Vad används projekthanteringsprogram för?

De 5 främsta användningsområdena för projektledningsprogram

Här är några av de användningsområden som projektledningsprogram erbjuder för ditt projekt, ditt team och din organisation. Ditt specifika användningsområde bör avgöra vad som ska finnas med i din kravchecklista för projektledningsplattformar.

• Planera projekt
• Hantera resurser
• Visualisera data
• Skapa rapporter
• Följa upp personal

1. Planera projekt

Ett av de främsta användningsområdena för alla projektledningsprogram är projektplanering, det vill säga möjligheten att dela upp ett projekt i steg, mål och milstolpar. 

Det är dock viktigt att notera att det projektledningsprogram du väljer bör överensstämma med den projektledningsmetodik som används i din organisation. 

De vanligaste projektledningsmetoderna omfattar:

• Vattenfallsmetoden: Vattenfallsmetoden är en av de enklaste metoderna för projektledning—varje steg i ett projekt bryts ned sekventiellt och teammedlemmarna måste slutföra stegen ett i taget. Den här metoden fungerar bäst om projektets mål, förutsättningar och budget inte förväntas förändras under hela projektets livscykel.
• Agil metodik: Den här metoden skapades för att göra det möjligt för team att kontinuerligt revidera projekt under arbetets gång. Den omfattar vanligtvis korta arbetsfaser som följs av analys och anpassning. Agil projektledning har banat väg för andra populära metoder som Kanban, Scrum, lean-metodik och extrem programmering. Den fungerar bäst för projekt som kan förändras och behöver genomföras snabbt. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Hantera resurser

Resurshantering innebär att följa upp de personer och den utrustning som behövs för att slutföra ett projekt. Med resurshantering kan du jämföra tillgängliga resurser med efterfrågan och fördela dem för att säkerställa att projekten slutförs i tid och inom budget.

Vissa projektledningsprogram erbjuder visualisering av resursplanering eller verktyg för projektschemaläggning, medan andra kan integreras med det resurshanteringsprogram eller det projektplaneringsverktyg du själv väljer. 

3. Visualisera data

Projektledningsprogram erbjuder många fördelar. Det innebär bland annat att du enkelt kan visualisera projektplanen, målen och behoven när som helst under processen. Ett bra projektledningsprogram bör erbjuda följande visualiseringsverktyg:

• Att göra-listor: Den ursprungliga visualiseringen. All programvara för projektledning som är värd namnet bör kunna visa en lista över projektaktiviteter.
• Kanban-tavlor: Att kunna organisera projektaktiviteter i en tavla eller kolumnvy är särskilt viktigt när du arbetar med agila projekt. Du kan kategorisera projektuppgifter efter status eller, ännu bättre, efter anpassade kategorier som du själv väljer.
• Gantt-scheman: Ett Gantt-schema är i grunden ett stapeldiagram som visar de olika uppgifterna i en projektplan i relation till den tid som behövs för att slutföra varje steg. Med ett Gantt-schema kan du visualisera hur lång tid en uppgift kommer att ta, var uppgifter överlappar varandra samt projektets start- och slutdatum.
• Projektkalendrar: Inbyggda kalendrar gör det möjligt att selektivt visa endast den projektinformation du behöver för stunden. En projektkalender låter dig till exempel se en översikt över uppgifter per dag, vecka, månad och år. Kalendrar innehåller andra användbara funktioner, som att justera tidslinjer och inkludera relaterade filer och konversationer, så att du kan gå direkt från kalendern till arbetet. Många verktyg gör det också enkelt att visualisera resurser via en resurskalender.

Dessutom är en datapanel för projektledning ett viktigt verktyg för att övervaka tidslinjer, resurser och projektets övergripande hälsa.

4. Skapa rapporter

När du har fått igång din lösning för projektledning, hur följer du då upp projektets resultat? Svaret är en projektledningsrapport.

Projektledningsrapporter är mycket användbara eftersom de hjälper till att följa projektets framsteg. De är också avgörande för att uppdatera intressenter och teammedlemmar om projektets tidsplan och möjliga hinder.

Information som ingår i en projektrapport

Varje rapport bör innehålla följande:

• Prestationer, inklusive uppgifter som hittills har slutförts
• Uppdateringar om statusen för pågående uppgifter
• Hinder som hotar att bromsa projektets framsteg
• Ekonomiska uppgifter eller andra mätvärden som visar projektets hälsa
• Information om när rapporten senast uppdaterades.

Projektledningsrapporter bör alltid besvara de frågor som främst upptar intressenters och teammedlemmars tankar: Fortskrider projektet enligt plan? Vad är nästa steg? Hur ser budgetläget ut? Finns det några problem som behöver uppmärksammas?

Typer av rapporter som projektledningsverktyg kan generera

Ett bra projektledningsverktyg kan dela upp och analysera dina data på flera sätt för att ge dig den information du söker. Det finns flera typer av rapporter som projektledningsverktyg bör kunna generera:

• Statusrapport: Den här typen av projektrapport ger en övergripande uppdatering som vem som helst kan ta del av för att snabbt få en överblick över projektets framsteg. Statusrapporter fokuserar på att upptäcka problem med projektplaneringen. De visar om du har avvikit från planen eller hamnat efter projektplanen och hur problemen kan åtgärdas. 
• Riskrapport: Den här typen av rapport visar vilka risker projektet står inför och kategoriserar dem efter hur brådskande de är.
• Resursutnyttjanderapport: Dessa rapporter visar teammedlemmarnas tillgänglighet och scheman samt hur teammedlemmarna använder sin tid i ett projekt. Den här typen av rapport kan hjälpa dig att upptäcka var processer behöver bli mer effektiva.
• Avvikelserapport: För att undvika ”målglidning” i projektet behöver du avvikelserapporter. Det är förvånansvärt lätt att avvika från sina mål, så den här rapporten hjälper dig att komma tillbaka på rätt spår genom att visa teamets framsteg i förhållande till projektets leveranser och mål. 

Varför rapportering är avgörande för projektledning

Varje projektledare måste skapa rapporter när de leder projekt. Här är några fördelar med rapportering inom projektledning:

• Ett verktyg för projektrapportering håller saker på rätt spår. Med alla delar i rörelse, samarbete och den stress som följer med varje projekt vet projektledare att det är lätt att låta projekt avvika från sina ursprungliga mål – eller helt enkelt stagnera. Regelbundna projektrapporter hjälper dig att hålla kursen och erbjuder lösningar när du stöter på problem.
• Ett verktyg för projektrapportering skapar ansvar. Alla projekt kommer att stöta på problem. Utan någon form av ansvarsskyldighet kan dessa problem få projektet att spåra ur. Ett verktyg för projektrapportering visar exakt hur projektets framsteg jämförs med dess mål och var förbättringar behöver göras medan teamet hanterar uppgifter. 
• Ett verktyg för projektrapportering ger insyn. Intressenter och teammedlemmar måste veta hur projekten fortskrider. Projektrapporter ger tydliga, faktabaserade uppgifter om ett projekts status, framsteg och problem för att säkerställa optimalt samarbete och transparens i projektet.

5. Uppföljning av personal

Några av de viktigaste funktionerna i ett programvaruverktyg för projektledning är att följa upp personalens tillgänglighet, om teammedlemmarna levererar som de ska och den tid som teammedlemmarna lägger på varje del av projektet.

Överlag hjälper funktioner för tidsregistrering i projektledningssystem till att identifiera om uppgifter tar för lång tid, fastställa tidsförväntningar för framtida projekt och tillhandahålla data för analyser av tid och kostnader. 

De mest användarvänliga funktionerna för tidsregistrering låter anställda trycka på en knapp för att starta och stoppa registreringen av sin tid. Beroende på programvaran kan anställda kanske kategorisera sin tid efter projekt, avdelning, kund och andra användbara beskrivningar.

Projektledningsprogramvara som inkluderar tidsregistrering säkerställer att teammedlemmarna använder sin tid och sina resurser på ett ansvarsfullt sätt. Det finns också en mängd olika programvaror för tidsregistrering som du kan ta en titt på, liksom programvara för kundrapportering, vilket är användbart om du behöver rapportera till kunder. Du kan skapa anpassade rapporter baserat på dina tidsdata.

Vad händer härnäst?

Fundera på vilket av behoven ovan som är viktigast för dig, eftersom det kan hjälpa dig att välja den projektledningslösning som passar bäst för ditt team.