7 Adımda Belge Onay İş Akışı Nasıl Oluşturulur

Bir belge onay iş akışı uygulamak yalnızca karmaşadan kaçınmakla ilgili değildir; üretkenliği artırmak, hataları azaltmak ve daha iyi iş birliğini teşvik etmekle ilgilidir. Her adımın verimli ve uyumlu olmasını sağlamak üzere belgeyle ilgili süreçler üzerinde daha iyi kontrol elde etmek anlamına gelir. 

Doğru onay iş akışı otomasyonu araçları ve teknolojileriyle iş akışı yürütümünü iyileştirebilir, manuel görevleri en aza indirebilir ve belge yönetimi verimliliğini artırabilirsiniz. 

Ancak Jira veya SharePoint gibi araçlarda onaya özel iş akışlarını uygulamadan önce, belge süreçleriniz için güvenli ve ölçeklenebilir bir temel oluşturacak bir belge yönetim sistemi uygulamanın daha geniş kapsamlı faydalarını değerlendirmeye değer. Karar vermeden önce sizin için uygun olup olmadığını görmek amacıyla her zaman ücretsiz bir belge yönetim sistemiyle başlayabilirsiniz.

Neden Bir Belge Onay İş Akışına İhtiyacınız Var? 

Belge inceleme iş akışları aşağıdaki yollarla karmaşayı önler:

• Tutarlılık: Tutarlılık, kuruluş genelinde kalite standartlarını korumak için hayati önem taşır. Belgelerinizin gönderilmeden önce gerekli tüm bilgileri içermesini garanti eder.
• Şeffaflık: Belge onay iş akışları, belge revizyonları ve onayları için şeffaf bir denetim izi sağlar; böylece siz ve paydaşlarınız değişiklikleri takip edebilir, sorumlulukları belirleyebilir ve güncellemeler ile son tarihlerden haberdar olabilirsiniz. Bu, ekip üyeleriniz arasında hesap verebilirliği, güveni ve sorumluluk bilincini teşvik eder. 
• İş birliği: Belge oluşturma, inceleme ve onaylama için şeffaf proje iş akışları bulunduğunda proje ekipleri daha etkili bir şekilde iş birliği yapar. İş akışı süreçleri ayrıca ekip üyelerinin geri bildirim sağlamasına, değişiklikleri ve sürümleri takip etmesine ve verimli bir şekilde karar almasına olanak tanıyarak iletişime yardımcı olur.

Belge Onay Türleri

Belge onay iş akışı gerektirebilecek belge türleri şunlardır.

• Sözleşmeler: Bunlar şirket ile müşteriler, tedarikçiler veya çalışanlar arasında olabilir. Birden fazla tarafın incelemesini ve onayını gerektiren yasal belgelerdir. Belge onay iş akışı, tüm ayrıntıların zamanında ve eksiksiz şekilde tamamlanmasını sağlamaya yardımcı olur.
• Teklifler veya iş kapsamı: Bir teklifin veya iş kapsamının (SOW) içindeki bilgiler, projenin başarısı için hayati önem taşır ve bir müşterinin belgede belirtilenden fazlasını istemesi durumunda güvence sağlar. Kapsam genişlemesi diyen oldu mu? Kapsam genişlemesi?
• Proje teslimatları: Tasarım belgeleri, spesifikasyonlar ve prototipler gibi proje teslimatları; proje ekipleri, müşteriler ve paydaşlar tarafından incelenip onaylanmayı gerektirir. Belge onay iş akışları, tüm teslimatların proje gereksinimlerini ve beklentilerini karşılamasını sağlamanıza yardımcı olur.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kimler Dahil?

• Yazar/oluşturucu: Belgenin özgün sürümünü hazırlamaktan, içeriği girmekten, biçimlendirmeyi düzenlemekten ve bilgileri belgenin amaç ve gereksinimleriyle uyumlu olacak şekilde organize etmekten sorumlu kişi.
• Belge yöneticisi: Bu kişi, belge iş akışı sürecini denetler. İncelemeleri görevlendirir, ilerlemeyi izler, son tarihleri takip eder ve herkesin iş akışı protokollerine uymasını sağlar.
• İncelemeciler: Belgenin doğru, eksiksiz ve standartlar, düzenlemeler veya kuruluş politikalarıyla uyumlu olduğundan emin olmak için belgeyi değerlendirmekle görevlendirilen kişiler ya da ekiplerdir. İncelemeciler geri bildirim sunabilir, değişiklik önerebilir veya belgeyi sonraki işleme aşamalarına geçmesi için onaylayabilir.
• Onaylayan(lar): Belgenin kesinleştirilmeden veya dağıtılmadan önce onaylanmasından sorumlu, belirlenmiş kişiler ya da yetkililerdir. Onaylayanlar, belgenin kuruluş standartlarıyla uyumlu olduğunu ve dağıtım için gerekli yetkilendirmeyi aldığını doğrular.

Proje yöneticisi olarak bir belge iş akışında birden fazla rol üstlenebilirsiniz. Örneğin, SOW/teklif sürecinde bir incelemeci olabilirsiniz. Bu, proje çıktıları, zaman tahminleri ve maliyet onaylanmadan önce bir projenin uygulanabilirliğini değerlendirme fırsatı sunar.

Bir Belgenin Geçtiği Tipik Adımlar

Örnek olarak bir proje sözleşmesini kullanarak belge iş akışlarının temel bileşenlerini aşağıda açıklıyoruz.

1. Belge Oluşturma

Belge oluşturma iş akışı, bir şablonla başlamayı veya belgeyi sıfırdan tamamlamayı içerebilir. Belgenin amacına ve hedef kitlesine uygun olarak içerik girme, biçimlendirme ve bilgileri düzenleme aşamalarından oluşur.

• Kim: Sözleşmeyi oluşturmak proje yöneticisinin sorumluluğundadır (bir proje sözleşmesi şablonu kullanırsanız bu iş çok daha kolaylaşır).
• Ne: Bu aşama, projenin kapsamını, hedeflerini ve temel paydaşlarını ana hatlarıyla belirleyen ve tüm projenin yönünü ortaya koyan bir belgenin taslağını hazırlamayı içerir.
• Ne zaman: Genellikle projenin başlangıç aşamalarında gerçekleştirilir.
• Nerede: Oluşturma sürecinde genellikle belge oluşturma yazılımı (veya birden fazla ekip üyesi belgeyi birlikte oluşturuyorsa belge iş birliği yazılımı) kullanılır.
• Nasıl: Proje yöneticisi, kuruluş tarafından sağlanan önceden tanımlanmış bir şablonu kullanmayı veya projenin özel gereksinimlerine bağlı olarak belgeyi sıfırdan oluşturmayı tercih edebilir.

2. İncelemecileri Belirleme

Bu adımda incelemeciler, belgenin doğru ve eksiksiz olduğundan ve projenin amaç ve hedefleriyle uyumlu olduğundan emin olmak için belgeyi kontrol eder. Belgeleri incelemek ve kalitelerini ve etkililiklerini güvence altına almak üzere uygun kişileri veya ekipleri seçersiniz.

• Kim: Proje yöneticisi, proje sözleşmesini incelemek üzere uygun kişileri veya ekipleri belirler.
• Ne: İncelemeciler belgenin doğruluğunu, eksiksizliğini ve proje hedefleriyle uyumunu değerlendirir.
• Ne zaman: İnceleme süreci genellikle belge oluşturma aşamasından sonra gerçekleşir.
• Nerede: İncelemeciler genellikle proje yönetimi ekibinden veya ilgili paydaşlar arasından seçilir.
• Nasıl: İncelemeciler uzmanlıklarına, projedeki rollerine veya paydaş katılımlarına göre seçilebilir.

3. Belge İş Akışı Yazılımında ve Onay Kriterlerinde Kurulum Yapma

Sürecin bu adımı, belge yönetimi iş akışının sorunsuz şekilde ilerlemesini ve etkili onay prosedürlerini izlemesini sağlar; iş akışı orkestrasyonu ise sistem genelinde belge yönlendirmesini, onaylayanları ve otomatik tetikleyicileri koordine etmeye yardımcı olur.

• Kim: Proje yöneticisi genellikle proje tanım belgesini belge iş akışı yazılımında oluşturma sorumluluğuna sahiptir.
• Ne: Bu, belgenin yazılım platformu içinde yapılandırılmasını ve onay kriterlerinin oluşturulmasını içerir.
• Ne zaman: Bu işlem, belgenin oluşturulması ve inceleyicilerin belirlenmesi aşamalarından sonra gerçekleştirilir.
• Nerede: Belge, belirlenen iş akışı yazılımı veya platformu içinde yönetilir (açık kaynaklı iş akışı yazılımı da mevcuttur).
• Nasıl: Onay kriterleri, kuruluş politikalarına, proje gereksinimlerine veya uyumluluk standartlarına göre tanımlanır.

4. Belgenin İlerlemesini İzleyin

Bu adım, belgelerin onay iş akışı boyunca sorunsuz ilerlemesini sağlar. Gözetim sağlayacak, belgenin durumunu takip edecek ve onay sürecinde ortaya çıkabilecek sorunları ele alacaksınız.

• Kim: Proje yöneticisi genellikle proje tanım belgesinin onay iş akışı içindeki ilerlemesini izler.
• Ne: Bu, belgenin durumunun takip edilmesini ve onay sürecinde verimli bir şekilde ilerlemesinin sağlanmasını içerir.
• Ne zaman: İzleme, onay süreci boyunca sürekli olarak gerçekleştirilir.
• Nerede: İlerleme, belge iş akışı yazılımı veya proje yönetimi sistemi içinde takip edilir.
• Nasıl: Durumun, bildirimlerin ve olası proje darboğazlarının düzenli olarak kontrol edilmesiyle.

5. Geri Bildirimleri İnceleyin ve Güncelleyin

Bu adımda belgelerin uyumlu olduğundan emin olacak ve paydaşlardan belgeler hakkında değerli geri bildirimler alacaksınız.

• Kim: Proje yöneticisi, belge inceleyicilerinden alınan geri bildirimleri incelemekten sorumludur.
• Ne: Geri bildirimler, proje tanım belgesinde iyileştirme veya açıklama gerektiren alanları belirlemek için değerlendirilir.
• Ne zaman: Bu adım, geri bildirim sağlandıktan sonra gerçekleştirilir. Herhangi bir düzenleme önerilirse belge, finansal etkisi olabilecek harici bir kaynağa gönderilmeden önce bu düzenlemeleri yapın.
• Nerede: Revizyonlar belge içinde yapılır.
• Nasıl: Alınan geri bildirimlere göre, belgenin proje hedefleri ve paydaş beklentileriyle uyumlu kalmasını sağlamak için gerekli güncellemeler yapılır.

6. Son Onay İçin Yeniden Gönderin

Belgeler incelenip geri bildirimler dahil edildikten sonra, son hâline getirilmeden veya dağıtılmadan önce belirlenen kişi ya da departmanların onayı gerekebilir.

• Kim: Proje yöneticisi, revize edilen proje tanım belgesini son onay için yeniden göndermekle görevlidir.
• Ne: Güncellenen belge, gerekli revizyonların ardından son belge incelemesi ve onayı için gönderilir.
• Ne zaman: Bu işlem, geri bildirimlerin dahil edilmesi ve belgenin revize edilmesinden sonra gerçekleştirilir.
• Nerede: Yeniden gönderimler, belge iş akışı yazılımı veya proje yönetimi yazılımı içinde gerçekleştirilir.
• Nasıl: Revize edilen belge, son onay için onay iş akışı üzerinden sunulur.

7. Belgeleri Saklayın ve İzinleri Uygulayın

Son onayın ardından belgelerinizin gelecekte başvurulmak, erişilmek ve uyumluluk amacıyla güvenli bir şekilde saklanması ve erişilebilir olması gerekir.

Son belgelerinizi güvenli bir şekilde saklamak, belge yönetiminde en iyi uygulamaların yalnızca bir parçasıdır. Belgelerinizin güncel, erişilebilir ve uyumlu kalmasını sağlamak için sürüm kontrolü protokolleri, izin kuralları ve düzenli denetimler de oluşturmalısınız.

Belgeler, gelecekte başvurulmak, erişilmek ve uyumluluk amacıyla güvenli bir şekilde saklanmalıdır. Fiziksel dosyalama sistemlerinden elektronik belge yönetim sistemlerine (DMS) veya bulut tabanlı depolama platformlarına (Dropbox, Google Drive) kadar çeşitli çözümler kullanabilirsiniz. 

Belgeleri ne kadar süreyle saklamanız gerektiğini, ne zaman arşivlenmeleri gerektiğini ve ne zaman güvenli bir şekilde imha edilebileceklerini belirleyebilmek için belge depolama ve arşivleme politikaları oluşturun; böylece belgelerin yaşam döngüsünü etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.

• Kim: Proje yöneticisi, onaylanan proje tüzüğünü saklamaktan ve belge izinlerini yönetmekten sorumludur.
• Ne: Bu, belgeye belirlenmiş bir depo içinden erişimin düzenlenmesini ve güvence altına alınmasını içerir.
• Ne zaman: Bu işlem, proje tüzüğünün nihai onayının ardından gerçekleştirilir.
• Nerede: Belge, bir belge deposu veya yönetim sistemi içinde saklanır.
• Nasıl: Erişim izinleri rollere göre uygulanır; bu sayede belgenin güvenliği sağlanır ve ilgili paydaşlar gerektiğinde belgeye erişebilir.

Verimli bir belge onay iş akışının nasıl uygulanacağını öğrenmek için iş akışı haritalandırmasına ve dijital iş akışlarına ilişkin kapsamlı incelememize göz atın.

Belge Onay İş Akışı Süreçleri İçin Araçlar

Temel iş akışı yönetimi yazılımı çözümlerinden daha gelişmiş kurumsal düzeydeki sistemlere kadar, belge iş akışlarını kolaylaştırmak için çeşitli teknoloji türlerini kullanabilirsiniz. 

İşte bazı örnekler:

• DMS: DMS platformları, onay yazılımları ve belge kontrol yazılımları, belgeleri depolamak, düzenlemek ve yönetmek için merkezi depolar sağlar. Bunlar genellikle sürüm kontrolü, erişim denetimleri, meta veri etiketleme ve arama özelliklerini içerir.
• İş akışı otomasyon yazılımı: İş akışı otomasyon yazılımı, iş akışlarını tasarlamanıza, kolaylaştırmanıza ve belge iş akışlarını otomatikleştirmenize olanak tanır. Belge yönlendirme ve onaylama için önceden tanımlanmış adımlar, kurallar ve tetikleyiciler içeren özel iş akışları oluşturabilirsiniz.
• Elektronik imza çözümleri: Elektronik imza yazılımı, dijital imzalara olanak tanıyan bir belge onay sistemi türüdür ve fiziksel belgeleri yazdırma, tarama ve postayla gönderme gereksinimini ortadan kaldırır. Elektronik imzalama ve dijital yönetim sistemi onay süreçlerini hızlandırmak için bu sistemleri belge iş akışlarıyla entegre edin. Giderler konusunda endişeleriniz varsa, bu kategoride çok sayıda ücretsiz elektronik imza yazılımı seçeneği bulunduğunu unutmayın.

BPM ile iş akışları arasındaki farkı burada öğrenin.

Belge İş Akışları İçin 6 Akıllı İpucu

Belge onay iş akışları için kullandığım küçük ve pratik ipuçları şunlar.

1. Bildirimleri otomatikleştirin: Otomatik bildirimler ayarlayarak belgeler incelemeye hazır olduğunda, son tarihler yaklaştığında veya herhangi bir değişiklik yapıldığında herkesin bilgilendirilmesini sağlayabilirsiniz. Böylece hiç kimse olup bitenlerden habersiz kalmaz ve herkes zamanında katkıda bulunabilir.
2. Koşullu bir belge yönlendirme iş akışı oluşturun: Belgelerinizin hangi kişilere gönderileceğini, konularına veya kimlerin onay vermesi gerektiğine göre belirleyin. Örneğin, yüksek bütçeli bir iş söz konusuysa belge, onay için otomatik olarak üst düzey incelemecilere gönderilir.
3. Paralel incelemeler: Bir sonraki kişinin başlayabilmesi için bir kişinin işi bitirmesini beklemeyi bırakın. Paralel incelemeyle farklı ekip üyeleri farklı bölümleri aynı anda ele alabilir. Bu, inceleme döngülerinin süresini kısaltır ve belge onay süreçlerini hızlandırır.
4. Belge şablonları: Standartlaştırılmış şablonlar en büyük yardımcınızdır. Her yerde tutarlılık sağlamak için bunlara bağlı kalın ve herkesin belge hazırlamasının ne kadar kolaylaştığını görün. (Not: Önemli proje belgeleri için şablonları DPM üyeleri kütüphanemizde burada bulabilirsiniz.)
5. Sürüm kontrolü: Kim neyi, ne zaman yaptı, bunu otomatik olarak takip etmek için iş akışlarınızı entegre edin ve sürüm kontrolünden yararlanın. Artık tahmin yürütmenize veya en güncel sürümle çalışıp çalışmadığınızı merak etmenize gerek kalmaz.
6. Yedek onay: Onaylayan kişilerin, müsait olmadıklarında onay yetkilerini belirlenmiş yedek kişilere devretmesine izin verin. Bu, onay sürecindeki gecikmeleri önler ve belge iş akışlarınızın sürekliliğini sağlar.

Kaçınılması Gereken 3 Yaygın Hata

1. Yetersiz güvenlik:  Uygun izinleri ihmal etmek veya yetkisiz taraflara erişim izni vermek, ciddi güvenlik ihlallerine yol açabilir ve hassas şirket bilgilerinin tehlikeye girmesine neden olabilir. İş akışını başlatmadan önce bağımlılıkları ve inceleyicileri haritalandırdığınızdan emin olun. Bir DMS bunu hızlı bir şekilde yapmanızı sağlar; aksi takdirde süreci belgeleyin ve yakından izleyin.
2. İş akışı izlemeyi hafife alma: İş akışını değerlendirmemek, iyileştirmemek ve belgelememek, paydaşlar, ekip üyeleri ve müşteriler arasında hatalara ve kafa karışıklığına neden olabilir. Düzenli izleme ve iyileştirme, iş akışı verimliliğini ve netliğini korumanızı sağlar.
3. Uygun olmayan depolama: Bu, sizin ve ekibinizin nihai olarak onaylanmış belgeleri kolayca bulmasına yardımcı olur. Şirket genelinde yapılandırılmış bir belge depolama ve arşivleme prosedürü oluşturup bunu iletmek, herkesin kolay erişime sahip olmasını sağlar ve arama süresini azaltır.

Sırada Ne Var?

Kaynak ve uzmanlık alışverişinde bulunmak için diğer dijital proje yöneticileriyle ağ kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza bugün katılın ve 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişim kazanın. Slack'te yüzlerce başka dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.