7 element att inkludera i ett Gantt-schema + andra enkla tips
Ett Gantt-schema kan vara ett effektivt verktyg för projektledare när de vill visa projektets framsteg visuellt. Men hur säkerställer du att ditt Gantt-schema innehåller rätt information för att imponera på dina intressenter? Precis som med alla verktyg för projektledning gäller att ju mer du förstår ett Gantt-schema, desto bättre kan du använda det till din och ditt teams fördel.
I den här artikeln går vi igenom delarna i ett grundläggande Gantt-schema, saker att tänka på när du skapar ett, hur du anpassar Gantt-scheman efter dina behov samt riktlinjer för rapportering.
Delar i ett grundläggande Gantt-schema
Som standard är ett Gantt-schema enkelt och grundläggande. Det betyder dock inte att den här typen av verktyg för projektledning saknar innehåll.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Gantt-scheman konfigureras vanligtvis med aktivitetsnamn längs y-axeln och projektets tidslinje på x-axeln. Även ett enkelt Gantt-schema bör innehålla följande 7 viktiga delar:
- Listan över aktiviteter som behövs för projektet: vilka aktiviteter krävs för att slutföra projektet?
- Startdatum och slutdatum för varje aktivitet
- Framstegen mot att slutföra varje aktivitet: följer aktiviteten planen, är den i riskzonen eller är den försenad?
- Beroenden mellan aktiviteter: finns det några relationer mellan föregående och efterföljande aktiviteter i projektet?
- Startdatum och slutdatum för hela projektet (om du bara har uppskattningar kan det vara bäst att gå tillbaka och skapa ett PERT-schema; dessa skiljer sig från Gantt-scheman, men de kompletterar varandra när de används tillsammans)
- Viktiga milstolpedatum inom projektets tidslinje
- Projektets kritiska linje: det vill säga den uppsättning aktiviteter som tar längst tid att slutföra i ett projekt och därmed ger en uppskattning av projektets varaktighet
Det är mycket enklare att förstå den här typen av viktig projektinformation i ett visuellt format, särskilt för intressenter som kanske inte är lika involverade i projektets dagliga aktiviteter. Det är här Gantt-schemat kommer till sin rätt.
Att tänka på när du skapar ett Gantt-schema
I det här avsnittet lyfter vi fram några saker att tänka på när du skapar ett Gantt-schema.
1. Gantt-scheman i projektplaneringsprocessen
Innan du går direkt till visualiseringen är det bra att ta dig tid att planera och organisera dina tankar. Framgångsrika projektledare använder många olika verktyg för projektledning vid projektplanering.
Jag rekommenderar särskilt att du tar fram en arbetsnedbrytningsstruktur (WBS) som ett förarbete till att skapa ett Gantt-schema. Utöver att ge en sammanfattning av aktiviteterna organiserar en WBS aktiviteterna på ett praktiskt sätt hierarkiskt i faser och grupper.
När projektdata har organiserats i delar blir det enklare att fastställa milstolpar och tidsramar som du kan visualisera med hjälp av ett Gantt-schema.
Även om du använder en Gantt-schemamall från ditt projektledningsprogram bör du se till att tydligt definiera varje aktivitet i projektet samt varje aktivitetsberoende. Det gör det också enklare att tilldela teammedlemmar att slutföra varje projektaktivitet.
2. Märk aktivitetsberoenden
När projektledare har identifierat de aktiviteter som ingår i ett projekt är nästa steg att kartlägga aktivitetsberoenden. Genom att märka aktivitetsberoenden samt start- och slutdatum för varje aktivitet blir det lättare att visualisera den kritiska linjen för att slutföra projektet.
Projektledare använder förkortningar för att märka de fyra typerna av aktivitetsberoenden.
- FS – slut till start: En uppgift måste slutföras innan nästa uppgift kan påbörjas. Detta är den vanligaste typen av beroende i de flesta vattenfallsprojekt.
- SS – start till start: När en uppgift har påbörjats kan nästa uppgift påbörjas även om den första uppgiften inte har avslutats.
- FF – slut till slut: En uppgift som inte kan avslutas förrän en annan uppgift är slutförd.
- SF – start till slut: En uppgift som inte kan avslutas förrän en annan uppgift har påbörjats. Detta är den minst vanliga typen av beroende i de flesta vattenfallsprojekt.
3. Ta hänsyn till teammedlemmarnas tillgänglighet och arbetsscheman
När du skapar ett Gantt-schema ska du se till att ta hänsyn till helgdagar och andra arbetsfria dagar som kan infalla under projektets tidslinje.
Du bör också ta hänsyn till dina teammedlemmars arbetsscheman. Det är nödvändigt att känna till teamets tillgänglighet och hur stor del av arbetsdagen som kan ägnas åt ett projekt för att sätta en realistisk deadline.
4. All information förmedlas inte i ett Gantt-schema
Ett Gantt-schema är ingen garanti för effektiv projektledning. Projektledare måste särskilt:
- Definiera de uppgifter som krävs för att slutföra projektet korrekt och heltäckande – ditt Gantt-schema är bara så bra som de data som matas in i det
- Ta hänsyn till att ett Gantt-schema inte tar hänsyn till de resurser som behövs för ett projekt. Denna information samlas in när man skapar en projektplan.
- Använda ett ytterligare verktyg för att hålla koll på projektets kostnad eller omfattning. Gantt-scheman är organiserade för att rapportera information utifrån projektets tidslinje, inte projektets budget eller omfattning.
Anpassa ditt Gantt-schema för ditt team och dina projekt
Med det stora utbudet av tillgänglig Gantt-schema-programvara är det möjligt att skapa ett anpassat Gantt-schema som uppfyller teamets behov. Ju mer specifikt ditt Gantt-schema är, desto tydligare och mer exakt kommer det att främja kommunikationen inom teamet.
Ett anpassat Gantt-schema kan vara ett effektivt visuellt hjälpmedel vid presentationer för företagsledningen. Du kan också använda verktyget för att rapportera projektets framsteg till intressenter som vill försäkra sig om att deadlines hålls.
Mer om specifika användningsområden för Gantt-scheman här.
Några fördelar med anpassning
Gantt-schema-programvara ger projektledare en mängd anpassningsalternativ. Du kan använda olika färger för att representera olika teammedlemmar, eller så kan olika färger representera olika faser av ett projekt.
Genom att anpassa staplarna ser du till att informationen förmedlas visuellt med minimal förvirring, vilket är målet med alla rapporter.
Ett Gantt-schema-verktyg låter dig också anpassa projektets tidslinje. En projektledare kan behöva justera ett schema från timmar till dagar, från dagar till veckor eller till och med från veckor till månader.
Eftersom detta kan göras med ett enda klick ger Gantt-schema-programvara dig möjlighet att anpassa dig till projektets föränderliga omständigheter.
Andra anpassningsalternativ
Med ett Gantt-schema online kan team samarbeta för att hålla intressenter uppdaterade om projektets framsteg. Du kan anpassa e-postaviseringar så att de som deltar i genomförandet av ett projekt håller sig informerade. Detta minskar eventuell fördröjning mellan avdelningar eller teammedlemmar.
Projektledare kan anpassa Gantt-scheman med anteckningar, videor eller länkar. När beroenden mellan uppgifter inom projektledning är starkt koncentrerade kan teammedlemmarnas möjlighet att samarbeta i realtid vara ovärderlig när det gäller arbetseffektivitet.
Rapportering från ett Gantt-schema
Gantt-scheman erbjuder projektledare ett effektivt sätt att ta fram lägesrapporter i realtid.
Utöver att ge en ögonblicksbild i realtid kan Gantt-scheman också vara effektiva för prediktiv analys. Projektledare kan använda Gantt-scheman för att förutsäga när och var projektets tidslinje kan behöva justeras.
Exempelvis kommer en förändring av tidsramen för en uppgift även att påverka tidsramarna för beroende uppgifter. Eftersom uppgifter både kan slutföras innan de är planerade att göra det (enligt projektplanen) eller ta längre tid än man först trodde, ligger projektledaren som använder ett Gantt-schema som projektledningsverktyg alltid ett steg före händelseutvecklingen.
Avslutande tankar
I slutändan är Gantt-schemat inte bara till för projektledare, utan är också ett verktyg som gynnar hela projektteamet. Gantt-scheman är tillgängliga för intressenter på olika senioritetsnivåer och med varierande kännedom om projektets detaljer. Dessutom gör Gantt-schema-programvara det ännu enklare att skapa dessa användbara visualiseringar av projektdata.
Om du specifikt vill skapa ett Gantt-schema i Jira kan du läsa våra tips och lösningar för Gantt-scheman i Jira här.
Fortsätt läsa för att hitta de bästa programvarulösningarna för Gantt-scheman som hjälper dig att hantera dina projekt så framgångsrikt som möjligt.
