Was ist ein Machbarkeitsnachweis & wie schreibt man ihn in 6 Schritten
Ein Machbarkeitsnachweis ermöglicht es Teams, ein Problem zu lösen oder eine Möglichkeit in kleinem Umfang zu untersuchen, bevor sie erhebliche Zeit und Ressourcen in ein großes Projekt investieren. Durch die Durchführung eines Machbarkeitsnachweises können Sie Fehler machen, Schwachstellen erkennen und bewährte Verfahren entwickeln, ohne größere Risiken in der realen Welt einzugehen.
Meiner Erfahrung nach kann ein Machbarkeitsnachweis (manchmal auch Pilotprojekt genannt) oft den Unterschied zwischen einer erfolglosen Leitung eines Projekts und der erfolgreichen Umsetzung eines effizienten und effektiven Plans ausmachen. In diesem Artikel teile ich einige meiner Geheimnisse für eine erfolgreiche Projektdurchführung und konzentriere mich dabei auf die Durchführung kleiner Machbarkeitsnachweise, Pilotprojekte und Experimente.
Was ist ein Machbarkeitsnachweis?
Ein Machbarkeitsnachweis (POC) ist eine Reihe von Aktivitäten, die darauf abzielen, die potenzielle Wirksamkeit eines Projekts, einer Veränderung, einer Geschäftsidee oder einer Produktidee in einem frühen Stadium zu demonstrieren. Er kann dabei helfen, den potenziellen Erfolg eines Projekts zu validieren, insbesondere in Fällen, in denen etwas Neues oder Unbekanntes versucht wird, etwa bei der Entwicklung neuer Produkte, Technologien und Dienstleistungen oder bei der Änderung von Prozessen.
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Im Wesentlichen beweist der POC, dass ein Projekt in kleinem Umfang funktionieren kann, und liefert eine kleine Datenbasis, die Projektleiter anschließend nutzen können, um ihr Projektschema weiterzuentwickeln und die Erfolgswahrscheinlichkeit des Projekts in größerem Umfang zu erhöhen.
Welchen Zweck hat ein Machbarkeitsnachweis?
Die Durchführung eines POC unterstützt den langfristigen Projekterfolg, indem Probleme frühzeitig erkannt werden. Dadurch werden Risiken bei der vollständigen Umsetzung minimiert und möglicherweise sogar Kosten gesenkt. Außerdem kann er dazu beitragen, das Engagement und Vertrauen der Interessengruppen zu stärken, da diese die Idee zunächst in kleinerem Umfang funktionieren sehen konnten, bevor sie einer Umsetzung in großem Maßstab zustimmen.
Für Projektmanager kann der Abschluss eines Machbarkeitsnachweises auch die weiteren Projektphasen erheblich unterstützen, da POCs eine projektspezifische Datenerfassung und Erprobung ermöglichen. So können sie die Stärken und Schwächen des Projekts kennenlernen, bevor sie in ein Projekt in großem Maßstab investieren.
So erstellen Sie einen Machbarkeitsnachweis
Machbarkeitsnachweise können innerhalb eines bestehenden Projekts durchgeführt werden oder je nach bisherigem Entwicklungsstand des Konzepts als eigenständiges Projekt bestehen.
Unabhängig davon sollten Sie bei der Planung und Durchführung eines Machbarkeitsnachweises die folgenden Schritte befolgen, um mit der Erstellung eines effektiven POC-Prozesses zu beginnen!
1. Identifizieren Sie das Problem oder die Möglichkeit
Der erste Schritt bei der Planung eines Machbarkeitsnachweises besteht darin, zu ermitteln, was Sie ausprobieren oder testen möchten. Erstellen Sie die ersten Grundlagen eines Projektplans, einschließlich Projektumfang, Zeitplan und Kosten.
Zu Beginn dieses Schritts erstelle ich gerne eine vollständige Projektcharta oder ein Übersichtsdokument, das ich mit allen Personen teile, die mit dem Projekt und dem POC in Verbindung stehen oder daran arbeiten werden. Denken Sie daran: Nur weil ein POC kleiner ist als eine vollständige Umsetzung, bedeutet das nicht, dass die Beteiligten keine umfassende Kommunikation darüber benötigen.
2. Definieren Sie Erfolgskriterien für den POC
Sobald Sie das zu lösende Problem und einen Ansatz haben, den Sie testen möchten, ist es entscheidend, Erfolgskriterien für den POC zu definieren. Die Definition von Erfolgskriterien hilft allen Beteiligten zu verstehen, was Sie erreichen möchten und wann, da die Kennzahlen für einen erfolgreichen Machbarkeitsnachweis in den Erfolgskriterien festgelegt sind.
Erfolgskriterien können sowohl erfahrungsbezogen als auch ergebnisorientiert sein. Ihre Erfolgskriterien könnten beispielsweise beinhalten, festzustellen, ob ein neuer Prozess in kleinem Umfang funktionieren kann, oder einfach darin bestehen, fünf wichtige Erkenntnisse aus der Erfahrung zu sammeln, um die nächsten Schritte bei der Projektentwicklung festzulegen.
3. Erstellen Sie einen Plan zur Implementierung und Durchführung des POC
Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, was Sie erreichen möchten und wie der Erfolg des POC gemessen wird, ist es an der Zeit, einen Plan zu erstellen, der die zu testende Möglichkeit widerspiegelt und darauf ausgerichtet ist, die im vorherigen Schritt festgelegten Erfolgskriterien zu erreichen. Wenn Sie Hilfe beim Erstellen Ihres Plans benötigen, stehen Ihnen zahlreiche Werkzeuge für die Projektplanung zur Verfügung, mit denen Sie einen effizienten Arbeitsablauf erstellen können.
Der Plan für die Implementierung und Durchführung muss zeitlich begrenzt sein und eine repräsentative Stichprobe oder einen Test für das darstellen, was in größerem Maßstab implementiert werden könnte, um das identifizierte Problem oder die identifizierte Chance anzugehen.
4. Ermitteln Sie die benötigten Ressourcen
Sobald Ihr Plan feststeht, müssen Sie die erforderlichen Ressourcen zusammenstellen. Arbeiten Sie mit den wichtigsten Mitgliedern Ihres Projektteams zusammen, um herauszufinden, wer beteiligt sein muss. Arbeiten Sie anschließend mit den verschiedenen Ressourcenverantwortlichen, Entwicklungsteams und anderen Personen in Ihrer Organisation zusammen, um die Genehmigung für die Beteiligung dieser Personen zu erhalten.
Wenn ich mit Führungskräften spreche, geht es oft darum, eine neue Idee zu testen, herauszufinden, ob etwas funktionieren wird, und ihnen oder einer Person aus ihrem Team die Möglichkeit zu geben, sicherzustellen, dass die Lösung für ihren Teil der Organisation funktioniert. Außerdem habe ich festgestellt, dass es einfacher ist, Zusagen von Führungskräften in einer Organisation zu erhalten, wenn die Anfrage zeitlich begrenzt und konkret ist.
5. Führen Sie das Experiment durch und sammeln Sie Feedback!
Der nächste Schritt auf Ihrer POC-Reise besteht darin, das Experiment durchzuführen! Achten Sie genau auf alles, sobald es beginnt. Denken Sie daran: Dies ist ein Test. Alles, was Sie dabei beobachten, korrigieren, anstoßen oder unterstützen, sollte daher in einer Vorlage für gewonnene Erkenntnisse festgehalten werden, damit Ihnen möglichst viele Daten zur Verfügung stehen, die Sie auf die vollständige Implementierung anwenden können.
Wenn der POC endet, feiern Sie die Beteiligung aller Ressourcen und Teams, während Sie Nutzerfeedback und gewonnene Erkenntnisse sammeln, die in Ihre Ergebnisse und Ihren Projektplan für die groß angelegte Implementierung des fertigen Produkts einfließen sollen.
6. Teilen Sie Ihre Ergebnisse
Sobald Ihr POC abgeschlossen ist und das Feedback gesammelt und geordnet wurde, ist es schließlich an der Zeit, die Ergebnisse Ihres POC-Experiments mit Projektbeteiligten, Sponsoren und interessierten Parteien zu teilen. Ich empfehle, sowohl schriftlich als auch in Besprechungen zu kommunizieren, damit Ihre Informationen die Personen erreichen, die sie benötigen, und zwar auf eine Weise, die ihr Verständnis maximiert.
Teilen Sie mit, welches Problem Sie zu lösen versucht haben, wie Sie dabei vorgegangen sind, welche Ressourcen Sie einbezogen haben, welche Erfolgskriterien für das Experiment galten, wie das Experiment verlaufen ist und welche Erkenntnisse Sie daraus gewonnen haben.
Beispiele für Machbarkeitsnachweise
Hier sind einige Beispiele dafür, wie Machbarkeitsnachweise in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden.
1. Softwareentwicklung
Machbarkeitsnachweise sind in den MINT-Fächern außerordentlich verbreitet. In der Softwareentwicklung werden Machbarkeitsnachweise eingesetzt, um den Bedarf an neuen Systemen oder Dienstleistungen zu bestätigen.
Neue Software-Start-ups erstellen häufig eine Vorabversion ihrer App, damit eine ausgewählte Gruppe sie ausprobieren und Feedback geben kann – das ist ein Machbarkeitsnachweis!
2. Produktentwicklung
In der Produktentwicklung können Machbarkeitsnachweise beispielsweise das Testen eines neuen Materials für Bekleidung umfassen.
Nike ist für seine verschiedenen Machbarkeitsnachweise im Laufe der Jahre bekannt, angefangen beim berühmten Laufschuh mit Waffelsohle bis hin zur Entwicklung neuer Materialien wie Flyknit und sogar zur Integration von Laufschuhsohlen mit Prothesenbeinen für Läufer.
3. Fernsehproduktion
In der Fernsehproduktion erstellen Fernsehserien häufig zunächst eine Pilotfolge, um Feedback zu erhalten und zu bestätigen, dass Konzept, Schauspieler und Themen für die Zuschauer relevant und wichtig sind.
Diese Pilotfolgen werden häufig zur ersten Folge der Serie. Das ist oft der Grund dafür, dass manche Pilot- oder ersten Folgen so anders wirken als die folgenden Episoden; einige haben sogar andere Figuren oder Schauspieler!
4. Pharmazeutische Industrie
In der pharmazeutischen Entwicklung werden Machbarkeitsnachweise durch Pilotstudien und verschiedene Phasen klinischer Arzneimittelprüfungen durchgeführt. Diese Prozesse liefern den Arzneimittelentwicklern Feedback und helfen ihnen dabei, ein sichereres und wirksameres Arzneimittel für die breite Bevölkerung zu entwickeln!
5. Prozessänderung
Eines meiner Lieblingsbeispiele für die Durchführung eines Machbarkeitsnachweises für eine Prozessänderung war ein Projekt, das ich bei einem großen Softwareunternehmen leitete. Wir haben 2020 und 2021 die Einstellung neuer Mitarbeiter verstärkt und mussten die Art und Weise, wie wir das Onboarding durchführten, vollständig ändern.
Anstatt alles auf einmal umzustellen, stellten wir ein kleines Team zusammen, das einen Machbarkeitsnachweis definieren und entwickeln sollte – einen neuen Prozess, der bei einigen ausgewählten neuen Mitarbeitern eingesetzt wurde. Die Erkenntnisse, die wir gewannen, waren so unglaublich wertvoll, dass wir unsere Denkweise über den Prozess vollständig ändern konnten. Dies führte langfristig zu einem deutlich besseren Ergebnis, das nachhaltiger und stärker automatisiert war und bessere Resultate lieferte.
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Machbarkeitsnachweis im Vergleich zum Wertnachweis
Während ein Machbarkeitsnachweis die Umsetzbarkeit eines Konzepts, einer Projektidee oder einer Änderung aufzeigen soll, geht ein Wertnachweis noch weiter und quantifiziert die Auswirkungen und Vorteile der vorgeschlagenen Lösung.
Bei einem Wertnachweis wird nicht nur die Umsetzbarkeit geprüft, sondern auch der Wert der Änderung gemessen, wodurch eine quantitative Analyse der beabsichtigten Projektergebnisse ermöglicht wird.
Vergleichen wir beide:
| Machbarkeitsnachweis | Wertnachweis |
|---|---|
| Funktioniert es? | Erzeugt es einen Mehrwert? Wenn ja, wie viel? |
Machbarkeitsnachweis im Vergleich zum Prototyp
Prototypen sind frühe physische oder digitale Iterationen, Versionen oder Darstellungen einer möglichen Lösung oder eines möglichen Werkzeugs. Prototypen finden sich häufig in der Softwareentwicklung, wo sie auch als Drahtmodelle bezeichnet werden, oder im Produktentwicklungsprozess.
Ähnlich wie ein Machbarkeitsnachweis versucht ein schneller Prototyp zu zeigen, wie etwas funktionieren könnte, muss aber in einem Test nicht tatsächlich funktionieren. Prototypen kommen am häufigsten bei der Entwicklung von Produkten zum Einsatz, sowohl bei physischen als auch bei digitalen Produkten.
Im Gegensatz dazu ist ein Machbarkeitsnachweis eine umfangreichere Initiative als ein Prototyp und soll die Tragfähigkeit des Projekts oder der Änderung aufzeigen.
| Machbarkeitsnachweis | Prototyp |
|---|---|
| Funktioniert es? | Wie könnte dieser Teil funktionieren? |
| Wie könnte dieser Teil aussehen? |
Mit Ihrem POC beginnen
Wenn Sie mit der Planung Ihres Machbarkeitsnachweises beginnen, sollten Sie die Grundlagen des Projektmanagements – Planung, Kommunikation, Dokumentation und Zusammenarbeit – nicht vergessen. Projektmanagementsoftware kann dabei helfen, diese Bereiche zu organisieren, während der POC voranschreitet.
Viele der Grundsätze des umfassenden Projektmanagements gelten auch für einen POC, lediglich in kleinerem Umfang und hoffentlich innerhalb eines kürzeren Zeitraums.
