Kreativ ressourcestyring: En guide til bureauer & mere
Det er afgørende for kreative teams og bureauer at administrere ressourcerne godt, fordi det giver dem mulighed for at udføre mere af deres bedste arbejde og konsekvent fakturere flere timer.
Men det kan være lidt som at spille Tetris at få alle de bevægelige dele til at passe perfekt sammen, så ingen “sidder på bænken” eller har for mange toppe og dale i deres tidsplan.
Hvad er styring af kreative ressourcer?
Styring af kreative ressourcer er processen med at administrere dit kreative teams tidsplan og koordinere aktiviteter for at færdiggøre projektarbejde.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det indebærer at fastlægge, hvor mange timer hver person (eller ressource) har brug for hver uge, for at deres projekter kan blive færdige inden deadline, og om et teammedlem har for meget eller for lidt arbejde.
Når du har disse oplysninger, kan du balancere arbejdsbyrden. Det kan betyde, at du henter freelancere ind, hvis dine designere har for meget arbejde, fordeler arbejdet over flere uger eller flytter deadlines.
Dit kreative team bør have en arbejdsgang omkring ressourcestyring til både den kortsigtede og langsigtede prognoseproces. Det hjælper dig med bedre at forudsige fremtidige ressourcebehov og afgøre, hvornår og hvor meget nyt arbejde dit team kan påtage sig. Hvis dit bureau håndterer interne kampagner eller kundekampagner, bør du også overveje teammedlemmer, der administrerer kampagneværktøjer, såsom dem, der kører e-mailmarketingsoftware til bureauer, for at sikre, at du tildeler ressourcer på tværs af alle arbejdsområder.
Hvorfor er styring af kreative ressourcer vigtigt?
Styring af kreative ressourcer er vigtigt, fordi det:
- Giver dig mulighed for at optimere fortjeneste og tid: At have alle projektteamets medlemmer fuldt allokeret til fakturerbare timer og opgaver (hvis du udfører fakturerbart arbejde) er en god måde at maksimere fortjenesten på. Hvis du arbejder i et internt team, f.eks. et VFX-studie, der ikke fakturerer klienter eller kunder, giver ressourcestyring dig mulighed for at arbejde mere effektivt og maksimere din tid. Brug af ressourcestyring eller projektstyringssoftware til VFX hjælper med at undgå perioder uden opgaver og at betale teamet for at “sidde på bænken”.
- Forebygger overarbejde og udbrændthed: Kontinuerligt arbejde frem for perioder med overarbejde og for lidt arbejde hjælper med at forhindre, at teammedlemmer brænder ud (især bureauressourcer, som du kan holde øje med ved hjælp af ressourcestyringssoftware til bureauer). Planlægning i god tid er en god måde at forebygge dette på. Mens nogle mennesker måske foretrækker toppe og dale (ligesom mange freelancere og kontraktansatte ressourcer), foretrækker andre stabiliteten ved en forudsigelig tidsplan.
- Mindsker risikoen for afskedigelser eller hjemsendelser: Selvom dette ansvar aldrig bør ligge direkte hos projektlederen, bør projektlederen kunne hjælpe med prognoser og ressourceudnyttelse samt dele disse oplysninger med ledelsen eller forretningsudviklingsteamet. På den måde ved den person, der er ansvarlig for at booke eller igangsætte nye projekter, hvor ressourcehullerne er, og hvilken type arbejde der bør prioriteres for at holde udnyttelsen i balance.
- Forbedrer prognoserne: Konsekvent ressourcestyring fører på lang sigt til bedre prognoser for ressourcer. Hvis du holder regneark eller ressourcestyringssoftware opdateret, efterhånden som projekternes tidsplaner ændrer sig, bliver det lettere at forudsige fremtidige ressourcebehov. Det kan også hjælpe teammedlemmer med bedre at planlægge deres tidsplaner og undgå at lægge en ferie hen over en stor lancering!
- Forbedrer samarbejdet i teamet: Teammedlemmer med en afbalanceret arbejdsbyrde er med til at fremme et bedre teamsamarbejde. I nogle kreative bureauer opdeles teams i grupper, der arbejder sammen på projekter. Det betyder, at der bør være god tid til ordentlige overleveringer, eller at udviklere kan rådføre sig med designteamet tidligere i den kreative arbejdsgang for at identificere risici eller problemer. Denne type samarbejde er ikke mulig, når arbejdsbyrden ikke er afbalanceret.
- Hjælper med at styre kundernes forventninger: Hvis din kunde f.eks. underskriver en kontrakt og derefter finder ud af, at du ikke har de tilgængelige ressourcer til at starte projektet før om 6-8 uger, bliver kunden ikke glad. Ressourcestyringssoftware til kunder kan hjælpe ved at give indsigt i ressourcetilgængeligheden i realtid, så du kan fastsætte realistiske tidsplaner. Omvendt kan det stresse dit team at love en bestemt lanceringsdato uden de nødvendige ressourcer og føre til forhastet arbejde eller genveje for at overholde deadlines.
Hvordan adskiller ressourcestyring sig på kreative teams sammenlignet med andre brancher?
Selv om næsten alle teams har behov for at administrere ressourcer på et eller andet niveau, skal kreative teams administrere deres ressourcer effektivt. Det skyldes, at kreative ressourcer normalt har højt specialiserede kompetencer.
Hvis dit team for eksempel har tre grafiske designere, kan de alle have meget forskellige kompetencer. Du har måske en seniordesigner, der har omfattende uddannelse inden for brugeroplevelse, eller som kan sikre, at alle digitale designs er tilgængelige.
En anden designer på mellemniveau er måske bedre til logo- og branddesign, og din sidste designer er måske en mere junior designer, som med lidt vejledning fra en af de mere erfarne designere eller din kreative direktør kan hjælpe med at føre kreative koncepter ud i livet.
På grund af forskellene i kompetencer kan du ikke bare tilfældigt tildele en af disse designere til et nyt projekt. Når du overvejer kreative talenter, er det vigtigt at forstå, hvilke kompetencer projektet kræver, og tildele den rette person til den rette fase af arbejdet.
Dette kan være anderledes end med dit udviklingsteam, hvor der måske er forskelle i erfaring, men hvor flere udviklere bør kunne kode i det samme programmeringssprog og derfor være mere udskiftelige fra projekt til projekt.
Fem bedste praksisser for effektiv administration af kreative ressourcer
Her er fem bedste praksisser for administration af kreative ressourcer.
- Start med kapacitetsplanlægning: Få et overblik over, hvor meget tid hvert teammedlem har booket i forhold til, hvor meget tid der er til rådighed (det gøres bedst ved hjælp af en skabelon til kapacitetsplanlægning). Tag højde for ikke-fakturerbare ansvarsområder, planlagt PTO eller forpligtelser som faglig udvikling. Det giver dig et billede af, hvor meget af teamets tid der er til rådighed. Hvis du bruger underleverandører eller freelancere, skal du bede dem om at oplyse deres tilgængelighed hver uge eller måned, hvis du får brug for at lette presset, når teamet bliver overbelastet.
- Foretag ressourceallokering før projektstart: Når du planlægger nyt arbejde, skal du begynde at allokere ressourcer før projektstart og tage dig tid til at få alle på plads og opdateret, inden det egentlige arbejde begynder. Det kan hjælpe med at spare tid, når projektet først går i gang. For at allokere ressourcer skal du se på arbejdsbeskrivelsen og de nødvendige kompetencer. Designfasen for et nyt websted kan for eksempel have brug for UX-support, en designer og en udvikler til at påbegynde informationsarkitekturen og nogle wireframes med lav detaljeringsgrad.
Du kan rådføre dig med en indholdsekspert eller SEO-specialist for at skabe de bedste forudsætninger for succes i projektets senere faser. - Skab balance i arbejdsbelastningen: Hold øje med dine ressourcer, når projektets tidsplan og omfang ændrer sig. Lad os sige, at du havde planlagt, at din designer skulle arbejde på wireframes i en to ugers sprint, men at du modtog feedback fra interessenter, som ville forlænge perioden til fire uger. Hvis hun var fuldt booket med andet arbejde i den anden sprint, kan hun ikke gøre begge dele. For at balancere hendes arbejdsbelastning har du to muligheder. Du kan udskyde arbejdet i den anden sprint med to uger eller omfordele det. Spørgsmålet handler her om kompetencer. Nogle designere kan være udskiftelige, men hvis der er brug for en specialiseret kompetence, er det måske ikke muligt at flytte arbejdet til en anden designer.
- Analysér dataene: Se på tidligere resultater fra lignende projekter. Ligesom når vi estimerer nyt arbejde, kan vi se på data fra vores værktøjer til opgavestyring for at forstå, hvilke trin der skal tages, og hvor lang tid disse trin tog på lignende projekter. På den måde får vi et grundlag, som vi kan planlægge ud fra. Sørg for at justere for variationer i kompetencer og opgavernes kompleksitet, og gennemgå regelmæssigt tidsregistrering og udnyttelsesdata for at få værdifuld indsigt i ressourceudnyttelsen.
- Planlæg og kommunikér på forhånd: Selvom noget af det, vi har gennemgået her, virker intuitivt, er det ikke altid tilfældet. Ikke alle tænker over, hvordan projektets fremdrift (om man er foran eller bagud i forhold til tidsplanen) kan påvirke ressourceadministrationen eller endda projektplanlægningen for nye projekter. Ressourcemøder, hvor teamets aktuelle arbejdsbelastning og potentielle fremtidige arbejde drøftes, kan være en stor hjælp, når det handler om at identificere ressourcebehov og skabe balance i arbejdsbelastningen.
Softwareværktøjer til administration af kreative ressourcer
Der findes mange værktøjer til projektstyring i kreative bureauer, som også kan hjælpe med ressourceadministration.
Når du vælger software til ressourceadministration eller software til administration af kunderessourcer, skal du vælge et værktøj, der kan vise dig forskellige ressourceallokeringer og deres indvirkning på projektets tidsplan og omfang. På den måde sparer du den værdifulde tid og indsats, du ellers ville have brugt på at sammenligne dem manuelt.
Mange ressourceværktøjer er meget dataorienterede, og det er fantastisk, men det er helt anderledes, når man arbejder med kreative hjerner. Deres hjerner handler ikke om data, tal, logistik eller budgetter.
Hvis omkostningerne spiller en rolle, kan du også prøve et gratis ressourcestyringsværktøj for at komme i gang.
Hvis du er glad for din projektstyringssoftware, men den ikke har integreret ressourcestyring, kan du overveje at vælge et eller flere værktøjer med integrationer, der netop kan det. Vores foretrukne ressourcestyringsværktøjer til kreative projekter omfatter:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvis du leder efter software, der er udviklet til ressourcestyring inden for marketing, kan du prøve denne liste over ressourcestyringssoftware til marketing eller vores liste over værktøjer til ressourcestyring inden for medier.
Hvad nu?
Selvom denne artikel havde til formål at hjælpe dig med bedste praksis inden for kreativ ressourcestyring, er der mere at lære. Bliv en del af vores fællesskab for at læse mere om ressourcestyring fra andre praktiserende projektledere. Du får også adgang til mere end 100 skabeloner, prøver og eksempler på vigtig projektdokumentation som Gantt-diagrammer og ressourceplaner.
