O Que É Um Fluxo de Trabalho Ágil? Crie Um em 8 Passos Simples

O que é um fluxo de trabalho ágil?

Um fluxo de trabalho ágil é uma forma de trabalhar que dá ênfase à flexibilidade, à melhoria contínua e à adaptabilidade. 

Permite às equipas responder rapidamente a requisitos em mudança e proporcionar valor ao cliente em ciclos mais curtos. Ao dividir o trabalho em partes mais pequenas e geríveis, denominadas sprints, os fluxos de trabalho ágeis promovem a transparência, a colaboração e a responsabilização.

Os processos de fluxo de trabalho ágeis envolvem um processo iterativo que difere dos métodos de trabalho tradicionais, como a metodologia em cascata. Na abordagem ágil, as equipas reveem e repriorizam o trabalho restante a concluir no final de cada sprint, com base nos comentários dos clientes. Isto aumenta a flexibilidade, acelera a entrega e permite obter comentários com maior frequência.

Os fluxos de trabalho tradicionais de gestão de projetos são mais complexos e exigem pedidos formais de alteração para modificar prazos e repriorizar a conclusão de tarefas, o que pode comprometer a entrega.

O ciclo de vida do fluxo de trabalho ágil

O ciclo de vida do fluxo de trabalho ágil envolve estas seis fases principais. Eis uma breve descrição de cada uma.

• Ideação: Nesta primeira fase, conceptualize os detalhes do projeto para clarificar o trabalho a realizar, os recursos estimados, os prazos, as considerações de qualidade, os resultados esperados, os entregáveis e os pressupostos.
• Iniciação: Atualize, finalize e documente as informações do projeto. Atribua e financie o trabalho a realizar.
• Iteração: Esta é a fase mais longa e aquela em que ocorre a maior parte do trabalho. As equipas utilizam um ciclo de comentários dos clientes para rever e repriorizar o trabalho restante e concluir os entregáveis esperados.
• Lançamento: Nesta fase, realize a garantia de qualidade e conclua a documentação e a formação dos utilizadores finais antes de o cliente receber os entregáveis.
• Produção: Depois de o cliente receber os entregáveis finais, esta fase de manutenção e suporte garante o consenso relativamente aos próximos passos e o cumprimento das normas de qualidade.
• Reforma: Nesta fase, um produto pode deixar de ser útil ou suportado, sendo necessário retirá-lo ou substituí-lo.

Como criar um fluxo de trabalho ágil

A criação de um fluxo de trabalho ágil requer um planeamento e uma execução cuidadosos. Este guia passo a passo para criar fluxos de trabalho foi concebido para capacitar a sua equipa e impulsionar a produtividade.

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1. Defina os objetivos e obtenha apoio

Tal como acontece com a maioria dos projetos, a criação de um fluxo de trabalho ágil começa com o planeamento do fluxo de trabalho e a definição clara de objetivos, metas e entregáveis, para garantir que obtém o apoio necessário para que o seu fluxo de trabalho seja bem-sucedido. 

O gestor de projeto precisa de compreender os requisitos empresariais desse fluxo de trabalho e os resultados pretendidos (ou seja, o que se espera que aconteça depois de implementar o fluxo de trabalho?)

Depois de obter o consenso entre os membros da equipa, comunique o fluxo de trabalho proposto a todo o grupo de partes interessadas afetadas. Certifique-se de que as partes interessadas compreendem os próximos passos do fluxo de trabalho e obtenha o seu apoio à implementação, para que possa alinhar a equipa para a execução.

2. Estabeleça um método para dar prioridade à lista de pendências

Precisará de um sistema de planeamento ágil para criar uma lista de pendências priorizada que enumere as tarefas e/ou histórias de utilizador a concluir durante um projeto. 

Eis uma abordagem de exemplo que abrange o ciclo de vida da gestão de projetos:

• Planeamento do projeto: Preencha a lista de pendências com o âmbito inicial identificado no documento de constituição do projeto
• Execução do projeto: Atualize continuamente a lista de pendências com tarefas e histórias de utilizador à medida que a equipa itera no desenvolvimento de funcionalidades. Isto inclui tarefas que podem estar fora do âmbito deste esforço específico.
  • Exemplo: a equipa decide que seria interessante incluir uma avaliação baseada na personalidade como parte do desenvolvimento da aplicação. Não faz parte do âmbito original, mas pode ser algo interessante a considerar para trabalhos posteriores e/ou caso a equipa tenha tempo adicional disponível. Adicione esta ideia à lista de pendências para não a perder!
• Monitorização/controlo do projeto: Realize sessões periódicas de aperfeiçoamento da lista de pendências (por exemplo, uma vez por mês se seguir um ciclo de iterações de duas semanas) para dar prioridade aos itens a desenvolver. Durante as sessões de planeamento das iterações, identifique as tarefas que incluirá na próxima iteração com base nessa priorização.

Adicione tarefas e/ou histórias de utilizador à lista de pendências com base no valor fornecido, dando prioridade aos itens mais críticos e de maior valor. Colabore com as partes interessadas, os responsáveis pelo produto e os membros da equipa para orientar o desenvolvimento da lista de pendências.

3. Estabeleça uma cadência de planeamento das iterações

Decida qual é a cadência de iterações adequada para o seu projeto. As iterações de duas semanas são as mais comuns no desenvolvimento de software, mas também podem variar entre uma e quatro semanas, dependendo do setor e do ritmo do seu projeto.

Depois de estabelecer a cadência das iterações, agende uma reunião de planeamento da iteração um ou dois dias antes do início de cada iteração. O objetivo do planeamento da iteração é decidir que trabalho pode ser razoavelmente entregue durante a iteração, com base nas prioridades seguintes, no progresso do roteiro, na velocidade projetada e, sobretudo, no objetivo da iteração.

À medida que adquire experiência de trabalho com a equipa, tornar-se-á melhor a estimar a velocidade da equipa. Isto permitir-lhe-á estabelecer limites razoáveis para o trabalho em curso e prever com precisão o trabalho planeado.

4. Atribua funções à equipa multifuncional

Forme equipas multifuncionais com as competências e os conhecimentos necessários para desempenharem as respetivas funções no fluxo de trabalho. As equipas de projeto devem organizar-se autonomamente e compreender claramente as suas funções e responsabilidades.

5. Realize reuniões regulares

Realize reuniões regulares para obter feedback sobre o fluxo de trabalho, manter todos alinhados e promover a melhoria contínua. As reuniões diárias de acompanhamento permitem aos membros da equipa apresentar atualizações, discutir eventuais desafios e garantir que todos estão em sintonia.

As reuniões de revisão da iteração e as reuniões de retrospetiva da iteração permitem à equipa recolher feedback, avaliar o seu desempenho e identificar áreas de melhoria.

6. Crie um sistema para lançamentos de produtos

Documente a forma como pretende gerir os lançamentos. No mínimo, a documentação do processo de lançamento do produto deve incluir:

• uma lista das partes interessadas multifuncionais, com os respetivos dados de contacto (incluindo substitutos para quando alguém estiver ausente) e as suas funções e responsabilidades
• uma lista de verificação passo a passo das atividades a realizar como parte do processo de lançamento, incluindo o protocolo de testes e os critérios que constituem a aprovação de um lançamento
• um protocolo de comunicação para garantir que as partes interessadas que não participam diretamente no processo se mantêm informadas
• um plano de gestão de riscos, incluindo estratégias para lidar com riscos que possam concretizar-se

7. Utilize ferramentas e software ágeis

As ferramentas ágeis e o software são essenciais para gerir fluxos de trabalho digitais e tarefas, acompanhar o progresso e facilitar uma comunicação eficaz. 

Estão disponíveis inúmeras ferramentas, como software empresarial de gestão de projetos, quadros de tarefas mais simples e plataformas de colaboração ou de gestão de fluxos de trabalho, para otimizar os fluxos de trabalho e melhorar a colaboração da equipa (isto é especialmente importante para fluxos de trabalho criativos).

8. Adote a melhoria contínua

A melhoria contínua exige uma avaliação regular do fluxo de trabalho da equipa e do desempenho, a identificação de áreas a melhorar e a incorporação do feedback em sprints futuros.

Significa também incentivar os membros da equipa a partilhar as suas ideias, experimentar novas abordagens e aceitar a mudança como um catalisador do crescimento. É assim que se constrói uma cultura de melhoria contínua.

Principais funções da equipa num fluxo de trabalho ágil

Os fluxos de trabalho ágeis envolvem funções específicas que contribuem para o sucesso do projeto. Vejamos algumas das principais funções numa equipa ágil.

• Responsável pelo produto: Responsável por definir e dar prioridade à lista de pendências do produto, que consiste na lista de funcionalidades, melhorias e correções de erros. Trabalha em estreita colaboração com as partes interessadas e os utilizadores para recolher requisitos, esclarecer expectativas e garantir que o produto satisfaz as necessidades dos clientes. Atua como a voz do cliente e é responsável por maximizar o valor proporcionado pela equipa.
• Mestre de Scrum: Facilitador da equipa e líder servidor. Garante que a equipa segue o quadro Scrum, remove quaisquer obstáculos que impeçam o progresso e protege a equipa de distrações externas. O mestre de Scrum também facilita o planeamento de sprints, as reuniões diárias e as retrospetivas, promovendo uma cultura de melhoria contínua e colaboração dentro da equipa.
• Equipa de desenvolvimento ágil: Pessoas que realizam o trabalho. São responsáveis por se organizarem autonomamente e colaborarem para concluir as tarefas a que se comprometeram durante o planeamento do sprint. Os membros da equipa de desenvolvimento podem ter diferentes especializações ou áreas de competência, mas partilham a responsabilidade de entregar um produto de elevada qualidade no final de cada sprint.
• Outras funções: Outras pessoas envolvidas nos fluxos de trabalho ágeis podem incluir testadores, designers, programadores, utilizadores finais e outras partes interessadas internas ou externas, como as equipas de apoio ao cliente, jurídica ou de conformidade, ou até membros da direção ou do conselho de administração.

Tipos de fluxos de trabalho ágeis

As metodologias ágeis são versáteis e podem ser adaptadas para responder às diferentes necessidades e requisitos específicos de cada equipa e projeto. Apesar das várias opções, os quadros ágeis partilham os princípios comuns da adaptabilidade, colaboração e melhoria contínua.

• Scrum: O Scrum é uma das estruturas ágeis mais utilizadas, particularmente no desenvolvimento de software, e define claramente funções, cerimónias e artefactos. O trabalho é realizado durante iterações com duração fixa chamadas sprints, que normalmente duram entre 1 e 4 semanas. Cada sprint começa com uma sessão de planeamento na qual a equipa seleciona o trabalho a realizar. São realizadas reuniões Scrum diárias, revisões e retrospetivas em vários momentos ao longo do sprint.
• Kanban: O Kanban é um método ágil visual que promove um fluxo contínuo de trabalho. Utiliza um quadro Kanban para visualizar as tarefas e o seu progresso ao longo de diferentes fases, normalmente representadas por colunas. O fluxo de trabalho limita o trabalho em curso (WIP) para evitar estrangulamentos e manter o fluxo. À medida que as tarefas são concluídas, são retiradas novas tarefas do backlog com base na capacidade (é isto que torna o planeamento da capacidade do Kanban tão simples).
• Lean: Inspirado nos princípios da produção lean, o lean centra-se na minimização do desperdício e na maximização do valor. Salienta a importância da melhoria contínua e da eliminação de atividades que não acrescentam valor. Os fluxos de trabalho ágeis lean incorporam frequentemente práticas que envolvem a identificação de áreas de ineficiência ou desperdício no seu fluxo de trabalho. 
• Desenvolvimento orientado por funcionalidades (FDD): O FDD centra-se na formulação de funcionalidades avançadas e no âmbito. É um método incremental e centrado no cliente, orientado para a entrega frequente de resultados tangíveis. Com o FDD, as equipas podem isolar rapidamente os erros e fazer ajustes, evitando ou minimizando atrasos.
• Programação extrema (EX): A EX utiliza o feedback do cliente como principal contributo para efetuar alterações técnicas ao software. O objetivo da EX é obter entregáveis de elevada qualidade, conforme determinado pela satisfação do cliente com esses entregáveis.
• Crystal: O Crystal centra-se na componente de indivíduos e interações do manifesto ágil, permitindo que as equipas auto-organizadas determinem como otimizar os seus fluxos de trabalho com base nas necessidades específicas de cada projeto.

Benefícios dos fluxos de trabalho ágeis

• Maior flexibilidade e capacidade de adaptação: Os métodos tradicionais de gestão de projetos têm frequentemente dificuldade em acomodar alterações inesperadas, o que provoca atrasos e frustrações. Em contrapartida, a abordagem ágil aceita a mudança e incentiva as equipas a reavaliar as prioridades e a adaptar regularmente a sua abordagem.
• Entregáveis de maior valor e ciclos mais curtos: Os fluxos de trabalho da gestão ágil de projetos permitem que as equipas disponibilizem software ou produtos funcionais de forma incremental, em vez de aguardarem meses para ver resultados tangíveis. Isto ajuda a recolher feedback antecipado dos clientes e permite que as equipas façam correções ao longo do percurso, garantindo que o produto final cumpre os resultados pretendidos.
• Melhor colaboração e transparência na equipa: Ao dividir o trabalho em sprints, os membros da equipa têm melhor visibilidade sobre as tarefas e o progresso uns dos outros. As reuniões diárias, nas quais os membros da equipa partilham as suas conquistas, planos e quaisquer obstáculos, promovem uma comunicação aberta e permitem resolver rapidamente os problemas para identificar estrangulamentos.
• Maior satisfação do cliente, envolvimento dos colaboradores e desempenho operacional: Os testes e o feedback dos clientes estão integrados na execução do projeto, o que ajuda as equipas dos sprints a aprenderem à medida que avançam em cada iteração, melhorando o envolvimento dos colaboradores e o desempenho operacional. Também eleva a qualidade dos entregáveis finais e a satisfação dos clientes com esses entregáveis.
• Elevados níveis de previsibilidade: A abordagem ágil aumenta a visibilidade ao longo de cada ciclo. Quando as equipas conseguem obter um roteiro mais claro numa fase inicial do processo, torna-se mais fácil minimizar os riscos, cumprir as especificações e entregar atempadamente.  

Dicas para criar fluxos de trabalho ágeis

A implementação eficaz de fluxos de trabalho ágeis exige um planeamento e uma execução cuidadosos. Eis algumas dicas práticas para ajudar a criar fluxos de trabalho ágeis bem-sucedidos:

• Defina metas e objetivos claros: Antes de começar a utilizar metodologias ágeis, defina claramente as suas metas e objetivos. Identifique o problema que está a tentar resolver, os resultados pretendidos e as métricas que utilizará para medir o sucesso. Esta clareza orientará a implementação da metodologia ágil e garantirá que os seus fluxos de trabalho estão alinhados com os seus objetivos.
• Envolva as partes interessadas e os utilizadores: Os fluxos de trabalho ágeis prosperam com o feedback regular e a colaboração com as partes interessadas e os utilizadores. Envolva-os no processo desde o início e ao longo de todo o projeto. Ao incorporar as suas perspetivas e requisitos, pode garantir que os seus fluxos de trabalho dão prioridade ao valor para o cliente e respondem eficazmente às suas necessidades. Além disso, muitos profissionais de metodologias ágeis gostam de incorporar elementos de pensamento de design para dar prioridade aos utilizadores no planeamento dos seus projetos.
• Comece com pouco e repita: Ao implementar fluxos de trabalho ágeis, comece com um pequeno projeto-piloto ou uma pequena equipa. Desta forma, pode aprender e adaptar-se sem envolver toda a organização na confusão que ocorre no início deste processo. Recolha feedback, identifique áreas a melhorar e repita os seus fluxos de trabalho com base nas lições aprendidas. Esta abordagem iterativa ao fluxo de trabalho ajudá-lo-á a aperfeiçoar os seus processos de desenvolvimento e a simplificar os seus fluxos de trabalho regularmente.
• Invista em formação e apoio: A mudança para fluxos de trabalho ágeis implica uma mudança de mentalidade e, potencialmente, novas competências e conhecimentos. Invista na formação e no apoio aos membros da sua equipa para garantir que compreendem os princípios e as práticas ágeis. Oriente e acompanhe os membros da sua equipa para que adotem a mentalidade ágil e a apliquem eficazmente no seu trabalho.
• Adote ferramentas de colaboração e comunicação: Os fluxos de trabalho ágeis dependem fortemente da colaboração e da comunicação. Invista em ferramentas de gestão de fluxos de trabalho que facilitem uma colaboração eficaz, como software de gestão de projetos, plataformas de conversação e ferramentas de videoconferência. Estas ferramentas permitirão que a sua equipa se mantenha ligada, partilhe o progresso e colabore sem problemas, independentemente da sua localização.
• Avalie e adapte continuamente: A metodologia ágil baseia-se na melhoria contínua. Avalie regularmente os seus fluxos de trabalho, recolha feedback da sua equipa e adapte os fluxos de trabalho, conforme necessário, com base nos conhecimentos obtidos. Adotar uma cultura de aprendizagem e experimentação ajuda-o a otimizar os seus fluxos de trabalho ágeis para obter a máxima produtividade e sucesso.

Ao adotar os princípios da flexibilidade, da colaboração e da melhoria contínua, aliados a uma automatização robusta dos fluxos de trabalho, a metodologia ágil permite que as equipas se adaptem rapidamente, obtenham resultados de elevada qualidade e superem as expectativas dos clientes.

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