O que é o Planeamento Ágil? Como Funciona, Processo e Vantagens

O que é o planeamento ágil?

O planeamento ágil é o processo de definir uma visão, um roteiro e os caminhos para alcançar o resultado pretendido, bem como acompanhar o progresso ao longo do ciclo de desenvolvimento.

Este processo pega nas ideias do planeamento tradicional da gestão de projetos e acrescenta o conceito de melhoria contínua para criar uma metodologia de planeamento centrada em ajudar as equipas a entregar valor aos clientes. 

Por outras palavras, o planeamento ágil é uma abordagem flexível ao planeamento de projetos, na qual enfatizamos a adaptabilidade e a colaboração num esforço para entregar valor de forma contínua e incremental, enquanto aperfeiçoamos e melhoramos os planos de projeto e os resultados. Para implementar eficazmente esta abordagem, as ferramentas de planeamento de projetos concebidas para fluxos de trabalho ágeis podem apoiar esta abordagem e simplificar o processo. 

Compreender como pode ser possível fazer um planeamento ágil de projetos começa por compreender os princípios fundamentais e os valores do ágil, nomeadamente o foco nas abordagens iterativas e no desenvolvimento incremental, nos ciclos de feedback rápidos e nas equipas auto-organizadas.

Os 5 níveis do planeamento ágil

O planeamento ágil de projetos ou o desenvolvimento ágil de software envolve cinco níveis distintos de planeamento, começando pelo nível mais abrangente e abstrato (a visão) e avançando até ao planeamento de lançamentos e iterações individuais. Cada nível prepara o caminho para o seguinte.

• Visão geral
• Planeamento do roteiro
• Planeamento do lançamento
• Planeamento da iteração
• Planeamento diário (reunião diária)

1. Visão geral

A visão do seu produto ou projeto é o melhor ponto de partida para o planeamento ágil. Irá definir como poderá ser o futuro pretendido (digo “poderá” porque pode mudar), e é aqui que começa a abrir caminho para o objetivo. Normalmente, o planeamento da visão pode ocorrer anualmente, com uma variação de mais ou menos 6 meses. 

A visão mantém as pessoas alinhadas e concentradas num objetivo comum, proporcionando também uma forma de avaliar criticamente várias opções ou decisões que possam surgir ao longo do caminho. 

A visão é normalmente criada por um gestor de produto, uma parte interessada fundamental ou um patrocinador do projeto, e é uma declaração clara e convincente do que pretendem alcançar com o projeto ou produto. Os elementos de uma visão podem incluir o propósito, os objetivos e os resultados pretendidos. 

Ao criar uma visão, deve responder a perguntas como: 

• Que problema estamos a resolver? 
• Para quem estamos a resolver este problema? 
• Que objetivos queremos alcançar? 
• Como saberemos se alcançámos os objetivos? 

Sem uma visão clara, pode ser fácil perder-se e deixar de ter presentes não só os objetivos, mas também a razão pela qual a equipa está a trabalhar em conjunto desde o início. 

2. Planeamento do roteiro

O planeamento do roteiro começa por decompor a sua visão em temas fundamentais ou iniciativas de alto nível, dependendo do âmbito da visão. Estes temas podem representar áreas de capacidade ou objetivos fundamentais que o projeto ou produto precisa de cumprir.

Depois de definidos os temas ou iniciativas de alto nível, o passo seguinte é estabelecer prioridades com base no valor ou noutras considerações. De seguida, pode começar a criar um roteiro do produto ou uma linha temporal para representar visualmente as oportunidades de implementação destes itens de alto nível.

Poderá pensar: “Como é que é possível colocar estes itens numa linha temporal sem estimar quanto tempo vão demorar a ser desenvolvidos?” 

É uma excelente pergunta, mas esta é uma ciência imperfeita — na verdade, é mais uma arte. O que normalmente faço é falar com os líderes das equipas de entrega para obter uma ideia aproximada de quanto tempo cada item demorará do princípio ao fim e representá-lo nesse nível, deixando algum tempo adicional no roteiro, porque as coisas mudam e, por vezes, precisamos simplesmente de mais tempo. Esta abordagem está bem alinhada com os princípios do planeamento em ondas sucessivas, em que o planeamento detalhado é feito progressivamente.

Dica profissional:

Existe um antigo provérbio de gestão de projetos sobre prometer menos e superar as expectativas, que se aplica perfeitamente aqui.

 

À medida que a conclusão se aproxima, pode ajustar a estimativa, mas é sempre muito melhor entregar mais cedo do que estar constantemente atrasado.

Partilhe o roteiro à medida que o vai criando, para recolher feedback dos principais intervenientes e dos membros da equipa de entrega. Desta forma, todos ficam informados sobre aquilo que considera mais importante, pode recolher feedback e atualizar a equipa sobre o que se segue.

3. Planeamento de versões

O planeamento de versões é o momento em que o roteiro passa à prática. É aqui que a equipa analisa detalhadamente os vários itens do roteiro e começa a definir estimativas. 

Uma “versão” é uma secção de valor ou de software “entregue”. Pode considerar estes elementos como marcos. No planeamento de versões, o objetivo é criar um plano que defina os elementos de cada item do roteiro que podem ser incluídos em cada versão. 

Se o seu grupo estiver a utilizar a metodologia Scrum, é aqui que poderá ver surgir épicos e algumas histórias de utilizador de alto nível. À medida que a versão é planeada, as funcionalidades e capacidades são definidas em alinhamento com a visão do produto. 

Um resultado comum do planeamento de versões é uma lista ordenada de épicos, normalmente definida pelo responsável pelo produto. Um épico representa uma parte substancial da funcionalidade e a prioridade dos épicos indica o que é mais importante e deve ser entregue primeiro.

A partir da lista de trabalho pendente do produto, priorizada, a equipa sabe o que é mais importante desenvolver e entregar primeiro. As prioridades podem mudar e aquilo que parecia simples pode tornar-se mais complexo, por isso, seja adaptável e esteja aberto a alterações ao plano. Lembre-se de que o seu trabalho é entregar valor ao cliente, mesmo que esse valor não corresponda ao que tinha originalmente imaginado. 

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4. Planeamento de iterações

No planeamento de iterações, a equipa tem em consideração a visão, o roteiro e o planeamento de versões para planear a próxima iteração ou incremento de trabalho (normalmente com uma duração de duas a quatro semanas). 

É aqui que a equipa de entrega pode aprofundar o trabalho com o responsável pelo produto ou com o gestor de projetos ágeis para planear iterações individuais (muitas variantes da gestão de projetos ágeis utilizam iterações, pelo que é esse o termo que estamos a utilizar aqui).

No planeamento de iterações (também conhecido como planeamento de sprints em Scrum), a equipa Scrum multifuncional trabalha em conjunto com o responsável pelo produto ou com o mestre de Scrum para definir as tarefas ou entregáveis específicos necessários para alcançar os objetivos da versão previamente definidos. 

Isto inclui determinar quais os itens que serão tratados, estimar quanto tempo será necessário para desenvolver cada item e definir uma ordem de prioridade para a execução. 

O resultado da reunião de planeamento de iterações é uma lista de trabalho pendente da iteração, que detalha os itens específicos que serão concluídos durante a iteração. Esta lista orienta a equipa e ajuda-a a manter-se concentrada e focada nas tarefas.

5. Planeamento diário (reunião diária)

Depois de concluir o planeamento da visão, do roteiro, das versões e das iterações, passa a trabalhar dia após dia. 

Uma prática comum em várias metodologias de gestão de projetos ágeis é a reunião diária. Esta reunião dura normalmente cerca de 15 minutos e é utilizada pela equipa para partilhar o progresso e apresentar os desafios ou bloqueios que enfrenta enquanto antecipa o trabalho do dia. 

É frequente surgirem aqui pequenas questões, e realizar esta reunião diariamente garante um ciclo de feedback rápido, para que a equipa possa continuar a avançar com as respostas a essas questões. 

A reunião diária ajuda a promover a transparência dentro da equipa. Todos sabem no que os restantes estão a trabalhar, o que promove a colaboração. Se alguém ficar bloqueado, haverá alguém na equipa para ajudar rapidamente. 

A reunião diária também garante que a equipa trabalha nas tarefas de maior prioridade e está alinhada e concentrada nos objetivos do projeto. Por vezes, eventos, incidentes ou problemas operacionais podem interferir com a continuidade do trabalho rumo ao objetivo da iteração e da versão, e a reunião diária ajuda a manter sob controlo estas atividades secundárias. 

O processo de planeamento ágil: passo a passo

Pronto, isso foi o aquecimento — está na hora de pôr os seus músculos de planeamento ágil a trabalhar! Eis um guia do processo para dominar o planeamento ágil no seu próximo projeto.

Passo 1. Definir a visão

Objetivo: Estabelecer um objetivo futuro claro para o projeto ou produto.

Tarefas:

• Colaborar com as partes interessadas para articular coletivamente o problema e os objetivos.
• Responder a perguntas cruciais:
  • Que problema estamos a resolver?
  • Para quem é?
  • Quais são os nossos objetivos?
  • Como iremos medir o sucesso?

Como é o resultado final? Uma declaração de visão convincente e concisa que descreva o propósito e os objetivos do projeto.

2. Criar um roteiro

Objetivo: Dividir a visão em iniciativas concretizáveis.

Tarefas:

• Identificar as principais iniciativas alinhadas com a visão.
• Dar prioridade às iniciativas com base no valor ou impacto.
• Desenvolver um roteiro visual ou cronograma para a implementação.

Como é o resultado final? Uma lista priorizada de iniciativas e um roteiro que indique a sequência das iniciativas.

3. Planear lançamentos

Objetivo: Definir elementos concretizáveis para cada item do roteiro.

Tarefas:

• Detalhar as funcionalidades de cada lançamento, alinhadas com a visão.
• Criar um registo de tarefas priorizado de épicos (componentes principais de funcionalidade).

Como é o resultado final? Um registo de tarefas ordenado que possa orientar a equipa sobre o que deve ser entregue primeiro, em alinhamento com a visão.

4. Planear iterações

Objetivo: Planear tarefas detalhadas para iterações de curto prazo.

Tarefas:

• Colaborar com equipas multifuncionais para planear tarefas específicas para a próxima iteração (aproximadamente a cada 2-4 semanas).
• Estimar o tempo de cada tarefa e estabelecer uma ordem de prioridade.

Como é o resultado final? Um registo de tarefas da iteração que detalhe as tarefas da próxima iteração, mantendo a equipa concentrada e alinhada.

5. Realizar reuniões diárias de acompanhamento

Objetivo: Manter o alinhamento e resolver os desafios diariamente.

Tarefas:

• Realizar breves reuniões diárias de acompanhamento (de 15 minutos).
• Partilhar os progressos, desafios e impedimentos entre os membros da equipa.

Como é o resultado final? Todos os membros da equipa devem sentir que estão «em sintonia» relativamente ao estado e progresso do projeto e devem sentir-se capacitados para gerir coletivamente o seu tempo e os seus recursos de acordo com os requisitos das tarefas do dia.

Quais são os benefícios do planeamento ágil?

O planeamento garante que as equipas ágeis avançam em conjunto e alinhadas para produzir produtos de elevada qualidade que respondem efetivamente às necessidades dos utilizadores. Coloca-nos no caminho para criar algo valioso, sendo que as características adaptativas do método ágil permitem flexibilidade num ambiente em mudança.

O planeamento ágil oferece os quatro benefícios seguintes às equipas ágeis:

Pode adaptar-se rapidamente

Quando pensa em ágil, deve pensar em iterativo e incremental. Estes valores são fundamentais para o método ágil e estão presentes em cada metodologia ágil ou estrutura ágil (sim, existem muitas metodologias que fazem parte do método ágil, uma vez que não é, na realidade, uma metodologia por si só). 

Obtém comentários frequentes

O planeamento ágil requer ciclos de feedback rigorosos com os clientes e as partes interessadas. O feedback frequente permite fazer correções rápidas e ajuda o projeto a manter-se no caminho certo com o plano em evolução, baseado nas necessidades. 

Contorna os silos

O planeamento ágil baseia-se numa colaboração estreita entre os membros de equipas multifuncionais. Os princípios ágeis, conforme descritos no Manifesto Ágil, enfatizam o valor de as equipas trabalharem em estreita colaboração e serem constituídas por pessoas com diferentes especializações, que se juntam para criar uma equipa plenamente capaz de resolver problemas. 

Mantém o foco no cliente

O verdadeiro objetivo do planeamento e desenvolvimento ágeis é proporcionar valor aos clientes. Se isso for alcançado, é provável que a equipa seja considerada bem-sucedida. Além disso, as equipas ágeis incorporam frequentemente princípios de design thinking para adaptar o planeamento do projeto às necessidades dos utilizadores.

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Ferramentas para um planeamento ágil eficaz

As melhores ferramentas para o planeamento ágil variam de equipa para equipa — tudo depende das especificidades do seu projeto, da sua equipa e do âmbito. No entanto, estas são algumas das ferramentas mais populares para equipas ágeis e as razões para tal.

• Jira: Esta ferramenta de gestão de projetos extremamente popular é utilizada para o acompanhamento de problemas, o desenvolvimento de software, o planeamento de recursos e a gestão de projetos ágeis.
• Trello: O Trello é uma ferramenta de colaboração visual que organiza as tarefas em quadros, permitindo às equipas gerir projetos de forma flexível e gratificante. Saiba mais sobre a utilização do Trello para a gestão de projetos.
• monday.com: Este sistema operativo de trabalho altamente flexível permite às equipas gerir projetos e fluxos de trabalho de forma eficiente, com uma experiência de utilizador altamente adaptável e intuitiva.
• Asana: Esta é uma aplicação Web e móvel muito apreciada, concebida para ajudar as equipas a organizar, acompanhar e gerir o seu trabalho. Saiba mais sobre como utilizar o Asana aqui.

Armadilhas comuns do planeamento ágil

Todos cometem erros — e nenhuma equipa ágil é exceção. Eis alguns erros comuns a que deve estar atento.

• Planos excessivamente rígidos: O método ágil foi concebido para ser flexível, mas «flexível» é um termo subjetivo. Certifique-se de que permite sempre que o feedback e outras alterações influenciem o plano, em vez de avançar apesar deles.
• Falta de envolvimento das partes interessadas: Quando trabalha com equipas multifuncionais, pode ser tentador ser permissivo quanto à possibilidade de as pessoas não participarem nas reuniões diárias. Uma certa flexibilidade é sensata, mas demasiada pode fazer com que as pessoas deixem de estar alinhadas e conduzir ao caos.
• Expectativas irrealistas: Já ouviu aquele velho ditado: «prometer menos e entregar mais»? Em essência, ser demasiado ambicioso relativamente às suas tarefas e/ou prazos pode provocar um efeito dominó de atrasos no projeto, pânico e desilusão — por isso, não seja demasiado exigente consigo próprio desde o início.
• Perda de oportunidades de melhoria: O feedback é um recurso precioso! Se pensar no seu roteiro como um roteiro literal, deve pensar no feedback como o GPS. O feedback fornece informações essenciais sobre as circunstâncias em mudança que envolvem o seu projeto, para que possa chegar, em última análise, ao melhor resultado possível.

O futuro do planeamento ágil

Como abordámos de forma extensa, o método ágil foi concebido para a mudança constante — e isso também se aplica ao próprio fluxo de trabalho ágil. Eis algumas das tendências que prevejo para as equipas ágeis nos próximos anos:

• IA e Automatização: Surpresa, surpresa, não é? Penso que todos podemos concordar que a integração de ferramentas baseadas em IA para simplificar o planeamento e a tomada de decisões se tornará comum no próximo ano.
• Metodologias Híbridas: Muitas equipas já fazem isto, mas é provável que continuemos a ver uma combinação de metodologias ágeis com outras metodologias para criar abordagens personalizadas para necessidades específicas dos projetos.
• Colaboração Remota: Como muitas equipas estão agora totalmente remotas ou a trabalhar segundo um modelo de trabalho híbrido, continuaremos a assistir à evolução de ferramentas e práticas que facilitam o planeamento ágil com equipas remotas e híbridas.
• Foco na Sustentabilidade: A ação climática é uma prioridade crescente para organizações em todo o mundo. É provável que vejamos mais considerações relacionadas com a sustentabilidade no planeamento ágil, de forma a abordar o impacto ambiental e social nos resultados dos projetos.

Está Preparado para Começar o Planeamento Ágil? 

Pode considerar obter uma certificação ágil ou frequentar um curso de gestão de projetos ágeis se estiver a planear assumir uma função de gestão de projetos mais orientada para as metodologias ágeis.