Vad är resursrisk & hur hanterar man den effektivt
Hantera risker som ett proffs: Resursrisk uppstår på grund av brist på tillräckliga eller rätt resurser, ofta till följd av budgetbegränsningar, kompetensbrist eller problem i leveranskedjan. Proaktiv hantering och kreativa lösningar är avgörande för att minska denna risk.
Lösningar för begränsade budgetar: När du står inför budgetbegränsningar kan du överväga att förlänga projektets tidsplan, minska omfattningen eller leverera mindre komplexa resultat för att slutföra projektet utan att överskrida budgeten eller kompromissa med funktionaliteten.
Gör kloka uppskattningar: Felaktiga uppskattningar kan orsaka resursrisker. Förbättra dina uppskattningar genom att ta hänsyn till komplexitet och oförutsedda händelser samt avsätta tillräckligt med tid och budget för att slutföra projektet.
Som projektledare har du inte alltid kontroll över vilka resurser som finns tillgängliga. Detta gör resursrisk i ett projekt till en verklig utmaning.
Så här hanterar du den proaktivt och reagerar tryggt, förbättrar din resurshantering och ökar chanserna att projektet lyckas.
Vad är resursrisk?
Resursrisk är en specifik typ av projektrisk som uppstår när man inte har tillräckligt med resurser (eller rätt resurser) för att slutföra projektarbetet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Resursrisk kan bero på att man inte har tillräcklig budget, tillräckligt med personal, specifika kompetenser eller rätt programvara eller utrustning för att utföra projektarbetet. Orsaker kan vara förändrade tidsplaner, brist på kärnkompetenser eller problem i leveranskedjan.
Exempel på resursrisker
För att hjälpa dig att bättre förbereda dig på att hantera resursrisk och förbättra resursallokering (när det blir aktuellt) ska vi titta på några verkliga exempel och hur du kan hantera dem för att minska risken.
Brist på resurser
De flesta projekt möter resursbegränsningar, såvida du inte har obegränsad budget, tid, förstklassig kompetens och utrustning. Vanliga resursbrister beror på budgetbegränsningar, kompetensluckor eller otillräckligt med tid på grund av överbeläggning eller förseningar i rekryteringen.
Om du har begränsad budget behöver du tänka kreativt. Du kanske kan förlänga tidsplanen (för att få rätt resurser på plats och slutföra projektet utan att behöva betala övertid) eller leverera en mindre komplex produkt eller ett mindre omfattande resultat (minska omfattningen) som ändå uppfyller sitt syfte.
Om du till exempel har en begränsad budget för ett webbutvecklingsprojekt kan du börja med en mall och anpassa den i stället för att skapa en komplett, specialdesignad lösning. Detta tillvägagångssätt hjälper dig att leverera en funktionell produkt till en lägre kostnad.
Du kan också upprätta beredskapsplaner eller ha en särskild beredskapsbudget som du kan använda vid ett underskott. Vissa byråer begär en beredskapsbudget på 10-20% för att täcka potentiella kostnadsöverskridanden utöver de ursprungliga uppskattningarna.
Oväntad frånvaro
Oväntad frånvaro uppstår när teammedlemmar tar ledigt med kort varsel på grund av sjukdom, sorg eller utbrändhet. Detta är svårt att planera för under de flesta omständigheter.
Minska risken genom att utgå från att det kommer att hända och lägga in marginal i projektets tidsplaner för att undvika förseningar. Ett annat alternativ är att skapa ett system (med hjälp av programvara för resurshantering av medarbetare) där teammedlemmar kan täcka upp för varandra om någon oväntat är borta.
Felaktiga uppskattningar
Felaktiga projektuppskattningar kan leda till resursrisker om du underskattar hur många personer, hur mycket tid eller vilken budget som krävs. Om du till exempel vet att ditt team vanligtvis behöver 10 timmar för att utforma en enkel startsida för en webbplats bör du lägga till några timmar för en mer komplex sida.
När det gäller budgetuppskattning kan du också stöta på risker om din kund eller andra intressenter har uppfattningen att projektet bör kosta mindre än det faktiskt kommer att göra.
Anta till exempel att du har anlitats för att bygga en webbplats åt en konsultverksamhet. De har $100,000 för projektet, men du anser att de behöver minst $125,000 för att undvika budgetöverskridanden, och du vill prissätta projektet till $150,000 för att hålla det inom den förväntade lönsamheten. I detta fall kan du utsätta dig för risk om du beslutar att boka projektet för $100,000 eller uppskattar att du kan genomföra det med en mindre budget.
Överallokering
Överallokering uppstår när du har tilldelat för många resurser till ett projekt. Detta kan orsaka förseningar i andra projekt och även leda till att dina övriga resurser inte utnyttjas fullt ut.
En av de bästa strategierna för att minska denna risk är regelbunden kapacitetsplanering. På så sätt kan du se om någon i ditt projekt har kapacitet för annat arbete och låta personen arbeta med ytterligare projekt samtidigt. Det finns dock en sak att tänka på: för mycket växling mellan olika arbetsuppgifter kan äventyra projektets genomförande i stort och leda till utbrändhet.
Kompetensluckor
Kompetensluckor utgör en potentiell risk; bedöm teamets kompetenser och flagga eventuella luckor som kan påverka projektets resultat.
Om man till exempel projektleder programvaruutveckling utan en expert på användarupplevelse kan det leda till en mindre optimal användarupplevelse när applikationen lanseras.
När du initierar ett nytt projekt ska du lista resurskraven innan du påbörjar någon resursplanering eller resursallokering, så att du vet vad som behövs, och flagga eventuella luckor när alla resurser har tilldelats.
Konflikter
Schemakonflikter kan utgöra en resursrisk om du inte upptäcker dem i tid. När du kartlägger projektets milstolpar ska du notera om en projektmedlem har flera milstolpar under samma vecka eller på samma dag.
Om projekt A till exempel har en kundpresentation om två veckor och din designer deltar i förberedelserna av presentationen och samtidigt har många revideringar att slutföra samma dag för kund B:s webbplatsomdesign, kan du se om någon av uppgifterna går att flytta så att designern får tillräckligt med tid att fokusera på de aktuella uppgifterna.
Om tidsfristerna inte kan flyttas kan du låta en annan designer hjälpa till med redigeringarna eller stödja projektet på andra sätt. Detta tillgodoser inte bara kundens behov, utan hjälper också designern att utveckla värdefulla färdigheter inom kreativ styrning för sin karriär.
Beroenden
Hantering av beroenden är också en viktig del av resursriskhanteringen. För att förstå var dina beroenden finns (och vilka risker som är förknippade med dem) ska du genomföra beroendekartläggning som en del av projektplaneringsprocessen.
Om en beroende uppgift drar ut på tiden kan det äventyra hela projektets tidsplan. Ett försenat köp av en webbplatsdomän kan till exempel leda till panik under webbplatsens lansering. Detta kan vara särskilt katastrofalt om det valda namnet redan har köpts av någon annan.
Ett annat vanligt exempel, med fler externa faktorer, är design och utveckling. Om din kund eller intressent tar för lång tid på sig att godkänna de slutliga designerna innan utvecklingen påbörjas kommer en av två saker att hända.
Projektet kan missa lanseringen eller kräva ett pressat schema, vilket ökar risken för fel i utvecklingen. Se därför till att din kund eller intressent förstår denna risk när du ber om feedback på designen.
Så minskar du resursrisker
Det bästa råd jag kan ge för att minska resursrisker är att identifiera dem proaktivt. Det kan vara lättare sagt än gjort, men ju fler projekt du hanterar, desto oftare kommer du att se samma risker om och om igen. Det kan hjälpa dig att planera proaktivt och förhindra att de äventyrar ditt projekt.
1. Identifiera potentiella resursbrister
När du startar nya projekt eller initiativ ska du identifiera potentiella resursbrister innan du börjar. Använd ett prognosverktyg för att skapa prototyper av dina potentiella projektplaner, se var resursluckor finns och åtgärda sedan eventuella brister innan de uppstår.
2. Genomför planering av kapacitet och arbetsbelastning
Hantering av kapacitet och planering av arbetsbelastning kan hjälpa dig att ligga steget före resursriskerna. Det är som att titta runt hörnet innan du svänger höger mot rött ljus. Du kan se vad som kommer och tajma dina rörelser helt rätt.
Om du arbetar på en byrå eller i ett projektbaserat team bör ni träffas regelbundet för att granska resursutnyttjandegraden och se vem som har för få eller för många uppgifter, så att risker kan minskas i realtid.
Ha dessa möten regelbundet (dvs. inte bara i början av ett nytt projekt). Det beror på att projektscheman och projektomfattningar kan förändras beroende på många faktorer, vilket kan leda till flaskhalsar och förändrade resursbehov.
3. Håll teammedlemmarna engagerade
Att hålla dina teammedlemmar engagerade under hela projektets livscykel kan också bidra till att minska resursrelaterade risker. Med ett engagerat team är det mindre sannolikt att du drabbas av oplanerad frånvaro, underutnyttjande eller utbrändhet. Resurser med ledig kapacitet kan leta efter ytterligare sätt att bidra till projektet eller relaterade initiativ.
Om du har svårt att hålla teamet engagerat kan du ordna teambuildingaktiviteter. Det kan vara så enkelt som att avsätta trettio minuter för att spela ett spel, prata om något annat än arbete (om ni är ett litet team) eller ta en fikapaus – allt detta fungerar både på plats och virtuellt.
4. Genomför successionsplanering
Successionsplanering sker inte tillräckligt ofta i de flesta organisationer. Att någon slutar under ett projekt kan vara oerhört störande, särskilt om personen har färdigheter som är svåra att ersätta.
Som en del av din riskbedömning bör du granska projektets resurser och deras färdigheter för att avgöra vilka personer du kan utveckla internt, så att de kan bygga upp de färdigheter som behövs om någon skulle sluta. Du bör också se vilka personer du kan ha tillgängliga på din virtuella bänk om du upptäcker en resursbrist.
Organisationens utbildningsprogram bör ta hänsyn till hur du kan utveckla teammedlemmarnas kompetenser för att hjälpa dem att förbereda sig för framtida avancemang.
Den här typen av kompetensutveckling gynnar alla – organisationen får resurser som kan ersätta dem som har gått vidare, och individen får mer attraktiva färdigheter som kan hjälpa dem att utvecklas i karriären.
5. Minska beroenden
Använd dina arbetsflöden och din beroendekarta för att hitta alla ställen där beroenden medför risker. Om du inte är säker på vad du ska leta efter kan du överväga platser där en försening för en person skulle kunna försena hela projektet.
Om du till exempel skapar innehåll för en mässmonter som måste tryckas och skickas senast ett visst datum bör du se till att personen som skapar och godkänner innehållet hinner slutföra sina delar i tid. Påminn alla berörda om vikten av att hålla tidsplanen. För att hålla ordning kan du använda ett program för resursschemaläggning för att samordna beroenden som rör personal eller utrustning.
Om delarna inte skickas till tryckeriet i tid kommer de inte att bli klara före leveransdatumet, och i slutändan kommer de inte att distribueras på mässgolvet.
6. Övervaka resursutnyttjandet
Även om vi redan har pratat om resursutnyttjande vore det fel av mig att inte påminna dig om att detta inte är en aktivitet som görs en gång och sedan är klar. Genom att ofta övervaka utnyttjandet och göra justeringar vid behov kan du bidra till att hålla bemanningsnivåerna optimala.
Om personer är överbelagda eller underutnyttjade bör du identifiera orsaken. Om utvecklare A till exempel arbetar snabbare än utvecklare B, men båda har samma arbetsbelastning, kan utvecklare A få ledig tid medan utvecklare B får det svårt och arbetar övertid.
7. Planera för oförutsedda händelser
Ett sista råd när det gäller att minska resursrisker är att planera för oförutsedda händelser. Du känner till alla dåliga klichéer om de bäst lagda planerna – varför inte ta fram några extra planer? På så sätt har du några idéer för att förhindra att en risk som kan få projektet att spåra ur faktiskt inträffar. Det kan bidra till att minska stressen för alla som är involverade i projektet (inklusive dig)!
Verktyg för att hantera resursrisker
Du behöver inte hantera dina resursrisker på egen hand! Utöver att samarbeta med teamet kring strategier för riskminimering kan flera verktyg för resursschemaläggning hjälpa dig att ta dig an den här uppgiften.
Den främsta fördelen med programvara för resursschemaläggning är att du kan använda den för att skapa en beroendekarta som visar var uppgifter kan överlappa varandra eller prognostiserar hur dina resurser utnyttjas (eller kommer att utnyttjas) över tid.
När det gäller att välja rätt verktyg för resurshantering för dina projekt är detta några av de bästa alternativen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Om du arbetar inom en mer specialiserad bransch kan programvara för lagerresurshantering eller programvara för kundresurshantering passa dina behov bättre.
Gå med för fler insikter om resurshantering
Om du behöver mer stöd när det gäller resurshantering och riskhantering kan du gå med i vår medlemscommunity. Från webbinarier och mallar till dagliga samtal med andra erfarna projektledare har vi allt du behöver för att utvecklas i din roll och din karriär!
