Hvad er en arbejdsgang? Oversigt, eksempler & værktøjer
Arbejdsgange styrer arbejdet: Arbejdsgange gør det tydeligt for teams, hvilket arbejde der skal udføres, og hvornår det skal ske, og guider opgaver fra start til slut. De sikrer, at projektet skaber værdi for kunder eller interessenter gennem hele projektets livscyklus.
En arbejdsgangs anatomi: En arbejdsgang er en gentagelig række trin, der sikrer en ensartet udførelse af opgaver, reducerer fejl og forbedrer konsistensen, så selv de mest komplekse projekter bliver håndterbare og strukturerede.
Arbejdsgange er uløseligt forbundet med software: Håndtering af arbejdsgange kræver brug af software – det er den nemmeste måde at sikre, at teammedlemmer følger processerne, at ingen trin bliver overset, og at arbejdet fortsat bliver udført til tiden uden at ramme flaskehalse.
Uden arbejdsgange har du ingen måde at få arbejdet udført på, for slet ikke at tale om at levere det til en kunde eller interessent.
Arbejdsgange er den måde, du leverer værdi og resultater til en kunde eller interessent på – via en række manuelle eller automatiserede handlinger eller trin (eller en kombination af begge), der er sat sammen.
Hvad er en arbejdsgang inden for projektledelse?
En arbejdsgang er en gentagelig række trin eller aktiviteter, der er nødvendige for at fuldføre en opgave. Den kreative arbejdsgangsproces for et nyt websted kan for eksempel omfatte layoutdesign, kodning, test og lancering. Ved at bruge en arbejdsgang kan du holde projekter på rette spor og sikre, at opgaverne bliver udført så effektivt som muligt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Arbejdsgange visualiseres ofte i flowcharts, som enten viser de procestrin, hvert arbejdselement skal gennemgå for at blive betragtet som færdigt, eller hvordan processen ser ud på et mere overordnet niveau (dvs. faserne i processen for færdiggørelse af opgaver eller det samlede projekt).
Forveksl ikke arbejdsgangsdiagrammer og andre typer flowcharts med andre visualiseringsværktøjer til projektledelse:
- Gantt-diagrammer viser specifikke opgaver og aktiviteter, der skal gennemføres i løbet af projektet, hvornår de skal gennemføres, og hvem der arbejder på dem. Arbejdsgange er mere overordnede og fokuserer på faser eller stadier frem for individuelle opgaver.
- Kritiske stier viser projektets kortest mulige tidsplan baseret på varigheden af specifikke opgaver og deres afhængigheder. Arbejdsgange omfatter normalt ikke tidspunkter eller varigheder for forskellige stadier.
- PERT-diagrammer tager også specifikke opgaver og afhængigheder i betragtning, men de fokuserer på milepæle frem for specifikke aktiviteter. Dine arbejdsgange kan angive milepæle, men de tager ikke højde for afhængigheder (kun rækkefølgen af trin).
Arbejdsgangenes udvikling
Arbejdsgangenes oprindelse kan spores tilbage til Frederick Taylor og Henry Gantt, hvis arbejde omfattede anvendelsen af videnskabelige principper til at forbedre medarbejdernes produktivitet. Dette førte til en lang række nye idéer om, hvordan man kunne lede medarbejdere, organisere arbejdets flow og skabe mere produktive medarbejdere og teams.
Brugen af computere på kontorer gjorde det muligt at automatisere gentagne opgaver samt arbejdsgange og processer, og virksomhedssoftware som værktøjer til virksomhedsressourceplanlægning (ERP'er) og software til styring af kunderelationer (CRM'er) blev populære.
Arbejdsgange kan nu ikke adskilles fra de softwareværktøjer til arbejdsgangsstyring, der driver dem, og nyere fremskridt som integrationen af maskinlæring og kunstig intelligens til brug i projektledelsesapplikationer, skybaseret databehandling og -lagring samt software til procesanalyse giver organisationer mulighed for at finjustere og tilpasse deres processer for at finde de mest effektive og produktive arbejdsmetoder.
Eksempler på forskellige typer arbejdsgange
Eksempler på anvendelser af arbejdsgange og arbejdsgange, som du kan bruge som projektleder, omfatter:
- Modtagelse af en projektanmodning fra en projektsponsor og igangsættelse af projektet
- Definition af krav, udvikling af en løsning, der opfylder disse krav, test og lancering af et produkt eller en tjeneste
- Projektledelsens livscyklus: tænk på projektinitiering, planlægning, udførelse, overvågning og kontrol samt afslutning.
Du kan også oprette arbejdsgange, som dit team udfører, såsom arbejdsgange for kundeoplevelse og support, onboardingarbejdsgange, indkøbsarbejdsgange, arbejdsgange for forretningsdrift eller digitale arbejdsgange til oprettelse og godkendelse af digitale aktiver.
Her er et detaljeret eksempel på en arbejdsgang for levering af support.
- Klageren eller supportsagen registreres hos servicedeskanalytikeren.
- Der forsøges med en løsning. Hvis det lykkes, gå videre til trin syv.
- Hvis det ikke lykkes, tildeles sagen til den relevante servicedeskanalytiker til yderligere undersøgelse.
- Forsøg en anden løsning, og opdater og annotér sagen. Gentag efter behov.
- Udtøm servicedeskens viden, og eskalér sagen.
- Overvåg sagen sammen med eskaleringsteamet.
- Find en vellykket løsning, og informer kunden.
- Luk sagen.
Arbejdsgange kan dokumenteres og kommunikeres på mange forskellige niveauer.
Arbejdsgangen nedenfor viser et større arbejdsområde og en proces på højere niveau for levering af support, som indeholder mindre processer (disse bør også dokumenteres).
Dette eksempel på en arbejdsgang bruger svømmebaner til at tydeliggøre ejerskabet ved hvert trin i arbejdsgangen ved at vise, hvilket team der håndterer hver del af processen. Svømmebaner er ikke nødvendige, men de er nyttige, når du kortlægger en kompleks proces, der strækker sig over mange teams eller ansvarsområder. En anden nyttig ting, når du vil repræsentere din arbejdsgang præcist, er at vide hvordan man laver et flowdiagram, da du dermed kan lære, hvilke symboler du skal bruge, og hvornår.
I den første svømmebane finder du en underarbejdsgang, der beskriver, hvad der sker, mere detaljeret end processen på højere niveau.
Sådan opretter du en effektiv arbejdsgang
Her er en trinvis vejledning i at oprette en effektiv arbejdsgang:
- Begynd med post-it-sedler. Lav en post-it-seddel for hver opgave, der skal udføres, eller hvert trin i projektstyringsarbejdsgangen, og flyt dem ind i en gennemtænkt rækkefølge af opgaver.
- Rådfør dig med teamet. Tal med de personer, der rent faktisk udfører trinnene i arbejdsgangen. Find ud af, om der mangler noget, om et trin står i den forkerte rækkefølge, eller om der er andre overvejelser, du har overset.
- Kortlæg arbejdsgangen. Det er normalt nemmest at gøre i software til flowdiagrammer, software til arbejdsgangsdiagrammer eller software til mindmaps. Skriv trinnene i processen ned, og lad der være plads imellem dem.
- Tegn firkanter omkring hvert trin i aktiviteten og pile for at angive de næste trin.
- Identificér flaskehalse, overflødigheder og afhængigheder. Markér disse med specifikke symboler eller farver (og medtag en signaturforklaring).
- Definér roller og ansvarsområder. Du skal ikke tildele personer til bestemte faser eller opgaver, men du bør vide, hvilke roller der vil være involveret i processen. I en arbejdsgang for projektopstart er projektlederen for eksempel ansvarlig for at arrangere et opstartsmøde, og kunden skal godkende projektplanen.
- Arkivér den det relevante sted, og sørg for, at alle har adgang. Det er ikke kun vigtigt, at teamet kan slå tilbage i den, mens de udfører arbejdet, men også for introduktion af nye medarbejdere og oplæring af teammedlemmer.
Bedste praksis for oprettelse af arbejdsgange
Når du opretter dine projektarbejdsgange, er her nogle bedste praksisser, du bør have i tankerne.
- Hav et klart mål. Sørg for, at din arbejdsgang har et formål og er noget, teamet har brug for. Ingen vil følge en proces, der ikke giver dem eller projektet nogen værdi.
- Etablér en feedbacksløjfe. Bliv ved med at indhente feedback fra teamet og alle andre, der bruger arbejdsgangen. Find ud af, hvad der fungerer, og hvad der ikke gør, og justér arbejdsgangen efter behov.
- Gør brug af software og værktøjer til procesautomatisering. Software til automatisering af arbejdsgange og andre værktøjer til software til procesarbejdsgange er udviklet til at oprette, automatisere og optimere arbejdsgange for at reducere menneskelige fejl og ineffektivitet. Læs om fordelene ved automatisering her.
- Fastlæg, hvordan du vil måle succes. Afgør, hvilke KPI'er og målepunkter du vil bruge til at vurdere, om din arbejdsgang bliver anvendt med succes. Disse data er en god indikator for, om du har brug for at justere den eller ej.
- Tag højde for skalerbarhed. Afgør, hvordan du vil tilpasse dine arbejdsgange, efterhånden som teamet og organisationen vokser. Du kan få brug for at tilføje flere trin i processen, tilføje eller fjerne involverede personer eller indbygge flere godkendelsesfaser eller kontrolpunkter (få mere at vide om arbejdsgange for dokumentgodkendelse her).
- Gentag. Opdatér løbende dine arbejdsgange, efterhånden som du får feedback, skalerer og bruger målepunkter til at afgøre, om de fungerer. At gentage betyder ikke, at dine arbejdsgange var forkerte, men blot at arbejdsgange kan strømlines (hvilket også gør dine arbejdsgange mere agile).
Hvad er forskellen på arbejdsgange & processer?
En arbejdsgang er et sæt trin, der skal følges for at fuldføre en opgave, mens en proces er designet til at blive fulgt strengt for at opnå et bestemt resultat.
Sammenlignet med processer er arbejdsgange typisk mere fleksible og mindre formelle, da de kan tilpasses skiftende omstændigheder. De kræver ikke nødvendigvis omfattende dokumentation eller godkendelse fra flere interessenter.
Derfor er arbejdsgange ofte hurtigere og nemmere at implementere end processer. Processer kan dog være mere effektive i bestemte situationer, f.eks. når der er behov for streng overholdelse af regler.
Automatisering af arbejdsgange med værktøjer & software
Arbejdsgange og de systemer til styring af arbejdsgange, der regulerer dem, er ofte en og samme ting. Ud over nogle af de styringsværktøjer, jeg nævnte ovenfor, er der nogle flere, du bør overveje:
- Værktøjer til styring af forretningsprocesser (BPM) er nyttige til at organisere, administrere og opdatere dine vigtigste forretningsprocesser samt gennemføre procesforbedringer og kortlægning af arbejdsgange (få mere at vide om arbejdsgange kontra BPM her).
- Apps til arbejdsgange er nyttige i situationer, hvor du har brug for at ændre en proces, men ikke har adgang til din computer.
- Software til projektarbejdsgange er ideel til håndtering af arbejdsgange inden for rammerne af et større projekt og tilbyder funktioner i software til arbejdsgange som automatisering af opgaver, samarbejde i realtid og detaljeret sporing af fremskridt for at holde dit team koordineret og produktivt.
- Open source-software til arbejdsgange er et alternativ, der kan tilpasses, for teams, der ønsker at skræddersy deres arbejdsgange til specifikke behov. Disse værktøjer er især værdifulde for organisationer med unikke processer eller budgetbegrænsninger.
- Software til arbejdsgange i virksomheder er udviklet til organisationer i stor skala og tilbyder avancerede funktioner som integration på tværs af afdelinger, robuste automatiseringsmuligheder og skalerbarhed til håndtering af komplekse arbejdsgange med store mængder.
- Alternativer til ProcessMaker er gode, hvis du i øjeblikket bruger eller tester ProcessMaker, men oplever, at det ikke helt passer til dine behov.
Det kan altid betale sig at undersøge, hvilke værktøjer der tilbyder unikke og innovative funktioner, som kan fremskynde dine processer, f.eks. AI-arbejdsgange.
