Projelerinizi Yolunda Tutacak 8 Proje Kontrolü

Projeler nadiren planlandığı gibi ilerler. Ekip üyeleriniz, müşteri beklentileri veya planlarınızı etkileyen öngörülmemiş karmaşıklıklar fark etmeksizin işler sürekli değişir. Proje yöneticileri, risklerin sorunlara dönüşme olasılığını en aza indirmekten sorumludur; ancak sorunlar ortaya çıktığında bunları ele almak da görevimizin bir parçasıdır.

Proje Kontrolleri Nedir?

Proje kontrolleri, bir proje yöneticisi olarak projelerinizin yolunda ilerlemesini sağlamak için aldığınız önlemler ve kullandığınız belgelerdir. Bunlar, proje çıktılarını başarıyla üretmenize yardımcı olan bir araç bütünüdür.

Aşağıdaki Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) proje kontrolü tanımına göz atın:

Bir proje kontrol sistemi; proje hedeflerine, yani maliyet, zaman ve içeriğe ulaşmak amacıyla proje planlaması ile proje uygulaması arasındaki farkı en aza indirmeyi amaçlar.

Uygulamada proje kontrolleri; maliyet ve takvim gibi, nihayetinde kapsam ve teslimatla bağlantılı olan temel proje performans göstergelerinin (KPI'lar) izlenmesine odaklanır. Proje kontrolleri, gerçek zamanlı ölçümleri takip ederek proje yöneticilerinin sorunları ve fırsatları önceden görmesine yardımcı olabilir.

Örneğin projeniz takvimin önündeyse ve/veya maliyetin altındaysa kaliteyi artırmak için biraz daha fazla harcama yapabilirsiniz. Bütçe sıkışık görünüyorsa gelecekteki çıktıları üretmek için daha düşük maliyetli bir kaynak kullanmak gibi diğer alanlarda maliyetleri azaltmanın yollarını belirleyebilirsiniz.

Proje Kontrolleri ve Proje Yönetimi

Proje kontrollerini bir projeyi yolunda tutmaya yarayan araçlar bütünü olarak tanımladığıma göre, bunun proje yönetiminden farkını merak ediyor olabilirsiniz.

Temel fark kapsamdır. Proje kontrolleri belirli performans ölçümlerini (bütçe, takvim ve risk) izlemeye odaklanırken proje yönetimi, başlangıçtan kapanışa kadar tüm proje yaşam döngüsünü denetler.

Proje yönetimi strateji ve uygulamayla ilgilidir. Proje hedeflerini tanımlamayı, paydaşları aynı doğrultuda buluşturmayı, kaynakları tahsis etmeyi ve kaliteli proje çıktıları sunulmasını sağlamayı içerir. Projeyi ilerletmek için planlama, liderlik ve uyum sağlama becerilerinin bir bileşimidir.

Öte yandan proje kontrolleri, yöneticilerin projeyi doğru yönde ilerletmesine yardımcı olan denge ve denetim mekanizmalarını sağlar. Gecikmeleri ve maliyet aşımlarını önlemek için veriye dayalı içgörülerden, tahminlerden ve raporlamadan yararlanırlar.

Şöyle düşünün: Proje yönetimi gemiyi yönlendiren kaptanken, proje kontrolleri yolculuğun sorunsuz geçmesini sağlamak için hızı, yakıt seviyelerini ve rotadan sapmaları takip eden navigasyon araçları gibi çalışır. Her ikisi de gereklidir; ancak proje kontrolleri, projenin başlangıçtaki hedefleriyle uyumlu kalmasını sağlayan güvenlik sınırlarını oluşturur.

Proje yöneticisi ile proje kontrolörü arasında fark var mı?

Evet. Bazı kuruluşlarda proje kontrolörü, proje yöneticisinin sağ kolu gibidir. 

Proje kontrolörü proje ölçümlerine, izlemeye, kontrollere ve analize daha fazla odaklanırken proje yöneticisi proje ekibine, proje işlerinin nasıl ve hangi kalite standardında yürütüldüğüne ve müşterilerle ve paydaşlarla ilişkilerin yönetilmesine daha fazla odaklanır.

Genellikle dijital proje yöneticileri hem proje yöneticisi hem de proje kontrolörü olarak görev yapar.

Proje Kontrolleri Neden Önemlidir?

Proje yönetiminin sözde demir üçgeni—kapsam, zaman çizelgesi ve kalite—bazen sizi zor durumlara sokabilir. Şüphesiz buna benzer konuşmalar yapmışsınızdır:

Ekip: “Bunu biraz daha özenli hâle getirmek için yalnızca iki günümüz daha olsaydı müşteri kesinlikle çok daha mutlu olurdu…”

Müşteri: “Buradaki yaklaşımı beğendim ama bütçeyi biraz daha sıkı tutup bunu bütçenin yarısıyla yapmanın bir yolunu bulabilir misiniz?”

Bu dengeyi sağlamak, proje yöneticileri olarak bizim için en zor görevlerden biridir.

Bir yandan müşteriyi mutlu edecek bir ürün teslim etmemiz gerekir.  Diğer yandan da her zaman ekibin arkasında durmalı ve en iyi işlerini ortaya koymalarına olanak tanımalıyız.

Proje kontrolleri, bu tür zor müşteri görüşmelerine iyi hazırlanmış bir şekilde girmenizi sağlar. Proje kontrollerinin bazı faydaları şunlardır:

• Maliyet, zaman çizelgesi ve kalite arasındaki en uygun denge konusunda bilinçli kararlar almanıza yardımcı olur
• Ek görevler üstlenmenin etkilerini göstererek kapsam kayması riskini azaltır
• Öngörülemeyen maliyetleri önceden fark etmenize yardımcı olur
• Zaman çizelgesindeki sapmaları ve/veya kaynak sağlama zorluklarını ele almak için acil durum planları oluşturmanıza olanak tanır
• Proje çıktılarıyla ilgili paydaş beklentilerini yönetmek için bir araç görevi görür.

Proje Yaşam Döngüsünde Proje Kontrolleri

Proje kontrolleri bir kez yapılıp tamamlanan bir görev değildir. Kapsamın, zaman çizelgesinin ve bütçenin kontrol altında tutulmasına yardımcı olarak proje yaşam döngüsünün her aşamasına işler. Her aşamaya şu şekilde dâhil olurlar:

• Başlatma – Bu aşamada proje kontrolleri başarının temelini oluşturur. Buna temel hedeflerin tanımlanması, risklerin belirlenmesi ve başlangıç maliyet ve zaman çizelgesi temel çizgisinin oluşturulması dâhildir. Bu hazırlıklar yapılmadan proje, daha başlamadan kapsam kayması riskiyle karşı karşıya kalır.
• Planlama – Proje kontrolleri, ölçülebilir KPI'lar oluşturarak, raporlama yapılarını tanımlayarak ve kaynak tahsisini ayrıntılandırarak proje planını şekillendirir. Zamanlama araçları ve bütçe kontrolleri bu noktada devreye girer.
• Yürütme – Çalışmalar başladığında proje kontrolleri ekiplerin plana bağlı kalmasını sağlar. Gerçek zamanlı izleme, maliyet takibi ve risk değerlendirmeleri olası sorunların erkenden fark edilmesine yardımcı olur. Buna bir örnek, temel kararları takip etmenize ve kişilerin sorumluluklarını yerine getirmesini sağlamanıza yardımcı olabilecek bir karar günlüğüdür. Değişiklikler kaçınılmazdır; ancak güçlü bir kontrol çerçevesiyle bunlar sonradan tepki vermek yerine proaktif biçimde yönetilebilir.
• İzleme ve Kontrol – Sürekli gözetim kritik öneme sahiptir. Bu aşama, temel çizgiye göre ilerlemenin izlenmesini, değişikliklerin yönetilmesini ve tahminlerin iyileştirilmesini kapsar. Proje kontrolleri, projenin rotasından sapmasını önleyen koruyucu bariyerler görevi görür.
• Kapanış – Bir projeyi tamamlamak, proje kontrollerinin sona erdiği anlamına gelmez. Proje sonrası değerlendirmeler, çıkarılan dersler ve nihai mali mutabakatların tümü, gelecekteki projeler için süreçlerin iyileştirilmesine yardımcı olur.

Her aşamaya kontroller dâhil edilmezse projeler bir tahmin oyununa dönüşür. Proje kontrollerinin son dakika çözümü yerine devam eden bir süreç olarak uygulanması, sorunsuz yürütmeyi ve öngörülebilir sonuçları güvence altına alır.

Proje Karmaşanızı Kontrol Altına Alacak 8 Proje Kontrolü Örneği

Artık proje kontrollerini ve faydalarını ele aldığıma göre, projelerinizde uygulayabileceğiniz şablonlar da dâhil 8 pratik proje kontrolü örneğini burada bulabilirsiniz.

1. Proje planlama belgeleri
2. RACI matrisi
3. İletişim planı
4. İş kırılım yapısı
5. QA kontrol listesi
6. RAID günlüğü/risk kaydı
7. Durum raporu
8. Değişiklik talebi

1. Proje planlama belgeleri

Burada durun. Henüz bir tür temel proje planlama belgeniz yoksa bu yazıda ilerlemeyin. Bu belge, kontrollerinizin temelidir; proje için ne planladığınızı gösteren ve projenin plana uygun ilerleyip ilerlemediğini görmenizi sağlayan bir kayıttır.

Bu belgelerin nasıl hazırlanıp kullanılacağına dair burada ayrıntılı bilgi vermeyeceğim; çünkü bu, makalenin kapsamı dışında kalıyor. Yalnızca bunların ne olduğunu ve daha fazla bilgiyi nasıl bulabileceğinizi ele alacağım.

Proje planlama belgeleri şunları içerir:

Proje özeti

Bu belge, projenizin kim, ne, ne zaman, neden, nasıl ve diğer temel unsurlarını kapsar; böylece uygulama için sağlam bir temel oluşturabilirsiniz

Her bölümü nasıl dolduracağınızı düşünmenize yardımcı olacak yönlendirmelerin yanı sıra tamamlanmış bir sürümün nasıl göründüğünü gösteren bir örnek içeren, önceden hazırlanmış bir proje özeti şablonu edinin.

Proje bütçesi/maliyet tahmini

Projenizin bütçe dahilinde veya bütçenin altında olup olmadığını belirlemek için temel olarak kullanacağınız özgün bir maliyet tahminine ihtiyacınız vardır. Tahmin hazırlamak için kullanabileceğiniz bir proje bütçesi maliyet tahmini rehberi burada yer alıyor.

Zaman çizelgesi, proje planı, takvim ve/veya Gantt şeması

Proje bütçesinde olduğu gibi, plana uygun ilerleyip ilerlemediğinizi belirlemek için bir temele ihtiyacınız vardır. Bir proje takvimini de içeren proje planı, projelerinizi kontrol etmek ve en başından itibaren kontrol edilebilir hâle getirmek için en temel aracınızdır.

Buradaki proje planı oluşturma rehberimizi okuyun.

Gerçek proje zaman çizelgelerinin nasıl göründüğünü merak ediyorsanız DPM Üyeliği'nde zaman çizelgesi örneklerini bulabilirsiniz.

İş kapsamı belgesi

İş kapsamı belgeniz, projenizin geri kalanı için kontroller oluşturmanıza yardımcı olacak çok sayıda bilgi içerir. Bu kavram sizin için yeniyse DPM'nin iş kapsamı belgesi hazırlamaya yönelik kapsamlı rehberiyle başlayabilirsiniz.

2. RACI şeması

RACI; sorumlu, hesap veren, danışılan ve bilgilendirilen kelimelerinin İngilizce baş harflerinden oluşan bir kısaltmadır. Proje yöneticileri, proje görevleri ve karar alma süreçleri için rol ve sorumlulukları atamak üzere RACI şemasını kullanır.

Ne zaman ihtiyacınız olur?

Karmaşık karar alma süreçleri veya onay iş akışları içeren bir proje için RACI şeması gerekebilir. Özellikle sorumluluk konusunda bir anlaşmazlık varsa RACI şeması yardımcı olur.

RACI şemalarında ustalaşmak zor olabilir; ancak bunu başardığınızda, ileride suçlamaların yöneltilmesini önlemeye yardımcı olabileceğini göreceksiniz. 

Bir RACI şeması (ve onun RASCI şeması adlı benzeri), belirli bir görevi tamamlamaktan kimin sorumlu olduğunu ve durumdan kimin haberdar edilmesi gerektiğini belgelediği için kullanışlıdır. Karar alma sürecindeki olası bir gecikmeye veya iş yükünün dengesiz dağılımına çözüm olabilir.

RACI şemasındaki çeşitli terimlerin tanımları şöyledir:

• Sorumlu: Görevi gerçekleştiren kişi. Bu kişi temel eylemi gerçekleştirir ve teslim çıktılarını sunar.
• Hesap veren: Görevin veya işin tamamlanmasını sağlayan kişi. Görevi gerçekleştiren kişi olması gerekmez, ancak nihai ürünü onaylar.
• Danışılacak: Görev hakkında bilgi, tavsiye veya geri bildirim sağlayan kişi ya da kişiler.
• Bilgilendirilecek: Sonuç üzerinde payı bulunduğu için kritik teslim tarihleri ve projenin ilerleyişi hakkında bilgi sahibi olması gereken kişi ya da kişiler.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Nasıl kullanılır?

Bir RACI şeması kullanmak için projede gerçekleştirilecek temel görevleri ana hatlarıyla belirleyin. Ardından projeye dahil olan proje ekibi üyelerini ve diğer paydaşları listeleyin. Şemanızın her sütun ve satırında, rollerini açıklamak üzere bir RACI harfi (sorumlu, hesap veren, danışılacak veya bilgilendirilecek) atayın.

RACI Şeması Şablonu ve Örnekleri

DPM Üyeliği birden fazla RACI kaynağı sunar:

• RACI şablonu
• Doldurulmuş RACI örnekleri
• Atölye: 30 Dakikada RACI Şemalarında Ustalaşın
• Doğru şekilde uygulamanıza yardımcı olacak RACI kontrol listesi
• RACI kısa başvuru kılavuzu

3. İletişim planı

Bir iletişim planı, proje paydaşlarını listeleyen ve iletişim kanallarını tercihe ve öncelik düzeyine göre tanımlayan bir belgedir.

Ne zaman ihtiyaç duyarsınız?

Projeniz boyunca döngüde tutulması gereken birden fazla kişi veya grubu içeriyorsa bir iletişim planına ihtiyacınız vardır. Yani temel olarak her proje için bir iletişim planına ihtiyaç duyarsınız.

İletişim planının, başkalarının yararına olduğu kadar sizin yararınıza da olduğunu unutmayın. İletişim planı, müşteriyle ne sıklıkta iletişim kuracağınızı belirler ve proje başlamadan önce niyetlerinizi bilmelerini sağlar.

Nasıl kullanılır?

İletişim planı, projede kimlerin bağlantı halinde olması gerektiğini, hangi sıklıkta, hangi yöntem aracılığıyla ve ne kadar sık iletişim kurulacağını tanımlar. İletişim planı oluşturmak, proje için iletişim hedeflerini tanımlamanıza, paydaş bilgilerini belgelemenize ve hangi bilgilerin paylaşılacağını belirlemenize yardımcı olur.

İletişim Planı Şablonu ve Örneği

4. İş kırılım yapısı

Bir iş kırılım yapısı (WBS), proje kapsamını, proje hedeflerini gerçekleştirmek ve atanmış teslimatları tamamlamak için gereken ayrı görevlere ayırır. Ekip üyelerinin tamamlaması gereken çalışmayı görsel olarak temsil ettiği için en önemli proje kontrol araçlarından biridir ve bu nedenle proje gereksinimlerine göre ilerlemeyi izlemek için iyi bir mekanizmadır.

Ne zaman gerekir?

Rolleri ve sorumlulukları netleştirmek, görevlerin zamanında ve yüksek kalitede tamamlanmasını sağlamak ve proje faaliyetlerini izlemek için bir WBS’ye ihtiyacınız vardır. Paydaşların projeyi tamamlamak için gereken çalışmalar hakkında ortak bir anlayışa sahip olmasını sağlamak için WBS’yi proje planlama aşamasında oluşturmanız kritik önem taşır.

Nasıl kullanılır?

Bir WBS kullanmak için proje teslimatlarını belirler ve ardından bu teslimatları üretmek için gereken görevlere ayırırsınız. 

Teslimatlara ve bunları destekleyen görevlere ilişkin üst düzey bir genel bakış elde ettikten sonra çalışmaları sıralayın. Her görev için gereken çaba düzeyini tahmin edin ve çalışmaları buna göre planlayın. Ardından, çaba düzeyine göre çalışmada görev alacak kişileri belirlemek için bir kaynak yönetimi planı hazırlayın ve desteklerini almak için bunu paydaşlarla paylaşın.

WBS Şablonu ve Örneği

Projelerinizde kullanabileceğiniz ücretsiz indirilebilir bir WBS şablonu ve örnek WBS ekledim. Dosyayı düzenlemek için XLSX dosyası olarak indirin ve Google Sheets veya Excel’de kullanın.

5. QA kontrol listesi

Bir kalite güvencesi (QA) kontrol listesi, proje süreçleri, test metodolojisi ve/veya ürün kategorileriyle ilgili önemli öğeleri içerir.

Ne zaman gerekir?

Bir proje yöneticisi, hataların veya gözden kaçan öğelerin sorumluluğunu üstlenir. QA, her şeyin olması gerektiği gibi çalıştığından ve önemli hiçbir şeyin gözden kaçmadığından emin olmak için gerekli bir süreçtir.

Bir proje yöneticisi, ekip üyelerinin QA kontrol listesini kullanarak sorunları doğru şekilde önceliklendirmesini ve kaydetmesini sağlamak için QA sürecinde öncü bir rol üstlenmelidir. Proje yöneticisi daha sonra listedeki her öğeyi ele alacak sorumlu kişiyi belirlemek için ekip üyeleriyle birlikte çalışır. Bu kişi test eder, yeniden test eder, düzeltmeyi uygular ve nihai sonuçları kaydeder.

Bir QA kontrol listesi, genellikle farklı QA kontrolleri gerektiren çeşitli proje kategorilerine veya aşamalarına ayrılır. Kontrol listesi, gereksinimler veya güvenlik gibi her ürün kategorisi için gerekli test adımlarını kataloglar.

Nasıl kullanılır?

Bir QA kontrol listesi, projenizi kategorilere veya aşamalara ayırır; bunların her biri, ekibinizdeki çeşitli uzmanlar tarafından bağımsız testler yapılmasını gerektirebilir.

QA Kontrol Listesi Şablonu

DPM QA kontrol listesi, projelerinizde QA’dan sorumlu kişilerin içerik ve işlevselliğin projenin kalite standartlarıyla uyumlu olduğunu doğrulamasını sağlamak için hızlı bir başvuru kaynağıdır.

6. RAID günlüğü/risk kaydı

Bir RAID günlüğü, riskleri kaydetmek ve yönetmek için kullanılan bir araçtır. Riskleri, varsayımları, sorunları ve bağımlılıkları kaydettiğiniz bir risk yönetimi belgesidir.

Risk yönetimi atölyemize buradan göz atın.

Ne zaman gerekir?

RAID günlükleri; üçüncü taraflar, yönlendirme komiteleri, BT departmanları veya yükleniciler gibi çok sayıda paydaşın bulunduğu karmaşık ortamlardaki projeler için özellikle yararlıdır.

Durum raporları genellikle üst düzey bir odağa sahipken RAID günlükleri, özellikle risk yönetimine odaklanarak konuyu bir adım ileri taşır. Riskleri ve bunlarla ilgili atanmış eylemleri doğru şekilde izleyerek ekip üyelerini ve diğer paydaşları sorumlu tutan bir belgedir.

Bir RAID günlüğü, her türlü riski veya olası sorun işaretini kaydederek proaktif bir açıklık kültürü oluşturur. Proje süreçleriniz hakkında birden fazla bakış açısını ortaya çıkarmak için son derece yararlıdır (ör. BT geçiş süreci 4 hafta mı sürüyor? Ayrılan revizyon sayısı yeterli mi?) 

Bir sorun öngörüyorsanız bunu RAID günlüğünüze kaydedin ve durum toplantınızda ele alın. Her risk için, bunun nasıl ele alınacağına ilişkin bir eylem planı oluşturacak bir sorumlu atayın (bu yanıt hiçbir şey yapmamak ve riski kabul etmek olsa bile!)

Nasıl kullanılır?

Bir RAID günlüğü oluşturmaya projenin başlangıcında başlamalı ve müşterinin katkılarıyla düzenli toplantılarda güncellemelisiniz. Kararları belgelemek için de kullanmanız önemlidir. Bir RAID günlüğü şunları içermelidir:

• Riskler: henüz gerçekleşmemiş bilinen tehditler veya fırsatlar
• Eylemler: toplantılardan çıkan eylem maddeleri, devam eden görevler vb. ile bunların sorumluları
• Sorunlar: projenin başarısını tehdit edebilecek devam eden zorluklar
• Bağımlılıklar: başka bir görevin başlayabilmesi veya tamamlanabilmesi için önce tamamlanması gereken görevler.

RAID Günlüğü Şablonu

Şunlarla hızlı bir başlangıç yapın:

• Hazır bir elektronik tabloda RAID günlüğü şablonu
• Bir web sitesi yeniden tasarım projesi için doldurulduğunda RAID günlüğünün nasıl göründüğünü gösteren RAID günlüğü örneği
• Risk yönetimi web semineri

Bunlara DPM Üyesi olarak erişebilirsiniz.

7. Durum raporu

Bir durum raporu, ilgili tarafların projenin hangi aşamada olduğunu net bir şekilde anlamasını sağlar.

Ne zaman gerekir?

Durum raporlarında tutarlı olmak, şeffaflık ve etkili yönetim açısından çok önemlidir. Paydaşların düzenli olarak güncel bir durum raporu bekleyebilmesi için raporun tutarlı bir sıklıkta hazırlanması gerekir.

Uygun bir raporlama sıklığı oluşturmak için haftalık proje durum raporları hazırlamayı hedefleyin. Raporu eş zamanlı olmayan bir şekilde sunabilirsiniz; ancak bazen müşterinizle eş zamanlı bir görüşme yapmak yararlı olabilir. Bu toplantıların uzun sürmesi gerekmez—30 dakika yeterli olabilir—ancak müşterinizle ilişki kurmanın ve güven oluşturmanın iyi bir yoludur.

Mümkünse durum toplantılarını daha samimi bir ortamda yüz yüze gerçekleştirin. Yalnızca proje hakkında konuşmayın; bunun yerine müşterinizin şirketinde gerçekleşen diğer gelişmelere ilgi gösterin ve portföyünüzden öne çıkan bazı çalışmaları paylaşın. Bu görüşmeler bazen aksi takdirde haberdar olamayacağınız iş fırsatları yaratabilir.

Nasıl kullanılır?

Bazı müşteriler ayrıntılı saatlik raporlar görmek isterken, diğerleri genel görünümü tercih eder. En azından bir durum raporu aşağıdakileri içermelidir:

• Toplam proje maliyeti, ayrılan bütçe, kalan bütçe
• Aylık maliyet/harcama oranı
• Geçen ay elde edilenler ve bir sonraki dönemde planlananlar
• Zaman çizelgesindeki güncellemeler
• Eylem maddeleri
• Riskler, engeller ve kararlar.

Durum Raporu Şablonu ve Örneği

Proje durumunuzu bir durum raporu şablonu kullanarak sunun. Örnek durum raporumuzu rehber olarak kullanın ve yönetici özetiniz, mali özetiniz, ilerlemeniz, RAID günlüğünüz, eylem maddeleriniz ve kilometre taşlarınız için bölümleri doldurmanız yeterlidir.

8. Değişiklik talebi

Değişiklik talebi, ilk iş kapsamı beyanına veya maliyet tahminine kıyasla projede gerçekleşen kapsam değişikliğini ana hatlarıyla açıklar ve tanımlar.

Ne zaman ihtiyacınız olur?

Her iki taraf da değişiklik talebini resmî olarak kabul etmeli ve onaylamalıdır. Değişiklik talebi belgeleri, değişikliği ve gerekçesini, ayrıca proje bütçesi ve zaman çizelgesi üzerindeki etkilerini açıklamalıdır.

Değişiklik taleplerinin olumsuz olduğu yaygın bir yanılgı olsa da bunlar, öngörülen kapsamın değiştiğini iletmek için etkili proje yönetiminin yalnızca bir parçasıdır. Özellikle bu durum projelerin ilerleyen aşamalarında gerçekleştiğinde, kapsam değişikliği kararları güvenle alınabilir ve daha iyi sonuçlar doğurur. 

Herkesin sürece aşina olması için müşteriyi değişiklik talebi süreci hakkında erkenden bilgilendirmek çok önemlidir. Küçük etkileri olan, görünüşte basit maddeler için bile değişiklik talebi oluşturmaktan kaçınmayın. Bütçeye etkisi olmayan değişiklik talepleri, değişiklik yönetimi sürecinin uygulanmasına yardımcı olur ve kararlar konusunda herkesin aynı doğrultuda kalmasını sağlar.

Nasıl kullanılır?

Değişiklik talepleri genellikle aşağıdaki unsurları ortaya koyar:

• Kapsam değişikliğinin açıklaması
• Kapsam değişikliğinin nedeni
• Kapsam değişikliğinin etkileri (bütçe, zaman çizelgesi)
• Resmî kabul (imza veya kabul onayı.)

Değişiklik Talebi Şablonu

Değişiklikler için arka planı, yaklaşımı, kapsamı, teslimatları, varsayımları, bütçeyi, bağımlılıkları, faturalandırmayı ve onayları kaydetmenize yardımcı olan değişiklik talebi şablonumuzu indirin.

Proje Kontrol Yönetimindeki Roller

Proje kontrolleri kendi kendini yönetmez. Farklı roller, verilerin toplanmasını, analiz edilmesini ve bu verilere göre harekete geçilmesini sağlayarak başarılarına katkıda bulunur. İşte rol alan kişiler:

• Proje Yöneticisi – Proje kontrollerinin uygulanmasından ve etkili bir şekilde kullanılmasından sorumlu olan geminin kaptanıdır. İlerlemeyi izler, raporlamayı denetler ve kontrol ölçütlerine dayalı, verilerle desteklenen kararlar alır. Bir proje yöneticisinin günlük görevleri hakkında daha fazla bilgi edinin.
• Proje Kontrolörü – Finansal durumları, programları ve riskleri izlemeye odaklanan bu rol, maliyet ve programa uyumu sağlamak için verileri derinlemesine inceler. Eğilimleri belirlemek ve düzeltici eylemler önermek için proje yöneticisiyle yakın iş birliği içinde çalışır.
• Planlayıcı – Gantt çizelgelerinin ve zaman çizelgesi takibinin arkasındaki kişidir. Görevlerin doğru sırayla düzenlenmesini, bağımlılıkların yönetilmesini ve kritik yolların izlenmesini sağlar.
• Finans & Satın Alma Ekibi – Bütçeleme, sözleşmeler ve kaynak maliyetlerinin tümü onların sorumluluk alanına girer. Harcamaların tahminlerle uyumlu olmasını ve finansal kontrollerin uygun şekilde sürdürülmesini sağlarlar.
• Risk Yöneticisi – Proje boyunca riskleri belirlemeye, analiz etmeye ve azaltmaya odaklanır. Potansiyel sorunların büyümeden önce ele alınmasını sağlamak için tüm paydaşlarla birlikte çalışır.
• Paydaşlar & Sponsorlar – Proje kontrollerinden doğrudan sorumlu olmasalar da paydaşlar şeffaflık ve karar alma için bu süreçlere güvenir. Rolleri, stratejik katkı sağlayarak ve iş hedefleriyle uyumu güvence altına alarak proje kontrollerini desteklemektir.

Projeleri Kontrol Etmenin Günlük Süreci

Proje yöneticileri olarak projelerimizin yolunda ilerlemesini sağlamak için günlük bir rutin izleriz. Neler olup bittiğini bilmemiz gerekir. Kulağa basit geliyor! Ancak gerçekte proje yönetimi, bilgileri işleme, planlama ve karar alma döngüsünün sürekli devam etmesidir.

İşlerin yolunda gitmesini sağlamak için proje yöneticileri, önümüzde ne olduğunu görmek üzere sinyal gönderen ve yaklaşan olası felaketlere karşı herkesi uyaran bir radar sistemi gibi çalışmalıdır.

Bir proje kontrol sürecini etkili bir şekilde oluşturmak, proje boyunca işler geliştikçe maliyetleri ve takvimi takip etmenizi sağlar. Projenizi zorlu sularda yönlendirmeniz beklenir; hazırlıklı olmak, projenizin batmasını önleyecektir.

Devam etmek için basit bir proje kontrol sürecinin parçası olarak şu dört aşamayı izleyin:

Değerlendir

Proje planını, beklenen çıktıyı ve işin gidişatını takip edin. Paydaşların beklentilerini özenle yönetebilmek için nerede olduğunuzu bilmelisiniz. Durumu anladığınızdan emin olmak için sorular sorun. Değerlendirme yaparken karar alma sürecinin temeli olarak proje durum raporlarını ve ölçümlerini kullanın.

Planla

Belirlenen duruma göre genellikle rota düzeltmeleri uygulamanız gerekir. Bunların uygun şekilde planlandığından emin olun; işlerin nereye gittiğini öngörmeye çalışın. Bir değişiklik diğer iş akışlarını etkiler mi? Müşteriyi sürece dahil etmeniz gerekir mi? Tüm ekip bu değişikliği destekliyor mu? Sorun kalıcı veya sistemik görünüyorsa, yüzeyin altında onu neyin tetiklediğini araştırmak için kök neden analizi kullanın. Bu tek seferlik bir durum mu, yoksa daha büyük bir soruna dönüştüğünü mü görüyorsunuz?

Harekete geç

Bir planınız olduğunda değişikliklerinizi uygulayın. Buna, nelerin değiştiğini müşteriye bildirmek ve ekibin tamamen bilgilendirilip bu değişiklikleri desteklediğinden emin olmak da dahildir. Bütçe ve takvim üzerindeki etkileri bilin ve gerekli düzenlemeleri yapın.

İletişim kur

Bir proje yöneticisi olarak ekibi bir arada tutan bağ sizsiniz. Herkesin bütün resmi görebilmesi için sahip olduğunuz bilgileri ekiple paylaştığınızdan emin olun. Müşteriyi ve diğer paydaşları gelişmelerden haberdar edin.

Takip et

Aksama yaşanmasını önlemek için hem kurum içinde hem de kurum dışında takip yapmak üzere hatırlatıcılar ayarlayın.

Ekibinizle takip yapın

Ekibimizin kendilerine ilettiğimiz her talebi veya değerli tavsiyeyi hatırladığını varsayamayız. “Hey, rahatsız ediyorum, kusura bakma ama X’e ulaştın mı?” ya da “Y’yi unutma.” gibi pek çok dostça hatırlatma yapmanız gerekir. 

Takip yapmak, insanların yolunda ilerlediğine dair içinizin rahat etmesini sağlar ve işlerin nasıl gittiğine dair hızlı bir kontrol yapma fırsatı sunar. Bir şeylerin plana tam olarak uygun gitmediğini çoğu zaman bu kısa kontroller sırasında keşfedersiniz.

Müşterileriniz veya paydaşlarınızla takip yapın

Müşteriler ve paydaşlarla takip yapmanın bir kısmı, proje durumu hakkında güncellemeler sunmayı içerir; yani neler olduğu, neler olacağı ve varsa sorunlar. 

Ancak bu, ekiple nasıl takip yaptığımıza da benzer. Bu takipleri proje takvimi veya müşterinin katkısını gerektiren bekleyen kararlar hakkında dostça hatırlatmalar yapmak için kullanmak önemlidir.

Proje Kontrolü İçin Proje Yönetimi Araçları

Proje kontrolleri doğru verilere, gerçek zamanlı izlemeye ve sorunsuz iş birliğine dayanır. Doğru proje yönetimi araçları bütçeler, takvimler, riskler ve performans ölçümleri hakkında görünürlük sağlayarak ekiplerin yolunda kalmasına ve bilinçli kararlar almasına yardımcı olur.

Şu anda mevcut olan en iyi proje yönetimi yazılımları için seçimlerim şunlar:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Best for cross-functional enterprise delivery
2. 2. Smartsheet — Best for customizable dashboards
3. 3. Productive — Best for agency projects and budgeting
4. 4. Runn — Best for project forecasting
5. 5. monday AI Workspace — Best with AI-powered resource optimization
6. 6. Celoxis — Best for built-in PPM with live BI-grade reporting
7. 7. Hive — Best for collaborative project management
8. 8. Copper — Best for agencies streamlining sales to delivery
9. 9. Ziggu — Best for client portal integration
10. 10. Zoho Projects — Best for integration with Zoho Suite

Proje Kontrolleri Hakkında SSS

Proje kontrolleri hakkında sıkça sorulan bazı soruların yanıtlarını burada bulabilirsiniz.

Proje kontrolleri proje yaşam döngüsünün neresinde yer alır?

Tanım gereği proje kontrolleri, proje yaşam döngüsünün izleme ve kontrol aşamasının kritik bir bileşenidir. Bununla birlikte, bu makalede ele aldığım proje kontrolü örneklerinin çoğu proje planlama aşamasında geliştirilmeli ve uygulama sırasında kullanıma sunulmalıdır. Bu nedenle, proje kontrollerinin yaşam döngüsü boyunca kullanıldığını söyleyebilirsiniz.

Kontrol etmek projelerimi mikro yönetmekle aynı şey mi?

Proje kontrolleriyle ilgili en büyük yanılgı muhtemelen, proje yöneticisi olarak doğru sonuçları elde etmek için ekibinizi kontrol etmeniz (yani mikro yönetmeniz) gerektiğidir. Ancak yapılması gereken bu değil. 

Mikro yönetim biçimindeki kontrol, ekibinizin güçlü yönlerinden yararlanmaz ve bu nedenle projeyi rayından çıkarma riski taşır (iş yükünün fazlasını üstlenmeye çalışırken muhtemelen yaşayacağınız tükenmişlikten söz etmeye bile gerek yok!)

Özetle: proje kontrolleri işi veya işi yapan kişileri doğrudan kontrol etmekle ilgili değildir; bunların amacı projenin yapısını ve akışını yönetmektir.

Siz ne düşünüyorsunuz?

İyi oluşturulmuş ve tutarlı bir proje kontrol süreci, projeleri zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmenin temelini oluşturur. Ayrıca proje yöneticileri olarak onların arkasında olduğunuz konusunda ekibe gönül rahatlığı verir.

Proje kontrolleriyle ilgili deneyimleriniz neler? Ölçtüğünüz başka proje metrikleri var mı? Deneyiminizi veya sorularınızı yorumlarda paylaşın.