Guia de acompanhamento de recursos: ferramentas e como fazê-lo
Aumentar a produtividade: O acompanhamento de recursos permite identificar a sobrecarga e a subutilização, fazer ajustes atempados na afetação de pessoal, aumentar a produtividade geral e reduzir o esgotamento dos colaboradores.
A sua bola de cristal: Ao recolher dados sobre a utilização dos recursos, pode prever com precisão as necessidades futuras dos projetos e tomar decisões de contratação fundamentadas, o que também ajuda a reduzir potenciais estrangulamentos.
Melhorar os resultados financeiros: Um planeamento eficiente dos recursos significa uma execução bem-sucedida dos projetos, o que reforça a confiança das partes interessadas, contribui para o crescimento da empresa e tem um impacto positivo nos resultados financeiros.
Alguma vez teve dificuldade em perceber em que estão a trabalhar os membros da sua equipa ou em explicar a um cliente preocupado os atrasos no calendário?
Vou explicar como o acompanhamento de recursos o ajuda a tomar decisões informadas sobre a afetação de pessoal aos seus projetos atuais e a melhorar a sua capacidade de prever as necessidades de projetos futuros.
O que é o acompanhamento de recursos?
O acompanhamento de recursos envolve monitorizar quantas pessoas, equipamentos e materiais estão a trabalhar nos seus projetos e a carga de trabalho da equipa, fazendo ajustes a esses recursos em tempo real com base no progresso do projeto. Normalmente, isto é feito através de software de gestão de recursos.
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Porque é importante o acompanhamento de recursos?
O acompanhamento de recursos é importante para uma execução de projetos de elevada qualidade. Compreender a afetação de recursos e a utilização de recursos:
- Aumenta a produtividade: O acompanhamento de recursos destaca as áreas de sobreafetação de recursos, permitindo-lhe fazer ajustes aos níveis de pessoal antes que ocorra esgotamento. Também pode identificar bolsas de disponibilidade de recursos. Se os membros da equipa estiverem subutilizados, atribua-lhes tarefas adicionais para minimizar o tempo ocioso.
- Otimiza a previsão de recursos: Recolher e monitorizar dados de utilização de recursos ajuda-o a prever as necessidades futuras e a simplificar as decisões de contratação com base nos conjuntos de competências necessários. Uma melhor tomada de decisões reduz os estrangulamentos, controla os custos e aumenta a rentabilidade.
- Beneficia os seus resultados financeiros: À medida que se torna mais eficiente no planeamento de recursos e na minimização de conflitos de recursos, torna-se mais fácil executar os projetos de acordo com os objetivos definidos. A entrega de projetos bem-sucedidos cria confiança junto das partes interessadas e faz crescer o seu negócio.
Como acompanhar os recursos
Agora que compreende a importância do acompanhamento de recursos, vamos analisar algumas ferramentas de gestão de recursos para o ajudar a monitorizar os recursos e a executar os fluxos de trabalho dos projetos de forma mais eficaz.
Folhas de horas
As folhas de horas são uma forma comprovada de recolher dados de acompanhamento de recursos em tempo real. Peça aos membros da sua equipa que registem o tempo dedicado aos vários projetos que apoiam:
Depois, consolide estas informações num resumo ao nível do projeto para obter vistas de acompanhamento do tempo em todo o seu portefólio de projetos.
O acompanhamento do tempo é uma funcionalidade essencial de muitos programas de software de gestão de projetos se pretender introduzir automatização neste processo.
Gráficos de Gantt
Um gráfico de Gantt representa visualmente as atividades, os calendários e as dependências de um projeto.
O eixo x representa o horizonte temporal do projeto, enquanto o eixo y apresenta as atividades do projeto. O comprimento das barras representa a duração das tarefas envolvidas.
Os gráficos de Gantt fornecem informações sobre o estado da gestão das tarefas em curso, permitindo-lhe tomar decisões sobre os recursos com base nas necessidades do projeto.
Relatórios de utilização
Os relatórios de utilização discriminam o número de horas que os membros da equipa dedicam a cada um dos projetos que apoiam, em comparação com as horas disponíveis.
Eis a equação para calcular a taxa de utilização:
Taxa de utilização faturável = Horas de trabalho / horas disponíveis
Por exemplo, se um membro da equipa tiver trabalho atribuído para 32 horas de uma semana de trabalho de 40 horas, a sua taxa de utilização faturável seria de 80%.
Os relatórios de utilização agregam métricas de utilização de toda a equipa para determinar os recursos disponíveis e identificar oportunidades de otimização da utilização dos recursos existentes.
Folhas de cálculo de alocação de recursos
As folhas de cálculo de alocação de recursos mostram-lhe quanto trabalho é atribuído aos membros da equipa nos projetos que apoiam.
Pode utilizar estas informações para determinar se os membros da equipa estão subutilizados ou sobreutilizados e, em seguida, fazer alterações ao seu modelo de alocação de recursos para ajustar adequadamente o nível de esforço.
Relatórios de utilização do orçamento
Os relatórios de utilização do orçamento comparam os fundos gastos com o orçamento disponível, para que os gestores de projeto possam verificar se estão no caminho certo para cumprir os objetivos orçamentais.
Se um projeto estiver a encaminhar-se para ultrapassar o orçamento, os gestores de projeto podem ajustar o plano de gestão de recursos (por exemplo, substituir um recurso por outro de menor custo) para reduzir as despesas e compensar a diferença.
Ferramentas para acompanhar os recursos
Os gestores de projeto podem utilizar ferramentas de acompanhamento de recursos para resumir e analisar dados de recursos para o planeamento de projetos. Para equipas mais pequenas ou que estão a começar, as ferramentas gratuitas de colaboração com gestão básica de tarefas e calendários partilhados podem fornecer uma base sólida para a visibilidade dos recursos. Eis as melhores ferramentas de software de acompanhamento de recursos atualmente disponíveis:
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Leia mais: Explore a nossa lista dos melhores softwares de gestão de recursos dos colaboradores para simplificar a gestão de pessoal e otimizar a alocação de recursos.
Boas práticas para o acompanhamento de recursos
Eis algumas boas práticas de acompanhamento de recursos que contribuem para o sucesso dos projetos:
- Dedique tempo, desde o início, ao planeamento de recursos. Pode utilizar software de gestão de recursos para facilitar a documentação das atividades do projeto, dos principais marcos e da forma como a disponibilidade da sua equipa se alinha com os requisitos do projeto. Começar com uma base sólida prepara-o para o sucesso quando surgirem inevitavelmente problemas no projeto.
- Inclua uma margem de contingência no seu calendário do projeto para ter em conta eventuais atrasos. É sempre boa ideia preparar um plano alternativo (ou dois!) que possa implementar caso um membro-chave da equipa deixe de estar disponível.
- Equilibre os recursos do projeto para os manter envolvidos. Os membros da equipa têm um melhor desempenho quando são utilizados de acordo com todo o seu potencial e trabalham em tarefas alinhadas com os seus interesses e aspirações profissionais. O planeamento de capacidade é um exercício útil para avaliar quando e de que recursos humanos necessitará ao longo dos prazos do projeto.
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