Como Utilizar o Kanban na Gestão de Projetos: Dicas de Especialistas 2026
A Nike, a Pixar, a Jaguar, o Spotify e a Zara são algumas das principais marcas globais que utilizam uma abordagem kanban.
O Kanban foi originalmente desenvolvido na década de 1940 para a produção automóvel da Toyota no Japão, por Taiichi Ohno. Mais recentemente, David J Anderson, pioneiro e autor do Método Kanban, levou-o ao nível empresarial para melhorar drasticamente os resultados das empresas através da implementação dos princípios fundamentais do Kanban em empresas de TI e software, como a Microsoft, a IBM e a Sprint. O Kanban é agora um dos sistemas de gestão de fluxos de trabalho mais proeminentes, permitindo uma melhoria contínua ao longo do projeto graças ao ciclo iterativo que facilita.
O Trello, o Monday.com, o ClickUp e o Asana são algumas das melhores ferramentas kanban que as empresas utilizam para se tornarem mais eficientes na execução de projetos, tanto para os seus clientes como internamente, bem como para melhorar o fluxo de trabalho e a visibilidade entre vários departamentos. Continue a ler enquanto apresento exemplos visuais de como utilizar estas várias ferramentas em diferentes fases do ciclo de vida do seu projeto.
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Trabalhei com grandes empresas, agências e empresas emergentes para implementar fluxos de trabalho kanban em toda a empresa, bem como em departamentos específicos. O meu superpoder é perceber como os processos podem ser mais eficientes, especificamente na gestão de projetos, e em todas as áreas de uma organização. Está prestes a descobrir por que motivo o meu amor pelos gráficos de Gantt rapidamente se transformou num amor pelo simples quadro kanban, tanto na minha carreira como na minha vida.
Utilizar o kanban em determinadas fases do seu projeto ajuda a resolver muitos dos problemas que surgem ao tentar executar projetos atempadamente, dentro do âmbito e do orçamento. Vejamos como utilizar o kanban na gestão de projetos e todas as formas como este método está a liderar enquanto ferramenta de planeamento e acompanhamento, tanto dentro como fora dos departamentos de gestão de projetos.
Como fazer gestão de projetos com Kanban
Não me interprete mal, adoro criar um gráfico de Gantt. Alguma vez se sentou simplesmente a contemplar, maravilhado, o seu feito depois de criar um gráfico de Gantt? Ficou a observar a sua beleza? (Especialmente se estiver codificado por cores!)
À medida que fui avançando na minha carreira de PM (que comecei como um PMP tradicional, planeador de gráficos de Gantt formado em metodologia em cascata), comecei a implementar uma abordagem mais ágil de gestão de projetos ou híbrida no ciclo de vida dos meus projetos, utilizando principalmente o método kanban. Os projetos digitais e o design de produtos praticamente exigem o tipo de organização visual que o Kanban proporciona.
E sabe que mais?
Comecei a ter a mesma sensação de admiração perante a beleza de um quadro Kanban. Comecei a perceber como era muito mais fácil para a minha equipa interagir com o plano e como o ciclo de vida do projeto está organizado. Os quadros Kanban permitem um trabalho incremental que é mais fácil de acompanhar visualmente quando comparado com um gráfico de Gantt tradicional.
É provável que a sua agência já tenha software de gestão de projetos implementado no seu fluxo de trabalho diário dos projetos. O software que já utiliza pode incluir uma funcionalidade kanban. Alguns exemplos de software com esta capacidade são o Trello, o Monday.com, o ClickUp ou o Asana, entre outros, bem como qualquer uma destas alternativas ao Trello.
Existem muitas ferramentas disponíveis no mercado neste momento e pode ser um pouco avassalador escolher a que poderá funcionar melhor para si. A boa notícia é que, se compreender que o kanban é um método adaptativo e conhecer as práticas fundamentais do kanban, conseguirá utilizar qualquer uma destas ferramentas kanban com bastante facilidade.
Comecemos por abordar as definições simples de kanban.
- Quadro Kanban: Este é o plano do seu projeto, que contém todas as informações do projeto em colunas e cartões.
- Coluna: Esta é a sua vista de estado. Pode ser tão simples como Por fazer, Em curso e Concluído.
- Cartão: Um cartão contém a tarefa ou o item de trabalho a concluir. Certifique-se de que mantém estas tarefas pequenas e realizáveis. Se existirem demasiadas subtarefas a concluir num único cartão, é provável que a tarefa seja demasiado grande e deva ser dividida em cartões diferentes.
Decomposição das práticas fundamentais do Kanban
- Visualize o fluxo de trabalho: Na maioria dos projetos, um fluxo de trabalho pode ser tão simples como Por fazer, Em curso e Concluído.
- Estabeleça limites de WIP: Os limites de WIP permitem que os estrangulamentos sejam visíveis no quadro e transformam o seu fluxo de trabalho num sistema de extração em vez de num sistema de empurrão. Isto permite-lhe ver e planear a capacidade no Kanban à medida que faz avançar o trabalho pelo sistema, para garantir que mantém a sua capacidade de recursos no estado mais eficiente possível.
- Faça a gestão do fluxo de trabalho: Não perca o foco! Sinta a satisfação de terminar. Começar demasiadas tarefas ao mesmo tempo pode fazer com que todas se prolonguem mais do que o necessário. Trabalhar em menos itens de cada vez é essencial para manter um fluxo de trabalho gerível e uma equipa de projeto satisfeita.
- Crie políticas explícitas e cumpra-as: Colabore nas políticas e regras desde o início, para não desperdiçar tempo a tentar alinhar prioridades, categorias de trabalho e a forma de avançar quando for necessário mudar de direção. Em última análise, isto permitirá uma maior fluidez do trabalho ao longo do ciclo de vida do projeto.
- Implemente um ciclo de feedback: Promova uma cultura de aprendizagem através de retrospectivas e reuniões contínuas, capacitando todos para participarem mais frequentemente no processo de tomada de decisões. Isto garantirá menos alterações de decisões à última hora.
- Melhore de forma colaborativa: A colaboração garante uma avaliação, análise e evolução constantes enquanto equipa, o que faz parte daquilo que torna o método kanban tão bem-sucedido.
Como referi anteriormente, a minha abordagem ao planeamento e à execução de um projeto tornou-se mais híbrida, utilizando tanto a metodologia tradicional em cascata como a metodologia ágil. O diagrama abaixo apresenta um exemplo de como as metodologias ágil e em cascata diferem.
Ao contrário do ciclo iterativo da estrutura ágil, a metodologia em cascata segue, precisamente, uma cascata, tal como o nome indica. Uma fase sucede à outra e não existe qualquer sobreposição. Como se pode ver no diagrama abaixo, a metodologia ágil conduz conjuntos de funcionalidades através de um ciclo contínuo de execução incremental e iterativa. O método kanban apoia esta abordagem ágil, enquanto os diagramas de Gantt são normalmente mais eficazes numa abordagem em cascata.
No mundo digital, podemos utilizar ambas em nosso benefício e combiná-las para planear e executar um ciclo de vida do projeto mais singular, garantindo que o projeto final consegue resistir a riscos, alterações estratégicas e testes da jornada do utilizador, tudo de forma atempada.
Como o Kanban beneficia a sua equipa de projeto
Existem muitas ferramentas de gestão de projetos no mercado que utilizam várias estruturas. Todas as ferramentas mencionadas neste artigo têm uma vista kanban, bem como vistas de Gantt e de lista.
Utilizar estas diferentes vistas é uma forma simples de garantir que todos conseguem compreender visualmente o seu trabalho e as suas tarefas, independentemente da forma como planeiam ou gerem as suas tarefas. Vamos concentrar-nos na forma como o processo kanban beneficia a sua equipa de projeto.
- Os gráficos de Gantt não são para todos. Um quadro kanban é mais fácil de ler e permite aos gestores de projetos ver rapidamente o que está atribuído a cada membro da equipa e em que ponto do processo se encontra o item.
- Os membros da sua equipa podem filtrar para ver apenas as suas próprias tarefas, tornando mais fácil concentrarem-se nas suas próprias prioridades.
- Enquanto metodologia ágil, o Kanban promove a colaboração da equipa através do planeamento e de reuniões diárias, fazendo com que todos sintam que têm voz no resultado do projeto final.
- Permite que todos os membros da equipa assumam um papel de liderança ou de responsabilidade no planeamento e na execução do projeto.
- Maior visibilidade sobre o progresso do projeto e sobre o que está exatamente atribuído a cada membro da equipa a curto prazo.
- Menos microgestão das tarefas. Os membros da equipa sentem-se frequentemente mais confortáveis a trabalhar no quadro kanban e ficam menos preocupados com a possibilidade de estragar todo o seu plano de projeto.
- Ao trabalhar de forma incremental, como o kanban permite, surgirão menos riscos durante o projeto, uma vez que está em colaboração constante com os membros da sua equipa. Estes não ficam a trabalhar isoladamente durante semanas, como pode acontecer numa abordagem em cascata.
- Formar a sua equipa no sistema kanban é bastante simples. Só precisam de participar nas reuniões e depois mover os seus cartões quando o estado mudar. Quer dizer, já alguma vez tentou convencer um programador a trabalhar com um gráfico de Gantt? Preferirá muito mais a metodologia kanban, uma vez que esta provavelmente apoia o seu fluxo de trabalho de desenvolvimento de software.
- Os estrangulamentos são coisa do passado. À medida que move os itens ao longo do ciclo iterativo, é fácil ver a quantidade de trabalho atribuída a cada membro da equipa e pode sinalizar e resolver rapidamente quaisquer atrasos.
Diferentes formas de configurar o seu quadro kanban
Como mencionado anteriormente, o seu quadro kanban pode ser tão simples como um quadro com três colunas, como neste exemplo do Trello abaixo.
Neste exemplo do Monday.com, pode ver que o quadro continua a ser bastante simples, mas adicionei algumas colunas para garantir que os itens passam por uma coluna de revisão/testes antes de avançarem para a implementação.
O exemplo do Asana abaixo mostra como pode utilizar as fases do projeto para acompanhar as suas tarefas e cartões até à implementação.
Com este exemplo criado no ClickUp, pode ver que estou a decompor um projeto mais complexo. Cada tarefa ou cartão não começaria necessariamente na primeira coluna e avançaria por todas as colunas. Alguns itens podem ter sido planeados como tarefas que precisam de ser concluídas numa determinada coluna e que não avançarão para a coluna seguinte. Talvez sejam apenas marcados com uma etiqueta como estando em curso ou concluídos (como se pode ver no exemplo abaixo).
Encontre mais exemplos de Kanban aqui.
Dicas e truques de especialistas
- Utilize as etiquetas em seu benefício. São uma excelente forma de identificar itens e codificá-los por cores, para tornar o seu quadro mais fácil de compreender num relance.
- Não exagere no número de colunas Kanban. Mantenha tudo simples para a sua equipa de projeto.
- É mais fácil trabalhar a partir do telemóvel se estiver, por exemplo, a fazer uma pausa extra longa na praia 😉 (todos já o fizemos). Se precisar de verificar o estado do projeto, isto é mais fácil do que utilizar um gráfico de Gantt. É muito mais fácil atualizar o quadro no telemóvel do que um gráfico de Gantt, para que possa libertar-se da secretária com mais frequência.
- Consulte as integrações e os complementos que a sua ferramenta Kanban possa disponibilizar. Funcionalidades como automatizações e campos personalizados podem poupar-lhe muito tempo e esforço manual.
- Muitas opções de ferramentas Kanban têm modelos prontos a utilizar. Podem não ser exatamente aquilo de que precisa, mas são um ponto de partida, para que não tenha de começar do zero.
- Assim que tiver um estilo que funcione para si, crie o seu próprio modelo, que poderá simplesmente duplicar da próxima vez que iniciar um novo projeto.
- Peça aos seus colegas PM para reverem os seus quadros, de forma a identificar quaisquer ganhos de eficiência adicionais.
- Comece a utilizar um quadro Kanban pessoal para planear eventos da sua vida pessoal. Casamento, férias, um bebé a caminho? Um quadro Kanban pode ajudá-lo a manter-se organizado e a par de tudo.
O Kanban é o novo Gantt
Pronto, disse-o. É mais provável que a gestão de projetos Kanban seja adotada de forma mais positiva por todos os membros da sua equipa de projeto do que um gráfico de Gantt, pode colocar a colaboração mais no centro das atenções e ajuda a reduzir os riscos do seu projeto em geral. Inscreva-se já numa ferramenta de gestão de projetos com uma vista de quadro Kanban e comece a observar o impacto que terá nas suas tarefas diárias de gestão de projetos.
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