Expertguide till projektplaneringsfasen

Om du inte genomför ett traditionellt vattenfallsprojekt behöver du ändå planera en del innan du kan gå vidare till projektgenomförandet. För agila eller hybrida projekt börjar du med att sammanställa backloggen, fastställa sprintar och ceremonier samt samla ihop ett team av utvecklare.

Varför är projektplanering viktigt?

Projektplanering är viktigt eftersom det får alla att vara på samma sida. Det låter dig lyfta fram riskområden, till exempel en snäv tidsplan, en begränsad budget eller brist på resurser eller bemanning.

Att ha en plan ger också dig som projektledare ett sätt att mäta framsteg och definiera framgång. Planen blir en karta som visar vägen och hjälper dig att se var du har varit och hur långt du fortfarande har kvar att gå.

Viktiga delar av projektplaneringen

De viktigaste delarna av projektplaneringsfasen omfattar:

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Granska projektets omfattning

Om du har en projektbeskrivning eller, vanligare, en arbetsbeskrivning (SOW), ska du granska den och leta efter följande:

• Vad ingår i omfattningsbeskrivningen och vad är undantaget från omfattningen?
• Vad ingick i avsnittet om leveranser?
• Finns det revisionsrundor för leveranserna, och hur många?
• Vilken är projektets budget och betalningsplan/vilka betalningsvillkor gäller?
• Vilka behöver du för att slutföra arbetet, och har projektet bemannats ännu? Om inte, hur ska du bemanna projektet för att uppnå alla delar som ingår i omfattningen?

Dela upp arbetet i mindre delar

När du har fått klarhet i projektets omfattning delar du upp arbetet i mindre delar. Du kan skapa tydliga faser med projektmilstolpar och uppgifter. Några goda metoder är:

• Skapa uppgifter med en enda ansvarig. Även om arbetet kan vara samarbetsbaserat blir det lättare för uppgiften att falla mellan stolarna om fler än en person ”äger” den.
• Lägg till kontrollpunkter i planen. Vänta inte bara på att uppgifter ska förfalla.
• Lägg till uppgifter för sådant du behöver från kunden eller externa intressenter. Tilldela dem till dig själv så att du kommer ihåg att hämta in det du behöver när du behöver det.
• Använd bufferttid mellan uppgifter eller faser. På så sätt har du tid att korrigera kursen om något går snett.
• Om du planerar att arbeta i en mer agil miljö med sprintar delar du upp arbetet i mer hanterbara delar för att fylla på backloggen. Dessa delar kan sedan förfinas och läggas in i sprintar under sprintplaneringsceremonierna.

Planera resurser

Resursplanering handlar inte om bemanning; det handlar om att säkerställa att du har rätt team, verktyg och teknik samt en realistisk budget för att slutföra allt nödvändigt arbete. Processen kan se ut så här:

• Kontrollera prognosverktyget för att se vem som är tillgänglig under de aktuella datumen
• Justera ditt projektschema så att det överensstämmer med teammedlemmarnas tillgänglighet
• Bekräfta att budgeten räcker till arbetet
• Beställ material, programvarulicenser och maskinvara som behövs för projektet
• Boka mötesrum eller Zoom-rum för brainstorming- och samarbetssessioner

Schemalägg uppgifter och aktiviteter

Under planeringsfasen tar du fram ett preliminärt projektschema. I formella projekt kan detta vara en detaljerad arbetsfördelningsstruktur (WBS). Se det som ett första utkast – det kommer sannolikt att förändras mycket. När du planerar schemat:

• Notera den ideala tidsramen för projektet och milstolpar som är fasta, till exempel ett lanseringsdatum kopplat till ett evenemang (ett PR-evenemang, en mässa, en högtid osv.)
• Lägg till bufferttid så att en försening inte kräver en fullständig omplanering
• Notera beroenden (uppgifter eller aktiviteter som inte kan börja förrän andra uppgifter eller aktiviteter är slutförda)
• Tilldela alla uppgifter ett förfallodatum och en ansvarig så att roller och ansvarsområden är tydliga
• Be projektgruppen om feedback innan du delar tidsplanen med externa intressenter eller kunder
• Om du planerar att genomföra projektet med en agil metod kan det här steget vara enklare – du kan sammanställa en sprintplan och planera när sprintceremonierna ska äga rum

Identifiera och planera hur risker ska hanteras

Projekt medför i sig risker, och ju fler okända faktorer det finns i projektet, desto fler risker kan dyka upp längs vägen. När du identifierar risker och tar fram en plan för att minska dem bör du se till att:

• Involvera alla intressenter. När alla har samma bild säkerställer du att alla potentiella risker fångas upp och att alla kan bidra till att minska dem.
• Beakta risken för omfattningsglidning. Detta är en av de vanligaste riskerna och ett av de vanligaste sätten som ett projekt kan spåra ur på.
• Var ärlig om risker. Att namnge en risk och ta fram en plan för att förebygga den kan kännas obekvämt, men det är det enklaste sättet att främja projektets framgång.

Skapa en budget eller budgetuppföljning

Om du har en fast projektbudget kan den här delen innebära att fördela budgeten för att säkerställa att utgifterna ligger i linje med projektmålen och konfigurera ditt system så att du kan följa teamets utgifter. 

I den här delen av planeringsprocessen bör du se till att:

• Din budget är fördelad till alla möjliga behov under hela projektets löptid
• Du har begärt en reservbudget i händelse av att vissa områden överskrider budgeten
• Ditt team känner till sin budget och eventuella godkännandeprocesser som krävs innan tilldelade medel används
• Det finns en process för att balansera budgeten och följa upp budgetöverskridanden under hela projektet

Engagera projektets intressenter

Även om du kan ha rådfrågat intressenter under projektets planeringsfas bör du skapa en plan för att engagera dem under hela projektet. Det kan innebära att:

• Ha en plan för regelbundna statusuppdateringar som är anpassad efter alla viktiga intressenters roller och intressen
• Ge intressenter tydliga riktlinjer om vilken roll du förväntar dig att de ska ha
• Fråga intressenterna vad de kommer att behöva vid olika tidpunkter i projektet, inklusive lämplig projektdokumentation

Vilka resultat ger projektplaneringen?

Projektplaneringen ger upphov till flera resultat som du behöver använda när du går vidare till nästa fas av projektet (projektgenomförandet). Dessa omfattar:

• Projektplan: Projektplanen kommer sannolikt att vara ett levande dokument som du itererar på under hela projektet. Du kan uppdatera planen allt eftersom projektet utvecklas, men den ursprungliga planen (det vill säga baslinjen) skapas under projektplaneringen.
• Kommunikationsplan: Kommunikationsplanen är en formaliserad leverans som beskriver exakt hur du (och andra medlemmar i projektteamet) ska kommunicera med viktiga intressenter.
• Plan för resursfördelning: Din plan för resursfördelning visar vilka resurser du behöver under genomförandefasen och hur mycket tid du behöver. Om du inte har resurserna internt ska du inkludera hur du ska skaffa dessa resurser i planen. Planen för resursfördelning är inte samma sak som din resurshanteringsplan—planen för resursfördelning beskriver vem, medan resurshanteringsplanen beskriver hur.
• Uppstartsmöte: När du har slutfört förarbetet under projektplaneringsfasen håller du minst ett uppstartsmöte. Mötet hjälper alla att förstå hur ett framgångsrikt projekt ser ut. Ni går igenom projektplanen och färdplanen (om ni har en sådan), arbetar med planen för riskidentifiering och riskreducering och slutför kommunikationsplanen. Mötet är också en bra övergång till nästa projektfas.
• Arbetsfördelningsstruktur: Arbetsfördelningsstrukturen visar varje uppgift i projektet och i vilken ordning de ska genomföras. Som digital projektledare har jag inte särskilt ofta ombetts att ta fram en sådan (eller åtminstone inte formellt), men jag skapar många Gantt-scheman som visar projektfaser och uppgifter över tid.
• Projektschema och projektets tidslinje: I vissa projekt, särskilt mindre projekt, kan dessa ersätta arbetsfördelningsstrukturen. Du kan behöva skapa flera versioner om du arbetar med externa intressenter eller kunder—en version för det interna teamet med betydligt fler detaljer och en andra version för kunden eller andra intressenters användning, som endast visar specifika milstolpar som är relevanta för dem.
• Riskhanteringsplan: Ett annat resultat av planeringsfasen är din riskhanteringsplan. Du kan upptäcka viss överlappning med dina kommunikations- och förändringshanteringsplaner, eftersom dessa i grunden är en del av riskhanteringen.
• Kvalitetshanteringsplan: Att ha en plan för att hantera kvaliteten i varje fas av projektets genomförande kan bidra till ett övergripande framgångsrikt resultat. Du kan avsätta externa resurser för testning eller QA, eller låta en erfaren teammedlem eller projektsponsor granska leveranser vid viktiga milstolpar.

Verktyg för projektplanering

Det finns många verktyg som kan hjälpa dig under projektplaneringsfasen och hjälpa dig att utveckla och underhålla din projektledningsplan.

Projektledningsprogram innehåller ofta mallar som kan påskynda skapandet av projektplaner, och du kan även skapa anpassade mallar från dina egna planer. Om du skapar en projektplansmall behöver du inte börja från början i framtida projekt.

Några av de bästa projektledningsverktygen som kan hjälpa dig under projektledningsfasen och effektivisera processen är:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Bäst för AI-driven resursoptimering
2. 2. Wrike — Bäst för stora projekt och skalning
3. 3. Smartsheet — Bäst för anpassningsbara instrumentpaneler
4. 4. Productive — Bäst för byråprojekt och budgetering
5. 5. Celoxis — Bäst för förenklad planering och arbetsflöden
6. 6. Copper — Bäst för byråer som effektiviserar övergången från försäljning till leverans
7. 7. Ziggu — Bäst för integration av kundportal
8. 8. Zoho Projects — Bäst för integration med Zoho-sviten
9. 9. Workzone — Bäst för omfattande projektöverblick
10. 10. ClickUp — Bäst för att ersätta flera separata verktyg

Bästa metoder för projektplanering

När det gäller att bemästra projektplanering finns det många saker du behöver göra samtidigt för att se till att inget faller mellan stolarna och orsakar mer arbete längre fram. För att hjälpa dig på vägen kommer här några projektplaneringstekniker:

1. Glöm inte projektmålen och se till att planen stödjer dem.
2. Fastställ mätvärden och KPI:er som hjälper dig att följa framstegen.
3. Involvera projektteamet i planeringen.
4. Bestäm hur du ska genomföra den projektövervakning och styrning som krävs när du befinner dig i genomförandefasen.
5. Se till att ta hänsyn till alla intressenters intressen.
6. Använd en checklista för projektplanering för att se till att du inte missar några viktiga steg i processen.

Vad händer härnäst?

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel och få kontakt med hundratals andra digitala projektledare i Slack.