Forschung & Entwicklungszeiterfassung, die wirklich funktioniert.

actiTIME ist eine Zeiterfassungssoftware für Projekte, die Stunden mit Projektergebnissen verknüpft und Teams die nötige Transparenz bietet, um Projekte termingerecht und im Budget durchzuführen – statt Überziehungen erst im Nachhinein zu bemerken.

Zeiterfassung leistet mehr Arbeit, als viele denken

Die meisten Probleme im F&E-Projektmanagement wirken auf den ersten Blick wie Methodenprobleme: Schätzungen, die danebenliegen, Pläne, die still und heimlich von der Realität abweichen, Retrospektiven, die zu Gedächtnisübungen werden. Intuitiv greift man zu einem anderen Framework oder probiert eine neue Zeremonie – und manchmal ist das auch richtig.

Häufiger jedoch handelt es sich um ein Datenproblem: Dem Team fehlt einfach eine konsistente und detaillierte Aufzeichnung darüber, wohin die Ingenieursstunden tatsächlich geflossen sind. Ohne diese Aufzeichnungen ist die nächste Schätzung zwangsläufig ein Ratespiel, der Statusbericht des aktuellen Projekts wird zur höflichen Fiktion und die Retrospektive verkommt zum Wettstreit aus Slack-Threads und Erinnerungslücken.

actiTIME ist im Kern ein Zeiterfassungssystem, bei dem die Nutzer jede Woche Stunden auf Projekte, Aufgaben und Arbeitsarten buchen. Die PM-Funktionalitäten rundherum (Aufgabenzuordnung, Fristen, Kanban, benutzerdefinierte Felder) sind vorhanden, weil sie für eine sinnvolle Zeiterfassung notwendig sind. Die grundlegende Disziplin ist die Zeiterfassung selbst. Im weiteren Verlauf dieses Beitrags geht es darum, welchen Mehrwert ein F&E-Projektmanager daraus zieht, wenn das Team diesen Teil gut umsetzt.

Schätzungen, die sich an Ihren tatsächlichen Erfahrungswerten ausrichten

F&E-Projektmanager verbringen viel Zeit damit, Schätzungen zu verteidigen, von denen alle wissen, dass sie eigentlich nicht haltbar sind. Die erste Schätzung für ein forschungsgetriebenes Projekt ist immer falsch, das weiß das Team, das weiß der Stakeholder – aber irgendjemand muss für die Budgetdiskussion eine Zahl liefern.

Der Ausweg besteht nicht im besseren Raten, sondern darin, ausreichend detaillierte Zeitdaten aus abgeschlossenen Projekten zu sammeln, damit neue Schätzungen auf Basis realer Ergebnisse vergleichbarer Arbeit kalibriert werden können. Das verlangt eine Aufzeichnung in ausreichend hoher Auflösung: Designstunden, Entwicklungsstunden, QA-Stunden, PM-Stunden – getrennt nach Bereichen. Außerdem braucht es einen Bericht, der frühere Schätzungen neben die damaligen Ist-Werte setzt, sodass der PM daraus lernen kann, statt sie abzulegen.

Der Chief Engineer von InterTalk Critical Information Systems beschreibt, wie sich dadurch das Schätzgespräch verändert:

„Wenn wir ein neues Projekt budgetieren wollen, können wir in actiTIME die historischen Daten einsehen. Wie viel Zeit haben wir für Design, Entwicklung, Qualitätssicherung oder Projektmanagement in früheren Projekten aufgewendet? Dann versuchen wir vorherzusagen, wie viel Zeit wir für das künftige Projekt einplanen müssen.“

Der VP of Finance von InterTalk führt diesen Gedanken im Hinblick auf die Personaleinsatzplanung weiter aus: 

„Zeitabschätzungen ermöglichen es uns, Produktivitätsmuster in den verschiedenen Abteilungen zu erkennen und viel verlässlicher zu sagen, dass ein Team 1.500 Stunden benötigt und ein anderes für seine Aufgabe vielleicht nur 400 Stunden. Jetzt können wir diese Muster erkennen und sie auf unsere externen Gebühren anwenden.“

Der „Geschätzte vs. Tatsächliche Zeit“-Bericht von actiTIME eröffnet diese Vergleiche auf Aufgaben-, Projekt- und Kundenebene und macht die Zeithistorie projektübergreifend abfragbar. Neue Schätzungen orientieren sich so an realen Zahlen aus echter Vorarbeit – nicht am Bauchgefühl.

Echtzeit-Transparenz darüber, wohin die Stunden tatsächlich fließen

Prozentualer Fortschritt ist eine nützliche Idee, solange der Umfang feststeht. Im F&E-Kontext, wo sich der Umfang ständig verändert, verliert sie jedoch schnell ihren Wert. Was bedeutet „70% abgeschlossen“ eigentlich für eine Forschungsrichtung, die in diesem Quartal schon zweimal den Kurs gewechselt hat?

Im F&E-Bereich zählt nicht der Fortschritt gegenüber gefrorenem Scope, sondern die erfassten Stunden im Vergleich zur aktuellen Schätzung – in Echtzeit und mit der Möglichkeit, die Schätzung nachzuschärfen, sobald die Arbeit klarer wird. Das ist ein Output aus der Zeiterfassung, nicht nur ein Feature im Projektmanagement-Dashboard.

actiTIME führt für jedes Projekt drei Budgetklassen: Zeit, Kosten und Abrechnung. Alle drei aktualisieren sich, sobald neue Stunden erfasst werden, und bieten konfigurierbare Benachrichtigungsgrenzen. So erfährt der PM von Projektabweichungen, solange noch Zeit für Gegenmaßnahmen bleibt. Im Bericht „Kosten der Arbeit“ werden gebuchte Stunden über die individuellen Gehälter mit den tatsächlichen Ausgaben verrechnet, sodass ein Ingenieur, der auf drei Projekten arbeitet, auch genau dort Kosten verursacht, wo er seine Zeit investiert – und nicht einfach alles über den Durchschnittswert verteilt wird.

Team.

Für F&E-Teams, die eine Mischung aus intern finanzierter Forschung und kundenfinanzierter Entwicklung betreiben, wird die Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Arbeiten auf der Ebene des Arbeitstyps festgelegt. Das Finanzbild bleibt sauber, auch wenn Ingenieure in derselben Woche zwischen finanzierten und nicht finanzierten Aufgabenfeldern wechseln.