen Sie jeden erfahrenen PM-Coach, was sie sich in PM-Trainingsprogrammen mehr wünschen würden – fast immer kommt dieselbe Antwort: die menschlichen Aspekte. PM-Beraterin Sabrina Di Paolo benennt ein „wichtiges Element, das in klassischer Projektmanagement-Ausbildung und -Weiterbildung fehlt... Im Projektmanagement braucht es einfach sehr viel emotionale Intelligenz. Und darauf konzentrieren wir uns manchmal zu wenig. Empathie zu zeigen, integer zu handeln – das ist sehr, sehr wichtig.“
Ein wichtiges Element, das in klassischer Projektmanagement-Ausbildung und -Weiterbildung fehlt… Im Projektmanagement braucht es sehr viel emotionale Intelligenz.
Die Beziehungs- und Einflusslücke: Projektmanager:innen müssen verkaufen, nicht nur verwalten
Früher reichte Prozesskompetenz aus, um sich als PM abzuheben. Heute tut sie das nicht mehr. Michael Gold argumentiert: „Zu sagen, man sei als Projektmanager prozessorientiert, ist bedeutungslos, denn wer ist durch KI nicht prozessorientiert? Daher gilt der Fokus umso mehr den menschlichen Aspekten, dem Beziehungsmanagement, dem Stakeholder-Management, Überzeugungskraft, Kommunikationsfähigkeiten. KI kann diese persönliche Eins-zu-Eins-Interaktion nicht ersetzen. Dinge, die man früher negativ mit Vertriebler:innen assoziierte, gewinne ich aus der Projektmanagement-Perspektive immer mehr an Bedeutung.“
KI kann diese Eins-zu-Eins-Interaktion zwischen Menschen nicht ersetzen. Die Dinge, die früher vertriebsspezifisch waren und Verkäufern einen negativen Beigeschmack gegeben haben, werden aus Sicht des Projektmanagements langsam immer wichtiger.
Mit anderen Worten: Die Fähigkeiten, die wir früher mit Vertriebsmitarbeitern verbunden haben – Selbstbewusstsein, Überzeugungskraft, die Fähigkeit, die Stimmung im Raum zu erkennen – werden rasch zu den Kernkompetenzen von Projektmanager:innen. Pam Butkowski baut das bereits in den Entwicklungsplan ihres Teams ein. „In diesem Jahr konzentrieren wir uns auf einige Dinge, die KI ehrlich gesagt nie leisten kann, in denen unser Team dagegen hervorragend ist. Also werden wir unseren Fokus auf Strategien zur Konfliktlösung, auf Verhandlungstraining, auf das Priorisieren und Einteilen von Projekten legen – und zwar nicht nur aus der rein datenorientierten Perspektive, sondern auch: ‚Wie kann ich mein Bauchgefühl einsetzen, um zu erkennen, was hier eigentlich los ist?‘“ Der Instinkt, die Intuition und die zwischenmenschliche Wendigkeit, die sich aus jahrelanger Arbeit mit Menschen ergibt – das ist es, was keine Maschine je nachbilden kann.
In diesem Jahr konzentrieren wir uns auf einige Dinge, die KI nie können wird, in denen unser Team dagegen glänzt – Strategien zur Konfliktlösung, Verhandlungstraining, Einteilung von Projekten usw.
Die Betrachtungslücke: Rigidität im Denken in einer grauen Welt
Mehrere Expert:innen weisen auf etwas Tiefergehendes als nur eine Lücke bei den Fähigkeiten hin – eine Lücke in der Denkweise von PMs. Oliver F. Lehmann spricht es ganz offen an als eine „Mindset-Lücke“ und beschreibt: „Wir haben zugelassen, dass uns manche Menschen in dieses Schwarz-Weiß-Denken gedrängt haben, während ich denke, dass wir viele Grautöne haben. Es ist eben nicht einfach nur eine Lücke bei den Fähigkeiten. Es ist ein großes Loch ... es ist eine Mindset-Lücke.“
Diese schwarz-weiße Starrheit zeigt sich häufig in Methodik-Streitigkeiten – PMs, die dogmatisch agil oder strikt Wasserfall-orientiert sind und nicht in der Lage, ihren Ansatz an die tatsächlichen Anforderungen eines Projekts anzupassen. Er führt weiter aus: „Die [richtige] Denkweise wäre die situative Denkweise. Das Verständnis, dass ein und dieselbe Praxis, dieselbe Methode, die in einem Moment hilfreich sein kann, in einem anderen sehr schädlich sein kann. Wir müssen das auf die jeweiligen Erfordernisse anpassen.“
Wir haben zugelassen, dass uns manche Menschen in dieses Schwarz-Weiß-Denken gedrängt haben, während ich denke, dass wir viele Grautöne haben. Es ist eben nicht einfach nur eine Lücke bei den Fähigkeiten. Es ist ein großes Loch … es ist eine Mindset-Lücke.
Die effektivsten Projektmanager:innen sind keine Ideolog:innen. Sie lesen die jeweilige Situation und reagieren entsprechend. Die Fähigkeit, sich im Graubereich wohlzufühlen und widersprüchliche Rahmenbedingungen auszuhalten, ohne sich auf eine Seite zu schlagen, ist eine Form beruflicher Reife, die viele PMs – selbst erfahrene – noch nicht erreicht haben.
Die KI- & Weiterbildungs-Lücke: Widerstand gegen Veränderung und Verlust von Fachwissen
Keine Diskussion über Kompetenzlücken im Projektmanagement wäre vollständig, ohne auf KI einzugehen. Die Herausforderung ist hier zweigleisig.
Das Erste ist simpler Widerstand. Varun Anand beschreibt die Frustration, PMs dabei zuzusehen, wie sie sich weigern, sich einzubringen: „Ich habe immer wieder laut gerufen: ‚Lernt KI, lernt KI ... habt ihr euch weitergebildet? Habt ihr etwas gelernt?‘ Manche Leute sind offen dafür, manche nicht. Weil sie denken: ‚Ich will mich nicht ändern.‘“ Starrheit angesichts einer Technologie, die den Beruf grundlegend verändert, ist nicht nur eine verpasste Chance – es ist ein Karriererisiko.
Ich habe immer wieder laut gerufen: ‘Lernt KI, lernt KI … habt ihr euch weitergebildet? Habt ihr etwas gelernt?’ Manche Leute sind offen dafür, manche nicht.
Doch die zweite Richtung ist subtiler und langfristig vielleicht sogar besorgniserregender. Markus Kopko warnt: „Was die meisten noch nicht erkannt haben, ist, dass man Experte in seiner Domäne sein muss, um gute Ergebnisse aus KI zu erhalten ... Das Problem, das in naher Zukunft auf uns zukommen könnte, ist, dass wenn die jüngeren Menschen dieses Wissen nicht mehr erwerben und so über die Zeit zu Experten werden, wie sollen sie in Zukunft die Ergebnisse der KI einschätzen und bewerten können?“ Ein PM, der sich auf KI verlässt, ohne zuvor grundlegende Fachkenntnisse aufzubauen, produziert vielleicht schneller Arbeit – aber nicht unbedingt bessere. Und womöglich merkt er nie den Unterschied.
Was die meisten noch nicht erkannt haben, ist, dass man Experte in seiner Domäne sein muss, um gute Ergebnisse aus KI zu erhalten.
Fazit: Die Lücken sind menschlich, nicht technisch
Der rote Faden in all diesen Gesprächen ist nicht zu übersehen. Die entscheidenden Lücken – also jene, die gute PMs von wirklich wertvollen unterscheidet – betreffen nicht Tools, Vorlagen oder Zertifikate. Es geht um strategisches Denken, emotionale Intelligenz, unternehmerisches Verständnis, Anpassungsfähigkeit und die Bereitschaft, sich stetig weiterzuentwickeln.
Die PMs, die in den kommenden Jahren erfolgreich sein werden, sind diejenigen, die verstehen, dass ihr Job nicht im bloßen Abschließen von Projekten besteht. Sie müssen Ergebnisse liefern, Vertrauen aufbauen, Entscheidungen beeinflussen und zum Erfolg ihrer Organisation beitragen. Das erfordert eine grundsätzlich andere Haltung als nur Boxen abzuhaken – und beginnt damit, ehrlich zu hinterfragen, wo die eigenen Lücken wirklich liegen.
