Hvad er en plan for ressourcestyring & hvordan opretter man en?
Enhver projektleder har oplevet en eller anden version af dette: Planen ser solid ud, opstartsmødet går godt, og så finder du i uge tre ud af, at din ledende udvikler også arbejder på to andre projekter, designeren har bestilt en ferie på to uger, og den entreprenør, du regnede med, starter en måned for sent. Planen mislykkedes ikke, fordi arbejdet var forkert. Den mislykkedes, fordi ingen planlagde personalet.
En plan for ressourcestyring forhindrer det. Den viser, hvem der arbejder på hvad, hvornår og til hvilken omkostning, så problemerne opdages under planlægningen i stedet for midt i en sprint. Nedenfor lærer du, hvad en sådan plan skal indeholde, hvordan du udarbejder den trin for trin, og hvordan du undgår de udfordringer, der får de fleste ressourceplaner til at kuldsejle. Der følger også en gratis skabelon med, så du kan komme i gang.
Hvad er en plan for ressourcestyring?
En plan for ressourcestyring beskriver, hvordan ressourcer vil blive fordelt, planlagt og styret gennem hele projektets livscyklus for at levere projektets omfang med succes.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Den identificerer, hvilke ressourcer der er nødvendige, hvornår de er nødvendige, og hvordan de vil blive anvendt gennem hele processen for ressourcestyring i projektet. Ressourcer kan omfatte teammedlemmer, budget, udstyr, materialer og andre aktiver med ansvar for ressourcestyring på tværs af projektet.
Hvorfor er planer for ressourcestyring vigtige?
En plan for ressourcestyring forhindrer den dyreste slags projektoverraskelse: at opdage for sent, at de personer, det budget eller det udstyr, du planlagde ud fra, faktisk ikke er tilgængeligt. Her er, hvad en god plan gør for dig:
- Gør dine tidsplaner realistiske. En tidsplan, der er baseret på reel tilgængelighed frem for på, hvem der teoretisk set burde have tid, giver dig en nøjagtig projektplan, som du kan bruge til at afstemme interessenternes forventninger. Det er langt lettere at love en dato, når du ved, at teamet kan overholde den.
- Beskytter dit team mod udbrændthed. Når du kan se, hvor meget arbejde hver person allerede har, kan du fordele belastningen retfærdigt i stedet for at lægge det hele på den, der er mest pålidelig. Det er en central kompetence inden for ressourcestyring, og den hjælper dig med at fastholde de personer, du får brug for på det næste projekt.
- Gør dine estimater og avancer mere præcise. Når du ved, hvem der udfører arbejdet, og til hvilken sats, bliver projektestimater mere nøjagtige, og det hjælper dig med at fordele ressourcer inden for budgettet. Det viser også tidligt, om du får brug for en freelancer eller en midlertidig medarbejder, mens denne mulighed stadig er billig.
- Giver alle det samme overblik over arbejdet. Når planen er tilgængelig for projektledere, ressourcechefer og teammedlemmer, kan alle se, hvem der er optaget hvor. Det gør det meget lettere at planlægge ressourcer på tværs af projekter uden overlappende krav på de samme personer.
- Holder projektet i gang mellem faserne. Når alle ved, hvad der kommer som det næste og hvornår, sker overdragelserne fra design til udvikling og videre til kvalitetssikring til tiden. Ingen bruger to dage på at vente på en person, der ikke vidste, at det var deres tur.
- Understøtter bedre beslutninger, når tingene ændrer sig. En plan, der holdes opdateret sammen med din projektstyringsplan, betyder, at du træffer beslutninger baseret på aktuelle oplysninger, når prioriteterne ændrer sig, i stedet for på sidste måneds regneark. Den gør det også muligt at planlægge ressourcer på tværs af flere projekter på én gang.
Skabelon til plan for ressourcestyring [Download]
Dette regneark til ressourcefordeling gør det nemt at holde styr på timepriser for dine teammedlemmer og de tilknyttede omkostninger. Det er i Google Sheets-format, men du kan nemt importere en kopi til Excel, hvis du foretrækker det. Vælg blot Filer og derefter enten "Lav en kopi" eller "Download".
Hvad skal en ressourcestyringsplan indeholde?
En nyttig ressourcestyringsplan dækker disse grundlæggende elementer:
- Ressourcedata: Lav en liste over alle personer og alt, hvad der er tilgængeligt til projektet, herunder navne, roller, kompetencer, anciennitet, timetakster og tidszoner. Medtag også udstyr, softwarelicenser og konsulenter – ikke kun medarbejdere.
- Ressourcetilgængelighed: Vis, hvor meget tid hver person faktisk kan afsætte til projektet, efter fradrag af ferie, helligdage, tilbagevendende møder og andre projektforpligtelser. En person, der på papiret er angivet som fuldtid, har måske kun tre dage om ugen til rådighed.
- Ansvarsfordeling: Definer, hvem der ejer hver opgave, leverance og godkendelse. Et RACI-diagram er en hurtig måde at vise, hvem der er ansvarlig, hvem der har det endelige ansvar, hvem der skal konsulteres, og hvem der skal informeres.
- Ressourceestimater: Estimér de timer, kompetencer, værktøjer og materialer, som hver del af arbejdet kræver. Det er her, du opdager kompetencehuller og beslutter, om du skal ansætte, outsource eller uddanne.
- Tidsplaner: Kortlæg, hvornår hver ressource er nødvendig, og hvor længe, fordelt på faser eller milepæle. Det viser, hvornår du har brug for en specialist i to uger i projektets tredje måned, frem for under hele projektet.
- Budget: Beregn omkostningerne for dine ressourcer, herunder timer ganget med timetakst, konsulenthonorarer og værktøjer. Sæt et beløb til uforudsete udgifter til side, så ét dårligt estimat ikke vælter budgettet.
- Afhængigheder: Notér, hvilke opgaver der ikke kan begynde, før andre er afsluttet, og hvilke opgaver kun én bestemt person kan udføre. Disse afhængigheder af enkeltpersoner er dine største risici, så markér dem tidligt.
- Ressourcediagrammer: Brug histogrammer eller kapacitetsdiagrammer til at visualisere arbejdsbelastningen over tid, så overbelægning bliver synlig, før det bliver et problem. De fleste værktøjer til projektplanlægning genererer automatisk disse diagrammer.
- Alternativer: Registrér dine backupløsninger, f.eks. en pulje af freelancere, en anden sammensætning af junior- og seniormedarbejdere eller dele af projektets omfang, du kan skære ned på. På den måde har du allerede en plan B, hvis en vigtig ressource falder fra.
Sådan opretter du en ressourcestyringsplan
De fleste ressourceplaner mislykkes, fordi de springer trin over, ikke fordi de udfører ét trin forkert. Projektlederen går direkte fra “hvad har vi brug for” til “hvem har tid”, tildeler arbejdet og opdager kapacitetsproblemet tre uger senere.
De seks trin nedenfor forhindrer dette. Du definerer dine ressourcebehov, gennemgår teamets kapacitet, tildeler ressourcer, estimerer indsatsen sammen med de personer, der skal udføre arbejdet, og overvåger derefter arbejdsbelastningen samt følger op på og justerer, mens projektet skrider frem. Betragt trin 2 til 4 som en løkke i stedet for en lige linje. Når de personer, du har tildelt, giver dig deres estimater, skal du kontrollere tallene op mod kapaciteten igen, før du fastlægger noget endeligt.
1. Definér ressourcebehov
Begynd med projektets omfang, budget og arbejdsnedbrydningsstruktur. For hver leverance skal du angive de roller, kompetencer, værktøjer og materialer, den kræver. Beskriv behov ud fra kompetencer frem for navne. “Senior frontendudvikler med erfaring inden for tilgængelighed” er et behov, mens “Sam” er en antagelse. Hvis du begynder med navne, ender du med at forme projektet efter, hvem der har tid, i stedet for at bemande det efter, hvad arbejdet faktisk kræver.
2. Gennemgå teamets kapacitet
Før du tildeler noget, skal du finde ud af, hvor meget tid hver person reelt kan afsætte til projektet. Kontrollér den aktuelle arbejdsbelastning, planlagt ferie, helligdage og forpligtelser på andre projekter. Et værktøj til ressourceplanlægning gør dette meget hurtigere end at kontakte folk én efter én. Vær forsigtig med personer, der beskrives som “i princippet ledige”. Det betyder som regel, at de befinder sig mellem deadlines på noget andet – ikke at de faktisk er tilgængelige.
3. Tildel ressourcer
Afstem behovene fra trin 1 med tilgængeligheden fra trin 2 baseret på færdigheder, erfaring og omkostninger. Brug dine seniorfolk dér, hvor deres dømmekraft betyder mest, og giv juniormedlemmer af teamet opgaver, som de kan udvikle sig med. For eksempel kan en juniordesigner producere materialerne, mens en seniordesigner gennemgår de endelige leverancer. Undgå så vidt muligt at gøre én person til den eneste, der kan udføre en kritisk opgave. Sæt folk sammen, eller dokumentér arbejdet, så du har en backup.
4. Estimér arbejdsindsatsen
Nu hvor du ved, hvem der skal udføre arbejdet, skal du bede disse personer om at estimere det. Deres tal vil være mere præcise end dine, og folk er mere engagerede i deadlines, som de selv har været med til at fastsætte. Bed om et optimistisk, mest sandsynligt og pessimistisk estimat for alt, hvad der er usikkert, og sammenlign tallene med de faktiske timer fra lignende tidligere projekter. Hvis estimaterne overstiger den kapacitet, du fandt i trin 2, skal du gå tilbage til trin 2 og 3. Justér tidsplanen, hent hjælp ind, eller reducer omfanget nu, mens det stadig er en rolig samtale.
5. Overvåg arbejdsbelastninger
Når arbejdet begynder, skal du gennemgå udnyttelsesgraderne mindst én gang om ugen for at opdage, om nogen er overbelastede eller underudnyttede. Planlæg ikke nogen med 100 % kapacitet. Møder, administration, revisioner og uventede forespørgsler vil alligevel fylde den tid. De fleste teams planlægger med 70 til 80 % af de tilgængelige timer, hvilket giver plads til det uventede uden at lade folk sidde uden opgaver. Når den samme person står som overbooket to uger i træk, skal du betragte det som et planlægningsproblem, der skal løses, ikke som et enkeltstående tilfælde.
6. Følg op, og justér
En ressourceplan er et arbejdsredskab, ikke et dokument, du arkiverer og glemmer. Opbevar den i software til ressourcestyring eller software til kapacitetsplanlægning, så alle kan se den samme version, og opdatér den, hver gang omfang, prioriteter eller tilgængelighed ændrer sig. Sammenlign de planlagte timer med de faktiske timer undervejs. Denne forskel er de mest nyttige data, du får, fordi den viser, hvor meget du skal justere dine estimater på det næste projekt.
Eksempler på ressourceplaner
Ressourceplaner er specifikke dokumenter, der findes i forskellige former, som regel i et softwareprogram eller et Excel-dokument.
Ressourceplan som Gantt-diagram
Her er et eksempel på, hvordan din ressourceplan kan se ud som et Gantt-diagram. I stedet for at have opgavenavne langs den lodrette akse bruger du teammedlemmernes navne. Bjælkerne viser, hvilke opgaver teammedlemmerne arbejder på, normalt målt i dage. Se vores projektskabelon med Gantt-diagram for at få hjælp til at visualisere hele projektets tidsplan.
Ressourceplan i regneark
Et andet eksempel er regnearket nedenfor. Dette er en lignende tilgang som den, der bruges i vores fordelingsregneark i skabelonsektionen og i andre skabeloner til ressourceplanlægning. Her følger du teammedlemmernes timer og timepriser, hvilket giver dig mulighed for at se, hvordan du ligger i forhold til budgettet.
Dette kan hjælpe dig med at træffe beslutninger om, hvilke teammedlemmer der skal arbejde på projektet og på hvilke opgaver (du kan f.eks. vælge en designer med en lavere timepris til projekter med et mindre budget).
Bedste praksis for ressourceplanlægning
Her er nogle få bedste praksisser for ressourceplanlægning, du bør have i tankerne, når du udarbejder din plan.
1. Tag budgettet i betragtning
Hvis ressourcerne i praksis er ubegrænsede på dit projekt, kan du tildele ressourcer til opgaver med fokus på “at få det gjort” i stedet for at være sparsom med ressourcerne for at holde budgettet nede.
Hvis dit projektbudget er strammere, skal du allokere opgaver til ressourcer og anvende en mere konservativ tilgang til ressourceallokering. Du skal også holde et tættere øje med udnyttelsen. Der findes en række udnyttelsesmålinger, som er nyttige til at forstå, om ressourcerne er fuldt optimerede.
2. Gem tidligere data fra ressourceplaner til analyse
Det hjælper med ressourceplanlægningen for fremtidige projekter at gemme data fra tidligere eller lignende projekter. Tidligere data bør registreres og analyseres, herunder foretagne ændringer, omfordeling af ressourcer, opgaver og den anvendte tid.
3. Brug software til ressourcestyring
De rette softwareværktøjer til ressourcestyring giver hele teamet bedre adgang og mulighed for samarbejde. Selvom regneark kan være en omkostningseffektiv løsning til sporing af ressourcer, er det ikke altid den bedste løsning for større teams. Hvis du har brug for en billig løsning, findes der mange gratis værktøjer til ressourcestyring eller open source-software til ressourcestyring på markedet.
Værktøjer til ressourceplanlægning
Implementering af software til ressourceallokering kan også hjælpe med nogle af de almindelige udfordringer ved ressourceplanlægning ved at:
- Muliggøre kommunikation i appen, så teamets kommunikation og ændringer i planerne kan følges
- Give opdateringer og ændringer i realtid
- Spare din virksomhed for at skulle implementere brugerdefinerede diagrammer eller dyre ERP-systemer
Her er min liste over den bedste software til ressourcestyring, som kan hjælpe dig med at komme i gang med din søgning:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Almindelige udfordringer ved ressourceplanlægning
Selv veludarbejdede ressourceplaner støder på de samme problemer. Sådan undgår du de mest almindelige:
| Udfordring | Sådan undgår du den |
|---|---|
| Projekter, der konkurrerer om de samme personer | Bevar én fælles oversigt over allokeringer på tværs af projekter, og aftal prioriteringsregler med ledelsen, så konflikter afgøres efter en regel i stedet for af den, der råber højest. |
| Overdrevent optimistiske estimater | Lad de personer, der udfører arbejdet, estimere det, sammenlign deres tal med de faktiske resultater fra tidligere projekter, og tilføj en buffer for alt, der er nyt. |
| Planlægning af personer til 100 % kapacitet | Planlæg med 70 til 80 % af de tilgængelige timer, eftersom møder, administration og supportarbejde altid optager resten. |
| Tilgængelighed, du ikke kan se | Forbind planen med teamets orlovskalender, og spørg hver person om øvrige forpligtelser, før du tildeler arbejde. |
| Enkelte fejlkilder | Træn flere personer i kritiske opgaver, eller sæt dem sammen, og dokumentér arbejdet, før den eneste person, der kender det, bliver syg eller stopper. |
| Ændringer i omfanget, der ikke tager højde for ressourcer | Kræv, at alle ændringsanmodninger viser deres indvirkning på ressourcer og tidsplan, før de godkendes. |
| En plan, der bliver forældet | Udpeg en ansvarlig for planen, fastlæg en regelmæssig opdateringsplan, og opbevar den i et værktøj, som hele teamet kan tilgå og redigere. |
| Udbrændthed, som ingen bemærker | Fastlæg tærskler for udnyttelse, der udløser en gennemgang, og omfordel arbejdet, så snart en person er overbooket to uger i træk. |
Valg af det rette værktøj til ressourcestyring
En ressourceplan er kun så god som det værktøj, den ligger i. Hvis din plan kun findes i et regneark, som én person kan redigere, bliver den forældet. Hvis dit værktøj ikke kan vise allokeringer på tværs af projekter eller forbindes med orlovskalenderen, opdager du ikke konflikter, før de medfører forsinkelser.
Før du beslutter dig for et af værktøjerne ovenfor, kan du læse vores guide om hvordan du vælger software til ressourcestyring. Den gennemgår, hvilke funktioner du bør prioritere, hvornår et dedikeret værktøj til ressourcestyring giver mere mening end din eksisterende projektstyringssoftware, og hvorfor det er vigtigere at inddrage dit team tidligt end at fokusere på en liste over funktioner.
