6 sätt som resurshantering skiljer sig för distansteam

När det gäller resurshantering på byråer börjar detta ofta med budgeten. Innan arbetsomfattningen godkänns bör du samarbeta med den som ansvarar för affärsutvecklingen i din organisation för att säkerställa att kostnadsberäkningarna är korrekta, så att företaget kan fakturera kunden tillräckligt för att täcka kostnaderna för att genomföra projektet (arbete, verktyg/resurser, overheadkostnader osv.). Läs mer om kreativ resurshantering här.

Före projektstarten och under projektplaneringen samarbetar du med ledningen för att fastställa vilka i teamet som ska arbeta med projektet och vilka verktyg eller programvarulicenser de kan behöva.

Under projektets gång kan du behöva samordna med teammedlemmar eller andra projektledare (eller organisationens resursansvariga) för att säkerställa att det inte uppstår schemakonflikter och att alla har tydliga förväntningar på vilket arbete som ska utföras och när. Det är också viktigt att ta reda på om vissa projekt har högre prioritet än andra och fastställa hur det kan påverka dina tidsplaner.

När du arbetar med ett projekt som intern projektledare, eller om du har fått i uppdrag att leda ett internt projekt där du inte fakturerar kunder, kan detta se lite annorlunda ut. Du kan helt enkelt börja med att samla projektteamet för att fastställa vad varje person ska göra, hur de ska göra det och om teamet kan behöva andra verktyg eller resurser för att slutföra projektet inom den tidsram som krävs. 

Teamsammansättningen kan fastställas av olika avdelningschefer, särskilt om projektet är ett tvärfunktionellt teamarbete. 

Så hanterar du resurser på distans

De grundläggande principerna för resurshantering på distans skiljer sig inte särskilt mycket från att göra det på kontoret, men nyanserna gör det mer komplext.

Det är här skapandet av en företagskultur som prioriterar flexibla arbetsformer kan ha stor betydelse. Det är värt att förespråka några av dessa policyer och arbetssätt inom din inflytandesfär: 

• När du leder distansteam eller själv arbetar hemifrån kan rutinerna för kommunikation och samarbete ibland behöva förändras. Att till exempel proaktivt kommunicera med distansarbetare om scheman och bemanning kan bidra till en företagskultur som möjliggör flexibla arbetsformer.
• Du kan behöva ta hänsyn till vissa arbetsrutiner som gäller i hela organisationen för att säkerställa rättvis och konsekvent bemanning i distansarbetsmiljöer. Detta omfattar rutiner för introduktion och prestationshantering (utan detaljstyrning).
• När du hanterar ekonomiska resurser kan du upptäcka att en mindre del av budgeten går till fysiska arbetsplatser och en större del till samarbetsverktyg, som programvara för videokonferenser.

Author's Tip

Det är också värt att utveckla dina kunskaper inom resurshantering. Distansarbete kan göra det extra utmanande att hålla alla uppdaterade och informerade, och ju bättre dina kunskaper är, desto enklare blir det.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

6 saker att tänka på vid resurshantering på distans

1. Hur tiden för samarbete på distans påverkar budgeten

Det kan finnas ytterligare (eller andra) budgetmässiga överväganden när du arbetar med distansanställda.

Att ha tillräckligt med tid för god kommunikation och regelbundna avstämningar är mycket viktigt i en miljö med distansarbete. Se till att du inte snålar med kommunikation och samarbete för att spara några timmar eller dollar–det kan sluta med att slå tillbaka när personer missar viktiga uppdateringar eller leveranser måste göras om eftersom någon inte har hållits informerad. 

Eftersom debiterbara timpriser kan få möten att kännas dyra bör du se till att du budgeterar för mötestid i dina uppskattningar. Det kan vara klokt att ha något tätare möten i början av ett nytt projekt för att underlätta kommunikationen mellan medlemmarna, men du bör inte överdriva. 

Ett team på sju personer där varje medlem debiterar $100 per timme innebär att ett möte på en timme kommer att kosta $700. Om du multiplicerar det över ett sex månader långt projekt och har ett möte i veckan innebär det att $16,800 av din budget går åt till ett veckomöte.

2. Vilka material eller förnödenheter behövs för att slutföra arbetet (inklusive maskinvara och programvara)

Det är självklart viktigt att se till att du använder ett effektivt programvarusystem för resurshantering för att hantera ditt arbete (se våra val av den bästa programvaran för resurshantering och den bästa kostnadsfria programvaran för resurshantering)

Men det är inte allt du behöver.

För att underlätta god kommunikation behöver du lägga till några samarbetsverktyg i din verktygsuppsättning. Några av de vanligaste verktygen är Slack, Microsoft Teams och Zoom, tillsammans med andra samarbetsplattformar som Webex, men ytterligare verktyg eller förnödenheter kan behövas för att hjälpa ett distribuerat team att genomföra ett projekt. Det kan inkludera visuella samarbetsverktyg som programvara för tankekartor eller digitala whiteboardverktyg samt fysiska föremål som bärbara datorer, extra bildskärmar och högtalare.

För digitala projekt som körs som appar på en telefon eller till och med en informationskiosk kan särskild maskinvara och programvara för testning och kvalitetssäkring behövas för att säkerställa att slutprodukten är perfekt. Dessa delar kan ta upp en stor del av budgeten, så det är avgörande att ta hänsyn till dessa behov när du planerar resurserna.

När projektplanen upprättas kan distansteam dra nytta av mallar som är särskilt utformade för att hantera deras arbete och kommunikation. Det kan inkludera mallar för projektplaner och arbetsflöden, mötesagendor och till och med statusuppdateringar som används för att hålla intressenter informerade under hela projektet. Som projektledare kan du också vilja ta med dessa behov i materialförteckningen.

3. Hur man planerar för synkront och asynkront arbete över olika tidszoner

Som projektledare bör du, när du startar ett projekt och fördelar resurser och projektmedlemmar, ta hänsyn till tidszonerna för alla involverade och försöka få så många överlappande arbetstimmar som möjligt mellan teammedlemmarna. Du kanske kan be personer att anpassa sina arbetstider något för att skapa mer tid för samarbete vid behov, men var strategisk med detta. Ingen vill arbeta sent (i sin tidszon) en fredagskväll!

I projekt där arbetet överlämnas från en teammedlem till en annan medan det går genom en process kan tidszoner vara mindre viktiga. När teammedlemmar behöver samarbeta i realtid, exempelvis när två utvecklare deltar i en parprogrammeringssession, måste de däremot medvetet samordna sig för att planera in tillräckligt med samarbete under de överlappande arbetstiderna.

Dessa samarbetsbehov bör beaktas när du planerar ett projekt och väljer dina resurser. Att använda ett projektledningsverktyg för distansteam kan också vara till hjälp när du planerar dina arbetsflöden och fördelar uppgifter.

Att be din New York-baserade utvecklare att gå upp väldigt tidigt för att anpassa sig till den Paris-baserade utvecklarens schema, eller tvärtom, är ett recept på utbrändhet eller åtminstone sämre balans mellan arbete och privatliv för minst en teammedlem.

4. Vilka roller som behövs i teamet för att slutföra projektet

När du hanterar de resurser som behövs för projekt i distansteam bör du börja med att tänka igenom vilka roller och färdigheter som krävs för att slutföra arbetet. Eftersom du sannolikt arbetar med en fast budget och eventuellt även andra projekt och prioriteringar för din byrå eller verksamhet vill du ta hänsyn till teammedlemmarnas kapacitet när du bemannar nya projekt.

Några saker du kanske vill överväga är:

• Vilka färdigheter kan varje person bidra med?
• Hur mycket tid har den här personen tillgänglig (per dag, vecka eller sprint)?
• Behöver delar av projektet ytterligare resurser eller specialiserade färdigheter?
• Finns det några tidszons-, kommunikations- eller språkbarriärer att ta hänsyn till?
• Har kunden några krav på var teammedlemmarna är baserade?
• Vilka kommer arbetstiderna att vara för det här projektet?
• Vad händer om någon lämnar företaget eller teamet under projektet?

Resursplaneringsprogramvara kan hjälpa till att effektivisera den här processen genom att ge en tydlig överblick över teammedlemmarnas färdigheter, tillgänglighet och tidszoner när du planerar projektet. Det här är bara några av de viktigaste fördelarna med resursplaneringsverktyg.

5. Hur medarbetarnas engagemang ska hanteras

Även om många föredrar den flexibilitet som distansarbete kan erbjuda, kan det bli mycket isolerande och leda till utbrändhet om det inte finns möjligheter att samarbeta och umgås med andra. När du planerar projekt för distansteam behöver detta därför beaktas och planeras, eftersom det inte kommer att ske av sig självt.

Att avsätta tid för teambuildingaktiviteter under teammöten kan vara ett sätt att främja medarbetarnas engagemang. Om du aldrig har gjort detta tidigare eller om era isbrytare börjar kännas uttjatade kan du prova några virtuella spel. Det finns många korta onlinespel som kan spelas med virtuella team, till exempel en frågesport med Kahoot eller Minute to Win It. En annan bra sak att göra när du leder distansmedarbetare är att fråga dem vad de skulle tycka var engagerande eller vad de behöver.

Att regelbundet göra en ”temperaturmätning” av engagemanget under projektets gång är en god vana för projektledare och ledare i organisationen. Om du upptäcker att något är särskilt utmanande för teamet bör ni samarbeta för att lösa problemen. Omvänt kan du, om något fungerar riktigt bra för teamet, fundera på hur det kan utnyttjas i framtida projekt eller skalas upp i hela företaget.

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Så prioriterar du uppgifter på ett smart sätt
• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

6. Vad händer om prestationsproblem uppstår?

Att förbereda sig på det värsta men förvänta sig det bästa kan vara en projektledares mantra. När vi hanterar resurser i distansprojekt kan vi därför vilja utgå från goda avsikter och anta att alla är fullt engagerade varje dag och gör sitt bästa arbete. Men vad händer när så inte är fallet?

Det är inte som på ett kontor, där du kan ta med teammedlemmar till en avskild plats för att prata om prestationsproblem om de uppstår. Så hur hanterar du dem i distansprojekt?

Distanschefer bör använda enskilda möten eller avstämningar via videosamtal för att diskutera prestationsproblem eller utmaningar i teamet. Det kan innebära att ta upp medarbetarnas tillgänglighet under arbetstid, tidshantering, kompetensluckor eller till och med missar i kommunikationen. Vid riktigt stora problem, som en missad deadline eller en oenighet i teamet, bör ett möte mellan alla berörda parter arrangeras via videokonferens eller på plats om alla kan träffas på en central plats eller på ett kontor.

Det är viktigt att stoppa allt skvaller och alla samtal vid sidan av de officiella kanalerna samt att ta itu med problemen direkt. Detta bidrar till att bygga förtroende mellan distansteamets medlemmar. Ta samtalen direkt och sammanfatta diskussionen och nästa steg skriftligt.

Fördelarna med att hantera resurser i distansprojekt på ett bra sätt

Att kunna hantera projekt med globalt distribuerade teammedlemmar och andra resurser är en färdighet som kräver viss övning. Med fördelar som större flexibilitet, bättre tillgång till kompetens och en bättre balans mellan arbete och fritid är det en färdighet som är värd att utveckla som projektledare.

Om du vill lära dig mer om att leda distansmedarbetare eller hitta rätt verktyg har vi artiklar om en mängd olika ämnen som kan hjälpa dig. Om du vill få de här tipsen direkt i din inkorg kan du registrera dig för vårt nyhetsbrev och hålla dig uppdaterad!