En begyndervejledning til software til styring af arbejdsgange
Hvis du er her, må det betyde, at du er nysgerrig efter at strømline processer i din organisation. Desuden leder du efter et værktøj, der kan hjælpe dig med det, så du endelig kan slippe af med alle de Excel-regneark, post-its og andre kreative måder, du indtil nu har udviklet til at holde styr på dine processer. Derfor undersøger vi sammen, hvad software til styring af arbejdsgange er, og nogle af fordelene ved det.
Men lige før vi begynder at besvare spørgsmålet om, hvad software til styring af arbejdsgange er, så lad os se på konteksten. Software til arbejdsgange er en stor ting i dag, og markedsværdien viser det (anslået til $10.5M USD). Dette marked forventes at vokse med næsten $14M USD i perioden fra 2023 til 2028.
Hvorfor vokser det? Primært fordi virksomheder har besluttet at lade robotterne vinde denne gang og har overgivet sig til automatiseringens kraft. Lad os nu begynde at tale om styring af arbejdsgange!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Med få ord er styring af arbejdsgange en iterativ proces, hvor kvaliteten af arbejdsgange optimeres. Klart som mudder? For at gøre det mere forståeligt begynder jeg med det grundlæggende og fortæller dig, hvad en arbejdsgang er.
Hvad er en arbejdsgang?
En arbejdsgang er en række trin, der repræsenterer den rækkefølge, som skal følges for at gennemføre en aktivitet. I modsætning til en forretningsproces, som er lineær, indeholder en arbejdsgang betinget logik, der træffer beslutninger undervejs, og som kan få arbejdsgangen til at følge forskellige veje.
Den traditionelle måde at repræsentere en arbejdsgang på er ved hjælp af et flowdiagram, og mange softwareværktøjer kan hjælpe dig med at oprette flotte diagrammer ud fra skabeloner eller fra bunden. Forventningen er, at du omdanner manuelle processer til forskellige arbejdsgange med gentagelige trin, som kan følges for at skabe forudsigelige resultater.
Eksempler på arbejdsgange er:
- Dokumenthåndtering eller godkendelse af markedsføringsmateriale
- Introduktion af medarbejdere
- Videresendelse af en rejseanmodning til godkendelse eller godkendelse af udgifter
Software til flowdiagrammer har typisk en brugervenlig grænseflade med træk-og-slip-funktionalitet, som giver dig mulighed for at opbygge tilpassede arbejdsgange i et miljø uden kodning. Derudover tilbyder det funktioner til samarbejde, så I kan skabe sammen i realtid. Desuden integreres software til procesarbejdsgange ofte med disse værktøjer, hvilket muliggør problemfri overgange fra visuel planlægning til udførelse og sporing i et samlet system. Disse processer involverer ofte kompleks dokumenthåndtering, hvilket gør implementering af et dokumenthåndteringssystem afgørende for strukturerede godkendelser, versionsstyring og sikkert samarbejde.
Nu er det vigtigt at bemærke, at arbejdsgange på grund af deres forgrenede veje kan blive komplekse, efterhånden som flere beslutninger og flere teammedlemmer bliver en del af arbejdsgangen. Det er netop denne kompleksitet, som styring af arbejdsgange forsøger at håndtere, ofte ved hjælp af software til styring af arbejdsgange i virksomheder, der kan håndtere indviklede processer, automatisere opgaver og sikre problemfrit samarbejde på tværs af store teams.
Hvad er styring af arbejdsgange?
Styring af arbejdsgange er en praksis, der omfatter kortlægning af dine arbejdsgange, sporing af dem og endelig optimering enten gennem integration eller automatisering eller begge dele.
Integrationer af arbejdsgange indebærer typisk, at forskellige apps forbindes, så de kan udveksle oplysninger. Disse integrationer kan konfigureres manuelt ved hjælp af en API, men også ved hjælp af tredjepartssoftware som Zapier.
Automatisering af arbejdsgange kræver en type software, der kaldes software til automatisering af arbejdsgange, som giver dig mulighed for at fastsætte forretningsregler, der styrer informationsstrømmen. Disse værktøjer til automatisering af arbejdsgange kan omdanne gentagelsesprægede opgaver til forudsigelige, automatiserede processer, der sparer dig tid og penge.
Styring af arbejdsgange er cyklisk, hvilket betyder, at hver gang du strømliner en arbejdsgang, kortlægger du den igen og begynder derefter at spore den, indtil din næste optimering. Det handler om konstant at stræbe efter forbedring. Et værktøj til styring af arbejdsgange hjælper dig med denne cykliske opgave.
Læs mere om de forskellige typer af styring af arbejdsgange her.
Hvad er software til workflowstyring?
Software til workflowstyring er et program, der typisk er en del af et projektstyringsværktøj og kan hjælpe dig med at styre teamets arbejdsgange. Du kan følge forskellige projektarbejdsgange ved hjælp af dashboards, oprette eller optimere arbejdsgange ved hjælp af visninger til opgavestyring såsom Kanban eller tidslinje, definere afhængigheder og identificere forbedringer.
Et system til styring af arbejdsgange findes normalt i tre varianter.
Typer af software til workflowstyring
Lokalt installeret
En lokalt installeret løsning betyder, at softwaren kører på din hardware, og at du selv bliver ansvarlig for vedligeholdelsen. Selvom denne mulighed giver sikkerhedsmæssige fordele, betyder det også, at du bruger flere penge, fordi du skal vedligeholde både software og hardware.
Skybaseret
Skybaseret software er den mest almindelige løsning i dag. Denne type implementering betyder, at du bruger leverandørens ressourcer, herunder hardware og skylager. Tænk på ethvert SaaS-værktøj, du bruger i øjeblikket, såsom et CRM-system, software til tidsregistrering, software til dokumentarbejdsgange eller software til dokumentstyring.
Hybrid
En hybrid implementering betyder, at du gemmer dine oplysninger forskellige steder afhængigt af din virksomheds drift og forretningsmål. Oplysninger, der er mere kritiske for din virksomhed, gemmes i din sky, mens mindre kritiske ressourcer gemmes hos leverandøren. Dette er en god mulighed for detaljerede tilladelser og adgangskontrol.
Almindelige funktioner i software til workflowstyring
Her er nogle af de vigtigste funktioner i software til workflowstyring.
- Opgavestyring. Uanset hvilken prisplan for workflowsoftwaren du vælger, indeholder det meste software til projektarbejdsgange funktioner til opgavestyring. Visninger til opgavestyring, såsom listevisninger, er almindeligt inkluderet i basisplaner og tilbyder felter, der kan tilpasses, så du kan følge de målepunkter, der betyder mest for dig.
- Procesautomatisering. Som vi nævnte, hjælper automatisering med at optimere arbejdsgange, primært ved at muliggøre automatisk udførelse af opgaver. En anden fordel ved procesautomatisering er, at den sender meddelelser til interessenter, når der er behov for menneskelig input. Du kan også se efter specifik software til procesautomatisering.
- Rapportering og analyse. Alle værktøjer til workflowstyring har et rapporteringsmodul. Det hjælper dig med at følge KPI'er og sikre, at dine arbejdsgange leverer som forventet. Rapportering kan også hjælpe dig med at identificere flaskehalse og se, hvornår du skal følge op.
- Integrationsmuligheder. Integrationer udvider dine arbejdsganges rækkevidde ved at forbinde flere apps og muliggøre udveksling af oplysninger mellem dem.
- Brugervenlig grænseflade. Husk, at arbejdsgange kan blive komplekse, efterhånden som flere variabler kommer i spil. Derfor fokuserer disse værktøjer på at give dig en god brugeroplevelse, så du ikke bliver distraheret af at lede efter ting i værktøjet. Microsoft Visio er et godt eksempel på dette.
Fordele ved software til workflowstyring
Fordelene ved software til workflowstyring omfatter:
- Øget produktivitet
- Forbedret samarbejde
- Strømlinede processer
- Større ansvarlighed og gennemsigtighed
Mange af disse fordele forstærkes, når du anvender bedste praksis for dokumentstyring, såsom sikker skylagring, adgangskontroller og politikker for opbevaring, især hvis dine arbejdsgange omfatter dokumentation med omfattende krav til overholdelse af regler.
Eksempler på førende software til workflowstyring
Her er nogle få værktøjer, der kan hjælpe dig med at administrere arbejdsgange. Hvis du ønsker flere oplysninger om et af værktøjerne på denne liste, kan du finde dem på vores liste over den bedste software til administration af arbejdsgange.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
