Gestão de Tarefas vs Gestão de Projetos: 3 Principais Diferenças
Sabe qual é a diferença entre planear um almoço com um amigo e planear um casamento? Então está no caminho certo para compreender a diferença entre tarefas e projetos.
Os projetos contêm uma multiplicidade de tarefas que precisam de ser organizadas e geridas de forma eficaz. É importante saber quando utilizar a gestão de tarefas ou a gestão de projetos para alcançar os seus objetivos. Então, o que é a gestão de tarefas em comparação com a gestão de projetos e por que razão é importante?
Neste artigo, vamos explicar o que são a gestão de tarefas e a gestão de projetos e em que diferem. Compreender estas diferenças ajudá-lo-á a abordar cada projeto com uma estratégia sólida, garantindo que cumpre os seus marcos e alcança o sucesso.
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O que é a gestão de tarefas?
A gestão de tarefas é o processo de gerir tarefas ou atribuições de trabalho individuais no âmbito de um projeto. A gestão de tarefas envolve planear, acompanhar e gerir tarefas, de modo a garantir a conclusão bem-sucedida de um projeto.
Os gestores de tarefas utilizam ferramentas para os ajudar a organizar as suas tarefas, definir prioridades, estabelecer fluxos de trabalho e acompanhar o progresso de cada tarefa. A gestão de tarefas ajuda os gestores de projetos a manter os projetos no bom caminho, dividindo objetivos maiores em tarefas mais pequenas e alcançáveis e acompanhando o progresso de cada uma.
O que é a gestão de projetos?
A gestão de projetos é um processo organizacional utilizado para liderar e planear um projeto do início ao fim. Envolve definir o âmbito do projeto, estabelecer metas e objetivos, agendar tarefas, alocar recursos, atribuir a responsabilidade pela conclusão e monitorizar o progresso. A gestão de projetos inclui também orçamentar custos, analisar riscos, avaliar resultados e efetuar alterações conforme necessário.
A gestão de projetos inclui tudo o que é necessário para concluir uma série de tarefas, atingir um objetivo final e terminar os entregáveis finais.
3 diferenças fundamentais entre a gestão de tarefas e a gestão de projetos
A principal diferença entre a gestão de tarefas e a gestão de projetos é a dimensão do que precisa de ser realizado. A gestão de tarefas é utilizada para gerir tarefas de menor escala, enquanto a gestão de projetos é utilizada para gerir projetos de maior escala.
Pode pensar na gestão de tarefas como uma lista de tarefas, enquanto a gestão de projetos assegura o bom funcionamento dos membros da equipa e acompanha todas as partes móveis de um projeto para garantir a sua conclusão bem-sucedida.
1. Dimensão e âmbito do seu objetivo
A maior diferença entre a gestão de tarefas e a gestão de projetos é que a gestão de projetos é utilizada para gerir a concretização de um objetivo maior. A gestão de tarefas pode ser utilizada para organizar e concluir as tarefas necessárias para alcançar e entregar esse objetivo.
Por exemplo, se estiver a construir uma casa, utilizaria a gestão de projetos para orientar o seu processo. A construção é composta por muitas tarefas diferentes, como lançar uma fundação, construir a estrutura, fazer os acabamentos, etc., sendo cada uma delas uma tarefa própria.
Todas as tarefas têm de ser concluídas para que todo o projeto de construção de uma casa se concretize. Cada tarefa individual do projeto será planeada meticulosamente (ou não tão meticulosamente, no caso dos projetos digitais!) durante a fase de planeamento do projeto, quer esteja a utilizar software de fluxos de trabalho para construção, software de gestão de projetos de construção ou uma ferramenta de gestão de projetos mais geral.
Se estivesse apenas a substituir uma tábua de um terraço, isso seria mais adequado à gestão de tarefas. Apenas seriam necessárias uma ou duas tarefas para concluir o objetivo e este não estaria associado a um objetivo abrangente.
2. Tudo está nos pormenores
A gestão de tarefas requer um fluxo de trabalho detalhado para garantir a conclusão bem-sucedida das tarefas individuais no âmbito de um projeto, enquanto a gestão de projetos requer uma abordagem mais holística para gerir todo o projeto do início ao fim.
As tarefas podem depender umas das outras e o momento certo pode ser essencial. Ao construir uma casa, os responsáveis pela estrutura não podem iniciar a sua tarefa sem terem uma fundação sobre a qual construir.
A gestão de tarefas pode garantir que as tarefas são concluídas a tempo através do acompanhamento do tempo e da gestão de fluxos de trabalho, o que também ajuda a destacar a ordem pela qual devem ser concluídas para que outras tarefas possam basear-se nesse trabalho, e o acompanhamento do tempo também pode ajudá-lo na orçamentação do projeto.
3. A gestão de projetos é temporária; a gestão de tarefas é contínua
A gestão de tarefas é utilizada para projetos ou tarefas mais pequenos, que os funcionários concluem diariamente. Quer se trate de enviar relatórios diários ou de participar em reuniões, os trabalhadores têm tarefas que precisam de concluir consistentemente. As ferramentas de gestão de tarefas podem ser utilizadas para dividir tarefas, criar tarefas recorrentes e dependências entre tarefas para o dia a dia, e ajudar a simplificar os seus fluxos de trabalho diários.
A gestão de projetos é temporária. É utilizada quando uma empresa precisa de assumir projetos maiores, como desenvolver novo software ou criar um novo produto ou aplicação.
Pode utilizar ferramentas de gestão de projetos para definir iniciativas e prazos, estabelecer prioridades para os marcos e as tarefas da sua equipa de projeto, ajudar a determinar o ciclo de vida do projeto, medir o progresso do projeto e utilizar automatizações e integrações para garantir que o projeto se mantém dentro do prazo e do orçamento.
Estes dois casos de utilização têm objetivos e necessidades diferentes. É importante saber qual o processo de gestão que funcionará para o seu caso de utilização.
Qual é a diferença entre um projeto e uma tarefa?
Os projetos e as tarefas diferem em termos de âmbito e complexidade. Um projeto é um conjunto de atividades com um início e um fim. Os projetos envolvem várias partes interessadas, exigem um planeamento abrangente, envolvem a coordenação entre diferentes equipas e têm um prazo de conclusão que pode levar vários meses.
Uma tarefa é uma unidade de trabalho individual dentro de um projeto. Normalmente, as tarefas têm um âmbito mais reduzido do que o projeto global e podem envolver apenas uma pessoa ou equipa para serem concluídas. As tarefas podem depender umas das outras e basear-se no trabalho da tarefa anterior.
As tarefas podem exigir apenas uma pessoa, enquanto um projeto quase sempre requer uma equipa.
Quando utilizar a gestão de projetos ou a gestão de tarefas
O tipo de projeto em que está a trabalhar determinará qual a abordagem mais adequada para si. As estratégias de gestão de tarefas (como a técnica Pomodoro, a Matriz de Eisenhower e o método de Ivy Lee) são mais adequadas para projetos ou tarefas mais pequenos que envolvam apenas uma pessoa ou equipa para serem concluídos.
Os responsáveis pela gestão de tarefas podem utilizar a gestão de tarefas para acompanhar a conclusão das tarefas, rever dependências e avaliar os responsáveis pelas tarefas. A gestão de tarefas pode ser utilizada para criar guias para tarefas diárias repetitivas e contínuas.
A gestão de projetos é mais adequada para projetos maiores que exigem um planeamento abrangente e coordenação entre várias partes interessadas. Utilize a gestão de projetos quando precisar de incluir várias equipas, um prazo, um orçamento e/ou várias tarefas.
A gestão de projetos ajudará a manter o foco no objetivo e no âmbito do projeto.
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Software de gestão de tarefas em comparação com software de gestão de projetos
O software de gestão de tarefas é uma excelente opção para organizar uma lista de tarefas. O software pode ajudá-lo a criar listas de tarefas, agrupar tarefas (por tipo, responsável pela tarefa, tempo, etc.) e manter as tarefas dentro de um prazo específico. O software também é útil para acompanhar tarefas sequencialmente quando estas dependem de uma ordem específica. Se tiver um orçamento limitado, pode saber mais sobre os custos do software de gestão de tarefas aqui ou encontrar ferramentas gratuitas de software de gestão de tarefas aqui.
O software de gestão de projetos é semelhante aos sistemas de gestão de tarefas; no entanto, abrange um âmbito muito mais alargado. Este software pode incluir gestão de ficheiros, comunicação, documentos colaborativos e calendários de grupo, tudo num só lugar. Deve também incluir a capacidade de criar e editar gráficos de Gantt e quadros Kanban, uma vez que ambos são formas úteis de visualizar tarefas e criar um plano de projeto global.
Um gestor de projetos pode utilizar software para analisar o prazo e o orçamento de um projeto, mantendo-se dentro do âmbito. As partes interessadas também podem utilizar o software para fornecer relatórios, atualizações e entregáveis, bem como obter informações relevantes sobre o projeto num só espaço.
Ambos os tipos de software devem fornecer modelos para coisas como tarefas específicas recorrentes, diferentes tipos de projetos e para visualizar fluxos de trabalho (dependendo do tipo de software que escolher). Ambos devem também ter a capacidade de definir datas de vencimento, datas de conclusão e datas de início para tarefas individuais e/ou projetos inteiros.
Escolha o que funciona para si
A gestão de tarefas e a gestão de projetos têm ambas o seu lugar no local de trabalho atual. A gestão de tarefas é mais adequada para projetos ou tarefas mais pequenos, enquanto a gestão de projetos é mais indicada para projetos maiores que exigem um planeamento abrangente e coordenação entre várias partes interessadas.
A utilização da gestão de tarefas permitir-lhe-á concentrar-se nos detalhes e abranger todas as áreas de um projeto pequeno. A gestão de projetos abrange a visão geral e incorpora todas as tarefas necessárias para alcançar um objetivo maior. Combiná-las com o apoio de ferramentas de gestão de tarefas de equipa pode ajudá-lo a alcançar novos níveis de sucesso e a manter toda a sua equipa no caminho certo.
Ao escolher o melhor software para as suas necessidades, certifique-se de que compara aspetos como os preços, as integrações (isto é, se pode utilizar o Google Drive e o Excel para a gestão de projetos) e se este inclui todas as funcionalidades necessárias (algumas equipas e organizações podem precisar de ferramentas de gestão de recursos, funcionalidades de gestão de ativos digitais ou outras funcionalidades, dependendo da dimensão e do âmbito).
