Fluxos de Trabalho Digitais: Guia Completo em 10 Passos Para os Dias de Hoje

Envolve a automatização de processos e tarefas, a utilização das ferramentas digitais adequadas e a existência de um plano estratégico para transformar digitalmente partes ou a totalidade das operações empresariais. Criou um fluxo de trabalho digital quando estes passos estão digitalizados e integrados.

Os fluxos de trabalho digitais fazem frequentemente parte da transformação digital, que estimula e impulsiona o crescimento das empresas e utiliza tecnologias digitais para melhorar as operações, o serviço ao cliente e a geração de receitas.

“Passar ao digital” aumenta a eficiência, a produtividade e os lucros, ao mesmo tempo que alarga o alcance a novos clientes e mercados. 

Benefícios dos fluxos de trabalho digitais

Um inquérito global realizado pela Harvard Business Review Analytic Services em junho de 2023 concluiu que 94% dos inquiridos destacaram a importância da automatização de fluxos de trabalho digitais para a sua organização. Um fluxo de trabalho digital automatiza as operações internas e os processos empresariais da empresa essenciais à atividade.

Eis os benefícios da automatização de fluxos de trabalho digitais:

• Aumento da produtividade dos colaboradores: Os fluxos de trabalho digitais aumentam a produtividade ao simplificar os fluxos de trabalho, eliminar a documentação morosa e permitir o trabalho remoto, poupando, em última análise, tempo e recursos.
• Redução dos custos gerais: Os fluxos de trabalho digitais reduzem significativamente os custos gerais e facilitam o trabalho remoto, gerando benefícios financeiros concretos. Sem escritório físico nem despesas com materiais = redução de custos.
• Maior segurança dos dados: Os fluxos de trabalho digitais oferecem uma proteção robusta incorporada, garantindo a segurança dos dados e permitindo detetar mais facilmente atividades suspeitas, o que aumenta a segurança da informação.
• Melhoria da experiência do cliente: Os fluxos de trabalho digitais simplificam os processos e minimizam os erros, melhorando a experiência do cliente.
• Maior visibilidade dos dados: Os fluxos de trabalho digitais aumentam a visibilidade dos dados ao automatizar os processos de elaboração de relatórios, o que reduz os erros e poupa tempo. Muitas plataformas de fluxos de trabalho digitais também disponibilizam painéis personalizáveis que permitem às partes interessadas avaliar rapidamente as métricas principais e identificar tendências. A integração com ferramentas de análise de dados permite aos utilizadores extrair informações relevantes, facilitando uma tomada de decisões fundamentada.

Como criar uma solução de fluxo de trabalho digital

1. Realizar uma análise do fluxo de trabalho

O primeiro passo em qualquer transformação digital na sua organização consiste em avaliar os sistemas manuais existentes e as formas de os melhorar. Esta avaliação, frequentemente designada por auditoria do fluxo de trabalho, é a essência da transformação digital. 

Comece por colocar perguntas específicas para identificar os sistemas de fluxo de trabalho e os processos empresariais a automatizar:

• Quais são as tarefas críticas no âmbito do processo de fluxo de trabalho e quais são funções de apoio?
• Quanto tempo é normalmente necessário para concluir cada tarefa e as suas equipas estão a geri-las de forma eficiente?
• O processo de fluxo de trabalho é recorrente, exigindo consistência entre várias equipas e departamentos?
• Existem frequentemente estrangulamentos no projeto ou erros humanos no processo que aumentam o esforço necessário?
• Os responsáveis pelos processos e os testadores precisam de maior transparência e visibilidade sobre o trabalho uns dos outros para simplificar a colaboração?

Eis alguns exemplos de fluxos de trabalho de gestão de projetos que podem beneficiar da automatização digital dos fluxos de trabalho:

• Aprovação de documentos
• Integração de novos colaboradores
• Integração de clientes
• Ciclos de vida de produtos e projetos
• Pedidos de férias
• Acompanhamento e elaboração de relatórios financeiros (vendas, receitas, lucros)
• Campanhas de marketing
• Conteúdo para redes sociais 

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2. Mapear os fluxos de trabalho atuais

Na minha experiência, mapear os fluxos de trabalho de uma empresa é um passo crucial na transformação digital. Ajuda a identificar lacunas e áreas de fluxos de trabalho manuais. 

Trabalhe em estreita colaboração com o colaborador ou cliente que utiliza o processo empresarial ou fluxo de trabalho com maior frequência. Essa pessoa pode fornecer informações valiosas sobre as etapas envolvidas e identificar os pontos problemáticos resultantes dos fluxos de trabalho manuais de um processo ou de componentes desalinhados.

Dica

Dedique-se ao trabalho! Antes de envolver demasiadas partes interessadas, é essencial concluir a análise de uma forma que demonstre os benefícios da transformação digital. Mostre o retorno do investimento (ROI) resultante do aumento da retenção, da produtividade e das potenciais poupanças de custos.

Isto ajudá-lo-á a obter apoio, porque a transformação digital exigirá mudanças na cultura, e as partes interessadas envolvidas terão de promover esta mudança em toda a empresa.

3. Dar prioridade às alterações dos fluxos de trabalho

A minha regra de priorização é que uma alteração ao fluxo de trabalho deve ocorrer se o fluxo de trabalho estiver a afetar negativamente a empresa, os colaboradores ou os clientes, ou a causar problemas ou ineficiências significativos. 

Eis como estabelecer prioridades:

1. Alinhar com os objetivos estratégicos: Dê prioridade às alterações dos fluxos de trabalho que estejam alinhadas com os objetivos estratégicos e a visão de longo prazo da organização.
2. Considerar a urgência: Identifique as alterações que requerem atenção imediata para evitar mais impactos negativos.
3. Envolver as partes interessadas: O contributo destas pessoas é valioso e essencial para o sucesso do processo. Procure conhecer as suas perspetivas e necessidades para garantir o alinhamento e promover um sentimento de responsabilidade no percurso de transformação digital.
4. Rever regularmente: O processo de priorização não é imutável. Foi concebido para ser flexível, permitindo-lhe reavaliar e ajustar continuamente as prioridades com base na evolução das necessidades da empresa e no feedback das partes interessadas. 

4. Definir KPIs e métricas claros

Determine as principais métricas de desempenho ou KPIs para avaliar a eficiência da solução de fluxo de trabalho digital. Estas podem incluir o tempo de conclusão, as taxas de erro, as poupanças de custos e os níveis de produtividade.

5. Escolher uma ferramenta de fluxo de trabalho digital

O processo de seleção pode parecer assustador, dada a quantidade de soluções de software de automatização disponíveis. Algumas ferramentas populares de automatização digital de fluxos de trabalho são o Miro, o MS Visio e o Decisions.

Vejamos como selecionar o software de fluxo de trabalho de projetos mais adequado para facilitar a criação de fluxos de trabalho digitais adaptados às necessidades da sua organização. 

1. Alinhar com as necessidades e os objetivos da empresa: 

• Identifique os requisitos e objetivos específicos do fluxo de trabalho da sua organização.
• Determine as funcionalidades e características essenciais para alcançar os objetivos.
• Considere os aspetos únicos dos seus fluxos de trabalho, tais como processos de aprovação, gestão de documentos e necessidades de colaboração. 

2. Garanta a escalabilidade:

• Avalie a escalabilidade do software para acomodar o crescimento e a evolução das necessidades da sua organização. A expansão não deve comprometer o desempenho nem exigir alterações significativas ao sistema. 
• Considere fatores como o número de utilizadores, o volume de transações e a complexidade do fluxo de trabalho.

3. Avalie o nível de personalização e flexibilidade:

• Determine o grau de personalização e flexibilidade que o software de automatização de processos (como o Camunda ou uma das suas alternativas) oferece para se alinhar com as suas necessidades específicas de automatização de processos de fluxos de trabalho digitais.
• Procure modelos personalizáveis, opções de automatização de fluxos de trabalho, fluxos de trabalho com IA e capacidades de integração com outros sistemas.

4. Avalie a segurança, a fiabilidade e o suporte do fornecedor:

• Dê prioridade a soluções de software que ofereçam funcionalidades como encriptação, controlos de permissões e certificações de conformidade.
• Avalie a fiabilidade do software pesquisando o seu tempo de atividade, histórico de desempenho e avaliações dos utilizadores.
• Considere o nível de suporte disponibilizado pelo fornecedor, incluindo assistência técnica, recursos de formação e atualizações e manutenção contínuas. Transferir ou partilhar o trabalho de formação com o fornecedor aliviará a carga sobre a equipa interna.

5. Faça uma análise de custo-benefício:

• Tenha em conta os custos iniciais de implementação, as taxas de subscrição e despesas adicionais, como personalização e formação.
• Apresente a análise do ROI às partes interessadas para justificar a atribuição do orçamento à solução de software selecionada.

Dica

Escolha uma ferramenta desde o início. Se realizar este passo mais cedo, poderá mapear os seus fluxos de trabalho atuais na ferramenta digital, poupando tempo ao atualizar processos existentes para um fluxo de trabalho digital.

6. Mapeie o seu fluxo de trabalho atualizado

Já criou os diagramas de fluxo de trabalho atuais, identificou áreas de melhoria, calculou o ROI potencial e escolheu uma aplicação de fluxos de trabalho para criar e atualizar fluxos de trabalho. E agora? 

Comece a adicionar os passos ao seu fluxo de trabalho digital.  Certifique-se de que adiciona os seguintes elementos ao seu design do fluxo de trabalho:

• Passos do processo, do início ao fim
• Entradas e saídas
• Pontos de decisão
• Ferramentas, recursos e fornecedores envolvidos ou responsáveis por cada passo.

Dica

Reduza as tarefas repetitivas. Utilize os fluxos de trabalho digitais que já criou como modelos para outros fluxos de trabalho e atualize-os apenas com novos passos, recursos e outras informações relevantes.

7. Atualize as regras de automatização ou as integrações 

Só precisa de adicionar este passo se estiver a implementar novas ferramentas de integração ou automatização para passar de processos manuais para processos digitais.

1. Integrar novas ferramentas nas existentes.
2. Criar regras de automação para eliminar o trabalho manual
3. Atualizar e dar formação sobre os SOPs

8. Testar fluxos de trabalho digitais

Realize testes exaustivos do fluxo de trabalho digital na ferramenta, de modo a garantir que funciona conforme previsto e alcança os resultados pretendidos.

• Teste as suas ferramentas e sistemas de software, como software de gestão de projetos e sistemas CRM, para garantir que suportam os novos fluxos de trabalho. 
• Meça o tempo! Peça às pessoas para concluírem o fluxo de trabalho e compare os resultados com as métricas iniciais, de modo a garantir que as alterações ou a nova automação do processo têm um impacto positivo.

9. Monitorizar e iterar

A monitorização e a iteração contínuas dos seus novos fluxos de trabalho digitais são essenciais para garantir a eficiência e a eficácia do fluxo de trabalho.

• Avalie o desempenho com base em métricas predefinidas. Avalie se são possíveis melhorias e acompanhe a evolução das poupanças de custos e dos aumentos de produtividade.
• Analise os dados introduzidos resultantes da monitorização e do feedback para identificar tendências, padrões e ineficiências no fluxo de trabalho.
• Identifique oportunidades de otimização do fluxo de trabalho, automação ou simplificação para melhorar a eficiência e a eficácia.
• Introduza alterações iterativas no fluxo de trabalho ou atualizações, incorporando o feedback e os conhecimentos dos intervenientes para promover melhorias.

10. Documentar e dar formação

Documente o fluxo de trabalho digital, incluindo diagramas de processos, regras de automação e orientações para os utilizadores, para referência futura e fins de formação.

Erros a evitar ao criar fluxos de trabalho digitais

A maioria das organizações mantém-se agarrada aos processos manuais porque precisa de uma série transparente de passos para a adoção digital. O principal erro é assumir que a digitalização exige uma reformulação completa desde o primeiro dia. Eis alguns erros a evitar durante a sua transformação digital.

1. Escolher as ferramentas de automação erradas

Optar por uma plataforma que não disponha de capacidades de gestão da mudança pode causar problemas. Os processos evoluem devido à natureza do negócio, às necessidades dos clientes e ao crescimento da empresa, exigindo uma ferramenta que permita uma gestão flexível.

2. Automatizar demasiado e demasiado depressa

Dar prioridade às alterações dos fluxos de trabalho é fundamental e permite capacitar a organização. Permite evitar a dispersão excessiva dos recursos, manter o foco e evitar a sobrecarga de recursos.

Compreender e gerir os seus fluxos de trabalho pode evitar desafios de integração com os sistemas existentes, tornando a sua gestão de fluxos de trabalho digitais mais simplificada e eficaz.

3. Não ter em consideração as pessoas envolvidas

A automação deve complementar sempre o trabalho humano, em vez de o substituir totalmente. 

Ao reconhecer a dimensão humana nos fluxos de trabalho digitais, não está apenas a prevenir o esgotamento e a resistência dos funcionários, mas também a demonstrar que o bem-estar e o envolvimento deles são importantes.

Informe os membros da sua equipa de que o seu envolvimento no processo de transição é fundamental para o sucesso da gestão dos fluxos de trabalho digitais.

4. Negligenciar a formação

Garantir uma formação adequada para a sua equipa é essencial para maximizar os benefícios das novas ferramentas e aumentar a adoção e o entusiasmo.

Dedique tempo a ensinar os funcionários a utilizar as ferramentas de forma eficaz e comunique os seus benefícios. Seja paciente e apoiante durante o processo de aprendizagem, uma vez que existe normalmente uma curva de aprendizagem.

O momento é agora!

Para as empresas "presas a métodos antigos", iniciar um projeto de digitalização em grande escala pode parecer assustador. No entanto, com uma estratégia de digitalização eficaz, a automação dos fluxos de trabalho digitais pode ser gerível, com custos gerais inferiores aos previstos. 

Investir na digitalização e na automação dos fluxos de trabalho permite poupar dinheiro. Melhora a agilidade e a preparação para responder à evolução das condições do mercado e a outros desafios. Em suma, os benefícios deste investimento compensam largamente o esforço inicial.

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