Quem é responsável pela gestão de recursos nos projetos?
Enquanto gestor de projeto, alguma vez lhe pediram para ajudar no recrutamento, na afetação de pessoal ou na gestão de outros recursos necessários para um projeto?
Esta situação é bastante comum em algumas agências ou organizações de gestão de projetos (PMOs), enquanto noutras poderá sentir-se um pouco como um peixe fora de água. Por vezes, enquanto gestor de projeto, não tem controlo sobre os recursos disponíveis. Outras vezes, poderá ter um pouco mais de influência.
Por isso, vejamos quem poderá desempenhar um papel na gestão de recursos dos seus projetos e como, enquanto GP, pode usar a sua influência para obter aquilo de que precisa.
O que é a gestão de recursos?
A gestão de recursos garante que dispõe dos membros certos para a equipa, dos materiais e do orçamento necessários para concluir o projeto que tem a seu cargo.
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Na versão dos manuais de gestão de recursos, o processo começa frequentemente pelo orçamento, uma vez que o dinheiro determina muitas vezes quantas pessoas e quanto equipamento (ou que tipos) pode ter.
É importante dispor de estimativas precisas baseadas nos membros da equipa e nos materiais pretendidos, e possivelmente até no calendário. É lógico que poderá trabalhar mais depressa com mais pessoas a trabalhar no projeto ao mesmo tempo. (Ver também: A ciência (e a arte) das estimativas de projeto + as 6 principais técnicas.)
Antes do arranque e durante o planeamento do projeto, terá de determinar quem fará parte da equipa do projeto e de que ferramentas ou licenças de software poderá precisar.
Durante o projeto, a gestão de recursos poderá significar coordenar-se com membros da equipa ou com outros gestores de projeto para garantir que não surgem conflitos de agenda e que todos sabem claramente que trabalho será realizado e quando. É também essencial determinar se determinados projetos têm prioridade sobre outros e de que forma isso poderá afetar os seus prazos ou recursos. O software de calendarização de recursos pode ser extremamente útil ao longo deste processo.
Quando trabalha num projeto como gestor de recursos interno ou é responsável por um projeto interno em que não fatura aos clientes, isto poderá ser ligeiramente diferente de quando está a trabalhar na gestão dos recursos de um projeto de agência e são os honorários de um cliente que pagam as despesas.
Neste caso, o gestor de recursos ou até mesmo o gestor de projeto poderá começar por reunir a equipa de projeto atribuída para determinar o que cada pessoa fará, como o fará e se existem outras ferramentas ou recursos de que a equipa necessite para concluir o projeto dentro do prazo necessário.
Como estão relacionadas a gestão de projetos e a gestão de recursos?
A gestão de projetos e a gestão de recursos estão estreitamente relacionadas no que diz respeito aos seus papéis no planeamento de projetos. Em alguns casos, o planeamento do projeto e o planeamento da gestão de recursos poderão ocorrer em simultâneo.
Ter concluída a afetação de recursos pode ajudá-lo, enquanto gestor de projeto, a criar os seus planos de projeto e calendários. Saberá também se existem limitações ao tempo dos membros da equipa ou aos itens que pode adquirir (licenças de software, hardware, etc.) durante o projeto.
Alguns softwares de gestão de projetos ou de gestão de recursos poderão permitir-lhe criar gráficos de redução do orçamento para prever como o seu orçamento (ou o trabalho da sua equipa) deverá ser distribuído ao longo do ciclo de vida do projeto.
Quem é responsável pela gestão de recursos num projeto?
A resposta a esta pergunta depende sobretudo da sua organização. As seguintes pessoas ou funções poderão ser responsáveis pela gestão de recursos, dependendo da dimensão e do tipo de organização em que trabalha:
- Gestor de projeto, ou seja, você (vá lá, sabia que este seria um deles)
- Gestor de operações
- Gestor de recursos
- Proprietário da agência
- Diretor de operações ou vice-presidente de operações
- Gestor de departamento ou de linha
- Responsável pelo PMO
- Gestor de recursos de marketing
A resposta a esta pergunta também poderá mudar consoante a fase em que o projeto se encontra. Por exemplo, um gestor de recursos ou alguém da área de operações poderá ser responsável por atribuir membros à equipa do projeto e outros recursos antes do arranque de um projeto. No entanto, o gestor de projeto, o responsável pelo departamento ou outro líder da equipa poderá ter algumas responsabilidades de gestão de recursos assim que o projeto estiver em curso, uma vez que as necessidades terão de ser ajustadas.
O que é um gestor de recursos?
Como referimos acima, algumas organizações têm um gestor de recursos dedicado. Então, o que significa isto e o que faz esta pessoa durante todo o dia?
O gestor de recursos é responsável por gerir todos os recursos da empresa no dia a dia. Isto pode significar acompanhar a capacidade e a disponibilidade das pessoas, atribuir computadores e outro equipamento e gerir o licenciamento de software em toda a empresa. Também alertará os gestores de projetos ou outros líderes da empresa para lacunas nos recursos disponíveis e para a escassez de recursos.
Esta pessoa aconselhará sobre como (e quando) podem começar novos projetos com base na disponibilidade dos membros da equipa, o que significa que contacta frequentemente com os líderes da empresa ou com a equipa de vendas da organização, enquanto consultor de confiança.
Gestor de recursos vs. gestor de projetos
Algumas das funções de um gestor de recursos parecem-se muito com as de um gestor de projetos, mas a principal diferença está na escala. Um gestor de recursos assumirá a responsabilidade abrangente por toda a organização. Em contrapartida, o gestor de projetos poderá trabalhar apenas num subconjunto de projetos (ou apenas num projeto, dependendo da dimensão e do âmbito).
A exceção poderá ser uma organização muito pequena com apenas um gestor de projetos. No entanto, ao falar de grandes empresas ou agências com um grupo de gestores de projetos ou um gabinete de gestão de projetos, o gestor de recursos terá em consideração todos os recursos dos gestores de projetos e quando estão ou não disponíveis para outras iniciativas ou novos projetos.
Principais responsabilidades do gestor de recursos
Planeamento da capacidade
Uma responsabilidade fundamental de um gestor de recursos é supervisionar o planeamento da capacidade. Isto significa garantir que sabe que recursos estão reservados para projetos no futuro.
Por exemplo, deverá conseguir ver que um programador está num projeto a tempo inteiro durante as próximas oito semanas e, depois, a meio tempo durante mais quatro semanas, enquanto o projeto chega ao fim.
Isto significa que o programador poderia começar a trabalhar noutro projeto dentro de oito semanas, caso só seja necessário a meio tempo inicialmente no novo projeto. Embora isto pareça bastante simples quando se considera apenas um exemplo, o gestor de recursos poderá coordenar o planeamento de equipas muito maiores, pelo que esta tarefa pode consumir bastante tempo.
O gestor de recursos poderá também ter de fornecer relatórios sobre a capacidade aos gestores de projetos, aos líderes da empresa e a outras partes interessadas fundamentais que utilizam ou gerem recursos de projetos. Estes relatórios poderão ser elaborados regularmente ou em tempo real, ao avaliar os próximos projetos e novas oportunidades.
Alocação de recursos
Além de compreender a capacidade e as taxas de utilização dos recursos, o gestor de recursos supervisionará os métodos utilizados para a alocação de recursos. Isto pode incluir a atribuição de membros da equipa a projetos ou a distribuição do equipamento necessário.
O gestor de recursos poderá também gerir equipamento ou contratos ao longo do seu ciclo de vida, supervisionar a encomenda de equipamento de substituição antes de o equipamento mais antigo deixar de funcionar, gerir o fim dos contratos e cancelar ou renovar as licenças necessárias.
Este aspeto da função poderá também envolver uma colaboração estreita com alguém dos recursos humanos, para garantir o cumprimento da legislação laboral. Nos EUA e em muitas partes do mundo, existem leis relativas aos limites do horário de trabalho, às pausas obrigatórias e às situações em que as empresas têm de pagar horas extraordinárias.
O gestor de recursos tem de garantir que os membros da equipa são agendados de acordo com as suas classificações. Isto é especialmente importante no caso de membros da equipa que trabalham a tempo parcial ou por contrato.
Gestão de conflitos de recursos
O gestor de recursos poderá também ajudar a gerir conflitos de recursos. Isto deve-se a duas razões principais. Em primeiro lugar, esta pessoa poderá conseguir detetar antecipadamente um conflito antes de o gestor de projetos ou a pessoa envolvida se aperceberem dele.
Isto significa que pode tomar a iniciativa de encontrar soluções para qualquer conflito. Em segundo lugar, uma vez que tem esta visão global da capacidade, pode identificar outros recursos disponíveis ou pessoas com conjuntos de competências semelhantes para resolver conflitos ou evitar sobreposições.
Quando se trata de conflitos relacionados com equipamento ou licenciamento, o gestor de recursos pode ajudar a agendar recursos, garantindo que todos têm acesso ao que precisam no momento certo. Se tal não for possível, o gestor de recursos pode determinar se é possível atribuir orçamento adicional para comprar unidades adicionais.
Atualização das ferramentas de gestão de recursos e dos relatórios
Outra responsabilidade do gestor de recursos poderá ser fornecer informações sobre a utilização dos recursos, mantendo atualizada uma ferramenta de gestão de recursos. Esta ferramenta permitirá que todas as pessoas da organização vejam se os recursos estão reservados ou disponíveis, ou se são necessários recursos adicionais durante um determinado período.
O gestor de recursos também pode analisar os dados do sistema de registo de tempo da organização para compreender de que forma as necessidades estimadas dos projetos estão a corresponder à realidade. Isto pode ser especialmente útil em organizações onde os membros da equipa trabalham simultaneamente em projetos diferentes.
Leia mais: Assuma o controlo da alocação de pessoal e do agendamento com a nossa compilação especializada das melhores ferramentas de gestão de recursos humanos.
Colaborar com gestores de projetos e líderes da empresa
O gestor de recursos pode passar muito tempo em folhas de cálculo do Excel ou em software de gestão de recursos, mas isso não representa a totalidade do trabalho. Precisa de colaborar estreitamente com os gestores de projetos e outros líderes da organização.
Isso significa que precisa de ter excelentes competências de comunicação e de ser capaz de explicar o seu processo de tomada de decisões ao analisar as afetações de recursos. Devido à experiência anterior em situações que podem surgir, pode ter uma opinião muito firme que precisa de conseguir explicar a outras pessoas que estão mais afastadas do processo de gestão de recursos.
Existem muitas funções na organização que dependem do gestor de recursos. Por exemplo, um gestor de recursos humanos pode colaborar com o gestor de recursos ao contratar novos colaboradores e definir os seus horários de integração.
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Maximizar a eficiência na organização
Uma gestão eficaz de recursos pode ser utilizada para promover a eficiência na organização.
Garantir que os projetos são agendados de forma a terem todos os recursos adequados (e a serem concluídos dentro ou abaixo do orçamento projetado do projeto) pode ajudar a promover a eficiência. A mão de obra é geralmente um dos maiores custos associados ao trabalho de projeto, pelo que boas técnicas de gestão de recursos são essenciais para evitar o aumento dos custos de mão de obra.
O gestor de recursos pode ajudar a agendar os recursos de forma a que cada recurso alcance a máxima utilização. No entanto, é necessário ter cuidado com a palavra máxima: agendar todos os membros da equipa com uma utilização de 100% (ou superior) pode facilmente conduzir ao esgotamento.
É essencial garantir que existe tempo fora do trabalho de projeto para permitir pausas, oportunidades de aprendizagem e até mesmo a realização do trabalho administrativo necessário.
Determinar as necessidades adicionais de pessoal
Uma vez que o gestor de recursos terá uma boa visão da utilização dos recursos da empresa, está numa posição privilegiada para fornecer informações sobre quando surgirão necessidades adicionais de pessoal. O software para agências de recrutamento também pode ser útil neste contexto.
Pode alertar quem supervisiona a gestão de recursos humanos relativamente ao tipo de pessoa que a organização precisa de contratar. Isto pode ser para uma nova função a tempo inteiro ou, se as necessidades forem temporárias, pode recomendar recursos contratados ou freelancers para colmatar uma lacuna ou satisfazer uma necessidade específica.
Desenvolver boas competências de gestão de recursos
Enquanto gestores de projetos, podemos aprender muito com a disciplina da gestão de recursos. Estas competências podem ser úteis enquanto gerimos o dia a dia dos nossos próprios projetos ou ajudamos os nossos colegas e organizações a refletir sobre os recursos de que dispomos e de que precisamos para sermos bem-sucedidos.
Os gestores de recursos podem ter uma visão única sobre como formar equipas de projeto e tirar partido dos pontos fortes de cada pessoa. São competências de que todos podemos beneficiar.
Se pretende aprofundar as suas competências de gestão de recursos ou se ficou responsável pela gestão de recursos sem a ajuda de um gestor de recursos experiente, temos mais artigos para o ajudar a aprender e a evoluir. Consulte a nossa lista dos melhores softwares gratuitos de gestão de recursos para começar.
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