Resursprognostisering: bästa praxis, steg och exempel

Det görs vanligtvis med hjälp av programvara för resurshantering. 

Vilka faktorer påverkar resursprognostiseringen?

När du planerar ett nytt projekt bör du börja med en tydlig förståelse av dess typ och omfattning samt leveransramverket. Denna information ligger till grund för dina beslut kring kapacitetsplanering och tillgängliga resurser. Mått för resursutnyttjande som underlättar optimala resursbeslut omfattar:

• Budget: Genom att känna till din budget kan du prioritera avkastningen på projektinvesteringen genom att strategiskt fördela resurser till olika aktiviteter. En välbalanserad budget har tydliga strategiska prioriteringar och en lämplig riskbuffert (mellan 10 och 20 procent).
• Omfattning: En väldefinierad omfattning hjälper till att identifiera och välja projektresurser. Den fungerar som en kompass att utgå från vid omfattningsglidning, vilket kan påverka resursprognosens träffsäkerhet negativt.
• Teammedlemmarnas kompetens och erfarenhetsnivå: Teammedlemmarna tilldelas olika uppgifter, och den arbetsinsats (LOE) som krävs för att slutföra uppgifterna varierar. För att säkerställa en välfungerande resursprognos bör du matcha teammedlemmar med hög kompetens och lång erfarenhet med kritiska uppgifter, teammedlemmar med låg kompetens och begränsad erfarenhet med mindre väsentliga uppgifter samt tilldela lämpliga redundanta/återkommande uppgifter.
• Semestertid och oväntad frånvaro: Närvaro påverkar resursprognosens träffsäkerhet kraftigt om planerad ledighet eller uppskattade procentandelar för oplanerad ledighet inte räknas med. För att minska effekterna av oväntad frånvaro bör du bygga starka relationer baserade på positiv och konsekvent kommunikation, förtroende, transparens och ledarskapsmetoder som skapar psykologisk trygghet. 
• Heltidsanställda kontra frilansare eller deltidsanställda teammedlemmar: Din strategi för resursprognostisering kan optimeras genom att strategiskt utvärdera hur de befintliga interna resurserna (heltidsanställda) bäst ska användas och när outsourcing krävs (deltidsanställda eller frilansare). Heltidsanställda är ett ekonomiskt alternativ för uppgifter som pågår under lång tid. En deltidsanställd eller frilansande teammedlem är ett bra alternativ för uppgifter som kräver specialiserad kompetens under en kortare period. 
• Kommande och oväntade projekt: Genom att tydliggöra vad som är kritiskt och vad som inte är det, samt bygga in flexibilitet i din resursprognos, kan du förutse framtida resursbehov som stöd för projektscheman inom projektportföljen. Håll teamet flexibelt genom att ge dem tillräckligt med arbete för att fylla 80 % av arbetsveckan. Om dina teammedlemmar arbetar med 100 % kapacitet har du ingen möjlighet att förbli agil när risker eller konkurrerande krav uppstår, och din resursprognos blir irrelevant. 80 % är det nya 100 % för att undvika utbrändhet.
• Organisatoriska verktyg och teknik avgör din åtkomst, insyn och förmåga att planera resurser för att fatta strategiska beslut som optimerar projektets resultat. Rätt verktyg för resurshantering hjälper dig att minska risker och säkerställa lönsamhet.

Varför är resursprognostisering viktigt?

Resursprognostisering är en kritisk planeringsinsats som är direkt kopplad till projektets hälsa och ett framgångsrikt slutförande. Genom att optimera hur du planerar projekt kan du kontrollera projektens resultat mer effektivt.

Exakt resursprognostisering leder till framgångsrika projektresultat, såsom leveranser i tid och stark ekonomisk utveckling. Genom att prognostisera resurser tas resursbehoven på portföljnivå med i beräkningen, vilket minskar förseningar på grund av schemaläggning. 

Genom att upprepa denna bästa praxis får du tillgång till kunskapsbaserade riktmärken för framtida projekt för att säkerställa projektets hälsa. En resursprognos ger intressenter och projektledare det de behöver för att fatta välgrundade beslut.

Så prognostiserar du projektresurser i 7 steg

Så här prognostiserar du projektresurser och gör det till en återkommande del av projektresurshanteringen:

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

1. Granska din projektpipeline (projektprogramportföljen) 

Genom att granska din projektportfölj blir det tydligt vilka gemensamma resurser som används i andra projekt. Du måste kommunicera med andra projektledare för att samarbeta kring hur du effektivt integrerar ditt projekt i portföljen utan att störa andra projekt. 

Detta ger dig en uppfattning om när ditt projekt kan genomföras och en realistisk varaktighet baserad på den gemensamma personalkapaciteten. När du har granskat pipelinen eller portföljen kan du fastställa de fullständiga resurskraven och de kompetenser som behövs för projektet för att uppskatta tid och budget.

Åtgärder:

• Använd din projektledningsprogramvara för att kartlägga din projektpipeline.
• Boka möten med andra projektledare för att diskutera resursfördelning.
• Justera projektens tidsplaner utifrån tillgången till gemensamma resurser.

2. Fastställ resurskraven och de kompetenser som behövs för projektet

Tillämpa dina praktiska kunskaper om de resurser och kompetenser som behövs genom att skapa en resursnedbrytningsstruktur (RBS). Tänk på projektomfattningen och specificera vilka kompetenser, erfarenhetsnivåer, anställningsformer, utrustning, programvara och material som krävs för ditt projekt. Ta med alla kostnader, både direkta och indirekta, för att skapa en heltäckande prognos för resursbudgeten. Glöm inte att ta hänsyn till kostnader för exempelvis resor, tillstånd, verktyg och andra avgifter.

När du har fastställt resurskraven och de kompetenser som behövs för projektet kan du granska data från liknande projekt för att underbygga din planering av resurshanteringen.

Åtgärder:

• Skapa en detaljerad RBS i ditt verktyg för resurshantering.
• Lista alla nödvändiga kompetenser, resurser och kostnader.
• Använd data från tidigare projekt som underlag för dina budgetuppskattningar.

3. Granska data från liknande tidigare projekt 

Jämför sedan likheter mellan historiska projektdata och ditt aktuella projekt. Vad fungerade bra när resurser tilldelades i tidigare projekt? Vad behövde förbättras? Notera vilka uppskattningar av projektresurser som avvek mest från det faktiska utfallet.

När du har granskat data från liknande tidigare projekt ska du dokumentera hur du som projektledare kommer att genomföra förbättringar i ditt projekt. Se till att ta hänsyn till potentiella risker vid kritiska tidpunkter i projektets tidsplan.

Genom att analysera data från tidigare projekt kan du fastställa resurstillgänglighet och nödvändiga kompetenser, vilket ger din resursprognos en tillförlitlig struktur.

Åtgärder:

• Använd ditt projektledningsverktyg eller din rapporteringsprogramvara för marknadsföringsbyråer för att ta fram rapporter om liknande tidigare projekt.
• Identifiera mönster i resursanvändningen och justera dina prognoser därefter.
• Dokumentera förbättringar och strategier för att begränsa resursrisker.

4. Fastställ vilka resurser och kompetenser ditt team har

Utforska befintliga teammedlemsprofiler i din programvara för arbetsflödeshantering. Identifiera vilka som har den kompetens som projektet kräver och kontrollera deras tillgänglighet.

Om vissa teammedlemmar inte är tillgängliga kan du diskutera möjliga flexibilitetslösningar i deras scheman. När du vet vilka teammedlemmar som har den kompetens som behövs och har bekräftat deras tillgänglighet kan du matcha dem mot projektuppgifter. 

För alla andra resurser varierar det hur lång tid det tar, vad de kostar och hur de kan fås tillgång till. Det är viktigt att dokumentera dessa variabler i din resursprognos för att följa anskaffningen och användningen av alla resurser i ett projekt. När du har fastställt resursernas tillgänglighet och kompetenser kan du formellt matcha teammedlemmar mot uppgifter. 

Åtgärder:

• Uppdatera teammedlemmarnas profiler i programvaran med kompetenser och tillgänglighet.
• Bekräfta resursers tillgänglighet med teamet.
• Justera projektuppgifterna utifrån teammedlemmarnas kapacitet.

5. Matcha resurser med uppgifter

När du förstår vilka kompetenser projektet kräver kan du börja tilldela uppgifter till teamet. Det är viktigt att prata med teammedlemmarna för att få en bättre förståelse för hur komplexa olika projektuppgifter är. De kan ha insikter om uppgifternas längd, nödvändiga resurser och tidsluckor. När du har matchat resurser med uppgifter kan du uppskatta arbetsinsatsen och tiden för varje uppgift. 

Åtgärder:

• Använd projektledningsverktyg för att matcha resurser med uppgifter.
• Kommunicera med teammedlemmarna för att förfina uppskattningarna av uppgifterna.
• Justera uppgifterna efter behov för att säkerställa en optimal resursfördelning.

6. Ta hänsyn till oväntad frånvaro, personalomsättning och rekryteringstrender

Vid resursprognostisering är det helt nödvändigt att ta hänsyn till oväntad eller planerad frånvaro, personalomsättning och rekryteringstrender. På så sätt säkerställer du projektets hälsa genom att proaktivt begränsa dessa faktorers potentiella inverkan på projektets tidsplan och budget. 

Projektledare kan använda buffertar och beredskapsplanering för att ta hänsyn till frånvaro. Successionsplanering är ett användbart internt sätt att hantera personalomsättning, utöver att ha en proaktiv rekryteringsstrategi på plats.

Åtgärder:

• Bygg in beredskapsplaner i projektets tidsplan.
• Utbilda teammedlemmar inom flera kompetensområden och dokumentera viktiga processer.
• Håll dig uppdaterad om rekryteringstrender i branschen och justera planerna därefter.

Här är några tekniker som hjälper dig att förbereda dig: 

• Fyll de planerade luckorna vid ledighet under planeringsfasen (ordna en reservprojektledare som kan sättas in i projektet om du har planerad ledighet)
• Börja rekrytera tidigt och avsätt tid för detta arbete
• Åtgärda kompetensluckor tidigt (du kan hitta dessa med hjälp av en analys av resursluckor)
• Säkerställ frekvent och ändamålsenlig kommunikation mellan dig och teamet
• Utbilda projektteammedlemmar inom kompetensområden som intresserar dem och där de kan erbjuda stöd vid frånvaro
• Använd verktyg för arbetsflödesautomatisering
• Ta till vara på flexibelt arbete när det är möjligt, eftersom det gör det möjligt för människor att arbeta var som helst utifrån sina behov

7. Övervaka och justera vid behov

En resursprognos är bara en del av en utmärkt plan för resurshantering i projekt. Du måste kontinuerligt övervaka ditt projekt och justera din resursprognos efter behov genom att använda realtidsdata och förbättrade kommunikationsverktyg för att förbli flexibel och kunna reagera på förändringar.

Jag rekommenderar att du använder programvara för resurshantering för att övervaka och justera projektaktiviteter efter behov. Dessa verktyg är dina pålitliga följeslagare när det gäller att skapa insyn i personer, tidslinjer och aktivitetsstatus. Fördelarna med tvärfunktionellt samarbete blir enkla och lättillgängliga. 

Med förbättrad centraliserad kommunikation kan du förbli flexibel och snabbt reagera på förändringar.

Åtgärdspunkter:

• Använd din projektledningsprogramvara för att följa upp framsteg och göra justeringar.
• Planera regelbundna avstämningar med ditt team för att diskutera resursfördelningen.
• Uppdatera din resursprognos baserat på realtidsdata och feedback.

Bästa programvaran för resurshantering

De bästa verktygen för att schemalägga, följa upp och optimera projektresurser.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Productive — Bäst för resursplanering och kapacitetsprognoser
2. 2. Scoro — Bäst för prognostisering av teamets resursutnyttjande
3. 3. Saviom — Bäst för resursplanering och kapacitetshantering
4. 4. monday AI Workspace — Bäst för enkel planering av arbetsbelastning
5. 5. Float.com — Bäst för resursplanering med ekonomisk överblick
6. 6. Kantata — Bäst för människocentrerad resursplanering
7. 7. Wrike — Bäst för skalbarhet
8. 8. Resource Guru — Bäst för resursöverblick med värmekartor
9. 9. Microsoft Project — Bäst för Microsoft-användare
10. 10. Rocketlane — Bäst för enhetligt samarbete med kunder

Programvara för projektprognoser är också användbar för att göra heltäckande prognoser för resurser, tidslinjer och projektbudgetar.

Exempel på resursprognostisering

Här är ett exempel på hur du kan göra en resursprognos för ett exempelprojekt. 

1. Projektöversikt

• Namn: The Fun App
• Varaktighet: 4 månader

2. Resursöversikt

Utifrån omfattningsdefinitionen får du en uppfattning om vad som kommer att krävas. Detta ger dock bara delvis information om resurslistan. Du måste bryta ner projektets omfattning i en arbetsnedbrytningsstruktur (WBS). Detta kan göras med hjälp av en digital skrivtavla, särskild WBS-programvara eller en WBS-mall.

I din WBS ser du de uppgifter och aktiviteter som krävs för att slutföra projektet. Du kan sedan fråga dig vad som krävs för varje leverans och genomföra en kompetensanalys. Med en tydlig bild av vad som krävs kan du uppskatta resurserna för varje uppgift. 

Beräkna därefter tidsåtgången (varaktigheten) för varje uppgift i WBS:en. Med denna information kontrollerar du tillgängligheten hos dina teammedlemmar och andra resurser. Uppstår några risker?

Identifiera potentiella risker som underlag för din riskhanteringsplan—ta hänsyn till frånvaro, marknader och teknik. Bedöm hur dessa faktorer kan påverka projektet och justera därefter. 

Upprätta din plan för resursprognostisering genom att tydligt beskriva hur alla projektresurser ska fördelas och hanteras under projektets hela varaktighet. Definiera roller och ansvarsområden tydligt och öppet, och ha din beredskapsplan redo—den är ditt närmaste verktyg till en kristallkula.

Här är resultatet av övningen:

Projektteam: består av intern personal samt en frilansande textförfattare

• Projektledare x1: ansvarar för projektets hälsa, leverans och att identifiera kundens behov
• Applikationsdesigner x1: ansvarar för användarresan, trådskisser, design utifrån kodkrav och en komplett visuell prototyp
• Applikationsutvecklare x1: ansvarar för att appens omfattning fungerar korrekt, en komplett och fullt fungerande prototyp samt en framgångsrik produktlansering
• Visuell kreatör x1: ansvarar för allt visuellt innehåll
• Frilansande textförfattare x1: ansvarar för allt skriftligt innehåll
• Kvalitetssäkringstestare x1: ansvarar för att testa och åtgärda problem och buggar i appen

Övriga resurser: 

• Licenser för design- och utvecklingsprogramvara x2 @100 per licens
• Frilansarvoden x1 @ $50 per timme
• Utrustning: befintlig, inga nya direkta kostnader
• Material: befintliga kontorslokaler, inga nya direkta kostnader

3. Resursuppdelning

• Fas 1: Design
  • Designer, projektledare
• Fas 2: Innehållsskapande
  • Visuell kreatör och frilansande textförfattare, projektledare
• Fas 3: Utveckling
  • Utvecklare, projektledare
• Fas 4: Testning och revideringar
  • Testare för kvalitetssäkring, projektledare
• Fas 5: Lansering
  • Utvecklare, projektledare

4. Beredskapsplan

• Frånvaro:
  • En lista över kontrakterade kontakter som kan täcka upp om en textförfattare är frånvarande.
  • Intern personal med överlappande kompetenser som kan ta över för en frånvarande designer, utvecklare eller projektledare 
  • Klienten kan ge återkoppling en gång i början och slutet av varje fas.

5. Övervaka och justera

• Granska projektets framsteg i programvara för automatisering av arbetsflöden (projektledning) och justera uppgifter, fördelningsmodeller eller tid efter behov för att säkerställa projektets hälsa.
• Utnyttja luckor i risktoleransen för att justera utifrån oförutsedda omständigheter.

Bästa praxis för resursprognoser

Bästa praxis för resursprognoser inom projektledning hjälper dig att optimera och standardisera arbetssätt för att säkerställa många framgångsrika projektleveranser. 

• Planera i förväg: Ta reda på vad som krävs, när det krävs och hur länge med hjälp av stegen ovan. 
• Optimera resursfördelningen: Lägg mer tid på debiterbara insatser eller insatser med högt värde och mindre på ”arbete om arbete”. 
• Var beredd att anpassa dig: Förändringar är oundvikliga. Bygg in flexibilitet i projektets tidsplan och budget, särskilt där prognoser historiskt sett har brustit i projekt.
• Använd projektledningsprogramvara: Automatisering av arbetsflöden och prognosverktyg kallas olika saker och erbjuder liknande funktioner över hela linjen. Välj ett verktyg för att optimera projektets och teamets prestation.
• Kommunicera och samarbeta: Med projektgruppen, inom hela verksamheten, med dina intressenter och i ditt nätverk. Kommunicera på ett lämpligt och konsekvent sätt för att bygga relationer. Kommunikation och samarbete hjälper dig att få tillgång till resurser, täppa till luckor och dra nytta av ditt nätverk för att hantera utmaningar, oavsett om det handlar om ett erbjudande på programvarulicenser eller att täcka upp för en frånvarande medarbetare.    
• Kontrollera och uppdatera resursprognosen regelbundet: Detta hjälper dig att hålla kursen, minska risker och reagera snabbt om andra affärsenheter eller projektteam behöver låna resurser. 
• Öva: Prova nya resurskompetenser och öva konsekvent. Det är en färdighet; varje gång du övar kommer du att se fler resultat.

Hitta fler bästa metoder för resurshantering här. 

Vanliga utmaningar vid resursprognoser

Var inte rädd om du stöter på utmaningar vid resursprognoser. De kommer att uppstå. Det handlar inte om hur man undviker en utmaning, utan snarare om att vara förberedd med en plan när en utmaning uppstår. Ta dig an utmaningar modigt och taktfullt. 

• Resursplanering: Planera för att ersätta teammedlemmar med planerad ledighet och utbilda medarbetare internt så att de kan hoppa in, för att undvika rekryteringskostnader och förseningar. Överboka aldrig medarbetare och använd ett verktyg för resursplanering eller en plattform för kapacitetsplanering för att övervaka kapaciteten. 
• Kundförseningar: Kunder kan försena framstegen om de är långsamma med att kommunicera. Överväg att inkludera krav på återkoppling i avtalet. 
• Felaktiga projekttidslinjer: För att undvika överbelastade resurser eller till och med projektmisslyckanden bör du ta hänsyn till projektportföljen och projektets behov samt samarbeta med teammedlemmarna för att lägga in projekt och samtidigt säkerställa en balanserad portfölj. Kommunikations- och förhandlingsförmåga är avgörande.
• Budgettransparens: Se till att du har tillgång till en fullständig lista över alla poster i projektbudgeten och deras budgetuppskattningar, som summeras till den totala projektbudgeten. När kostnader uppstår (utfall), lägger du till dem i budgeten och följer avvikelserna. Säkerställ att budgeten är sund genom att jämföra offerter med fakturor, säkerställa riktigheten och endast godta rimliga avvikelser. 

Håll dig steget före och gå med för fler insikter om projektledning

Du är här eftersom du brinner för att göra ett fantastiskt arbete och är målmedveten. Din nyfikenhet är din superkraft när du navigerar bland utmaningarna du möter. Fortsätt vara hungrig, min vän. Du har en ljus framtid, och vi finns här för att stödja dig på din resa!

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel. Kom i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.