So erstellen Sie ein PM-Portfolio für Ihren Lebenslauf: 5-Schritte-Anleitung
Wenn Sie sich fragen, wie Sie Ihre Bewerbung aus der Masse hervorheben können, zeigt Ihnen dieser Artikel, wie Sie ein Projektmanagement-Portfolio erstellen – eine Möglichkeit, Ihre einzigartigen Erfahrungen im Projektmanagement über die Grenzen Ihres Projektmanager-Lebenslaufs oder Lebenslaufs hinaus zu präsentieren.
5 Schritte zur Erstellung eines Projektmanagement-Portfolios
Ein professionelles Portfolio ist eine der einfachsten und schnellsten Möglichkeiten, Personalverantwortlichen die Fähigkeiten zu zeigen, die Sie mitbringen. Sie müssen nicht einmal neue Inhalte erstellen. Sie stellen einfach Dinge heraus, die Sie bereits erreicht haben!
Trotz der bekannten Vorteile eines Projektmanager-Portfolios ist es erstaunlich, dass nicht jeder eines besitzt oder dass Unternehmen Bewerber nicht häufiger auffordern, ein Portfolio einzureichen. Vielleicht herrscht der Glaube vor, Portfolios seien nur für Designer, Kunstschaffende oder Pädagogen relevant. Aber wie erstellt man überhaupt ein Portfolio, das nur aus Worten und Zahlen besteht?
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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein digitales Portfolio erstellen, das Sie Ihrer Bewerbung beilegen können. Einerseits ist das Zusammenstellen eines Portfolios einfach, weil Sie nur Dinge sammeln, die Sie schon gemacht haben! Andererseits ist es schwierig, weil man noch einmal Revue passieren lassen muss, was man getan hat.
Schritt 0: Erzählen Sie die Geschichte von Anfang an
Im Idealfall gehen Sie jedes Ihrer Projekte von Beginn an mit einer Story heran. Einige Vorschläge dazu:
- Führen Sie eine fortlaufende Datei mit den Projektzielen, Teamgröße, Zeitplan und Budget
- Bitten Sie um Erlaubnis, Projektvisualisierungen und -artefakte zu verwenden, und schwärzen Sie gegebenenfalls vertrauliche Inhalte
- Behalten Sie die Geschäftsmessgrößen im Blick, die Sie und Ihr Team verfolgen, um die Auswirkungen Ihres Projekts zu belegen.
Stellen Sie sich vor, Sie erklären das Projekt einem Freund. Überlegen Sie, welche Dinge Sie benötigen würden, um das tun zu können, und versuchen Sie, diese Informationen schon während der Durchführung zu erfassen. Das macht die spätere Aufarbeitung viel, viel leichter!
Schritt 1: Sammeln, Kuratieren und Kategorisieren
Egal, ob Sie das Glück haben, auf Dokumentationen zurückzugreifen, die Sie während der Arbeit erstellt haben, oder ob Sie Details aus dem Gedächtnis rekonstruieren müssen – Sie sollten Ihre Unterlagen zusammenstellen.
- Sammeln Sie die wichtigsten Details, die Sie haben, und kuratieren und kategorisieren Sie sie.
- Falls hilfreich, machen Sie dies gleichzeitig für alle Projekte, die Sie in Ihr Portfolio aufnehmen möchten, damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie Sie diese Geschichten konsistent präsentieren können.
Schritt 2: Priorisieren und Organisieren
Sie können Ihre Projekte auf verschiedene Weise organisieren, z. B. nach Datum, Relevanz für die angestrebte Stelle oder nach Projektgröße. Entscheiden Sie, welche relevanten Informationen Sie über jedes Projekt vermitteln möchten, je nachdem, welche Anforderungen die gewünschte Position hat.
Schritt 3: Wählen Sie ein Format
Sie können beim Erstellen Ihres Projektmanagement-Portfolios aus mehreren Formaten wählen. Bedenken Sie jedoch, dass viele Unternehmen automatisierte Bewerbersoftware verwenden, um Bewerbungen vorzuselektieren. Die enthaltenen Schlüsselbegriffe aus der Stellenbeschreibung helfen Ihrer Bewerbung nicht weiter, wenn das von Ihnen eingereichte Format vom Computer nicht ausgelesen werden kann.
Aus diesem Grund betrachte ich ein Projektmanagement-Portfolio oft als ergänzendes Artefakt, um Ihre ohnehin schon überzeugende Bewerbung zu verstärken.
Mögliche Formate für Projektmanagement-Portfolios sind:
| Format | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Präsentation / PDF mit anklickbaren Links | Enthält Dashboards und andere visuelle Darstellungen von Ergebnissen; Inhalte können an die angestrebte Rolle angepasst werden | Statisches Format; Personalverantwortliche ignorieren oft Dateianhänge; Nicht für ein größeres Publikum skalierbar |
| Website | Wirkt professionell; Dynamisches Format; Die Wahrscheinlichkeit, dass Personalverantwortliche eine Website ansehen, ist höher als bei einem Dateianhang; Skalierbarkeit für ein breiteres Publikum | Kostenintensive Entwicklung und Pflege |
| LinkedIn-Profil | Erfordert wenig Design-Kenntnisse; Verantwortliche kennen das Format bereits; Skalierbar für ein größeres Publikum | Vorhersehbares Format limitiert Kreativität und lässt die Bewerbung weniger hervorstechen |
| Video | Hebt Ihre Persönlichkeit hervor, sodass Ihre Bewerbung heraussticht; Präsentiert Ihre Redefähigkeiten; Inhalte lassen sich an die angestrebte Rolle anpassen | Könnte Vorurteile im Auswahlprozess begünstigen; Nicht zwangsläufig für ein größeres Publikum skalierbar |
Schritt 4: Erstellen Sie Ihr Portfolio
Berücksichtigen Sie beim Aufbau Ihres Projektmanagement-Portfolios die geschäftlichen Auswirkungen der folgenden Kennzahlen:
- Wie viele Personen waren in Ihrem Team? Wie setzte sich das Team zusammen?
- Wie lange dauerte das Projekt?
- Wie hoch war das Budget?
- Was war das unternehmerische Ziel des Projekts? (z. B. Verbesserung der Konversionsraten, Verweildauer)
Scheuen Sie sich nicht, qualitative Daten zu verwenden, wenn Sie keine konkreten Zahlen haben. Um das Ausmaß deutlich zu machen, sind Prozentangaben in der Regel hilfreicher als genaue Werte.
Schritt 5: Feedback einholen
Holen Sie sich, wenn möglich, Rückmeldung von einem Mentor und/oder einer Führungskraft aus dem Recruiting, um Feedback zum Inhalt und zur Qualität Ihres Portfolios zu bekommen. Lassen Sie mindestens eine andere Person das fertige Produkt prüfen, um Rechtschreib-, Grammatik- und Formatierungsfehler sowie die Korrektheit Ihrer enthaltenen Links zu überprüfen.
Wie Sie typische Herausforderungen bei Projektmanagement-Portfolios meistern
Beim Aufbau Ihres Projektmanagement-Portfolios können Probleme auftreten. Hier finden Sie Lösungen zu den häufigsten Stolpersteinen.
Fehlende oder unvollständige Projektkennzahlen
Es ist schwierig, eine datengestützte Präsentation zu erstellen, die Personalverantwortliche begeistert, wenn Sie in einem Umfeld arbeiten, das entweder keine Datenbasis aufgebaut hat oder in dem die Sensibilität der Kundschaft es verbietet, Details preiszugeben. In solchen Situationen gilt:
- Teilen Sie qualitative Informationen, anstelle von quantitativen Daten, und stellen Sie den Einfluss in den Vordergrund, den Sie als Projektleiter hatten (z. B. relative Veränderungen, Nutzen für Endnutzer:innen).
- Fehlen Projektdetails, verweisen Sie auf allgemein nachvollziehbare Geschäftskennzahlen (etwa Umsatz, Klickrate, Anrufzeiten, Produktivitätsquoten).
Fehlende Projektvisualisierungen
Manchmal haben Sie an einem spannenden Projekt gearbeitet, aber keine bildlichen Ergebnisse, die zeigen, wie spannend das Projekt wirklich war. In diesem Fall können Sie Logos des Unternehmens, geschwärzte Versionen auslieferbarer Produkte oder Open-Source-Bilder (keine Stockfotos!) verwenden, um das Thema oder die Wirkung des Projekts zu vermitteln.
Ebenso können Sie, falls eine von Ihnen entwickelte Website nicht mehr online ist, stattdessen Screenshots von Arbeitsdateien verwenden, in der Wayback Machine nach archivierten Informationen suchen oder eine Infografik gestalten, mit der Sie die Projektergebnisse illustrieren.
Beispiele für Projektmanagement-Portfolios
Hier sind einige Beispiele für Projektmanager-Portfolios, die überzeugen:
4 Tipps für Ihr Projektmanagement-Portfolio
Hier einige Hinweise, die Sie beim Erstellen Ihres Projektmanagement-Portfolios berücksichtigen sollten.
1. Seien Sie professionell, aber bleiben Sie authentisch
Zählen Sie Ihre Erfolge auf – auf jeden Fall –, aber nutzen Sie das Portfolio auch, um Ihre Persönlichkeit zu zeigen. Ihre individuellen Eigenschaften können Sie von anderen Bewerber:innen abheben.
2. Investieren Sie in professionelle Dienstleistungen
Wenn Sie schon länger vor sich herschieben, eine Website zu gestalten, ein Layout für ein PDF zu erstellen oder Texte zu verfassen, sollten Sie jemanden engagieren, der das für Sie übernimmt. Ihr Portfolio sollte Ihren Erfolgen gerecht werden, und wenn Design nicht Ihre Stärke ist, sollten Sie sich davon nicht aufhalten lassen.
3. Denken Sie wie eine Führungskraft aus dem Recruiting
Überfliegen Sie Ihr Portfolio in 30 Sekunden und beurteilen Sie es aus Sicht einer Personalerin oder eines Personalers. Ist das Design ansprechend? Kommen die wichtigsten Punkte zur Geltung? Falls nicht, nehmen Sie Anpassungen vor, damit Ihre Leistungen richtig glänzen.
4. Lassen Sie das Drama nicht weg
Was hat Ihr Projekt besonders herausfordernd gemacht? Welche Hürden mussten Sie überwinden? Personalverantwortliche wollen Sie nicht in "Schönwetterprojekten" sehen, die reibungslos laufen. Sie möchten erleben, wie Sie reagieren, wenn alles aus dem Ruder läuft. Nutzen Sie Ihr Projektportfolio, um das Interesse zu wecken, damit man Sie zu einem Vorstellungsgespräch im Projektmanagement einlädt und Sie darüber ausfragen kann.
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