Kartläggning av arbetsflöden: process & 3 experters bästa metoder

Vad är kartläggning av arbetsflödesprocesser?

Kartläggning av arbetsflödesprocesser visar visuellt hur individer tar sig igenom sitt arbete inom en organisation – det kallas ibland även kartläggning av affärsprocesser. Men låt dig inte luras av namnet; arbetsflöden och processer är mycket olika.

Medan arbetsflöden fokuserar på ordningsföljden för uppgifter inom en specifik funktion omfattar processer bredare aktiviteter från början till slut. Kartläggning av arbetsflödesprocesser hjälper till att tydliggöra dessa skillnader genom att illustrera både arbetsflöden på uppgiftsnivå och övergripande affärsprocesser.

Det är som att skapa en ritning som visar hur varje uppgift i arbetsflödet länkas till nästa. Det handlar om att se till att alla anpassar sig och förstår sin roll i att hålla verksamheten effektiv och kunderna nöjda.

Genom att kartlägga arbetsflöden kan du få en helhetsbild av hur olika delar av organisationen hänger ihop, identifiera områden för optimering av arbetsflöden och se till att allt fungerar smidigt, även när problem som ligger utanför din kontroll uppstår.

Enkelt exempel på ett arbetsflöde

Här är ett enkelt exempel på ett arbetsflöde för inskickning och ersättning av medarbetares utlägg.

1. Inskickning av utlägg: En medarbetare fyller i en utläggsrapport med detaljer om utgifter som uppstått i samband med arbetsrelaterade aktiviteter.
2. Granskning och godkännande: Medarbetarens chef granskar utlägget för att säkerställa att det följer policyer och budgetar. Om allt stämmer godkänner chefen utlägget för ersättning.
3. Kontroll av ekonomiavdelningen: De godkända utläggen skickas vidare till ekonomiavdelningen. Ekonomerna verifierar att uppgifterna är korrekta och säkerställer att de överensstämmer med budgetanslagen.
4. Utbetalningshantering: När uppgifterna har verifierats behandlar ekonomiavdelningen ersättningen till medarbetaren.
5. Bokföring: En redovisning av ersättningstransaktionen sparas för revision och rapportering.

Fördelar med arbetsflödeskartläggning

Vi utforskar fördelarna med arbetsflödeskartläggning:

1. Fastställer bästa praxis: Genom att tydligt definiera vad som fungerar bäst för verksamheten och fördela ansvarsområden ser arbetsflödeskartläggning till att kunder och medarbetare får en konsekvent och pålitlig upplevelse.
2. Stödjer operativ excellens: Arbetsflödeskartläggning gör det möjligt för organisationer att identifiera ineffektiviteter och effektivisera arbetsflöden, vilket förbättrar teammedlemmarnas produktivitet.
3. Underlättar digitalisering av verksamheten: Du kan identifiera områden där manuella uppgifter kan automatiseras, vilket ökar arbetsflödets effektivitet och kostnadsbesparingarna. Det ger en färdplan för att digitalisera dina arbetsflöden och synliggör möjligheter till innovation och teknisk integrering av arbetsflöden.
4. Förenklar introduktionen: Väl dokumenterade processer effektiviserar introduktionen av nya medarbetare eller kunder. De kan snabbt förstå sina roller och ansvarsområden och bidra till teamet eller projektet direkt.
5. Möjliggör kontinuerlig förbättring: Genom att använda visuella arbetsflöden kan du identifiera förbättringsområden och göra stegvisa förändringar över tid. Det främjar en kultur av kontinuerlig processförbättring, vilket driver innovation och tillväxt inom organisationen.

Typer av arbetsflödeskartor

Det finns många typer av arbetsflödesdiagram. Från grundläggande typer av flödesscheman till simfältsdiagram och till och med Gantt-scheman för projektledning, ger var och en ett unikt sätt att visualisera dina affärsprocesser. Här är några exempel på processkartläggning.

Tankekartor är en utmärkt utgångspunkt för brainstorming, särskilt när det gäller kreativa arbetsflöden. De låter dig kategorisera uppgifter efter affärsområde eller grupp och kallas även kreativa eller icke-linjära kartor.

Flödesscheman är den vanligaste kartläggningstekniken. De visar de separata stegen i en arbetsflödesprocess för projektledning i sekventiell ordning, med hjälp av definierade symboler för processkartläggning (som i diagrammet nedan).

Simfältsdiagram delar upp flödesschemat i ”simfält”, där varje fält representerar en annan avdelning, roll eller enhet som deltar i processen.

Detta diagram används för att tydliggöra individuella ansvarsområden och underlätta ett effektivt överlämnande av ansvar.

Värdeflödeskartläggning fokuserar på att identifiera och eliminera ineffektiviteter så att du kan förbättra produktiviteten och skapa större kundvärde. De innehåller vanligtvis ytterligare information, till exempel cykeltid, ledtid och processmått.

Läs mer om olika typer av arbetsflödeshantering här.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Processen för arbetsflödeskartläggning

Så här skapar du dina affärsprocesser och arbetsflöden.

1. Identifiera vad som ska kartläggas och vilka intressenter som är involverade

Definiera tydligt arbetsflödeskartans omfattning genom att identifiera den nya processen, den aktuella processen eller det systemflöde som du vill kartlägga. Förstå processens gränser och de specifika mål du vill uppnå med övningen i arbetsflödesplanering.

Identifiera de viktigaste intressenterna som är involverade i processen, inklusive dem som utför stegen, tillhandahåller indata eller tar emot utdata. Involvera dessa intressenter för att samla in feedback och införliva insikter i processen.

2. Välj typ av arbetsflödeskarta

Hur väljer du rätt typ av arbetsflödeskarta? Tänk på följande:

• Bedöm processens komplexitet. Är den enkel eller mångfacetterad? 
• Fastställ vilken detaljnivå som krävs för att korrekt fånga varje steg/uppgift.
• Identifiera den avsedda målgruppen för din arbetsflödeskarta – är det teammedlemmar, intressenter eller externa parter? Du kan anpassa processkartan efter deras förståelsenivå, vilket är avgörande för effektiv kommunikation.
• Förtydliga de specifika målen med din arbetsflödeskartläggning. Är målet att effektivisera processer, förbättra samarbetet eller identifiera flaskhalsar?

Tips

Jag rekommenderar att du använder ett iterativt tillvägagångssätt när du \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/projects/pm-methodology/workflow-design/\u0022\u003cdesignar en arbetsflödeskarta\u003c/a\u003e. Börja med en grundläggande representation och inför sedan gradvis ytterligare detaljer eller nyanser. Detta tillvägagångssätt säkerställer att den slutliga arbetsflödeskartan korrekt återspeglar processen och fyller sitt avsedda syfte.\r\n\r\n\u0026nbsp;\r\n\r\nBörja till exempel med en övergripande översikt av processen och lägg sedan till mer detaljer i varje iteration, samtidigt som du säkerställer att kartan förblir korrekt och användbar.

3. Lista steg, delsteg, indata och utdata

Använd dina valda programvaruverktyg i det här steget för att minska det manuella arbetet. Verktyg gör det mycket enklare att justera och flytta runt objekt för att kartlägga relationer och ansvarsområden.

1. Lista stegen på hög nivå: Detta är de viktigaste aktiviteterna eller milstolparna som måste slutföras för att uppnå det önskade resultatet. Exempelvis upptäckt, processutformning, granskning och återkoppling, dokumentation samt utbildning och lansering
2. Bryt ned stegen i delsteg: Bryt ned varje steg i mindre och mer detaljerade delsteg. Fortsätt att bryta ned processen tills du når en detaljnivå som är hanterbar och möjlig att omsätta i handling. Exempel:
   1. Upptäckt
      1. Intervjuer
      2. Identifiering av intressenter
      3. Granskning av dokument
      4. Analys av marknadstrender
      5. osv.
   2. Processutformning
      1. Välj verktyg
      2. Välj typ av processflödesschema
      3. Kartlägg den inledande processen
      4. Framhäv luckor, risker och saknade roller
      5. osv.
   3. Granskning och återkoppling
      1. Skicka till intressenter för granskning
      2. Dokumentera återkopplingen
      3. För in uppdateringarna i den inledande processkartan
      4. osv.
3. Identifiera och dokumentera indata och utdata: Identifiera den indata som krävs för att utföra uppgiften och den utdata som produceras för varje steg och delsteg. 
   • Indata är de resurser, den information eller det material som behövs för att slutföra steget.
   • Utdata är de resultat eller leveranser som genereras av steget. 
   • Dokumentera den indata och utdata som hör samman med varje steg och delsteg. Var specifik när det gäller indata och utdatas karaktär samt hur de används eller produceras inom processen.
   • Exempel: Indata för intervjuer skulle vara intervjufrågor samt intressenternas scheman och tillgänglighet. Utdata skulle vara insikter som samlats in från intressenterna.

4. Placera allt i rätt ordning och skapa kartan

Ordna stegen och delstegen i sekventiell ordning i ditt valda verktyg för processkartläggning, i enlighet med processens kronologiska flöde. Använd pilar eller kopplingar för att visa processens flöde från ett steg till nästa och lär dig hur man skapar ett flödesschema så att du använder rätt symboler. Sedan:

1. Kartlägg relationer och tilldela ansvariga: Kartlägg relationerna mellan steg, delsteg, indata och utdata samt vem som ansvarar för dem. Använd kopplingar eller pilar för att visa informations- eller materialflödet mellan olika processelement för att kartlägga beroenden inom arbetsflödet.
2. Ta hänsyn till parallella aktiviteter: Flera steg eller uppgifter kan utföras parallellt. Identifiera dessa aktiviteter inom processen och representera dem på motsvarande sätt i arbetsflödeskartan. Använd förgrenade vägar eller parallella linjer för att visa parallella aktiviteter.

3. Inkludera beslutspunkter: Identifiera beslutspunkter där olika vägar eller utfall är möjliga. Ett beslutsflödesschema är särskilt användbart här och hjälper till att visualisera varje villkor och dess motsvarande utfall i en tydlig, logisk struktur.
4. Kartlägg indata och utdata: Samarbeta med processägare, deltagare och kunder i en brainstorming-session. Detta gör det möjligt för dig att fånga upp och organisera deras idéer. Använd SIPOC-ramverket (leverantörer, indata, processer, utdata och kunder) för att identifiera primära indata och utdata som hör samman med varje steg. Dokumentera dessa indata och utdata på processkartan för arbetsflödet för att ge sammanhang och tydlighet.

5. Samla in feedback och iterera

Granska och validera kartans noggrannhet och fullständighet och gör nödvändiga ändringar för att förbättra tydlighet och effektivitet.

1. Granska och validera: Granska arbetsflödeskartan noggrant för att säkerställa korrekt ordningsföljd och logiskt flöde mellan stegen. Validera den med intressenter eller ämnesexperter för att verifiera noggrannhet och fullständighet.
2. Iterera och förbättra: Granska och uppdatera kartan kontinuerligt, integrera feedback och gör revideringar.

Verktyg för arbetsflödeskartläggning

Det finns en mängd intuitiva programvaruplattformar för arbetsflöden som gör det möjligt att visualisera varje steg i arbetsflödet, skapa detaljerade flöden som förbättrar produktiviteten och öka den övergripande effektiviteten.

Några aspekter du bör överväga när du väljer programvara för arbetsflödesdiagram, till exempel Camunda eller ett av dess alternativ:

1. Integration med andra system
2. Anpassning och flexibilitet
3. Möjligheter till dataanalys och visualisering
4. Skalbarhet och prestanda

Du kan ofta hitta verktyg som är specifika för din bransch, till exempel programvara för arbetsflöden inom byggbranschen.

Kostnadsfria verktygsalternativ

Dessa verktyg har vanligtvis en kostnadsfri basnivå om du precis har börjat och inte kan motivera kostnaden för en plattform med alla funktioner.

1. Miro är en mångsidig plattform för digitala whiteboardtavlor som stöder skapandet av arbetsflödesdiagram och andra typer av diagram. Den erbjuder ett verktyg för AI-generering av flödesscheman samt samarbetsfunktioner som redigering i realtid, kommentarer och integrering av videokonferenser, vilka kan användas vid arbete med tvärfunktionella team.
2. Lucidchart är en flexibel programvara för flödesscheman som gör det möjligt för användare att skapa arbetsflödeskartor. Den erbjuder ett omfattande urval av former, mallar och samarbetsfunktioner samt integrering med Microsoft Office och Google Workspace. 
3. Google Drawings är ett kostnadsfritt webbaserat verktyg i Google Workspace-paketet. Även om det kan erbjuda färre funktioner än särskilda diagramverktyg kan det fortfarande skapa grundläggande arbetsflöden med hjälp av former, linjer och text.
4. Cacoo erbjuder en kostnadsfri plan med begränsade funktioner som gör det möjligt för användare att skapa upp till 6 diagram. Den har ett användarvänligt gränssnitt, olika former och mallar för processkartor samt samarbetsverktyg för teamprojekt.
5. Diagrams.net (tidigare draw.io) är ett kostnadsfritt diagramverktyg med öppen källkod, ett användarvänligt gränssnitt och ett brett utbud av funktioner, inklusive arbetsflödeskartläggning. Det kan användas online eller offline och stöder integrering med olika plattformar för molnlagring.

Experttips

Om du har ett litet team bör du kunna använda något av verktygen från andra avdelningar som du redan betalar för, eller välja ett kostnadsfritt kartläggningsverktyg online. Många har mallar och grundläggande funktioner för att skapa kartor eller erbjuder en kostnadsfri plan som kan vara tillräcklig för behoven i ett mindre företag.

Programvara för arbetsflöden med öppen källkod är ofta ett annat kostnadseffektivt alternativ som erbjuder kraftfull funktionalitet och anpassning för dina unika behov.

Betalda verktygsalternativ

Det finns fler alternativ för programvara för arbetsflödesdiagram om du har budget för det. Här är några som du kanske vill utforska:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Lucidchart — Bäst för samarbetsbaserade diagram
2. 2. Miro — Bäst för branschspecifika mallar för arbetsflöden
3. 3. Qntrl — Bäst för att automatisera affärsprocesser
4. 4. FigJam — Bäst för 300+ inbyggda mallar
5. 5. Process Street — Bäst för dra-och-släpp-baserade arbetsflödesdiagram
6. 6. Visio — Bäst för visualisering av organisationer
7. 7. Camunda Platform — Bäst för person- och systemprocesser
8. 8. SmartDraw — Bäst för automatiserad diagramformatering
9. 9. Pneumatic Workflow — Bäst för att skapa arbetsflödesmallar
10. 10. ClickCharts — Bäst för mångsidig diagramritning

Alternativ för AI-drivna verktyg

AI kommer inte att försvinna, så varför inte ta till dig tekniken och använda den för att göra kartläggningen av arbetsflöden enklare och låta tekniken utföra analysarbetet åt dig?  

Viktig anmärkning om AI-funktioner i verktyg

Efter att ha undersökt och provat olika arbetsflödesverktyg med AI-funktioner insåg jag att de flesta verktyg har begränsningar. AI-funktionerna behöver fortfarande utvecklas och förbättras innan man kan förlita sig enbart på dem, särskilt om du använder ett verktyg där AI bara utgör en mindre del av ett mer omfattande utbud.

1. Flowster förenklar hanteringen av affärsprocesser med AI. Verktyget använder innovativ teknik för att hitta problem och förbättra dina arbetsflöden. AI kontrollerar dina arbetsflöden och skapar kartor åt dig, vilket sparar tid och manuellt arbete.
2. Decisions—Workflow Manager låter dig integrera AI i organisationens arbetsflöde. Detta leder till automatisering av verksamheten och ökad effektivitet. Med plattformens regelmotor kan du beskriva din affärslogik i kod och automatisera beslut. Funktionen för processutvinning hjälper också användare att identifiera och åtgärda problem för att ytterligare optimera verksamheten.

Misstag att undvika

Undvik dessa vanliga misstag när du skapar kartor över arbetsflöden eller affärsprocesser.

1. Att göra det för komplicerat. Alltför komplexa kartor kan förvirra i stället för att tydliggöra processerna.
2. Att vara vag eller generell. Ange specifika steg och åtgärder inom varje process.
3. Att inte involvera relevanta intressenter. Se till att alla relevanta parter bidrar med synpunkter så att du kan återge processen korrekt.
4. Att bortse från feedback kan leda till att möjligheter till optimering förbises.
5. Att inte uppdatera arbetsflödeskartan regelbundet för att återspegla förändringar och hålla den relevant. Annars kommer användarna att följa en inaktuell process, vilket kan leda till en mindre enhetlig upplevelse för intressenter eller kunder.
6. Att inte prioritera vad som ska kartläggas först. Prioritera att kartlägga de viktigaste processerna först för att säkerställa att resurserna fördelas effektivt.
7. Bristande konsekvens. För att förbättra läsbarheten och förståelsen bör du vara konsekvent med symboler, terminologi och formatering genom hela kartan.

Experttips

Här är några tips som jag har stött på under mina år av att skapa kartor över arbetsflödesprocesser.

1. Låt någon se på arbetsflödet med nya ögon

Som chef tilldelar jag en affärsprocess till en nyanställd och låter personen kartlägga den. Personen träffar individer och grupper inom företaget, följer andra medarbetare i den specifika affärsprocessen och kartlägger den utifrån vad personen har lärt sig.  

Det gör att personen kan lära sig genom att ställa frågor och verkligen förstå rollerna och uppgifterna i processen. Du får också ett nytt perspektiv på hur processen förstås och fungerar. Om vi är alltför insatta i processen kan det hindra oss från att upptäcka luckor eller effektivitetsvinster. 

2. Kartlägg flera scenarier

Försök att skapa flera versioner av arbetsflödeskartan baserat på olika scenarier eller användningsfall.

Det gör att intressenterna kan förstå hur processen kan variera under olika förhållanden och förbereder dem på att hantera olika situationer effektivt. Det är fortfarande viktigt att säkerställa deras stöd för och införande av det nya eller förbättrade arbetsflödet.

3. Gör den visuellt tilltalande

Inkludera visuella element som ikoner, illustrationer och färgkodning för att göra arbetsflödeskartan visuellt tilltalande och lätt att förstå. Det förbättrar tydligheten och ökar engagemanget.

Få fler insikter om arbetsflödeskartläggning

Vill du få kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Bli medlem i gemenskapen, få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel och få kontakt med hundratals andra digitala projektledare via Slack.