Os fluxos de trabalho de IA do mundo real utilizados pelo Diretor de Entregas de uma agência de implementação do Asana
Brandon Llewellyn, Diretor de Entregas numa agência de implementação do Asana chamada Cirface, partilha exemplos do mundo real de fluxos de trabalho baseados em IA que estão a transformar a execução de projetos.
Brandon Llewellyn
Diretor de Entregas na Cirface e consultor do Asana
A IA como camada estratégica, não como substituta: A IA automatiza tarefas táticas e acelera a recolha de contexto, mas o discernimento humano, a criatividade e o alinhamento continuam a ser essenciais para a liderança da entrega.
Evolução dos fluxos de trabalho sem substituir os rituais: Ferramentas como o Asana e o Fellow simplificam a execução de projetos, enquanto a IA melhora rituais como a descoberta, os briefings e a integração, em vez de substituir as práticas fundamentais de entrega.
Os resultados autónomos são rascunhos, não decisões: Os fluxos de trabalho autónomos devem ser vistos apenas como pontos de partida. As equipas bem-sucedidas continuam a aperfeiçoar, validar e personalizar os fluxos de trabalho com base no contexto do cliente e na dinâmica das partes interessadas
Manter-me na linha da frente enquanto responsável pela entrega
Sou responsável pela entrega na Cirface. Somos uma agência de implementação da Asana que instala processos e fluxos de trabalho para empresas de grande dimensão — entre os nossos clientes estão nomes conhecidos como a PayPal, a Cloudflare, a MLB e os LA Rams.
A minha função consiste em gerir a nossa equipa de Entrega: os nossos consultores que estão na linha da frente com os nossos clientes. Sou responsável por medir os dados de rentabilidade dos projetos, a utilização e a afetação de recursos, os processos de entrega e os fluxos.
Naturalmente, também sou responsável por instalar ciclos de feedback na nossa agência, para garantir que estamos sempre a aperfeiçoar os nossos serviços e a aprender tanto com as nossas entregas de sucesso como com os nossos ocasionais falhanços.
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Mantenho-me próximo da linha da frente e acompanho alguns clientes-chave em qualquer momento, pelo que também estou semanalmente em contacto direto com os clientes.
Como a IA está a transformar as funções de entrega de projetos
Na Cirface, passamos agora muito menos tempo em pequenas tarefas táticas do que antes. Tudo o que pode ser automatizado na Asana é agora tratado por nós. Esta mudança começou ainda antes do auge da IA, com as regras e automatizações nativas da Asana, mas a IA acrescentou uma camada completamente nova.
A ferramenta pode agora aplicar raciocínio e contexto, o que significa que pode assumir uma parte maior do pensamento e da organização iniciais antes de eu intervir enquanto utilizador humano.
Na realidade, não é necessário configurar tudo isto pessoalmente. As regras tradicionais da Asana são binárias: acionador, condição opcional e ação.
Com a IA, a camada lógica torna-se mais inteligente desde o início. Em vez de “se a prioridade = alta, então fazer X”, pode dizer à IA, em linguagem natural, qual é o aspeto de uma prioridade alta, média ou baixa, e até anexar documentos, como diretrizes da marca, deixando depois que ela decida.
A IA aplica então raciocínio e contexto de formas que as regras estáticas nunca conseguiriam, o que significa que pode tratar do pensamento inicial e transmitir à equipa um resultado mais preciso.
Como resultado, o meu foco mudou. Passo mais tempo a conceber e aperfeiçoar estes fluxos de trabalho baseados em IA, recuperando simultaneamente um excedente de horas que antes se perdiam em tarefas repetitivas, como o acompanhamento de métricas.
Isto permite-me concentrar em trabalho de maior valor estratégico, como melhorar os processos de entrega, apoiar a equipa e garantir que os projetos decorrem de forma mais eficaz em geral.
Os mesmos métodos de antes, mas mais leves
Assim, os nossos métodos não mudaram realmente, mas a forma como os aplicamos tornou-se mais simples.
Eis um exemplo. Com a Asana, a visibilidade sobre o estado e as prioridades já está integrada, pelo que não precisamos de reuniões diárias nem de atualizações constantes. A IA leva isso um passo mais longe.
A Asana inclui agora uma atualização do estado do projeto assistida por IA. Imagine um projeto partilhado em que as equipas criativa e de desenvolvimento trabalham para um cliente. As tarefas vão chegando, os comentários vão-se acumulando, há subtarefas, dependências, anexos e todo o caos habitual.
Normalmente, escolheria um estado (No caminho certo, Em risco, Fora do caminho certo) e escreveria depois um resumo: o que aconteceu, os obstáculos, os próximos passos, os itens de ação e quem precisa de quê. É útil, mas se estiver a gerir dez ou mais projetos, escrever essas atualizações semanais torna-se uma tarefa penosa.
Entra em cena a opção “Criar rascunho com IA”. Quando inicia uma atualização de estado, a Asana pode analisar todo o histórico do projeto, incluindo tarefas concluídas, comentários, subtarefas, dependências e anexos. Em seguida, gera um primeiro rascunho que explica, em linguagem simples, “como estão a correr as coisas” e “o que aconteceu na semana passada”. Mantém-se envolvido enquanto editor humano: revê o rascunho, ajusta o tom, acrescenta as nuances necessárias e publica-o.
É simples: a IA nos fluxos de trabalho trata da parte mais pesada e o seu julgamento fica a seu cargo. Para quem gere relatórios de estado regulares em vários projetos, isto pode facilmente poupar uma ou duas horas por semana, sem sacrificar a clareza para a equipa ou para a direção.
Durante a fase de descoberta com os clientes, recebemos frequentemente um volume enorme de informação: vários departamentos, dezenas de utilizadores, processos ramificados, folhas de cálculo e vídeos explicativos. Pode parecer que estamos a tentar beber de uma mangueira de incêndio.
Agora, podemos utilizar software de gestão de projetos seguro com IA para organizar essa informação, conseguindo ver tanto a perspetiva geral como os detalhes mais minuciosos. Também nos permite consultar rapidamente informações que já discutimos, sem termos de voltar a contactar o cliente.
Esse equilíbrio entre clareza e eficiência foi revolucionário. A parte surpreendente é a rapidez com que a IA nos serviços profissionais se tornou algo natural; sinceramente, já nem sei como trabalhava sem ela.
A parte surpreendente é a rapidez com que a IA se tornou algo natural; sinceramente, já nem sei como trabalhava sem ela.
Fluxos de trabalho de IA do mundo real que permitem poupar tempo na entrega
Um desafio comum nos fluxos de trabalho é a falta de informação no momento da submissão. Vejamos, por exemplo, uma equipa de design, na qual os pedidos podem chegar de qualquer departamento. Para desempenharem bem o seu trabalho, os designers precisam de informações como dimensões em píxeis, paletas de cores, exemplos de inspiração e prazos de entrega. Sem estes dados, o processo abranda.
Resolvemos este problema através da criação de um fluxo de trabalho com IA no Asana que analisa as submissões antes de estas chegarem a uma pessoa. Se faltarem informações essenciais, a IA assinala o pedido, rejeita-o e identifica o autor do pedido para que preencha os dados em falta. Só depois de passar esta verificação é que a tarefa é encaminhada para um designer.
Isto eliminou as trocas de mensagens que costumavam desperdiçar tempo. Além disso, protegeu os designers de ficarem atolados em pedidos incompletos. Agora, só veem trabalho totalmente preparado e pronto para ser executado, o que tornou o processo mais rápido e menos frustrante.
O processo passo a passo para adicionar verificações de IA
Eis um processo passo a passo para utilizar o criador de regras do AI Studio do Asana e adicionar verificações de IA:
Ative o AI Studio
Certifique-se de que as funcionalidades de IA estão ativadas na sua Consola de Administração.
Isto só funciona nos planos Business/Enterprise atuais (não nos níveis antigos).
Crie uma nova regra de IA
No seu projeto, aceda a Personalizar → Regras → Adicionar regra.
Escolha a regra pré-criada "AI Studio → Verificar informações em falta".
Defina o acionador
Utilizámos “Quando uma tarefa é adicionada ao projeto” (normalmente, o envio de um formulário).
Pode aplicá-lo a todas as tarefas ou apenas às que provêm de um formulário de recolha específico.
Adicione as instruções de IA (o “prompt”)
Os agentes do AI Studio funcionam como pequenos GPT, e é necessário indicar-lhes exatamente como é algo “bom”.
A nossa definição de base de “informação suficiente” incluía:
Descrição clara do pedido
Data-limite ou prazo
Dependências de outros trabalhos
Personalizámos isto ainda mais para refletir o nosso processo criativo (por exemplo, objetivos, público e estilo de vídeo).
Configure as ações
Se faltarem informações, a IA:
Adiciona um comentário a solicitar esclarecimentos (no máximo, 3–5 perguntas).
Cria uma subtarefa atribuída novamente ao requerente, para que nada fique esquecido.
Se forem encontradas informações suficientes, a tarefa simplesmente avança.
Escolha o modelo
Para este caso de utilização, utilizámos um modelo pequeno e económico (GPT-4o Mini), uma vez que se limita a classificar e a solicitar informações, não exigindo uma análise aprofundada.
Os modelos maiores (Claude Opus, Sonnet 4) são excessivos, a menos que precise de raciocínio entre documentos ou de resumos complexos.
Teste com um envio de exemplo
Enviámos um formulário vago (“É necessário um novo vídeo para uma campanha global”).
A IA assinalou-o como incompleto, pediu os objetivos da campanha, o público-alvo e o estilo, e criou uma subtarefa para o requerente preencher.
Chegou mesmo a consultar boas práticas de marketing atualizadas para orientar o pedido.
É este o fim do processo. Verifica se existem informações em falta nos nossos envios e envolve o autor do envio caso falte alguma coisa.
A nossa equipa de vendas tem utilizado a IA para captar o contexto das chamadas de vendas e transformá-lo num ponto de partida para definir o âmbito. Isto poupa bastante tempo e proporciona à equipa de entrega uma base mais sólida antes mesmo de o trabalho começar.
No que diz respeito a manter tudo alinhado, porém, isso continua a ser sobretudo assegurado pela nossa configuração principal do Asana. A visibilidade sobre o estado, as prioridades e os próximos passos é o que mantém todos em sintonia, e a IA não a substitui.
Onde a IA acrescentou valor real foi nos resumos. Poder gerar uma visão geral rápida de um projeto torna muito mais fácil integrar novos membros na equipa ou redistribuir trabalho quando alguém está ausente, sem ter de os atualizar manualmente sobre tudo.
Na prática, a IA está a tornar-se uma camada de apoio em torno dos nossos rituais, em vez de os substituir. Acelera a recolha de contexto e a transferência de conhecimento, enquanto o elemento humano continua a ser fundamental para o alinhamento e a tomada de decisões.
Fluxos de trabalho agênticos: rascunhos, não decisões
Os resultados agênticos fornecem-nos uma estrutura de rascunho, mas a entrega no mundo real continua a exigir aperfeiçoamento humano.
Também temos feito experimentação com IA utilizando fluxos de trabalho agênticos — de forma ligeira.
Como primeiro passo, podem ser muito úteis para estruturar as entregas aos clientes. O desafio é que a IA raramente acerta totalmente quando se trata de hierarquia ou conceção de fluxos de trabalho. E, mesmo quando acerta, há sempre situações do mundo real que a IA não tem em conta.
Por isso, tratamos os resultados dos agentes como pontos de partida, e não como produtos acabados.
Dão-nos uma estrutura preliminar à qual podemos reagir e, depois, aperfeiçoamo-la com o nosso próprio discernimento e o contexto do cliente. Está a correr bem, no sentido em que nos poupa tempo inicialmente, mas continuamos a considerar a componente humana essencial para chegar a um sistema funcional.
Por dentro da estrutura de entrega da Cirface orientada para a IA
A nossa estrutura principal baseia-se no Asana para a gestão de projetos, no Harvest para o registo de tempo, no Slack para a colaboração, no Google Workspace, no Fellow e no Miro. Estas são as constantes que mantêm tudo em movimento.
Ao longo do último ano, apostámos ainda mais no Fellow, especialmente enquanto ferramenta de tomada de notas com tecnologia de IA. Tem sido uma verdadeira mais-valia para registar e estruturar conversas sem acrescentar trabalho. Na verdade, se há uma ferramenta que poupa mais tempo à nossa equipa, é o Fellow.
Também comecei a utilizar o Notebook LM em determinados casos em que preciso de assimilar e consultar rapidamente grandes quantidades de informação.
Quanto ao Miro enquanto ferramenta de gestão de tarefas, a sua evolução não se tem centrado na IA, mas têm lançado atualizações de forma consistente que tornam a colaboração mais simples e intuitiva, o que fez com que continuasse a ser valioso no nosso processo.
Preparar o terreno: onde a IA acrescenta mais valor
Atualmente, as áreas mais propícias ao apoio da IA são aquelas que envolvem recolher, estruturar e verificar informação. Estamos a obter muito valor de briefings, resumos, traduções, sínteses e filtros com tecnologia de IA que garantem que nada fica em falta antes de o trabalho ser entregue a uma pessoa.
São tarefas que costumavam ser repetitivas e demoradas, mas que agora são realizadas em segundos e com muito menos erros. Onde a IA continua a ser limitada é em tudo o que exige discernimento real, criatividade ou subtileza.
Por exemplo, compreender as relações de poder entre departamentos, ponderar compromissos que afetam as partes interessadas de forma diferente ou reconhecer quando o pedido de um cliente não corresponde exatamente ao que este realmente precisa. Esse tipo de raciocínio continua a exigir um toque humano.
A IA é melhor a preparar o terreno: trata do trabalho pesado relacionado com a informação para que as pessoas se possam concentrar em interpretar, aconselhar e tomar decisões que exigem contexto e empatia.
A IA não substituirá os gestores de projetos nem os responsáveis pela entrega, mas transformará completamente o aspeto das suas funções. A IA ficará responsável pela maioria dos elementos de entrada, como processar dados, elaborar atualizações e verificar lacunas, enquanto as pessoas se concentrarão quase totalmente nos resultados de maior valor.
Isso significa que a criatividade, o discernimento, a empatia e a tomada de decisões contextuais passarão a constituir o núcleo das funções de entrega.
Conselho do Brandon
O medo é a substituição, mas a realidade é a orquestração. A IA executará os sistemas e as pessoas continuarão a ser responsáveis por orientar, aprovar e alinhar o trabalho de formas que as máquinas não conseguem.
Utilize a IA sem abdicar do controlo
O meu conselho seria continuar a testar e manter-se aberto à utilização da IA como uma forma de tornar o seu trabalho mais fácil.
Atualmente, é uma das maiores oportunidades para poupar tempo e libertar espaço mental, e acredito que em breve se tornará um requisito básico para a maioria das funções digitais. Quanto mais cedo se familiarizar com ela, melhor preparado estará.
E, ao mesmo tempo, baseie-se no seu próprio discernimento. Toda a gente diz «adapte-se ou ficará para trás», mas nem todos os casos de utilização fazem sentido e nem todas as soluções são fiáveis.
O objetivo é utilizar a IA para melhorar a execução, não entregar-lhe completamente o controlo.
Entre em contacto!
As mensagens privadas do Brandon estão abertas no LinkedIn para quem quiser continuar a conversa ou pedir aconselhamento. E não se esqueça de visitar a Cirface!
