İş Akışı ve Süreç: 5 Temel Fark & 5 Benzerlik

Süreç Nedir?

Yukarıdaki tarif benzetmemizi kullanırsak süreç, tüm öğün ve bu öğünün her bir aşaması için hazırlanan üst düzey plandır. İş akışını yönlendirecek bir süreç olmadığında her tarif kendi başına lezzetli olabilir, ancak yemekler bir araya gelerek doyurucu bir öğün deneyimi oluşturamaz.

Daha basit bir ifadeyle iş süreci, bir projeyi tamamlamak için gereken görevleri, ekip üyelerini, süreç akışını ve araçları bir araya getirir. Bir süreç, normalde zaman alan görevleri tamamlamanın önündeki engelleri azaltan, iyi organize edilmiş birden fazla iş akışından oluşmalıdır.

İş Akışı ve Süreç: Farklar ve Benzerlikler

Süreçler ve iş akışları arasında önemli farklar ve önemli benzerlikler vardır. İkisi arasında hatırı sayılır bir örtüşme bulunur, ancak her ikisinin de proje yönetimi iş akışları söz konusu olduğunda kritik olduğunu göreceksiniz.

Aşağıda iş akışı ile süreç arasındaki temel farkları ve benzerlikleri gösteren bir tablo yer almaktadır:

	İş Akışı	Süreç	Benzerlikler
Hedefler	Bireysel görevlere harcanan zamanı azaltarak iş akışını kolaylaştırmak	Tamamlama; projeleri verimli ve etkili bir şekilde bitirmek	Otomasyon, her ikisinin de proje yönetiminde başarılı olmasına yardımcı olabilir
Kapsam	Mikro düzeyde, görev odaklı	Makro düzeyde, proje odaklı	Uygulamalar ve araçlar hem mikro hem de makro düzeyin yönetilmesine yardımcı olur
Odak	Otomasyon; görevler arasındaki en hızlı tamamlama yolunu optimize etmek	Onay; projeleri tamamlanmaya yaklaştırmak için görevlerin tamamlanmasını sağlamak	Her birinin odağını geliştirmek ve keskinleştirmek için veriler her ikisinin de temelini oluşturur
Strateji	Taktiksel; görevleri ve tüm görevleri bir dizi içinde gerçekleştirmenin en hızlı yolunu parçalara ayırır	Süreç haritalama; bir projeyi tamamlamak için nelerin gerekeceğini tanımlar	Her adımda proje yöneticilerinin bulunması her iki strateji için de kritik öneme sahiptir
Şablonlar	Bağımlı; iş akışları yalnızca iyi tanımlanmış şablonlarla çalışır	Bağımsız; süreçler projeleri tamamlamak için şablonlar olmadan çalışabilir	Şablonlarla veya şablonlar olmadan, otomasyon ya da strateji kullanılsın veya kullanılmasın, kârlı işletmeler için hem iş akışları hem de süreçler gereklidir

BPM ile iş akışları arasındaki farkları buradan ve proje yönetimi ile iş akışı otomasyonu yazılımları arasındaki farkları buradan okuyabilirsiniz.

Farklar

1. Hedefler: Kolaylaştırma ve Tamamlama

İş akışı tasarımının amacı, genellikle iş süreci otomasyonu veya iş akışı otomasyonu yardımıyla zaman alan görevlerin önündeki engelleri azaltmaktır. Bununla birlikte iş süreçlerinin amacı, projenin hedeflerine ulaşmak ve projeyi mümkün olduğunca verimli ve etkili bir şekilde tamamlamaktır.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Kapsam: Mikro ve Makro

İş akışının kapsamı ve sıralaması mikro düzeye indirgenir; çünkü iş akışları ayrıntıların ve bireysel adımların yönetilmesine yardımcı olmak için tasarlanır (bazen iş akışı diyagramları kullanılır). Bu, tüm adımların kolayca ve hızlı bir şekilde tamamlanmasını sağlamaya yardımcı olur. Bir iş akışına örnek olarak, yeni bir çalışana teklif mektubu gönderilmesiyle ilişkili görevler kümesi verilebilir. Buna karşılık iş süreci, mülakattan işe alıştırmaya kadar çalışanın işe alım sürecinin tamamıdır.

3. Odak: Otomasyon ve Onay

Bir iş akışının odağı, sorunsuz ve etkili bir süreç sağlamak için süreç otomasyonu platformları yla çalışmaktır. Buna karşılık iş süreçleri yönetimi, bir bütün olarak işletme için projeleri tamamlamak üzere gereken onay sürecine odaklanır ve projenin parçalarını mümkün olduğunca hızlı ve etkili bir şekilde ilerletir. 

4. Strateji: Taktiksel ve Süreç Haritalama

İş akışlarında kullanılan strateji doğası gereği taktikseldir. İnsan kaynakları için bir iş akışı örneğimizi kullanırsak iş akışları, yeni çalışanlar için satın alma siparişlerinden çalışanların işe alımıyla ilgili sorularını uygun paydaşlara yönlendirmeye (veya çalışan el kitabına) kadar ilgili her görevi ayrıntılı adımlara böler. Buna karşılık iş süreçleri, daha büyük bir projeyi tamamlamak için nelerin gerekeceğini ana hatlarıyla belirtmek üzere süreç haritalama stratejilerini uygular.

5. Şablonlar: Bağımlı ve Bağımsız

İş akışları ve iş akışı otomasyonu yazılımları şablonlara ve adım adım görevlere bağlıdır. Ancak süreçler daha organik olma eğilimindedir. Birçok süreç 1. adımdan 2. adıma ilerlerken bazı süreçlerde kullanım senaryolarına, yeni müşteri ihtiyaçlarına veya projeyi etkileyebilecek çeşitli etkenlere bağlı olarak adımların atlanmasına izin verilir.

Benzerlikler

1. Her İkisi de Otomasyonla Gelişir

Dijital iş akışları büyük ölçüde otomasyon araçları gerektirse de hem iş süreçleri hem de iş akışları otomasyon kullanımıyla gelişir. 

İş akışı otomasyonu yazılımı, bir dizi göreve harcanan zamanı en aza indirir. Ancak iş süreci otomasyonu yazılımı, projenin bütününe kuş bakışıyla bakmaya (ör. Onspring gibi bir araç) daha fazla odaklanır ve projeyi verimli bir şekilde ilerletmek için hızlı ve basit onay süreçlerine olanak tanır.

2. Her İkisinde de Çok Sayıda Uygulama ve Araç Bulunur

Birçok iş akışı uygulaması kodsuz iş akışı yönetimine odaklanır, ancak birçok uygulama iş süreçleri için de kullanılabilir.

İş akışı otomasyonu araçları bir süreç boyunca görevleri arka planda otomatik olarak ilerletebilirken bu uygulamalar ayrıca proje yöneticileri için bildirim güncellemeleri, optimize edilmiş veriler ve panolar, iş akışlarının ilerleme şekline dayalı kullanım senaryosu içgörüleri ve görev dizisini görsel olarak haritalandırmak, izlemek ve iyileştirmek için kolaylaştırılmış süreç iş akışı yazılımı da sunar.

İşte en iyi iş akışı yönetimi yazılımı seçimlerim.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Best with AI-powered risk identification
2. 2. Wrike — Best for reconnecting siloed teams
3. 3. Moxo — Best for secure client collaboration portals
4. 4. Productive — Best for agency management
5. 5. Screendragon — Best for complex workflow automation and approvals
6. 6. Qntrl — Best for workflow orchestration
7. 7. Quickbase — Best for dynamic work management
8. 8. Celigo — Best with 1,000+ prebuilt app connectors
9. 9. Kissflow — Best for workflow templates
10. 10. TrailHQ — Best for AI-driven workflow automation

3. Her İkisi de Verilerle Desteklendiğinde Başarılı Olur

Verilerden söz etmişken hem iş akışları hem de süreçler yalnızca veri odaklı sonuçlarla desteklendiklerinde başarılı olur.

Bir iş akışındaki adımları ancak zaman alan görevlerin nerelerde optimize edilebileceğini ve hangi adımların tamamen kaldırılabileceğini tam olarak anladığınızda otomatikleştirebilirsiniz. Benzer şekilde iş süreçleri ancak veriler, uygun düzeltmelerle projelerin daha verimli tamamlanabileceğini desteklediğinde kolaylaştırılabilir.

4. Her İkisi de Proje Yönetimi Ekibi Üyelerini Gerektirir

Bazıları iş akışı otomasyonunun proje yönetimi ihtiyacını ortadan kaldıracağını düşünebilir, ancak hem iş akışları hem de süreçler projenin tamamı boyunca proje yönetimi ekibi üyelerini gerektirir.

Proje yöneticileri, etkili iş akışları için gereken faaliyetler dizisinin geliştirilmesinde önemli bir rol oynar ve yinelenen görevleri otomatikleştirmek ve verimliliği artırmak için sıklıkla kurumsal iş akışı yazılımından yararlanır. Benzer şekilde, bir iş süreci, bir projeyi tamamlamak için gereken gereksinimlere göre iş akışlarını ve süreçleri ayarlayabilecek birinin gözetimini gerektirir.

5. Her İkisi de Bir İşletmenin Başarısı İçin Kritik Öneme Sahiptir

Gereklilik nedeniyle, neredeyse tüm işletmelerin bir süreci vardır. Her türden projenin, bir işletmenin faaliyet gösterebilmesi için tamamlanması gerekir. Ancak bir işletmenin başarılı olması ve büyümesi için proje görevlerinin zamanında, düzenli ve tekrarlanabilir bir şekilde tamamlanmasını sağlayacak iş akışlarına da sahip olması gerekir.

İş Akışı ve Süreç Otomasyonu Yazılımı Türleri

İş akışlarını ve süreçleri otomatikleştirmek için çeşitli yazılım çözümleri mevcuttur ve her biri farklı işletme ihtiyaçlarına göre uyarlanmıştır:

1. İş Akışı Otomasyonu Yazılımı

İş akışı otomasyonu yazılımı, belirli görevleri otomatikleştirerek verimliliği artırır. Temel türler şunlardır:

• Kural Tabanlı Otomasyon Araçları – Yinelenen görevler için "bu olursa-şu olsun" mantığına dayalı olarak önceden tanımlanmış eylemleri yürütür.
• Entegrasyon Odaklı Platformlar – Veri akışını ve otomasyonu kolaylaştırmak için farklı uygulamaları birbirine bağlar.
• İnsan Görevi Odaklı Sistemler – İnsan gözetimi gerektiren iş akışlarını yöneterek görevlerin tamamlanmasını sağlar.

2. Süreç Otomasyonu Yazılımı

Süreç otomasyonu yazılımı, birden fazla iş akışındaki tüm iş süreçlerini optimize eder. Temel türler şunlardır:

• Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) – Yüksek hacimli, yinelenen görevleri otomatikleştirmek için botları kullanır.
• İş Süreçleri Yönetimi (BPM) Sistemleri – Karmaşık süreçleri modellemek, otomatikleştirmek ve analiz etmek için araçlar sunar (bunlar BPM yazılımının temel faydalarından yalnızca birkaçıdır).
• Akıllı Süreç Otomasyonu (IPA) – Müşteri hizmetleri gibi karar alma görevleri için RPA'yı yapay zekâ/makine öğrenimiyle birleştirir.

İşletmeniz için hangi otomasyon çözümü türünün en uygun olduğundan emin değilseniz, yapılandırılmış iş süreci otomasyonu kursları araçları, bunların ne zaman kullanılacağını ve hedeflerinizle uyumlu otomasyon stratejilerinin nasıl tasarlanacağını anlamanıza yardımcı olabilir.

Proje Yönetiminde İş Akışları mı, Süreçler mi Daha Yaygındır?

Süreçlerin proje yönetiminde iş akışlarından daha yaygın olmasının tek nedeni, projeleri tamamlamak için en az bir açıkça tanımlanmış sürece sahip olmanın, bir işletmenin faaliyetlerini sürdürmesi için gereken asgari koşul olmasıdır.

İşletmeniz proje yönetimini değerlendiriyorsa ve siz de bir proje yöneticisiyseniz, muhtemelen iş akışlarıyla (ve bunlardan daha fazlasına sahip olmakla) daha çok ilgileniyorsunuzdur. Ayrıca iş akışlarınızı mümkün olduğunca optimize etmekle de ilgilenmeniz muhtemeldir. Bunun nedeni, iş akışlarının iş süreçlerinin daha sorunsuz, tekrarlanabilir ve çok daha verimli hâle gelmesini sağlamasıdır.

Sonuç olarak, sağlıklı ve kârlı bir proje yönetimi sistemini sürdürebilmek için hem yüksek kaliteli iş süreçlerine hem de verimli iş akışlarına ihtiyacınız vardır.

Bir İşletme Sistemi Nasıl Oluşturulur?

Artık iş akışları ile süreçler arasındaki farkı bildiğinize göre, bu ikisini kapsamlı bir işletme sistemine nasıl entegre edeceğinizi bilmeniz de önemlidir. İş akışları ve süreçler birlikte, operasyonel performansı artıran ve uzun vadeli büyümeyi destekleyen, kolaylaştırılmış ve tekrarlanabilir bir işletme sistemi oluşturur.

Güçlü bir işletme sistemi oluşturmak için atabileceğiniz ilk adımlardan bazıları şunlardır:

1. Temel İş Faaliyetlerini Belirleyin: Operasyonlar, müşteri etkileşimleri, ürün geliştirme ve idari görevler dâhil olmak üzere, işletmenin başarısını sağlayan temel faaliyetleri listeleyin. Bu temel, sistemin kritik işlevleri desteklemesini sağlar.
2. Süreçlerin Haritasını Çıkarın: Her temel işlev için gereken görev sırasını görselleştirmek üzere üst düzey süreç haritaları geliştirin. Bu, verimsizliklerin ve bağımlılıkların belirlenmesine yardımcı olur.
3. Süreçler İçindeki İş Akışlarını Ayrıntılandırın: Netliği ve hesap verebilirliği artırmak için her süreci ayrıntılı iş akışlarına ayırın; adım adım görevleri, sorumlu tarafları ve karar noktalarını tanımlayın.
4. Prosedürleri ve Standartları Belgeleyin: Tutarlılığı sağlamak için ayrıntılı standart işletim prosedürleri (SOP'ler) oluşturun. Açık ve anlaşılır belgeler, eğitim ve operasyonların yürütülmesi için başvuru kaynağı işlevi görür.
5. Araçları ve Otomasyonu Uygulayın: Verimliliği artırmak, manuel çalışmayı azaltmak ve iş birliğini geliştirmek için proje yönetimi yazılımlarından, iş akışı otomasyonu araçlarından ve iletişim platformlarından yararlanın.
6. Ekip Üyelerini Eğitin ve Yetkilendirin: Çalışanların iş sistemini ve bu sistem içindeki rollerini anlamasını sağlayın. Sürekli iyileştirmeyi desteklemek için geri bildirimde bulunmayı ve değişime uyum sağlamayı teşvik edin.
7. İzleyin, Değerlendirin ve Optimize Edin: Verimliliği ve ölçeklenebilirliği korumak için sistem performansını temel metrikleri, çalışan geri bildirimlerini, süreç denetimlerini ve iş akışı analizini kullanarak düzenli olarak değerlendirin. Gerektiğinde iş akışlarını ve süreçleri ayarlayın.

Daha Fazla İş Akışı Yönetimi İçgörüsü İçin Bize Katılın

Artık iş akışı ile süreç arasındaki farkları daha iyi anladığınıza göre, proje yönetiminde iş akışına ilişkin tüm konuları daha derinlemesine incelemek isteyebilirsiniz. Tam olarak bunu yapmaya başlamanıza yardımcı olabilecek en iyi uygulamaları içeren 6 adımlı bir kılavuzumuz var!