Glædelig ferie til alle (med Mackenzie Dysart fra Reason One)

Læs transskriptionen:

Vi prøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Bær over med eventuelle stavefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Ben Aston:

Velkommen til DPM-podcasten, hvor vi går ud over teorien for at give ekspertråd om projektledelse, så du kan lede bedre digitale projekter. Tak fordi du lytter med. Jeg er Ben Aston, grundlægger af The Digital Project Manager.

Mange af os projektledere frygter at tage på ferie, fordi vi er bekymrede for, at vores projekter kommer lige så langt sydpå som vores ferier. Men det er godt at tage på ferie, ikke? Jo, hvis du har været i stand til at overdrage dine projekter ordentligt. Hvis du ikke har kunnet lave en god projektoverdragelse, kommer du sandsynligvis tilbage til en meget vred kollega, som har passet dine projekter, og et projekt, der er lige så meget forsinket, som den tid du var væk.

Hvordan kan vi tage på ferie uden at stresse os selv eller vores kolleger i processen? Alt bliver afsløret i dagens podcast, hvor vi taler om glade ferier for alle.

I dag taler jeg med Mackenzie Dysart, som er seniorprojektleder hos ecentricarts. Hun er PMP, CSM og certificeret projektleder, og hun valgte faktisk interessant nok projektledelse som karrierevej. Det taler vi om om lidt. Hun har arbejdet på alle mulige slags projekter … digitale projekter, tryksager og apps. Hun har også erfaring fra både kundesiden og bureauverdenen, så vi glæder os til at tale med Mackenzie. Hej, Mackenzie.

Mackenzie Dysart:

Hej.

Ben Aston:

Tak fordi du vil være med i programmet i dag. Jeg mødte Mackenzie på DPM Summit tilbage i september, og jeg syntes, hun lød som en intelligent pige med masser af interessante ting at sige. Jeg bad hende skrive et indlæg til os. Mackenzie er faktisk meget aktiv på Twitter. En af de ting, jeg lagde mærke til, at Mackenzie skrev på Twitter under DPM Summit, var, at hun ville udfordre sig selv til at træne mere regelmæssigt. Jeg tænkte, det kunne være godt med lidt direkte ansvarlighed. Har du trænet regelmæssigt, Mackenzie?

Mackenzie Dysart:

Nej. Men jeg har faktisk meldt mig til nogle sportsgrene, som jeg synes holder mig mere ansvarlig, fordi jeg har et hold, der er afhængigt af mig. Så nu spiller jeg volleyball og fodbold hver uge. I det mindste er jeg ude. Jeg laver noget. Det er fysisk. Jeg gør mig selv udmattet-

Ben Aston:

Der kan du se. Det tæller.

Mackenzie Dysart:

… ansvarlig, ikke?

Ben Aston:

Jo. Sådan. Det er regelmæssig træning. Det tæller.

Mackenzie Dysart:

Det fungerer på nogle måder.

Ben Aston:

Ja, helt sikkert. Jeg er virkelig fascineret, fordi … Ja. Du siger, at du valgte projektledelse som karriere. Det er ikke noget, jeg tror, jeg nogensinde har hørt nogen sige. Jeg tror, du er den første person, jeg har mødt, der nogensinde har-

Mackenzie Dysart:

Jeg ved det godt, jeg syntes ikke, det var så mærkeligt. Jeg troede, det var ret normalt.

Ben Aston:

Hvordan vælger man at blive projektleder? Hvordan skete det?

Mackenzie Dysart:

Jeg blev færdig på universitetet uden at vide, hvad jeg ville. Jeg havde en bachelor i international ledelse. Jeg flyttede til Toronto. Jeg vidste ikke rigtig, hvad jeg ville. Jeg endte med at få et job som rekrutteringskonsulent. Jeg arbejdede med teknisk rekruttering, og jeg var elendig til det. Virkelig dårlig. De mennesker, jeg arbejdede sammen med, var så søde, men jeg var bare ikke særlig god til det job.

Ben Aston:

Jeg læste dine anmeldelser. De sagde pæne ting om dig, så bare rolig.

Mackenzie Dysart:

Ja! Ja, det hele er positivt.

Ben Aston:

Hvorfor var du så dårlig? Hvad var der så dårligt ved det?

Mackenzie Dysart:

Jeg havde svært ved, at der ikke var noget håndgribeligt ved dagens slutning. Jeg kom klokken otte og gik klokken fem. Jeg havde forsøgt at finde kandidater til alle mulige forskellige roller, og … Der var et element af held forbundet med arbejdet, og jeg er ikke et heldigt menneske. Men også det faktum, at jeg arbejdede virkelig hårdt, og at jeg nogle gange ikke havde noget at vise for det. Mine kandidater blev af den ene eller anden grund ikke valgt, og der var intet håndgribeligt at vise for det, jeg havde lavet, ved dagens slutning.

Men en af de ting, jeg arbejdede med, var rekruttering til stillinger inden for projektledelse. Jeg talte med disse mennesker, fandt ud af, hvad de lavede, og hvad de nød ved deres arbejde. Jeg begyndte at forbinde tingene og tænkte: “Nej, det er noget, jeg ville være rigtig god til, og som jeg ville nyde.” Det indeholder alt det, der gør mig glad i livet, og giver dig et håndgribeligt resultat ved dagens slutning.

Jeg forlod rekrutteringsvirksomheden, jeg arbejdede for, og tog tilbage på skole på Sheridan College, hvor jeg tog et efteruddannelsescertifikat i projektledelse. Det gav mig et otte måneders intensivt kursus i alt inden for projektledelse … omfang, styring, tid og alt det der. Alt det tekniske og teorien bag. Det gav mig alle de kurser, jeg havde brug for til min PMP, og derefter kom jeg ind i et bureau, der hed Mosaic Sales Solutions. Det var dér, jeg fik mit første job som projektkoordinator, og jeg kom hurtigt i gang derfra og så mig aldrig tilbage.

Jeg synes, det er et af de mest givende job. Jeg får lov til at arbejde sammen med virkelig intelligente mennesker, hjælpe dem med at få succes og have noget at vise for det arbejde, jeg lægger i det, ved dagens slutning.

Ben Aston:

Ja. Det er sejt. Jeg er nysgerrig: Du har studeret de hårde kompetencer … Var det både de hårde og bløde kompetencer inden for projektledelse på det otte måneder lange kursus?

Mackenzie Dysart:

Ja, faktisk. Det var noget af det bedste ved det. Der var de hårde, tekniske kompetencer i, hvordan man styrer omfang, tid, omkostninger, kvalitet og alle de områder samt HR. Men der var også kurser i kreativitet, ledelse og innovation. Det var dér, jeg lærte, hvordan man leder et brainstormingmøde, og hvordan man bliver tryg ved at tale foran mennesker.

Det hjalp mig virkelig … Det og et par andre præsentationer … med at blive tryg ved at tale foran mennesker og lære at læse et rum og arbejde sammen med forskellige typer mennesker. De arbejdede også meget med de bløde kompetencer for at hjælpe dig med at få succes, hvilket jeg synes var et af de bedste aspekter ved programmet, fordi jeg kunne tage det på fuld tid i otte måneder.

Ben Aston:

Fantastisk. Jeg er også nysgerrig … Der er ikke mange mennesker, som på dit karrieretrin har arbejdet både på kundesiden og bureausiden. Du arbejder naturligvis på bureausiden nu, så du skal passe på, hvad du siger om det. Hvad vil du sige er forskellen som digital projektleder? Hvorfor endte du på bureausiden i stedet for kundesiden?

Mackenzie Dysart:

Jeg synes, der er mange ligheder, som folk ikke altid ser, og så er der forskellene. En ting, jeg vil sige om at arbejde på kundesiden, er, at man på en eller anden måde stadig føler, at man bliver behandlet som et bureau. I hvert fald dér, hvor jeg var. Vi var stadig servicecenter for digitale opgaver, så det var forskellige forretningsområder i virksomheden, der kontaktede os og sagde: “Hej, vi har brug for det her, det her og det her.” Og vi skulle vende det rundt og næsten fungere som et internt bureau.

Men der er også det ensformige ved altid at arbejde med det samme brand. Det var en af de ting, der drev mig tilbage til bureausiden: at få et skiftende tempo med alle de forskellige projekter, alle de forskellige kunder, deres behov og deres krav. Jeg ved, at det er lidt kaotisk for nogle mennesker, men jeg nyder tempoændringen og at holde min hjerne i gang.

Jeg synes, den bedste måde at beskrive projektledelse på i en vag vending er, at det minder om at være tjener. Du har alle disse forskellige kunder, hvis forventninger du skal styre, og hvor hurtigt de får ting … Hvis noget bliver forsinket, skal du afstemme forventningerne. Du skal indhente de rigtige krav for at komme i gang og også sørge for, at de betaler regningen ved dagens slutning. Det handler virkelig om at jonglere med alt det, og det er noget, jeg finder givende og udfordrende, men på en god måde. Det er det at skifte mellem forskellige brands, forskellige krav og forskellige mennesker, der holder tingene interessante.

Ben Aston:

Ja. Fortæl os, hvilken slags projekter arbejder du på lige nu?

Mackenzie Dysart:

Lige nu fokuserer jeg især på redesign af websteder og arbejder med både nonprofitkunder og kommercielle kunder. Vi styrer projekter for både WordPress og et andet CMS, der hedder Kentico, og derefter administrerer vi kundernes websteder. Vi har også nogle SLA'er, som jeg understøtter. Jeg har omkring tre eller fire kunder og alle deres underprojekter.

Ben Aston:

Fedt. Du er naturligvis kvalificeret som projektleder. Du har lavet mange forskellige ting. Jeg er nysgerrig efter at vide, hvad du har fundet mest nyttigt. Du har din PMP. Du har din CSM. Du har også certifikatet fra Sheridan College. Der er meget foragt for certificeringer blandt digitale projektledere, men jeg er nysgerrig på dit perspektiv som en, der faktisk har nogle. Hvad er din holdning til PMP, CSM og certificeringer inden for projektledelse?

Mackenzie Dysart:

Jeg arbejdede jo som rekrutteringskonsulent. Det er her, det hele hænger sammen, for jeg ved og forstår, hvor nødvendige nøgleord er. Det var primært en af drivkræfterne bag min PMP, fordi det er meget nemt for folk bare at afskrive dig. Når du kommer længere i din karriere, er det mindre tilfældet, men især fordi jeg lige var begyndt, ville jeg sikre mig, at jeg havde alt, hvad jeg kunne, til at støtte mig selv.

PMP'en er svær i den forstand, at den i høj grad er rettet mod store projekter som ingeniørarbejde og IT-infrastruktur. Det var dér, jeg primært havde problemer, fordi jeg skulle skrive … Det kursusarbejde, jeg lavede på mit efteruddannelsescertifikat, var virkelig nyttigt til at forberede mig på PMP'en. Det giver dig alt det kursusarbejde, du har brug for. Det lærer dig efter bogen, hvad du skal vide, og hvordan du skal tænke.

Det interessante ved PMP'en er imidlertid, at de ikke lader dig tage den, før du har et bestemt antal timer … Jeg tror, det svarer til to eller tre års erfaring, før du må tage eksamen. Man kommer derfor til at aflære den måde, man har tænkt på: hvordan man skal gøre det, i forhold til hvordan man faktisk ville gøre det nu.

Det er lidt svært, fordi der er meget, som er vanskeligt at relatere til som digital projektleder, når man tager PMP'en. Men den har et solidt grundlag for, hvordan man håndterer ændringer, omfangsudvidelse, budget … Rapporter om optjent værdi er ret nyttige. Jeg ved, at vi nu gerne bruger burndown med agile projekter, men en god rapport om optjent værdi er stadig meget nyttig til at vise, hvor langt man er nået.

Jeg synes, den har værdi, især når man lige er begyndt. Det skader ikke. Hvis du allerede har erfaring med projektledelse, tror jeg ikke, den er nødvendig, men den er bestemt et rigtig godt udgangspunkt for en, der lige er begyndt på sin karriere inden for projektledelse eller overvejer det. Det er bestemt en god måde at få en forståelse af, hvad det indebærer.

Hvad angår certificeringen som Scrum Master, synes jeg, det er en svær en, fordi certificeringen realistisk set bare sikrer, at du er et menneske. Det er den bedste måde, jeg kan beskrive det på. Det var et kursus på to dage, hvor vi kun arbejdede med vores bløde kompetencer. Bløde kompetencer er virkelig vigtige, så jeg synes, der er værdi i det, men det var en af de nemmeste eksamener, jeg nogensinde har taget, fordi der kun var 30 spørgsmål.

Ben Aston:

Jeg ved, at man kan tage den om tre gange.

Mackenzie Dysart:

Ja, og jeg er ret sikker på, at man også kan google svarene. Det handler mere om at lære de bløde kompetencer og øve sig. Derfor tror jeg, at hvis man tager et kursus i ledelse eller facilitering, kan man opveje det. Men igen: Certificeringerne hjælper med at adskille dig fra andre, hvis du er på jobmarkedet og prøver at finde en ny stilling, især hvis du bevæger dig uden for dit almindelige netværk. Hvis du flytter geografisk eller bare uden for dit tætte netværk og ikke nødvendigvis har forbindelserne, er det virkelig nyttigt at skille sig ud fra alle andre ved at have de bogstaver efter sit navn.

Ben Aston:

Ja. Jeg tror, jeg er tilbøjelig til at være enig. Især hvad angår Certified Scrum Master, som jeg tog. For mig virkede det lidt som noget, der skulle tjene penge, hvor man grundlæggende bare skulle møde op, og så bestod man. Med PMP'en skal man faktisk lære noget.

Det forvirrende ved PMP'en er, at de giver dig disse multiple choice-spørgsmål, og de lyder alle som rimelige ting at gøre. Det er bare, fordi PMP'en siger, at der er en bestemt rækkefølge, du skal følge, eller fordi PMBOK siger: “Okay. Gør dette, så dette og så dette.” Du kommer til at gøre det hele på et tidspunkt; de vil bare have, at du siger, at det skal gøres i en helt bestemt rækkefølge.

Mackenzie Dysart:

Ja, men det er de 25 falske spørgsmål, som du ikke ved, ikke tæller. Der er 25 ud af de 200 spørgsmål, der ikke tæller, fordi det er testspørgsmål, som de forsøger at finde ud af, om de kan føje til eksamenerne i senere år. Jeg havde et på min eksamen, der … Fordi det er en international organisation, bliver de nogle gange oversat fra andre sprog til engelsk.

Ben Aston:

Okay.

Mackenzie Dysart:

Der var ét ord, som ændrede hele betydningen af spørgsmålet, og der var ingen korrekte svar, medmindre jeg ændrede det ene ord. Så var der ét korrekt svar. Jeg tænkte: “Hmm. Jeg antager dette og håber også, at det ikke er et rigtigt spørgsmål, der bliver bedømt.”

Men hvad angår CSM, valgte jeg bare det, der var billigst og stadig inkluderede morgenmad og frokost.

Ben Aston:

Ja, det er godt. Jeg fik hverken morgenmad eller frokost med min, så du klarede dig godt.

Mackenzie Dysart:

Ja.

Ben Aston:

Ja, for omkring 1.000 dollars … Betalte du omkring 1.000 dollars for den inklusive morgenmad og frokost?

Mackenzie Dysart:

Ja, jeg tror, den kostede 1.100 … ja.

Ben Aston:

Og så morgenmad og frokost. Ikke dårligt.

Mackenzie Dysart:

Nej. Jeg undersøgte mulighederne. Jeg havde nogle krav. Mine krav var ikke store.

Ben Aston:

Det er godt. Jeg spørger altid folk, om de for nylig har fundet noget, der gør deres projektlederliv bedre. Nogle værktøjer, teknologi eller noget, der begejstrer dig for tiden?

Mackenzie Dysart:

Lige nu er vi internt hos ECA faktisk i gang med at finde et nyt projektstyringsværktøj. Jeg vil ikke sige, at jeg har fundet ét værktøj endnu, men vi forsøger at identificere et nyt projektstyringsværktøj. Jeg har derfor demonstreret alle disse ting og forsøgt at finde ud af, hvad der fungerer bedst. Hvad kan jeg lide? Hvad kan jeg ikke lide? Det har taget meget af mit fokus lige nu. Men det er virkelig interessant at se, hvordan forskellige virksomheder har skabt værktøjer, der gør det samme, men på lidt forskellige måder.

Ben Aston:

Hvad står på din kortliste lige nu?

Mackenzie Dysart:

Jeg tror, det, vi demonstrerede i sidste uge, var 10,000 Feet. Og så kan jeg ikke huske, hvad det næste er. Jeg er virkelig dårlig til at nævne værktøjer for dig, men jeg kan ikke huske det.

Ben Aston:

Ser du mere på ressourcestyring, tidsregistrering og den slags? Okay.

Mackenzie Dysart:

Ja, vi har antaget eller besluttet, tror jeg, det som alle gør: Fra et sags- og udviklingsperspektiv kommer man ikke uden om ét system til det. Vi holder fast i Jira. Derefter forsøger vi at finde ét system, der kan rumme alt andet, fordi vores projektplanlægning, ressourcestyring og tidsregistrering lige nu ligger i forskellige værktøjer. Så det ville være en rigtig god ændring for os at samle det.

Ben Aston:

Ja, der findes masser af gode værktøjer, så … Jeg går ud fra, at du sikkert har kigget på-

Mackenzie Dysart:

Ja …

Ben Aston:

Ja. Der er Resource Guru, Hub Planner og Float. Det er også gode muligheder.

Mackenzie Dysart:

Ja.

Ben Aston:

Godt. Lad os gå videre og tale om din artikel. Jeg husker, at min måske mest traumatiske oplevelse var en gang, hvor jeg tog på ferie og troede, at jeg havde lavet en virkelig god overdragelse med min account manager. Jeg troede, jeg havde givet ham nogle meget, meget tydelige overdragelsesnoter. Jeg følte mig godt tilpas, og han sagde: “Bare rolig. Jeg har styr på det.” Vi var gode venner. Han hedder Paul Finch. Vi er stadig gode venner.

Men på en eller anden måde var projektet ikke bare ikke kommet videre, da jeg kom tilbage fra ferie; det var faktisk gået baglæns. Det var gået mere end tre … Jeg tror, jeg havde været væk i tre uger, og projektet var bare gået tilbage til projektinitiering, selv om vi skulle have været ved projektets afslutning. Det får dig enten til at føle dig godt tilpas, fordi dine projektoverdragelser aldrig har været så dårlige, eller skræmmer dig til aldrig at tage ferie igen.

Men feriesæsonen er over os. Vi går ind i julen, og jeg tror faktisk, at det er en af de vanskeligste tider på året at lave overdragelser, fordi der ofte ikke rigtig er nogen at overdrage til. Alle tager væk. Men lad os forestille os, at det er en normal situation, hvor der er nogen, du kan overdrage dine projekter til. Du taler i dit indlæg om at overdrage et projekt og om at bruge forskellige skabeloner.

Jeg er nysgerrig … Gå os gennem de forskellige skabeloner, du ville bruge, for jeg tror, at det virkelig vigtige, vi forsøger at gøre, når vi overdrager et projekt, er at sikre, at den anden person virkelig forstår den aktuelle situation, hvor vi forsøger at komme hen, og hvordan alle forventninger og al den viden, vi har, skal håndteres, mens vi er væk. Vi har naturligvis masser af information i hovedet. Gå os gennem, hvordan du håndterer processen med ikke at give nogen for meget information, men lige præcis nok.

Mackenzie Dysart:

Jeg synes, det afhænger meget af den organisation, man arbejder i. Jeg har skullet lave virkelig, virkelig detaljerede overdragelser, hvor overdragelsen nogle gange har været mere arbejde end min ferie … den var næsten ikke ferien værd. Det er ikke ideelt. Jeg tror, det handler om at finde den balance og forstå, hvor meget viden folk allerede har.

Jeg plejer at vide, hvad der sker i andres projekter, fordi vi taler meget om dem som projektlederteam, og det synes jeg er virkelig nyttigt. Det er dér, regelmæssig videndeling som team hjælper med at mindske noget af risikoen, fordi jeg allerede ved, hvilke projekter der går godt, og hvilke der ikke gør, for de andre teams.

Når du så vælger en, der skal dække dit projekt, kan du vælge den, der har mest tid eller har nogle lettere og mindre stressende projekter på sin tallerken, hvis du kan. Det er også nyttigt at have en, der har været midt i det hele, har arbejdet med kunden før eller allerede har noget baggrundsviden. Det er altid nyttigt, når man vælger en til at dække ind.

Når det kommer til skabelonen, afhænger det virkelig af dine interne systemer. Jeg foretrækker overordnede skabeloner … Jeg har leveret to skabeloner, som du kan få adgang til via thedigitalprojectmanager.com. Den ene er grundlæggende et Google-regneark, og den er god til at vise et par forskellige projekter på én gang: på et overordnet niveau, hvad der foregår, hvilket budgetinterval der er tale om, hvad status er, hvilken fase du er i, hvilke vigtige næste leverancer der er, og eventuelle andre noter, du har brug for. Jeg synes, den er nyttig, især til vedligeholdelsesprojekter eller projekter, der ikke er alt for intensive.

Den er også nyttig, når du ikke er væk i lang tid, for eksempel tre uger. Hvis du kun har fri i én uge, er det sådan: “Okay, mandag har vi status. Onsdag forventer de dette, og fredag skal du sende en opdatering for ugens afslutning, og det er alt, der skal ske.” Eller: “Det er de ting, de forventer bliver gjort, og det er det budget, du har at arbejde med i løbet af ugen.”

Når du har et mere detaljeret og omfangsrigt projekt, er væk i længere tid, og den anden person har brug for meget mere baggrundsinformation, findes der en mere detaljeret version i Google Docs. Her beskriver jeg, hvem din kontaktperson er, hvad den bedste måde at nå dem på er, hvor alle projektets filer ligger … Jeg synes, en af nøglerne er, at enhver skal kunne finde dokumentation eller alt andet, de har brug for om dit projekt, mens du er væk. Det er fantastisk at have alt samlet ét sted og organiseret, men man skal også kunne finde det, så den information er vigtig.

Det gælder også vigtige oplysninger om, hvordan man kommunikerer med kunden. Måske foretrækker nogen telefonopkald frem for e-mails eller Basecamp-tråde. Din bedste fremgangsmåde til at håndtere kunden, projektet eller en ressource kan også dokumenteres dér. Igen siger jeg i mit indlæg: “Overvæld ikke folk. Giv dem ikke din bagage.” Det er også virkelig vigtigt: Giv dem kun det, de har brug for at vide, men giv dem så mange detaljer, som de har brug for for at få succes.

Skriv det som punktopstillinger. Punktopstillinger er lettere. Skriv ikke en historie, for ingen kommer til at læse den. Sørg for, at alt står som punktopstillinger og korte sætninger, så de kan finde det. De kan finde de oplysninger, de har brug for, eller hvis de ikke står der, kan de finde dem i det relevante dokument et andet sted, der understøtter projektet … dér hvor din projektledelsesdokumentation er gemt.

Ben Aston:

Jeg tror, en af tingene er, at jeg for nylig selv har modtaget en projektoverdragelse. Jeg tror faktisk, at selve overdragelsesprocessen også er ret vigtig, fordi det er én ting at skrive noterne. I vores hoveder, som den person der skriver overdragelsesnoterne, glæder vi os til at tage på ferie. Vi har nok ikke afsat tid nok til at færdiggøre noterne. Min seneste oplevelse var derfor: “Vi har ikke rigtig haft tid nok til at tale ordentligt om det her, og nu tager du af sted.” Gå os gennem din bedste praksis for processen. Én ting er at skabe dokumentation og forsøge at skrive alt ned. Men det stopper vel ikke dér?

Mackenzie Dysart:

Nej. Det er virkelig vigtigt at planlægge det på forhånd. Det er jo ikke, fordi du ikke ved, at du skal på ferie. Jeg ved, at ferier kommer snigende. Af en eller anden grund kan vi som projektledere planlægge en masse ting, men af en eller anden grund er det mest skræmmende i verden at planlægge, at vi skal være væk fra kontoret. Men planlæg det på forhånd. Du ved, at du skal være væk om en måned. Begynd at tale om, hvem der skal dække ind.

Når du ved, hvem der skal dække ind, siger jeg mindst en uge før, hvis ikke tidligere, at du skal holde det indledende introduktionsmøde med dem, hvis du kan. Bring dem ajour, og sæt dem på som CC på den kommunikation, der foregår derefter. Invitér dem til statusmøder, hvis de har lyst. Giv dem bare en chance for at indhente det forsømte eller se, hvordan projektet fungerer, før du tager væk, så de kan spørge: “Hvorfor skete det her?” eller “Er det sådan, du altid gør det? Eller er det et særligt tilfælde? Er det noget, jeg skal bekymre mig om, mens du er på ferie?” Alt, der giver dem mulighed for langsomt at blive introduceret i stedet for bare: “Hej, her er det, du skal tage dig af. Jeg tager væk i et par dage og kommer tilbage.”

Jeg synes, en af de store ting er en langsom proces, hvor man bringer dem ajour og er til stede, så de kan stille spørgsmål. Et projekt-overgangsmøde dagen før, du tager på ferie, hjælper ikke nogen, fordi de ikke får tid til at absorbere informationen og finde ud af, om de har spørgsmål. Det kommer ikke frem i løbet af det halve møde. De har måske nogle spørgsmål, men de får ikke de spørgsmål, der faktisk bliver svære at besvare, før de har haft tid til at tænke over det. Det synes jeg er noget af det vigtigste.

Et andet vigtigt skridt er, som jeg sagde, at invitere dem til møder tidligt. Men sørg for, at de har adgang til møderne, mens du er væk … De skal ikke bare være inviteret, men også kunne være vært. Det er en af de største fejl … og jeg er også helt skyldig i det … bare at have det ugentlige statusopkald. Men pludselig ligger det ikke længere i deres Join.me, Zoom-møde eller Google Hangout. Det ligger nu hos mig, og de kan ikke få adgang. Så det er virkelig, virkelig vigtigt at sikre, at alt er opdateret, mens du er væk, og at planlægge fremad.

Jeg går også meget ind for at fortælle min kunde, at jeg tager på ferie, og være ærlig om det. Det er vigtigt. Lad dem være forberedte, for i værste fald siger de: “Nå, du er ikke på kontoret. Vi prøver at holde igen med tingene.” Eller: “Vi lader være med at sende noget stort igennem.” Så overbelaster de dig ugen før, du tager af sted, men i det mindste vil de generelt forsøge at samarbejde med dig om at gøre belastningen lettere for alle, mens du ikke er på kontoret.

Ben Aston:

Ja. Jeg synes, det værste er at gøre det i smug, hvor man tænker: “Jeg ved, kunden vil hade det her, så jeg fortæller det ikke.” Eller bare håber, at de ikke opdager det. Og så siger kunden til den person, der overtager: “Hvad? Hvad sker der … Hvor er min projektleder, og hvorfor ved du ingenting?”

Mackenzie Dysart:

Jeg vil aldrig glemme, da jeg arbejdede på kundesiden. Vi arbejdede sammen med et bureau, og projektlederen holdt bare op med at svare på mine e-mails. Hun havde heller ikke en autosvarbesked. Jeg ved ikke, om det, der skete, var, at autosvaret kun var sat op til interne medarbejdere og ikke til alle.

Ben Aston:

Nå ja.

Mackenzie Dysart:

Jeg tror, det måske var det, der skete. Men på et tidspunkt var der gået en uge, uden at jeg havde hørt tilbage. Vi forventede en leverance, og pludselig tænkte jeg: “Okay. Jeg sender bare en e-mail til alle andre, jeg nogensinde har talt med i den virksomhed, indtil nogen svarer.” Og så: “Nå ja, hun er på ferie.” Jeg tænkte: “Det kunne have været rart at vide.” Kommunikér for meget. Del informationen. Ingen bliver vrede på dig, fordi du tager ferie. Hvis du har et godt forhold til din kunde, bliver de lige så glade på dine vegne.

Ben Aston:

Ja. Jeg tror, så meget af det handler om god kommunikation, ikke? For det, vi taler om, når vi skriver vores overdragelsesnoter, er ikke bare, at vi skriver noter, men at kommunikationen går begge veje, og at vi sikrer, at den person, vi overdrager til, forstår, hvad der bliver bedt om, og hvad der forventes.

Jeg tror, det ofte er dér, tingene går galt: Vi tror, vi har skrevet gode overdragelsesnoter, og de giver mening for os, men det er, fordi vi har al denne baggrundsviden og forstår det større billede. At sikre, at personen forstår det, er for mig den kritiske del af en projektoverdragelse, der faktisk fungerer. Men-

Mackenzie Dysart:

Ja. Især ting som kommunikationspunkter, hvor det hedder: “Okay, kunden forventer en dagsorden på denne dag. Mødereferatet skal offentliggøres på denne måde.” Uanset hvad din normale proces er, og som du tager for givet, fordi du gør det hele tiden, er det virkelig nyttigt for den person, der overtager, at sætte sig ned og skrive: “Sådan gør jeg tingene.”

Ben Aston:

Men hvis du skal være ærlig, arbejder du så faktisk i ferien, Mackenzie?

Mackenzie Dysart:

Jeg har én gang været nødt til at logge på en computer og videresende en fil, hvilket var min egen skyld, fordi jeg ikke havde adgang til noget … eller ikke havde givet nogen adgang. Men ellers er jeg ret konsekvent. Det eneste, jeg vil indrømme, er, at jeg lige tjekker … Jeg skimmer mine e-mails, når de kommer ind. Mest for at gøre mit liv lettere, når jeg kommer tilbage, så intet kommer som en overraskelse.

Men jeg svarer ikke på e-mails. Jeg holder ret fast i, at jeg er væk af en grund. Jeg plejer også at tage ud af landet og ud af et område med wi-fi, så jeg alligevel ikke kan kontaktes.

Ben Aston:

Ja, det er et godt tip. Jeg plejer altid at sige, at et godt tip, når man tager på ferie, er at sige: “Jeg tror ikke, der er internet. Jeg tror ikke, jeg har internetforbindelse dér.” I Canada kan vi faktisk sige det med stor overbevisning. Folk synes faktisk, det er meget troværdigt, at man kan tage et sted hen uden signal og uden wi-fi. Det er det gode ved Canada. Der er ikke mange steder tilbage i verden, hvor det ville være helt plausibelt. Kom til Canada, hvis du vil have en ferie uden internetforbindelse.

Mackenzie Dysart:

Hvis du tager ud mod østkysten, mister du på et tidspunkt endda adgangen til mobildata. Det er fantastisk. Hurra for canadisk telekommunikation.

Ben Aston:

Ja. Fedt. Jeg tror dog virkelig, at meget af det her også handler om god projektdokumentation, ikke?

Mackenzie Dysart:

Mm-hmm.

Ben Aston:

For hvis du tager af sted, og du sagde det selv: Planlæg din ferie i god tid. En del af det er at begynde på dokumentationen i god tid. Men hvis vores dokumentation er opdateret, og hvis vores projekttidsplan og budgetopfølgning er opdaterede, og kravene er veldefinerede, så er det faktisk ikke så svært at overtage et projekt fra nogen. Det er, når tingene ikke er særlig veldefinerede, og alt ligger i hovedet på os, at det bliver meget sværere for andre at styre tingene, mens vi er væk.

Det har været min erfaring … Det er fantastisk, at du er god til at sige: “Jeg svarer ikke på noget, mens jeg er på ferie.” Min erfaring er ærligt talt, at jeg har en masse information i hovedet, så det er meget svært for nogen at overtage, og så tænker jeg bare … Når du følger e-mailtråden og tænker: “Denne person forstår det virkelig ikke. Du er nødt til at træde til her, ellers får jeg en katastrofe, jeg skal rydde op i, når jeg kommer tilbage.” Men jeg tror, at nøglen for mig er rigtig god projektdokumentation, så du og dit team får de bedste forudsætninger, mens du er væk.

Mackenzie Dysart:

Ja, og det er det. Jeg synes også, det påvirker teamet. Ingen ønsker at blive efterladt i uvished. Jeg vil sige, at jeg har været i en situation, hvor jeg har overdraget noget dårligt, eller hvor jeg har fået overdraget et projekt uden tilstrækkelig information. Jeg fortæller mere om en slags helvedeshistorie i mit indlæg, hvis man kan sige det sådan, om hvordan det kan gå frygteligt galt.

Men for et par uger siden dækkede jeg ind for en projektleder her, som var rejst væk i en måned på grund af sit bryllup og sin bryllupsrejse og det hele, og det var … Kunden sagde endda, hvor gnidningsfri overgangen havde været, fordi jeg forstod deres proces så godt. Den lignede en anden kunde, vi har, så det var virkelig let at håndtere. Men jeg kunne træde ind, fordi jeg vidste, hvad de vigtigste kontaktpunkter var.

Selv hvis jeg ikke havde den nødvendige baggrund for, hvorfor nogle af beslutningerne var truffet, havde teamet den, og de kunne udfylde hullerne, fordi jeg kunne række ud til dem. De vidste også, at deres projektleder skulle på ferie, så de vidste, at de skulle udfylde nogle huller. Men det var en virkelig gnidningsfri overgang, fordi jeg kendte de vigtigste …

Det handler virkelig meget om kommunikation. Du har allerede sagt det flere gange. Det har jeg også. Det handler virkelig om de vigtigste kommunikationspunkter: “Det er på dette tidspunkt, de forventer disse opdateringer. Det er sådan, disse beslutninger skal træffes, og her skal alle oplysninger ende.” Det var en meget gnidningsfri overgang. Gode overgange sker faktisk. Det er det, jeg forsøger at vise med indlægget: “Det findes. Det er virkeligt. Det er ikke en enhjørning. Du kan gøre det. I skal bare alle arbejde sammen.”

Ben Aston:

Ja. Fantastisk. Mackenzie, tusind tak fordi du ville være med. Det har været fantastisk at have dig med.

Mackenzie Dysart:

Mange tak. Det har været vidunderligt.

Ben Aston:

Hvis du gerne vil på ferie, så skriv nogle gode overdragelsesnoter. Men hvis du vil bidrage til denne samtale, hvis du har nogle skrækhistorier om overdragelser, eller måske står midt i en lige nu, så skriv en kommentar til indlægget eller gå til ressourcesektionen på thedigitalprojectmanager.com for at blive medlem af vores Slack-team, hvor du finder alle mulige interessante samtaler. Men indtil næste gang: Tak fordi du lyttede.