Varför team hatar tidsregistrering & hur du ändrar deras inställning

Utöver den grundläggande anledningen ”Jag avskyr det, men någon sa åt mig att göra det” kommer här några vanliga skäl till att team använder tidsrapportering för anställda: 

1. Bättre fakturering och kundhantering: För organisationer och byråer som fakturerar kunder baserat på den tid som lagts på projekt är det viktigt att hålla reda på fakturerbara timmar genom tidsrapportering för att kunna skapa korrekta fakturor. Det ger en tydlig och transparent redovisning av den tid som lagts på kundarbete. Detta kan bidra till att motivera kostnader och upprätthålla kundrelationer.
2. Mer exakta projektuppskattningar: Tidsrapportering används ofta för att övervaka och hantera den tid som läggs på olika uppgifter och aktiviteter. Detta hjälper till att uppskatta hur mycket tid liknande uppgifter kan ta i framtida projekt, vilket gör projektplaneringen mer exakt. Tidsrapportering kan också användas inom projektledning för att kontrollera hur korrekta uppskattningarna är och göra justeringar om de verkar vara felaktiga. Det kan även hjälpa till att identifiera risker som kan påverka projektets resultat.
3. Förbättrad resursfördelning: Tidsrapportering gör det möjligt för projektteam att förstå hur resurser, inklusive varje teammedlems tid och kompetens, fördelas över projektet. Denna information är värdefull för att optimera resursfördelningen och säkerställa att arbetsbelastningen är balanserad samt att teammedlemmarna inte blir överbelastade eller underutnyttjade, vilket kan bidra till utbrändhet. Det kan innebära fördelningsmetoder som att omfördela uppgifter till andra teammedlemmar, ta in ytterligare teammedlemmar eller eventuellt frilansare, eller förlänga tidsramarna för uppgifter eller projekt.
4. Bidrar till förbättring av processer och arbetsflöden: Data från tidsrapporteringen kan analyseras för att identifiera möjligheter att förbättra processer och arbetsflöden. Projektledare kan identifiera mönster, bedöma hur effektiva processer och arbetsflöden är utifrån fördefinierade mätvärden och fatta datadrivna beslut för att förbättra den övergripande effektiviteten. Du kanske till exempel märker att flera teammedlemmar lägger mycket tid på samma uppgift, vilket innebär att du behöver hitta ett sätt att minska den tid de lägger på den eller ta bort ett hinder som påverkar dem.

Varför avskyr team tidsrapportering? 

1. Upplevd detaljstyrning

Ingen tycker om att känna sig övervakad. Känslan av att ha ”storebror” som vakar över en under varje minut av arbetsdagen gör människor obekväma.

Tidsrapportering kan uppfattas som en form av detaljstyrning där anställda känner att varje steg de tar övervakas och kontrolleras. Detta kan leda till bristande förtroende, minskad motivation och en negativ arbetsmiljö och arbetskultur.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Bestraffning för felaktiga uppskattningar

Projektteam (och särskilt agila projektteam) kan ogilla tidsrapportering om den rapporterade tiden mäts mot arbetsuppskattningar. Om projektteam ombeds att lämna en uppskattning av den planerade arbetsinsatsen och tidsåtgången kan de känna att tidsrapportering är ett sätt att kontrollera hur korrekta deras uppskattningar är.

Teammedlemmar kan vara oroliga för att hållas ansvariga eller straffas om de lämnar en felaktig uppskattning och den visar sig vara fel. Detta kan vara särskilt problematiskt för team som arbetar med kreativa projekt eller projekt inom forskning och utveckling.

3. Oönskad administrativ uppgift

Ingen tycker om administrativa ”utfyllnadsuppgifter”. Även om vissa av dina projektteammedlemmar redan använder produktivitetsverktyg för att organisera sitt arbete kan de se tidsrapportering som en ytterligare administrativ uppgift som tar tid från deras faktiska arbete. Om processen med att rapportera sin tid är omständlig eller kräver betydande tid och ansträngning skapar den frustration.

4. Brist på transparens och förtroende

Om syftet med tidsregistrering inte kommuniceras på ett effektivt sätt, eller om användningen av de insamlade uppgifterna inte är transparent, kan medarbetarna ifrågasätta processens värde och nödvändighet. Detta kan skapa en osund företagskultur där medarbetarna kan känna att de inte får förtroende att utföra sitt arbete. Det här är inte den typ av kultur eller arbetsmiljö som någon vill arbeta i.

Varför är tidsregistrering viktigt för projektteam?

Tidsregistrering kan vara mycket viktigt för ett projekt. Projektledaren kan vilja att teamen registrerar tid av flera olika anledningar. 

Här är några vanliga fördelar med tidsregistreringsverktyg för team:

• Ger insikter om produktiviteten: Tidsregistrering kan användas för att analysera teamets och enskilda medarbetares produktivitet. Genom att förstå hur tid och arbetsinsats används kan du identifiera flaskhalsar i projektet, luckor, ineffektivitet och områden som kan förbättras. Detta datadrivna arbetssätt kan ligga till grund för strategier och planer som förbättrar den övergripande produktiviteten och medarbetarnas arbetsmoral. 
• Bidrar till kostnadskontroll: Tidsregistrering hjälper till att kontrollera kostnader genom att ge insikter i den faktiska tid, arbetsinsats och de pengar som läggs på projekt. Denna information är avgörande för att göra korrekta budgetar och undvika kostnadsöverskridanden. Detta är särskilt viktigt för projekt där en fast projektkostnad har avtalats (eller där ett avtal med fast pris används) med kunder, eller för projekt som måste hålla sig inom de budgetramar som en kund har fastställt.

• Säkerställer efterlevnad av lagstadgade och avtalsenliga skyldigheter: I vissa fall kan efterlevnads-, lagstadgade eller avtalsenliga krav göra tidsregistrering nödvändig. Tidsregistrering säkerställer att arbetet utförs i enlighet med etablerade standarder och riktlinjer för projekt som har lagstadgade krav eller efterlevnadskrav som föreskriver tidsregistrering. Detta är ofta fallet inom konsultverksamhet, juridiska tjänster och andra yrkesområden där kunder kräver detaljerade uppgifter om det arbete som medarbetarna har utfört.
• Förbättrad tidshantering: Teammedlemmarna kan se hur de använder sin tid och avgöra om de lägger för mycket (eller inte tillräckligt med) tid på vissa uppgifter. Genom att få möjlighet att granska sina egna tidsuppgifter i slutet av exempelvis dagen eller veckan kan teammedlemmarna justera tiden och arbetsinsatsen som de lägger på olika projekt eller uppgifter för att öka lönsamheten.

4 sätt för projektledare att få med teamet på tidsregistrering

Att få ett projektteam att börja använda tidsregistrering kan vara en känslig process som kräver effektiva kommunikationsstrategier, tydliga fördelar och ett stödjande förhållningssätt. Här är några strategier som du kan använda för att uppmuntra teamet att ta till sig tidsregistrering:  

1. Förklara syftet med tidsregistrering

Det första steget för att få med teamet är att tydligt kommunicera orsakerna bakom införandet av tidsregistrering. Betona att det inte handlar om detaljstyrning, utan snarare om att förstå hur tiden används för att förbättra effektiviteten och produktiviteten. Som projektledare kan du bidra till att förklara syftet genom att lyfta fram fördelarna för både teamet och organisationen.

2. Knyt tidsregistrering till målen

Det andra steget är att koppla tidsregistrering till projektteamets övergripande mål och syften. När teammedlemmarna ser hur deras tid bidrar till att uppnå större mål (eller den ”större bilden”) kan de bli mer motiverade att registrera sin tid korrekt. Detta har också fördelen att säkerställa att teammedlemmarna förstår projektets och organisationens mål och syften.

3. Välj användarvänliga verktyg 

Om du vet att teamet är motvilligt till att registrera sin tid, varför då välja ett svårt och krångligt verktyg? För att uppmuntra teamet att göra det bör du välja en tidsregistreringsapp som är enkel att använda och integreras sömlöst i teamets arbetsflöde. Om verktygen är användarvänliga, kräver minimal arbetsinsats och är anpassade till din bransch (t.ex. tidsregistreringsprogram för konsulter), är det mer sannolikt att teammedlemmarna börjar använda dem utan att du behöver be dem eller påminna dem.

Håll utkik efter verktyg för stämpelklockor och AI-baserade tidsregistreringsprogram med funktioner som gör det möjligt för dig och teamet att automatisera tidsregistreringen (t.ex. starta en stämpelklocka när en viss flik öppnas), samt integrationer med ditt projektledningsprogram eller annat faktureringsprogram för att skapa ett sammanhängande system för tidsregistrering.

4. Föregå med gott exempel

Hur ska du uppmuntra människor att göra något om du inte gör det själv? Som projektledare bör du föregå med gott exempel och visa att du engagerar dig i tidsregistrering. När projektmedlemmarna ser att ledarna aktivt deltar sätter det en positiv ton för hela teamet. Det kommer att uppmuntra andra att följa efter. 

Hitta fler bästa metoder för tidsregistrering här.

Vad händer härnäst?

Har du fler idéer för hur du kan uppmuntra ditt team att registrera sin tid? Bli medlem och delta i diskussionen i vår Slack-community tillsammans med hundratals andra digitala projektledare. Du får också tillgång till över 100 mallar, exempel och prov på projektdokumentation, vilket sparar tid och hjälper dig att komma igång med att nå framgång i dina projekt.