Resursbelastning: viktiga tips för projektledare
Resursbelastning innebär att dividera det antal arbetstimmar som krävs för att slutföra ett projekt med det antal tillgängliga timmar som ditt projektteam har.
En barnlek, eller hur?
Precis som med allt som rör resursplanering och fördelning finns det mycket mer bakom resursbelastning än vad man först kan tro. Låt oss gå igenom detaljerna så att du förstår hur du använder resursbelastning effektivt. Det kan vara värt att överväga programvara för resursfördelning, som är till stor hjälp när resurser ska belastas optimalt.
Vad är resursbelastning?
Resursbelastning beräknar hur lång tid det tar att slutföra projektuppgifter baserat på tillgängliga resurser, det vill säga den mängd arbete som ditt projektteam är planerat att ta på sig.
Programvara för resurshantering eller projektplanering kan hjälpa dig att skapa ekvationen, men det är bra att förstå resonemanget bakom formeln. Som tur är är det ett ganska enkelt koncept att förstå.
Om det vore ett matematiskt problem skulle det se ut så här:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Antal arbetstimmar som krävs för att slutföra projektet
————————————————————
Tillgängliga timmar för att utföra arbetet
Det första steget är förstås att fylla i dina siffror. För att uppskatta täljaren kan du läsa DPM:s guide till processen för resurshantering i projekt.
Här ska vi beräkna nämnaren – resurstillgänglighet.
Fel sätt att göra det på
Om vi antar att teammedlemmarna är 100 % tillgängliga för projektet och att den normala arbetsveckan är 40 timmar, multiplicerar du helt enkelt 40 timmar med antalet tillgängliga resurser och sedan med antalet veckor.
Vad är fel med den matematiken? Vi pratar om människor, inte robotar. När arbetade du senast åtta timmar i sträck utan avbrott? Hur är det med möten? Kaffepauser? Toalettbesök? För att inte tala om betald ledighet och sjukfrånvaro.
Rätt sätt att göra det på
Så i motsats till vad din före detta chef tror bör resursutnyttjandet inte vara 100 %.
Om åtta timmar per dag inte är en realistisk uppskattning av resursutnyttjandet för projektplanering, vilket tal är då rimligt?
Intressenter kommer sannolikt inte att invända mot en grundnivå på 5–6 timmar per dag, med hänsyn till toalettbesök, byte mellan olika projektuppgifter och de oundvikliga akuta situationerna.
Att förstå resursbelastning är avgörande när du utvecklar strategier för att hantera flera projekt och vill undvika överallokering samt säkerställa att projektet lyckas.
Resursbelastning jämfört med resursutjämning
Nu när jag har gått igenom resursbelastning kanske du undrar över en annan vanligt förekommande teknik inom resurshantering – resursutjämning. Tabellen nedan sammanfattar de viktigaste skillnaderna mellan resursbelastning och resursutjämning.
| Projektaspekt | Resursbelastning | Resursutjämning |
|---|---|---|
| Beräkning av den arbetsmängd som du förväntar dig att teammedlemmarna ska utföra baserat på deras tillgängliga kapacitet (det vill säga resursutnyttjande) | Ja | Nej |
| Anpassning av resursfördelningen utifrån prioritet, projektets tidsplan, milstolpar och budget | Nej | Ja |
| Projektets start- och slutdatum | Fasta | Kan justeras för att hantera resurskonflikter |
Läs den här artikeln om tekniker för resursutjämning om du vill veta mer.
När ska resursbelastning utföras?
Du bör utföra resursbelastning under projektplaneringsfasen för att fastställa en grundnivå för hur mycket tid medarbetarna kommer att ha tillgänglig för att ägna åt projektet. Men detta är inte en övning där man bara ”ställer in och glömmer bort”.
Du bör omvärdera resursbelastningen under övervaknings- och styrningsfasen i ett projekt, eftersom många faktorer kan påverka resurstillgängligheten:
- Nya projekt uppstår och tar tid från kritiska resurser
- Projektkraven förändras, vilket påverkar projektets varaktighet och/eller de kompetenser som krävs
- Teamet har optimerat sitt arbetsflöde och kan slutföra projektuppgifter på kortare tid.
Så skapar du ett diagram över resursbelastning
Diagram över resursbelastning visar hur arbetet fördelas inom teamet. Det bästa? Ett diagram över resursbelastning behöver inte vara mycket mer avancerat än ett kalkylblad (även om användning av programvara för resursplanering kan effektivisera processen). Följ dessa steg för att skapa din mall för ett diagram över resursbelastning:
- Skapa en matris som jämför teammedlemmar med projektuppgifter
- Beräkna antalet timmar som läggs på projektuppgifter
- Jämför det faktiska antalet timmar med den målbaserade nyttjandegraden.
1. Skapa en matris som jämför teammedlemmar med projektuppgifter
Lista de teammedlemmar som stöder projektet på Y-axeln. Lista de uppgifter som krävs för att slutföra projektet på X-axeln.
2. Beräkna antalet timmar som läggs på projektuppgifter
Fråga dina teammedlemmar hur många timmar de lägger på projektuppgifter varje vecka. I det här exemplet utgår jag från en vanlig arbetsvecka på 40 timmar.
3. Jämför det faktiska antalet timmar med målnyttjandegraden
Nu när du förstår resursplanering bör du jämföra den med målnyttjandegraden. I det här exemplet har jag bestämt att teammedlemmarna bör sträva efter att lägga 6 timmar per dag på projektuppgifter. Ställ in villkorsstyrd formatering som varnar dig om någon överskrider sin målnyttjandegrad.
Eftersom projektets start- och slutdatum är fasta måste du göra vissa avvägningar. Ta bort en del av arbetet eller identifiera möjligheter till processförbättring om du vill minska den tid som Bertram och Lisa lägger på projektuppgifter.
More Articles
Varför är resursbelastning viktigt inom projektledning?
Resursbelastning är en viktig del av att hantera resurser. Det gynnar dina intressenter, teammedlemmar och dig! Om resursbelastning utförs korrekt:
- Håller dina intressenter nöjda genom att sätta realistiska förväntningar på projektets framgång. Med en robust resurskalender och genom att ta hänsyn till resursbegränsningar blir det mer sannolikt att du överträffar förväntningarna än att du lovar för mycket och levererar för lite.
- Minskar risken för utbrändhet genom att säkerställa att du inte överbelastar ditt team.
- Förenklar ditt arbete som projektledare genom att göra en korrekt prognos över resurser och det arbete som ditt team kan utföra.
Läs mer om vikten av resurshantering.
Vad händer härnäst?
Vill du behärska detaljerna i resursbelastning? Ta del av expertutvecklad utbildning från vår DPM School.
