Vem ansvarar för resursförvaltningen i projekt?
Som projektledare, har du någonsin blivit ombedd att hjälpa till med att anställa, bemanna eller hantera andra resurser som behövs för ett projekt?
Det här är ganska vanligt på vissa byråer eller inom projektledningsorganisationer (PMO:er), medan du i andra organisationer kanske känner dig lite som fisken på land. Ibland har du som projektledare inte kontroll över de tillgängliga resurserna. Andra gånger kan du ha lite större inflytande.
Så låt oss titta på vilka som kan spela en roll i resurshanteringen i dina projekt och hur du som projektledare kan använda ditt inflytande för att få det du behöver.
Vad är resurshantering?
Resurshantering säkerställer att du har rätt teammedlemmar, material och budget för att slutföra projektet du ansvarar för att leverera.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I läroboksversionen av resurshantering börjar processen ofta med budgeten, eftersom pengar ofta avgör hur många personer och hur mycket utrustning (eller vilka typer) du kan ha.
Det är viktigt att ha korrekta uppskattningar baserade på de önskade teammedlemmarna, det material som behövs och kanske till och med tidsplanen. Det är bara logiskt att du kan arbeta snabbare när fler personer arbetar med projektet samtidigt. (Se även: Vetenskapen (& konsten) bakom projektuppskattningar + de 6 främsta teknikerna.)
Före projektstarten och under projektplaneringen behöver du fastställa vilka som ska ingå i projektteamet och vilka verktyg eller programvarulicenser de kan behöva.
Under projektet kan resurshantering innebära att samordna med teammedlemmar eller andra projektledare för att säkerställa att inga schemakonflikter uppstår och att alla tydligt vet vilket arbete som ska utföras och när. Det är också viktigt att fastställa om vissa projekt har prioritet framför andra och hur det kan påverka dina tidsplaner eller resurser. Programvara för resursschemaläggning kan vara oerhört användbar under hela den här processen.
När du arbetar med ett projekt som intern resurschef eller ansvarar för ett internt projekt där du inte fakturerar kunder kan det här se lite annorlunda ut än om du arbetar med resurshantering i ett byråprojekt och kundens avgifter betalar räkningarna.
I det här fallet kan resurschefen eller till och med projektledaren börja med att samla det tilldelade projektteamet för att fastställa vad varje person ska göra, hur de ska göra det och om teamet behöver andra verktyg eller resurser för att slutföra projektet inom den tidsram som krävs.
Hur hänger projektledning och resurshantering ihop?
Projektledning och resurshantering är nära sammankopplade genom sina roller i projektplaneringen. I vissa fall kan projektplanering och planering av resurshantering ske samtidigt.
En färdig resursfördelning kan hjälpa dig som projektledare att skapa dina projektplaner och tidsplaner. Du får också veta om det finns begränsningar för teammedlemmarnas tid eller för sådant du kan köpa in (programvarulicenser, maskinvara osv.) under projektet.
Vissa projektlednings- eller programvaror för resurshantering kan göra det möjligt för dig att skapa diagram över budgetförbrukningen för att prognostisera hur din budget (eller teamets arbetsinsats) bör fördelas över projektets livscykel.
Vem ansvarar för resurshanteringen i ett projekt?
Svaret på den här frågan beror främst på din organisation. Följande personer eller roller kan ansvara för resurshanteringen beroende på storleken på och typen av organisation du arbetar i:
- Projektledaren, det vill säga du (kom igen, du visste att den här skulle komma)
- Verksamhetschef
- Resurschef
- Byråägare
- Operativ chef eller vice vd för verksamheten
- Avdelningschef eller linjechef
- PMO-chef
- Resurschef för marknadsföring
Svaret på den här frågan kan också ändras beroende på vilken fas ett projekt befinner sig i. Till exempel kan en resurschef eller någon inom verksamheten ansvara för att tilldela projektteammedlemmar och andra resurser innan ett projekt startar. Projektledaren, avdelningschefen eller någon annan ledare i teamet kan däremot ha vissa ansvarsområden inom resurshantering när projektet väl är igång, eftersom saker då behöver förändras.
Vad är en resurschef?
Som vi har konstaterat ovan har vissa organisationer en särskild resurschef. Så vad innebär det, och vad gör den här personen hela dagarna?
Resursansvarig ansvarar för att hantera alla företagets resurser från dag till dag. Det kan innebära att hålla koll på individers kapacitet och tillgänglighet, tilldela datorer och annan utrustning samt hantera programvarulicenser för hela företaget. De kommer också att informera projektledare eller andra företagsledare om luckor i de tillgängliga resurserna och om resursbrist.
Den här personen ger råd om hur (och när) nya projekt kan starta baserat på teammedlemmarnas tillgänglighet, vilket innebär att de ofta samarbetar med företagsledare eller organisationens säljteam som en betrodd rådgivare.
Resursansvarig kontra projektledare
En del av det en resursansvarig gör låter mycket som det en projektledare gör, men den viktigaste skillnaden är omfattningen. En resursansvarig hanterar det övergripande ansvaret för hela organisationen. Projektledaren arbetar däremot kanske bara med en delmängd av projekten (eller bara ett projekt, beroende på storlek och omfattning).
Undantaget kan vara en mycket liten organisation med endast en projektledare. Men när man talar om stora företag eller byråer med en grupp projektledare eller ett projektledningskontor tar resursansvarig hänsyn till alla projektledarens resurser och när de är respektive inte är tillgängliga för andra initiativ eller nya projekt.
Resursansvarigs viktigaste ansvarsområden
Kapacitetsplanering
Ett viktigt ansvarsområde för en resursansvarig är att övervaka kapacitetsplaneringen. Det innebär att säkerställa att de vet vilka resurser som är bokade på projekt framöver.
De bör till exempel kunna se att en utvecklare arbetar heltid i ett projekt under de kommande åtta veckorna och därefter går ner till halvtid i ytterligare fyra veckor medan projektet slutförs.
Det innebär att utvecklaren kan börja arbeta med ett annat projekt om åtta veckor, om hen bara behöver arbeta halvtid i det nya projektet till en början. Även om detta låter ganska enkelt när man bara tittar på ett exempel, kan resursansvarig behöva samordna schemaläggningen för betydligt större team, vilket kan vara tidskrävande.
Resursansvarig kan också behöva rapportera om kapacitet till projektledare, företagsledare och andra viktiga intressenter som använder eller hanterar projektresurser. Rapporteringen kan göras regelbundet eller i realtid när kommande projekt och nya möjligheter utvärderas.
Resursfördelning
Utöver att förstå kapacitet och resursutnyttjandegrad övervakar resursansvarig metoderna som används för resursfördelning. Det kan innebära att tilldela teammedlemmar till projekt eller dela ut nödvändig utrustning.
Resursansvarig kan också hantera utrustning eller avtal under hela deras livscykel, övervaka beställning av ersättningsutrustning innan äldre utrustning slutar fungera, hantera när avtal löper ut samt avsluta eller förnya nödvändiga licenser.
Den här delen av rollen kan också innebära ett nära samarbete med någon inom personalavdelningen för att säkerställa att arbetslagarna följs. I USA och många delar av världen finns lagar om begränsningar av arbetstid, obligatoriska raster och när företag måste betala övertidsersättning.
Resursansvarig måste säkerställa att teammedlemmarna schemaläggs enligt sina anställningsformer. Detta är särskilt viktigt när det gäller deltidsanställda eller kontraktsanställda teammedlemmar.
Hantera resurskonflikter
Resursansvarig kan också hjälpa till att hantera resurskonflikter. Det finns två huvudsakliga skäl till detta. För det första kan den här personen proaktivt upptäcka att en konflikt är på väg innan projektledaren eller den berörda personen gör det.
Det innebär att de kan vara proaktiva när det gäller att ta fram lösningar på eventuella konflikter. För det andra kan de, eftersom de har ett fågelperspektiv på kapaciteten, identifiera andra tillgängliga resurser eller personer med liknande kompetenser för att minska konflikter eller överbeläggning.
När det gäller konflikter med utrustning eller licenser kan resursansvarig hjälpa till att schemalägga resurser så att alla har tillgång till det de behöver vid rätt tidpunkt. Om detta inte är möjligt kan resursansvarig avgöra om ytterligare budget kan avsättas för att köpa in fler enheter.
Uppdatera resurshanteringsverktyg och rapportering
Ett annat ansvarsområde för resursansvarig kan vara att ge insikt i resursutnyttjande genom att hålla ett resurshanteringsverktyg uppdaterat. Med hjälp av verktyget kan alla i organisationen se om resurser är bokade eller tillgängliga, eller om ytterligare resurser behövs under en viss tidsperiod.
Resursansvarig kan också granska data från organisationens system för tidsregistrering för att förstå hur uppskattade projektbehov stämmer överens med verkligheten. Detta kan vara särskilt användbart i organisationer där teammedlemmar arbetar med olika projekt samtidigt.
Läs mer: Få bättre koll på bemanning och schemaläggning med vår expertöversikt över de bästa verktygen för resurshantering av anställda.
Samarbete med projektledare och företagsledare
Resursansvarig kan tillbringa mycket tid i Excel-ark eller programvara för resurshantering, men det är inte hela jobbet. Personen behöver samarbeta nära med projektledare och andra ledare i organisationen.
Det innebär att personen behöver ha mycket god kommunikationsförmåga och kunna förklara sin beslutsprocess vid fördelning av resurser. På grund av tidigare erfarenheter av situationer som kan uppstå kan personen ha en stark uppfattning som hen behöver kunna förklara för andra som befinner sig längre från processen för resurshantering.
Många roller i organisationen är beroende av resursansvarig. En HR-chef kan till exempel samarbeta med resursansvarig när nya medarbetare anställs och deras introduktionsscheman planeras.
Maximera effektiviteten i organisationen
Effektiv resurshantering kan användas för att öka effektiviteten i organisationen.
Att säkerställa att projekt schemaläggs på ett sätt som ger dem rätt resurser (och gör att de håller sig inom eller under den beräknade projektbudgeten) kan bidra till ökad effektivitet. Arbetskraft är vanligtvis en av de största kostnaderna i projektarbete, så bra metoder för resurshantering är avgörande för att undvika ökade arbetskraftskostnader.
Resursansvarig kan hjälpa till att schemalägga resurser så att varje resurs utnyttjas maximalt. En varning kring ordet maximalt är dock på sin plats: Att schemalägga varje medarbetare till 100 procents beläggning (eller mer) kan bli ett recept på utbrändhet.
Det är avgörande att säkerställa att det finns tid utanför projektarbetet för pauser, möjligheter till lärande och även nödvändigt administrativt arbete.
Fastställa behov av ytterligare bemanning
Eftersom resursansvarig har god överblick över hur organisationens resurser utnyttjas är personen unikt positionerad för att ge insikter om när behov av ytterligare bemanning kommer att uppstå. Du kan också ha nytta av programvara för bemanningsföretag i detta avseende.
Resursansvarig kan informera den som ansvarar för personalhanteringen om vilken typ av person organisationen behöver anställa. Det kan gälla en ny heltidsroll, eller om behovet är tillfälligt kan personen rekommendera avtalsresurser eller frilansare för att täcka en lucka eller tillgodose ett specifikt behov.
Utveckla goda färdigheter inom resurshantering
Som projektledare kan vi lära oss mycket av disciplinen resurshantering. Dessa färdigheter kan hjälpa oss när vi hanterar det dagliga arbetet i våra egna projekt eller när vi hjälper våra kollegor och organisationer att fundera över vilka resurser vi har och behöver för att lyckas.
Resursansvariga kan ha unika insikter i hur projektteam ska bemannas och hur individers styrkor kan tas till vara. Det är färdigheter som vi alla kan dra nytta av.
Om du vill fördjupa dina färdigheter inom resurshantering eller har fått i uppgift att hantera resurser utan hjälp av en erfaren resursansvarig har vi fler artiklar som hjälper dig att lära dig och utvecklas. Ta en titt på vår lista över den bästa kostnadsfria programvaran för resurshantering för att komma igång.
Vill du få fler tips, knep och bästa praxis direkt i din inkorg? Anmäl dig till vårt nyhetsbrev här!
