Projectworks Yapay Zekâ Özellikleri: Gömülü İş Akışlarından Etmen Tabanlı Kaynak Yönetimine
Uçtan uca: Projectworks yapay zekâsı teklifleri, teslimatı, kaynak yönetimini, finansal işlemleri ve faturalandırmayı birbirine bağlayarak danışmanlık operasyonlarındaki yinelenen işleri azaltıyor.
İnsan kontrolü: Kea personel değişiklikleri öneriyor ve çakışmaları ortaya çıkarıyor; yöneticiler ise operasyonel veriler değişmeden önce işlemleri onaylıyor.
Daha hızlı planlama: Kaynak planlama, aşırı görevlendirmeleri, devamsızlıkları ve takvim değişikliklerini belirlemek için komutlardan yararlanarak daha hızlı tepki verir hâle geliyor.
Yerleşik güvenlik önlemleri: Mevcut izinler bağlantılı yapay zekâ araçlarına da aktarılıyor; böylece hassas verilere erişim sınırlandırılıyor ve çoğu güncelleme için onay gerekiyor.
Ölçülebilir büyüme: Geçmiş veriler ve danışmanlık uzmanlığı, yapay zekâya anında yararlı bir bağlam sağlıyor; daha iyi personel planlaması da kullanım oranını ve büyümeyi artırabiliyor.
Projectworks'in danışmanlık firmalarında faturalandırılamayan yönetim işlerini azaltmak için tekliflerde, kaynak planlamasında ve zaman çizelgelerinde yapay zekâyı nasıl kullandığını ve her kararda insanların kontrolünü nasıl koruduğunu görün.
—----------------------------
Danışmanlık firmaları kendilerini yönetmek için değil, müşterilerine hizmet etmek için kurulmuştur. Projectworks'in yapay zekâsı, kıdemli çalışanların ya vakit bulamadığı ya da sessizce ihmal ettiği arka ofis işlerini üstlenerek bu boşluğu kapatmak üzere tasarlanmıştır.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projectworks kendisini bir danışmanlık büyüme platformu olarak konumlandırıyor: teklifleri, sözleşmeleri, projeleri, finansalları, kaynak planlamasını, zaman çizelgelerini, giderleri ve faturalandırmayı kapsayan tek bir sistem. Yapay zekâsını kullanışlı kılan da bu uçtan uca yapı. Projectworks, bağlantısız araçlara bir sohbet robotu eklemek yerine yapay zekâyı, firmanın ticari, operasyonel ve finansal görünümünü zaten barındıran bir platform genelinde uyguluyor.
\u003cstrong\u003eBence çoğu hizmet firması kendi firmasını yönetme konusunda gerçekten çok kötü. Tüm zamanlarını faturalandırılabilir işlere harcıyorlar ve arka ofis üzerinde çalışmaya kimsenin vakti kalmıyor. Oysa bunu yapmanız gerekiyor. \u003c/strong\u003e
Otuz yılını teknoloji platformları oluşturmaya ve danışmanlık firmalarına liderlik etmeye adamış olan Mark Orttung, Proje Yönetiminde Yapay Zekânın Geleceği sunumu sırasında platformun yapay zekâ yeteneklerini anlattı. Projectworks'in yaklaşımını üç çalışma biçimi üzerinden çerçeveledi: bir iş akışına gömülü yapay zekâ, komut verebileceğiniz etmen tabanlı bir arayüz ve ekibinizin hâlihazırda kullandığı herhangi bir yapay zekâ platformuna bağlanan bir bağlayıcı. Projectworks'in yapay zekâsının neler yapabileceğine genel bir bakış burada.
Projectworks'in Yapay Zekâ Özelliklerine Derinlemesine Bakış
1. Teklifler: İş Akışına Gömülü Yapay Zekâ
İlk çalışma biçimi, neredeyse fark etmediğiniz yapay zekâdır. Birkaç yüz şirketin yer aldığı özel beta sürecinden şekillenen Projectworks'in teklif aracı, anlaşma hunisi, aşama takibi ve her anlaşmanın hangi durumda olduğunu özetleyen bir gösterge paneli bulunan, danışmanlık odaklı bir CRM'nin içinde yer alır.
Her anlaşmanın merkezinde teklifin kendisi bulunur. Yapay zekâ, belgedeki temel değişkenleri çıkarır; böylece bunlar bir kez değiştirilebilir ve tüm teklif boyunca güncellenebilir. Fiyatlandırma tabloları ve dijital imzalar gibi akıllı bloklar, sonraki aşamalara taşınan yapılandırılmış bilgiler ekler. Ekipler daha önce kazandıkları teklifleri de yükleyebilir ve sistem bunları yeniden kullanılabilir içerik bloklarına ayırmak için yapay zekâyı kullanır.
Bir teklif imzalandığında, anlaşmadan doğrudan bir proje oluşturulabilir. Proje, bütçesi tekliften önceden doldurulmuş şekilde gelir; böylece veriler yeniden girilmeksizin satıştan teslimata akar.
İnsan gözetimi burada temel bir tasarım ilkesidir. İçerik blokları düzenlenebilir ve izinlerle kilitlenebilir (örneğin hüküm ve koşullar); firmalar standart şablonlarla başlayabilir ve her teklif paylaşılmadan önce bir kişi tarafından incelenir.
Teklifler muhtemelen bir insanın dâhil olmadığı şekilde yapacağınız son işlerden biri olacak. Kusursuz görünmesi ve doğru olması gerekiyor. Bu müşteriyle finansal bir taahhütte bulunuyorsunuz.
Yapay zekâ destekli tekliflerden en yüksek değeri nasıl elde edebilirsiniz:
- İçerik kütüphanesini geçmişte kazanılan işlerle besleyin: Daha önce sonuçlanmış teklifleri yüklemek, sisteme yeniden kullanabileceği kanıtlanmış materyaller sağlar.
- Değişmemesi gerekenleri kilitleyin: Ekibin onay almadan değişiklik yapmasını önlemek için hukuki şartlara ve diğer standart içeriklere izinler ekleyin.
- Bir firma şablonu oluşturun: On bölümünüzden üçü neredeyse her zaman aynıysa bunları şablonun bir parçası hâline getirin.
- Kazanılan işleri doğrudan projelere dönüştürün: Projeyi imzalanmış tekliften oluşturmak, satış ve teslimat arasındaki bütçe tutarlılığını korur.
2. Kea: Kaynak Planlama için Etmen Arayüzü
İkinci kip, Projectworks'ün yapay zekâ aracısı Kea'dır ve şu anda en belirgin şekilde kaynak planlamada karşımıza çıkmaktadır.
Kaynak ekranı, şirketin görsel bir görünümünü sunar: faturalandırılabilir iş yükünü şirketin faturalandırılabilir hedefiyle karşılaştıran bir özet grafik ve kapasitesine ulaşmış, yeterince görevlendirilmemiş ya da aşırı rezerve edilmiş kişileri gösteren bir ısı haritası. Kea, aynı verilerin üzerine bir komut arayüzü ekler.
Demo sırasında, belirli bir haftada kimin aşırı rezerve edildiğine ilişkin basit bir soru yalnızca kapasite aşımlarını değil, planlanmış izni sırasında çalışma saatleri rezerve edilmiş bir danışman gibi istisnai durumları da ortaya çıkardı. Daha karmaşık bir komut, iki hafta boyunca kullanılamayacak bir ekip üyesiyle ilgilenmesini istedi; Kea, onun saatlerini üç meslektaşına dağıtmayı önerdi ve değişiklikleri yapmadan önce onay bekledi. Başka bir örnekte, iki hafta sonra başlamak isteyen bir müşteri için her kişiyi satır satır taşımak yerine Kea'dan tüm projeyi kaydırması istendi.
"Sizi bulunduğunuz yerde karşılamaya çalışıyoruz. Görsel arayüzde çalışmak istiyorsanız bunu yapacağız. Komut arayüzünde çalışmak istiyorsanız bunu da yapacağız."
— Mark Orttung, CEO, Projectworks
Orttung, sayıların ötesinde, dil modellerinin kapasite verilerinin yanı sıra kaynak yöneticilerinin sıklıkla başvurduğu, kişiler arasındaki iletişimin tonu gibi nitel sinyaller için de çok uygun olduğunu belirtti.
Kea'yı kullanmaya nasıl başlanır:
- Normalde araştıracağınız soruları sorun: Aşırı rezervasyonlar, boşluklar ve çakışmalar, ısı haritasını taramak yerine tek bir komutla ortaya çıkarılabilir.
- Yeniden planlama için kullanın: Devamsızlıklar ve müşteri tarihindeki değişiklikler, Kea'nın tek seferde önerebileceği çok kişili düzenlemelerin tam olarak türüdür.
- Güven oluştururken onayları açık tutun: Kea, onay olmadan işlem yapacak şekilde yapılandırılabilir; ancak önce sorması her değişikliği kontrol etmenize olanak tanır.
3. MCP Bağlayıcısı: Claude'dan Projectworks ile Çalışma
Üçüncü kip, Projectworks'ü ekiplerin zaten kullandığı yapay zekâ araçlarına taşır. MCP bağlayıcısı aracılığıyla kullanıcılar Projectworks verilerini Claude üzerinden okuyabilir ve bu veriler üzerinde işlem yapabilir.
Demoda Claude, bir ekip kontrol toplantısının özetini (çoğu yapay zekâ not alma aracının zaten ürettiği türden bir çıktı) okudu ve bunu, iki danışmanın haftaları hakkında söylediklerine dayanarak zaman çizelgesi kayıtları hazırlamak için kullandı. İki zaman kodu aynı adı taşıdığında Claude hangisinin kullanılması gerektiğini sordu. Orttung'un belirttiği gibi, insanlar toplantılarda proje kodlarına atıfta bulunmaz; yapılan işi tarif ederler. Bu nedenle yapay zekânın ikisini eşleştirmek için zaman zaman yardıma ihtiyacı olur.
Projectworks yenilendiğinde zaman çizelgeleri doldurulmuştu ve her danışmanın incelemesine hazırdı.
MCP bağlayıcısından en iyi şekilde yararlanma:
- Zaten kullandığınız araçları dahil edin: Projectworks kendi not alma aracını oluşturmak yerine ekibinizin tercih ettiği aracı kullanmanıza olanak tanır.
- İzinleri bilinçli şekilde belirleyin: LLM'nin verileri okuma ve yazma konusunda ne kadar serbest olacağını ayrı ayrı belirleyin.
- Açıklayıcı sorular bekleyin: Sözlü açıklamalar ile sistem kayıtları arasındaki belirsizlik normaldir; bunu hızlıca çözmek kayıtların doğruluğunu korur.
4. Yönetişim ve Erişim Denetimi
Yapay zekâ daha fazla operasyonel işi üstlendikçe kontrol, doğal olarak en önemli endişe hâline gelir. Projectworks'ün yanıtı, yapay zekânın kullanıcıdan daha fazlasını asla görmediğidir.
Bir kişi MCP üzerinden bağlandığında kendi hesabıyla giriş yapar ve mevcut tüm izinler geçerli olur. Ekibinin zaman çizelgelerini görebilen bir proje yöneticisi, Claude'a bunları güncelletebilir; aynı şekilde çalışan bireysel bir danışman ise çoğunlukla yalnızca kendi verilerini görür. Bir şirkette genellikle en kısıtlı veriler arasında yer alan maliyet oranları gibi hassas bilgiler, erişimi olmayan kişilerden gizli kalır.
Yöneticiler bunu, geniş kapsamlı açma/kapatma ayarlarından ayrıntılı gelişmiş denetimlere kadar uzanan ayrıntılı bir erişim denetimi sistemi üzerinden yönetir ve bu ayarlar yapay zekâ için de web arayüzündekiyle aynı şekilde uygulanır. Yazma işlemleri neredeyse her zaman açık onay gerektirir ve reddedilen bir öneri, komut yeniden çalıştırılarak daha sonra tekrar ele alınabilir.
Yapay zekâ daha fazlasını üstlenirken kontrolü koruma:
- Mevcut izinlere güvenin: Projectworks'te yapılandırılan erişim kuralları Kea ve bağlı LLM'lere otomatik olarak aktarılır.
- Maliyet verilerini koruyun: Marja duyarlı bilgileri yalnızca ihtiyaç duyan kişilerle sınırlı tutun.
- Emin olmadığınızda duraklatın: Önerilen bir değişikliği iptal edin, temel verileri kontrol edin ve kendinize güvendiğinizde onaylamak üzere geri dönün.
5. Projectworks Yöntemi: İhtiyaç Anında Danışmanlık Uzmanlığı
Kea'yı bir yığın elektronik tabloya yönlendirilmiş genel amaçlı bir asistandan ayıran şey, ekip genelinde 150 yılı aşkın birleşik danışmanlık deneyiminden oluşturulmuş bir bilgi tabanı olan Projectworks Yöntemi'dir. Kariyerindeki ilk işinde Accenture'ın metodolojisi üzerinde çalışan Orttung, bunu Kea'nın özümseyerek ihtiyaç duyulduğu anda uygulayabildiği bir uygulama kılavuzu olarak tanımladı.
6. Geçmiş Verilerin Taşınması: İlk Günden İtibaren Faydalı
Yapay zekâ araçlarıyla ilgili yaygın bir soru, önerilerine güvenmeye değer hale gelmeden önce ne kadar veriye ihtiyaç duyduklarıdır. Projectworks, başlangıç sürecinde bir şirketin geçmişini (geçmiş projeleri, müşterileri, zaman çizelgelerini ve faturaları) çoğu zaman mevcut bir platformdan değil, elektronik tablolardan içe aktararak bu konuyu ele alır. Böylece Kea, sıfırdan öğrenmek yerine başlangıçtan itibaren anlamlı bir bağlama sahip olur.
Neden Önemli: Büyümeyi Sağlayan Operasyonlar
Orttung, operasyonel sürtüşmenin öngörülebilir aşamalarda ortaya çıktığını görüyor. Gelir 5 ila 8 milyon dolar civarına ulaştığında kurucular darboğaz haline gelir ve bilgileri daha geniş bir ekiple paylaşmaları gerekir. 25 ila 35 milyon dolar arasında bir noktada liderliğin kendisi merkezi olmayan bir yapıya geçmek zorunda kalır. Proje mali durumları genellikle ilk olarak aksar; bunu, herkesin becerilerini bilen tek kişinin artık yetişememesiyle kaynak yönetimi izler.
Projectworks'ün kendi verileri, daha iyi operasyonların ne değer taşıdığını gösteriyor. Kaynaklarını iki ay önceden planlayan müşteriler, planlamayanlara kıyasla yaklaşık %8 daha yüksek kullanım oranı, çalışan başına %25'in biraz altında daha yüksek gelir ve kabaca %20 ila %25 daha hızlı büyüme görüyor. Bunun büyük bir bölümü, başlangıç tarihlerini personel planlamasıyla uyumlu hale getirmekten kaynaklanıyor: %33 marjla üç hafta boşta bekleyen sekiz kişilik bir ekip, yalnızca başa baş noktasına ulaşmak için dokuz faturalandırılabilir haftaya ihtiyaç duyar.
Yapay zekânın yatırım getirisini ölçen şirketler için Orttung, özellikle kıdemli kişilerin geçmiş içerikleri aramak için saatler harcadığı tekliflerde, zaman tasarrufuyla başlamayı ve ardından ikinci dereceden fayda olarak kazanma oranını takip etmeyi öneriyor.
Projectworks Yapay Zekâ Özellikleri ve Diğer Araçlar
Projectworks'ün yaklaşımı, müşteri yaşam döngüsünün tek bir bölümünü optimize etmek yerine tamamını birbirine bağlamaya odaklanır.
- Şirketler genellikle iyi entegre edilmemiş bir CRM ve ayrı bir kaynak planlama sistemi kullanır; bu nedenle satış hattı varsayımları ile teslimat planları birbirinden uzaklaşır.
- Genel amaçlı LLM'ler dışa aktarılan elektronik tabloları analiz edebilir, ancak yerleşik danışmanlık metodolojisinden ve şirketin canlı erişim kontrollerinden yoksundur.
- Projectworks; teklifleri, sözleşmeleri, proje mali durumlarını, kaynak planlamasını ve faturalandırmayı tek bir sistemde birbirine bağlar ve yapay zekâyı bu birleşik bağlamın geneline uygular.
Sonuç, imzalanmış bir teklifi bütçelendirilmiş bir projeye dönüştürebilen, ardından verileri araçlar arasında uzlaştırmaya gerek kalmadan personel atamaya, projeyi takip etmeye ve faturalandırmaya yardımcı olabilen bir yapay zekâdır.
Projectworks Yapay Zekâsı İçin Sırada Ne Var?
Kea, kaynak planlama ve zaman çizelgeleriyle başladı ve Projectworks onu geliştirmek için yapay zekâyı kullandığından, kısmen ekibin planladığından daha hızlı bir şekilde artık ürünün tamamına yayılıyor.
Orttung bu yönü, kayıt sistemi ile eylem sisteminin birleştirilmesi olarak tanımlıyor: Projectworks hangi işlerin yapıldığı ve bunların kârlı olup olmadığı konusunda gerçeğin kaynağı olmayı sürdürürken Kea, zaman çizelgelerini doldurmaktan faturaları hazırlamaya ve teklifleri desteklemeye kadar işi giderek daha fazla kendisi yapıyor.
Gerçeğin kaynağı olabileceğimiz yer biziz. Şimdi de eylem sistemi olarak adlandırdığımız şeye sahibiz; burada işi sizin için yapmaya çalışacağız.
Daha ileride Orttung, zaman çizelgelerinin insanların manuel olarak yapmayı bırakacağı ilk görevler arasında olmasını bekliyor; yapay zekâ, danışmanların incelemesi için girişleri destek taleplerinden, takvimlerden ve durum toplantılarından taslak olarak oluşturacak. İki hafta önce kimin neyi geliştirdiğini bulmak gibi teklif hazırlığındaki angarya işlerinin de bunu izlemesi ve ekiplerin ilgi çekici bir hikâye oluşturmaya odaklanması bekleniyor.
Mevcut durumu, elektriğin fabrikalara gelişine benzetiyor. İlk adım ampullerdi; sonraki adım ortak motorlardı; ancak daha sonra montaj hattı tüm süreci yeniden ele aldı. Ona göre çoğu şirket yapay zekâ konusunda hâlâ ampul aşamasında ve Projectworks, iş kazanma, teslim etme ve işin karşılığını uçtan uca alma biçimlerini yeniden tasarlamalarına yardımcı olmayı amaçlıyor.
Projectworks'ün danışmanlık şirketlerini güçlendirmek için yapay zekâyı nasıl kullandığı hakkında daha fazla bilgi edinmek için buraya göz atın.
