8 projektstyrningsåtgärder för att hålla projekten på rätt spår
Varningstecken: undvik projektkollapser: Projektstyrning ger tidiga varningar när projekt börjar avvika från planen, vilket möjliggör snabba justeringar och håller arbetet i linje med de ursprungliga målen.
Mallar: projektets bästa vän: Genom att använda mallar kan implementeringen av projektstyrning effektiviseras, vilket hjälper till att hantera problem systematiskt utan att helt eliminera dem.
Styrning och hantering: en dynamisk duo: Projektstyrning följer upp resultatmått som budget och tidsplan, medan projekthantering övervakar hela projektets livscykel och kombinerar strategi med genomförande.
Data är din ledstjärna: Genom att förlita sig på realtidsbaserade, datadrivna insikter, prognoser och rapportering hjälper projektstyrning till att förebygga projektförseningar och kostnadsöverskridanden.
Projektstyrning håller ett projekt på rätt spår. När allt inte riktigt står rätt till och ett projekt börjar gå åt fel håll ger styrningen dig en tidig varningssignal, så att du kan justera och få saker och ting tillbaka i ordning så snabbt som möjligt.
I den här artikeln går jag igenom ett antal dokument, mallar och checklistor för projektstyrning som du kan använda för att styra ditt projekt och börja hantera den här typen av problem på ett systematiskt sätt.
OBS: Jag sa inte att du kommer att kunna eliminera de här problemen. Det kommer du inte!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projekt går sällan enligt plan. Saker förändras hela tiden, oavsett om det gäller dina teammedlemmar, kundförväntningar eller oförutsedda komplexiteter som påverkar dina planer. Projektledare ansvarar för att minimera risken för att risker utvecklas till problem, men det är också vårt jobb att hantera problem när de uppstår.
EN ANMÄRKNING OM MALLAR
Du kan få mallar som hjälper dig att införa den här projektstyrningen – du hittar dem i DPM Membership, tillsammans med över 100 andra projektmallar, dokument, exempel, e-böcker, checklistor och workshops.
Vad är projektstyrning?
Projektstyrning är de åtgärder du vidtar som projektledare och den dokumentation du använder för att hålla dina projekt på rätt spår. Det är en uppsättning verktyg som hjälper dig att framgångsrikt ta fram projektleveranser.
Se följande definition av projektstyrning från Project Management Institute (PMI):
Ett projektstyrningssystem syftar till att minimera gapet mellan projektplanering och projektgenomförande för att uppnå projektets mål, det vill säga kostnad, tid och innehåll.
I praktiken fokuserar projektstyrning på att övervaka projektets viktigaste resultatindikatorer (KPI:er), såsom kostnad och tidsplan, vilka i slutändan hänger samman med omfattning och leverans. Genom att hålla koll på mätvärden i realtid kan projektstyrning hjälpa projektledare att förutse problem och möjligheter.
Om ditt projekt till exempel ligger före tidsplanen och/eller under budget kan du ha råd att spendera lite mer för att förbättra kvaliteten. Om budgeten ser ansträngd ut kan du identifiera sätt att minska kostnaderna inom andra områden, till exempel genom att ersätta en resurs med lägre kostnad för att ta fram framtida leveranser.
Projektstyrning jämfört med projektledning
Nu när jag har definierat projektstyrning som en uppsättning verktyg för att hålla ett projekt på rätt spår kanske du undrar hur det skiljer sig från projektledning.
Den viktigaste skillnaden är omfattningen. Projektstyrning fokuserar på att följa specifika resultatmått – budget, tidsplan och risk – medan projektledning övervakar hela projektets livscykel, från initiering till avslut.
Projektledning handlar om strategi och genomförande. Det innebär att definiera projektmål, samordna intressenter, fördela resurser och säkerställa kvalitativa leveranser. Det är en blandning av planering, ledarskap och anpassningsförmåga för att hålla projektet framåt.
Projektstyrning tillhandahåller däremot de kontroller och motvikter som hjälper chefer att styra projektet i rätt riktning. Den bygger på datadrivna insikter, prognoser och rapportering för att förebygga förseningar och kostnadsöverskridanden.
Tänk på det så här: projektledning är kaptenen som styr fartyget, medan projektstyrning fungerar som navigationsverktyg – de följer hastighet, bränslenivåer och kursavvikelser för att säkerställa en smidig resa. Båda är nödvändiga, men projektstyrningen utgör de skyddsräcken som håller projektet i linje med dess ursprungliga mål.
Finns det någon skillnad mellan en projektledare och en projektcontroller?
Ja. I vissa organisationer fungerar en projektcontroller som projektledarens högra hand.
Projektcontrollern fokuserar mer på projektmått, uppföljning, styrning och analys, medan en projektledare fokuserar mer på projektteamet, hur projektarbetet genomförs och vilken kvalitetsstandard det ska hålla, samt på att hantera relationer med kunder och intressenter.
Vanligtvis fungerar digitala projektledare både som projektledare och projektcontrollers.
Varför projektstyrning är viktigt
Projektledningens så kallade järntriangel—omfattning, tidsplan och kvalitet—kan ibland försätta dig i besvärliga situationer. Du har utan tvekan haft samtal som dessa:
Teamet: ”Klienten skulle säkert vara mycket nöjdare om vi bara kunde få två dagar till för att finslipa det här …”
Klienten: ”Jag gillar upplägget här, men kan du vässa pennan och hitta ett sätt att göra det här med halva budgeten?”
Den här balansakten är en av de svåraste uppgifterna för oss som projektledare.
Å ena sidan måste vi leverera en produkt som gör klienten nöjd. Å andra sidan bör vi alltid stötta teamet och låta dem utföra sitt bästa arbete.
Projektstyrning gör att du kan gå in i den här typen av svåra klientsamtal väl förberedd. Här är några av fördelarna med projektstyrning:
- Hjälper dig att fatta välgrundade beslut om den optimala balansen mellan kostnad, tidsplan och kvalitet
- Minskar risken för omfattningsglidning genom att visa konsekvenserna av att ta på sig ytterligare uppgifter
- Hjälper dig att ligga steget före oförutsedda kostnader
- Gör det möjligt för dig att utforma beredskapsplaner för att hantera avvikelser i tidsplanen och/eller utmaningar med resursfördelningen
- Fungerar som ett verktyg för att hantera intressenternas förväntningar på projektets resultat.
Projektstyrning under projektets livscykel
Projektstyrning är inte en uppgift som görs en gång och sedan är klar. Den genomsyrar varje fas av projektets livscykel och hjälper till att hålla omfattning, tidsplan och budget under kontroll. Så här passar den in i varje fas:
- Initiering – I det här skedet lägger projektstyrningen grunden för framgång. Det innebär att fastställa viktiga mål, identifiera risker och upprätta en initial kostnads- och tidsplansbaslinje. Utan detta grundarbete riskerar projektet omfattningsglidning innan det ens har börjat.
- Planering – Projektstyrningen formar projektplanen genom att fastställa mätbara KPI:er, definiera rapporteringsstrukturer och specificera resursfördelningen. Det är här planeringsverktyg och budgetkontroller kommer in i bilden.
- Genomförande – När arbetet inleds ser projektstyrningen till att teamen håller kursen. Övervakning i realtid, kostnadsuppföljning och riskbedömningar hjälper till att upptäcka potentiella problem tidigt. Ett exempel på detta är en beslutslogg, som kan hjälpa dig att hålla reda på viktiga beslut och se till att människor tar ansvar. Förändringar är oundvikliga, men med ett starkt styrningsramverk kan de hanteras proaktivt i stället för reaktivt.
- Övervakning & styrning – Kontinuerlig uppföljning är avgörande. Den här fasen innebär att följa upp framstegen mot baslinjen, hantera förändringar och förfina prognoserna. Projektstyrningen fungerar som skyddsräcken som hindrar projektet från att vika av från kursen.
- Avslut – Att slutföra ett projekt innebär inte att projektstyrningen upphör. Efteranalyser, lärdomar och slutliga ekonomiska avstämningar bidrar alla till att förbättra processerna för framtida projekt.
Utan styrning som är integrerad i varje fas blir projekt ett gissningsspel. Genom att införa projektstyrning som en fortlöpande process—i stället för en sista minuten-lösning—säkerställs ett smidigt genomförande och förutsägbara resultat.
8 exempel på projektstyrning för att tämja projektkaoset
Nu när jag har gått igenom projektstyrning och dess fördelar kommer här 8 praktiska exempel på projektstyrning—inklusive mallar—som du kan använda i dina projekt.
- Dokumentation för projektplanering
- RACI-matris
- Kommunikationsplan
- Arbetsstruktur
- QA-checklista
- RAID-logg/riskregister
- Statusrapport
- Ändringsbegäran
1. Dokumentation för projektplanering
Stanna här. Läs inte längre i den här artikeln om du ännu inte har någon form av grundläggande projektplaneringsdokument. Det är grunden för din styrning—ett dokument som visar vad du hade för avsikt med projektet, så att du kan se om det följer planen.
Jag kommer inte att gå in på djupet kring hur man skapar och använder dessa dokument här, eftersom det ligger utanför artikelns omfattning. Jag kommer helt enkelt att gå igenom vad de är och hur du hittar mer information.
Dokument för projektplanering omfattar:
Projektbeskrivning
Den här beskriver vem, vad, när, varför, hur och andra grundläggande delar av projektet, så att du kan skapa en stabil grund för genomförandet
Hämta en färdig mall för projektbeskrivning, inklusive frågor som hjälper dig att tänka igenom hur du ska fylla i varje avsnitt, samt ett exempel som visar hur en färdig version ser ut.
Projektbudget/kostnadsberäkning
För att avgöra om projektet håller sig inom eller under budget behöver du en ursprunglig kostnadsberäkning att använda som utgångspunkt. Här finns en guide till kostnadsberäkning av projektbudget som du kan använda för att ta fram en beräkning.
Tidslinje, projektplan, tidsplan och/eller Gantt-schema
Precis som med projektbudgeten behöver du en utgångspunkt för att avgöra om du följer planen. En projektplan, inklusive en projektplanering, är ditt mest grundläggande verktyg för att styra dina projekt – och för att göra dem möjliga att styra från början.
Läs vår guide till att skapa en projektplan här.
Om du är nyfiken på hur riktiga projekttidslinjer ser ut kan du hitta exempel på tidslinjer i DPM-medlemskapet.
Arbetsbeskrivning
Din arbetsbeskrivning innehåller mycket information som hjälper dig att upprätta styrning för resten av projektet. Om begreppet är nytt för dig kan du börja med DPM:s omfattande guide till att skriva en arbetsbeskrivning.
2. RACI-matris
RACI är en akronym för ansvarig, ytterst ansvarig, rådfrågad och informerad. Projektledare använder en RACI-matris för att fördela roller och ansvar för projektuppgifter och beslutsfattande.
När behöver du den?
Ett projekt med komplicerat beslutsfattande eller komplexa godkännandeflöden kan behöva en RACI-matris. En RACI-matris är särskilt användbar om det finns en konflikt kring ansvar.
Det kan vara svårt att bemästra RACI-matriser, men när du väl har gjort det kommer du att upptäcka att de kan bidra till att förhindra att man börjar skylla på varandra senare.
Ett RACI-diagram (och dess kusin, RASCI-diagrammet) är användbart eftersom det dokumenterar vem som ansvarar för att slutföra en viss uppgift och vem som behöver informeras om statusen. Det kan vara en lösning på en sannolik försening i beslutsfattandet eller en ojämn arbetsfördelning.
Här är definitionerna av de olika termerna i ett RACI-diagram:
- Ansvarig: Personen som utför uppgiften. Den här personen agerar primärt och presenterar leveranserna.
- Ansvarsskyldig: Personen som säkerställer att uppgiften eller arbetet slutförs. Det är inte nödvändigtvis den person som utför uppgiften, men personen godkänner den slutliga produkten.
- Konsultera: Personen eller personerna som tillhandahåller information, råd eller feedback om uppgiften.
- Informera: Personen eller personerna som måste känna till viktiga tidsfrister och projektets framsteg, eftersom de har ett intresse i resultatet.
Hur använder man det?
För att använda ett RACI-diagram beskriver du de viktigaste uppgifterna som ska utföras i projektet. Lista sedan projektmedlemmarna och andra berörda parter som är involverade. Tilldela en RACI-bokstav (ansvarig, ansvarsskyldig, konsultera eller informera) i varje kolumn och rad i diagrammet för att förklara deras roll.
RACI-diagrammall och exempel
DPM-medlemskapet erbjuder flera RACI-resurser:
- RACI-mall
- Exempel på ifyllda RACI-diagram
- Workshop: Bemästra RACI-diagram på 30 minuter
- RACI-checklista som hjälper dig att göra rätt
- RACI-fusklapp
3. Kommunikationsplan
En kommunikationsplan är ett dokument som listar projektets berörda parter och definierar kommunikationskanaler utifrån preferens och prioritetsnivå.
När behöver man den?
Du behöver en kommunikationsplan om projektet involverar flera individer eller grupper som behöver hållas informerade under hela projektets livscykel. Så i princip behöver du en kommunikationsplan för varje projekt.
Kom ihåg att kommunikationsplanen är lika mycket till för din egen skull som för någon annans. Kommunikationsplanen avgör hur ofta du kommunicerar med kunden och låter dem känna till dina avsikter innan projektet ens börjar.
Hur använder man den?
En kommunikationsplan definierar vem i projektet som ska ha kontakt med vem, hur ofta, genom vilken kanal och med vilken frekvens. Att skapa en kommunikationsplan hjälper dig att definiera kommunikationsmål för projektet, dokumentera information om berörda parter och fastställa vilken information som ska delas.
Mall och exempel på kommunikationsplan
4. Arbetsnedbrytningsstruktur
En arbetsfördelningsstruktur (WBS) bryter ner projektomfattningen i de separata uppgifter som krävs för att uppfylla projektmålen och slutföra tilldelade leveranser. Det är en av de viktigaste projektstyrningsmekanismerna eftersom den visuellt representerar det arbete som teammedlemmarna måste slutföra och därför är ett bra sätt att följa upp framstegen mot projektkraven.
När behöver du den?
Du behöver en WBS för att tydliggöra roller och ansvarsområden, bidra till att säkerställa att uppgifter slutförs i tid och håller hög kvalitet samt följa upp projektaktiviteter. Det är viktigt att du utvecklar WBS:en under projektplaneringsfasen för att säkerställa att intressenterna har en gemensam förståelse för det arbete som krävs för att slutföra projektet.
Hur använder du den?
För att använda en WBS identifierar du projektets leveranser och bryter sedan ner dessa leveranser i de uppgifter som krävs för att ta fram dem.
När du har en övergripande översikt över leveranserna och de stödjande uppgifterna sekvenserar du arbetet. Uppskatta arbetsinsatsen som krävs per uppgift och planera arbetet därefter. Ta sedan fram en resurshanteringsplan för hur du ska bemanna arbetet baserat på arbetsinsatsen och dela den med intressenterna för att få deras stöd.
WBS-mall och exempel
Jag har inkluderat en gratis nedladdningsbar WBS-mall och ett exempel på en WBS som du kan använda i dina projekt. Om du vill redigera filen laddar du ner den som en XLSX-fil och använder den i Google Kalkylark eller Excel.
5. QA-checklista
En checklista för kvalitetssäkring (QA) innehåller viktiga punkter som rör projektprocesser, testmetodik och/eller produktkategorier.
När behöver du den?
En projektledare tar ansvar för fel eller missade punkter. QA är en viktig process för att säkerställa att allt fungerar som det ska och att inget viktigt har förbisetts.
En projektledare bör ha en ledande roll i QA-processen för att säkerställa att teammedlemmarna prioriterar och loggar problem på rätt sätt med hjälp av en QA-checklista. Projektledaren arbetar sedan tillsammans med teammedlemmarna för att utse en ansvarig person som hanterar varje punkt på listan. Den personen testar, testar på nytt, implementerar lösningen och dokumenterar slutresultaten.
En QA-checklista delas ofta upp i olika projektkategorier eller faser som kräver olika QA-kontroller. Checklistan katalogiserar de teststeg som krävs för varje produktkategori, till exempel krav eller säkerhet.
Hur använder du den?
En QA-checklista delar upp projektet i kategorier eller faser, där var och en kan kräva oberoende tester av olika specialister i teamet.
Mall för QA-checklista
DPM:s QA-checklista är en snabb referens för att säkerställa att de personer som ansvarar för QA i dina projekt har verifierat att innehållet och funktionaliteten överensstämmer med projektets kvalitetsstandarder.
6. RAID-logg/riskregister
En RAID-logg är ett verktyg för att registrera och hantera risker. Det är ett riskhanteringsdokument där du registrerar risker, antaganden, problem och beroenden.
Ta en titt på vår workshop om riskhantering här.
När behöver du den?
RAID-loggar är särskilt användbara för projekt i komplexa miljöer med många intressenter, till exempel tredje parter, styrgrupper, IT-avdelningar eller entreprenörer.
Statusrapporter har vanligtvis ett övergripande fokus, medan RAID-loggar går ett steg längre och fokuserar specifikt på riskhantering. Det är ett dokument som håller teammedlemmar och andra intressenter ansvariga genom att korrekt följa upp risker tillsammans med tilldelade åtgärder.
En RAID-logg noterar alla risker eller potentiella varningssignaler och skapar en kultur av proaktiv öppenhet. Den är otroligt användbar för att synliggöra flera perspektiv på projektets processer (t.ex. Tar IT-grindningsprocessen 4 veckor? Är det tilldelade antalet revideringar tillräckligt?)
Om du förutser ett problem dokumenterar du det i din RAID-logg och tar upp det på statusmötet. Utse en ansvarig för varje risk för att formulera en handlingsplan för hur den ska hanteras (även om svaret är att inte göra någonting och acceptera risken!)
Hur använder du den?
Du bör börja föra en RAID-logg i början av projektet och uppdatera den vid regelbundna möten med underlag från kunden. Det är viktigt att du också använder den för att dokumentera beslut. En RAID-logg bör innehålla:
- Risker: kända hot eller möjligheter som ännu inte har förverkligats
- Åtgärder: åtgärdspunkter från möten, pågående uppgifter med mera, inklusive ansvariga
- Problem: pågående utmaningar som kan hota projektets framgång
- Beroenden: uppgifter som måste slutföras innan en annan uppgift kan påbörjas eller slutföras.
Mall för RAID-logg
Kom igång med:
- mall för RAID-logg i ett färdigt kalkylblad
- exempel på en RAID-logg som visar hur en RAID-logg ser ut när den är ifylld för ett projekt med omdesign av en webbplats
- webbseminarium om riskhantering
Få tillgång till detta genom att bli DPM-medlem.
7. Statusrapport
En statusrapport säkerställer att berörda parter har en tydlig bild av var projektet befinner sig.
När behöver du den?
Att vara konsekvent med statusrapporter är avgörande för transparens och effektiv styrning. Det är viktigt att ha en uppdaterad statusrapport klar med en regelbunden frekvens som intressenterna kan förvänta sig.
För att etablera en lämplig rapporteringsfrekvens bör du sikta på veckovisa projektstatusrapporter. Även om du kan leverera dem asynkront kan det ibland vara bra att ha ett synkroniserat samtal med kunden. Dessa möten behöver inte vara långa – 30 minuter kan vara gott om tid – men det är ett bra sätt att skapa en relation med kunden och bygga förtroende.
Om möjligt bör du hålla statusmöten ansikte mot ansikte i en mer avslappnad miljö. Prata inte bara om projektet, utan visa i stället intresse för det övriga som händer på kundens företag och dela några höjdpunkter från din portfölj. Sådana samtal kan ibland skapa affärsmöjligheter som du annars inte skulle ha fått höra talas om.
Hur använder du den?
Vissa kunder förväntar sig att få detaljerade rapporter per timme, medan andra föredrar helhetsbilden. En statusrapport bör som minst innehålla följande:
- Total projektkostnad, tilldelad budget och återstående budget
- Månadskostnad/förbrukningstakt
- Vad som uppnåddes under den senaste månaden och vad som planeras härnäst
- Uppdateringar av tidsplanen
- Åtgärdspunkter
- Risker, hinder och beslut.
Mall och exempel på statusrapport
Presentera projektets status med hjälp av en mall för statusrapport. Använd vårt exempel på en statusrapport som vägledning och fyll helt enkelt i avsnitten för din sammanfattning för ledningen, ekonomiska sammanfattning, framsteg, RAID-logg, åtgärdspunkter och milstolpar.
8. Ändringsbegäran
En ändringsbegäran beskriver och definierar en förändring av projektets omfattning som har inträffat i förhållande till den ursprungliga arbetsbeskrivningen eller kostnadsberäkningen.
När behöver du den?
Båda parter måste formellt bekräfta och godkänna en ändringsbegäran. Dokumentationen av ändringsbegäran bör förklara förändringen och dess bakomliggande orsak samt påverkan på projektets budget och tidsplan.
Även om det är en vanlig missuppfattning att ändringsbegäranden är negativa, är de helt enkelt en del av effektiv projektledning för att kommunicera att den förväntade omfattningen har förändrats. Särskilt när detta sker senare i projekt kan beslut om förändrad omfattning fattas med trygghet och leda till bättre resultat.
Det är viktigt att tidigt informera kunden om processen för ändringsbegäranden så att alla känner till den. Undvik inte att utfärda ändringsbegäranden, även för till synes enkla saker med mindre påverkan. Ändringsbegäranden utan budgetpåverkan bidrar till att upprätthålla processen för förändringshantering och hålla alla samordnade kring besluten.
Hur använder du den?
Ändringsbegäranden beskriver vanligtvis följande:
- Beskrivning av förändringen av omfattningen
- Orsak till förändringen av omfattningen
- Konsekvenser av förändringen av omfattningen (budget, tidsplan)
- Officiell bekräftelse (underskrift eller bekräftelse av godkännande.)
Mall för ändringsbegäran
Ladda ner vår mall för ändringsbegäran, som hjälper dig att dokumentera bakgrund, tillvägagångssätt, omfattning, leveranser, antaganden, budget, beroenden, fakturering och godkännanden för förändringar.
Roller inom projektstyrning
Projektstyrning sköter inte sig själv. Olika roller bidrar till att den blir framgångsrik genom att säkerställa att data samlas in, analyseras och används. Här är de som spelar en roll:
- Projektledare – Fartygets kapten, ansvarig för att säkerställa att projektstyrningen implementeras och används effektivt. Projektledaren följer upp framsteg, övervakar rapporteringen och fattar datadrivna beslut baserade på styrmått. Läs mer om en projektledares dagliga uppgifter.
- Projektcontroller – Den här rollen fokuserar på att följa upp ekonomi, tidsplaner och risker och går på djupet i data för att säkerställa att kostnader och tidsplaner följs. Projektcontrollern arbetar nära projektledaren för att identifiera trender och rekommendera korrigerande åtgärder.
- Planerare – Personen bakom Gantt-scheman och uppföljning av tidsplaner. Planeraren säkerställer att uppgifterna ordnas i rätt följd, att beroenden hanteras och att kritiska linjer övervakas.
- Ekonomi- och inköpsteam – Budgetering, avtal och resurskostnader omfattas alla av deras ansvarsområde. De säkerställer att utgifterna överensstämmer med prognoserna och att ekonomisk styrning upprätthålls på rätt sätt.
- Riskansvarig – Fokuserar på att identifiera, analysera och minska risker under hela projektet. Den riskansvariga arbetar med alla intressenter för att säkerställa att potentiella problem hanteras innan de eskalerar.
- Intressenter & sponsorer – Även om intressenterna inte har direkt ansvar för projektstyrningen förlitar de sig på dessa processer för transparens och beslutsfattande. Deras roll är att stödja projektstyrningen genom att bidra med strategiska synpunkter och säkerställa överensstämmelse med verksamhetens mål.
Den dagliga processen för att styra projekt
Som projektledare följer vi en daglig rutin för att säkerställa att våra projekt håller sig på rätt spår. Det kräver att vi vet vad som pågår. Låter enkelt! Men i verkligheten är projektledning en ständig cykel av informationsbearbetning, planering och beslutsfattande.
För att hålla saker och ting på rätt spår behöver projektledare fungera som ett radarsystem, söka av vad som ligger framför dem och varna alla för risken för en förestående katastrof.
Genom att effektivt etablera en process för projektstyrning kan du hålla koll på kostnader och tidsplan allt eftersom projektet utvecklas. Du förväntas lotsa ditt projekt genom stormiga vatten – att vara förberedd räddar projektet från att gå över styr.
Följ dessa fyra faser som en del av en enkel process för projektstyrning:
Utvärdera
Håll koll på projektplanen, det förväntade resultatet och arbetets utveckling. Du måste veta var du befinner dig så att du noggrant kan hantera intressenternas förväntningar. Ställ frågor för att säkerställa att du förstår statusen. När du utvärderar ska du använda projektrapporter och mätvärden som grund för beslutsfattandet.
Planera
Utifrån den fastställda statusen behöver du ofta genomföra korrigeringar av kursen. Se till att de planeras på lämpligt sätt – försök förutse vart saker är på väg. Kommer en förändring att påverka andra arbetsströmmar? Behöver du involvera kunden? Är hela teamet med på noterna? Om problemet verkar ihållande eller systematiskt kan du använda grundorsaksanalys för att undersöka vad som driver det under ytan. Är detta en engångsföreteelse, eller ser du att det håller på att utvecklas till ett större problem?
Agera
När du har en plan ska du genomföra dina förändringar. Det innebär att informera kunden om vad som förändras och se till att teamet är fullt informerat och står bakom förändringarna. Ha koll på påverkan på budget och tidsplan och gör lämpliga justeringar.
Kommunicera
Som projektledare är du klistret som håller ihop teamet. Se till att du delar med dig av din kunskap till teamet så att alla får helhetsbilden. Håll kunden och andra intressenter uppdaterade.
Följ upp
Ställ in påminnelser om att följa upp både internt och externt för att undvika förseningar.
Följ upp med teamet
Vi kan inte utgå från att vårt team kommer ihåg varje förfrågan eller kloka råd som vi ger dem. Du måste ge många vänliga påminnelser som ”hej, ursäkta att jag tjatar, men har du hunnit med X än?” eller ”glöm inte Y.”
Uppföljningar ger dig viss sinnesro genom att du vet att människor håller sig på rätt spår och ger dig dessutom en snabb avstämning av hur saker och ting går. Det är ofta under dessa korta avstämningar som du upptäcker att något inte riktigt går enligt plan.
Följ upp med dina kunder eller intressenter
Att följa upp med kunder och intressenter innebär delvis att ge uppdateringar om projektets status – dvs. vad som händer, vad som kommer att hända och eventuella problem.
Men det liknar också hur vi följer upp med teamet. Det är viktigt att använda dessa uppföljningar för att ge vänliga påminnelser om projektets tidsplan eller eventuella utestående beslut som kräver kundens medverkan.
Projektledningsverktyg för projektstyrning
Projektstyrning bygger på korrekta data, övervakning i realtid och smidigt samarbete. Rätt projektledningsverktyg ger insyn i budgetar, tidsplaner, risker och resultatmått – och hjälper team att hålla sig på rätt spår och fatta välgrundade beslut.
Här är mina val bland de bästa projektledningsprogrammen som för närvarande finns tillgängliga:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vanliga frågor om projektstyrning
Här är svaren på några vanliga frågor om projektstyrning.
Var passar projektstyrning in i projektets livscykel?
Per definition är projektstyrning en viktig del av övervaknings- och styrningsfasen i projektets livscykel. Med det sagt bör många av de exempel på projektstyrning som jag diskuterade i den här artikeln utvecklas under projektplaneringsfasen och göras tillgängliga under genomförandet. Därför kan man hävda att projektstyrning används under hela livscykeln.
Är styrning samma sak som att detaljstyra mina projekt?
Den största missuppfattningen om projektstyrning är förmodligen att du som projektledare behöver kontrollera (dvs. detaljstyra) ditt team för att uppnå rätt resultat. Men det är inte rätt väg.
Styrning i form av detaljstyrning drar inte nytta av teamets styrkor och riskerar därför att få projektet ur kurs (för att inte tala om den utbrändhet som du sannolikt kommer att uppleva när du försöker ta på dig en alltför tung arbetsbörda!)
Slutsatsen: projektstyrning handlar inte om att direkt styra arbetet eller personerna som utför det; syftet är att hantera projektets struktur och flöde.
Vad tycker du?
En väl etablerad och konsekvent process för projektstyrning är ryggraden i att leverera projekt i tid och inom budget. Den ger också teamet sinnesro genom att veta att du som projektledare stöttar dem.
Vilka erfarenheter har du av projektstyrning? Finns det andra projektmått som du mäter? Dela med dig av dina erfarenheter eller frågor i kommentarerna.
