Como fazer o planeamento de recursos no Jira: solução alternativa & dicas
Planeamento de recursos no Jira: esta funcionalidade continua a ser difícil de encontrar no software de gestão de projetos que os gestores de projeto adoram odiar. Não me interpretem mal — o Jira é uma ferramenta poderosa — é por isso que continuamos a utilizá-lo! Com o Jira, pode simplificar o processo de planeamento do projeto, promover a colaboração e obter informações sobre o progresso das tarefas em curso e a linha temporal da atividade sem ter de incomodar os membros da sua equipa.
Mas aquilo que o software Jira faz bem a um nível micro nem sempre se traduz em informações abrangentes ou nos tipos de dados que interessam aos seus principais intervenientes. Se alguma vez ficou desiludido com as opções pouco desenvolvidas de planeamento de recursos do Jira, não está sozinho.
Passei muitas tardes a praguejar silenciosamente para o ecrã do meu computador enquanto tentava organizar a enorme quantidade de dados do Jira num formato adequado para os executivos. Neste artigo, explicaremos a natureza das limitações do Jira no planeamento de recursos e sugeriremos algumas soluções alternativas possíveis.
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Planeamento de recursos no Jira
Comecemos por analisar as funcionalidades existentes do Jira que suportam processos de planeamento de recursos e o planeamento ágil da capacidade, embora de forma limitada. Não se esqueça de implementar as melhores práticas de gestão de recursos enquanto utiliza as opções abaixo.
Roteiro do Jira: básico
Quando vi esta opção no Jira pela primeira vez, pensei: “Fantástico. Vou clicar aí e gerar um plano de gestão de recursos que posso enviar rapidamente a um executivo.”
O problema? O roteiro básico do Jira é, bem, básico. Apresenta os épicos do projeto e pode ampliar os épicos para consultar os tíquetes-filhos.
Por um breve momento, pensei que as opções de filtragem pudessem mostrar os detalhes adicionais que procurava. Embora possa filtrar por pessoa para ver quem contribuiu para uma tarefa, o roteiro básico do Jira não oferece uma vista resumida por pessoa.
Em defesa do Jira, um roteiro de projeto não implica necessariamente gestão de recursos. Nós, enquanto gestores de projeto pessoas, somos simplesmente gananciosos e desejamos que o software pudesse fazer tudo o que queremos. O Jira destina-se principalmente ao acompanhamento de problemas, não ao planeamento da utilização de recursos nem a ajudá-lo a calcular a capacidade de trabalho.
Roteiro do Jira: avançado
Se a sua organização pagar pela versão premium do Jira, terá acesso à funcionalidade de roteiro avançado. Os roteiros avançados permitem acompanhar o progresso do trabalho em várias equipas e são o mais próximo que existe de um gráfico de Gantt nativo no Jira.
Os roteiros avançados também têm maiores capacidades de filtragem do que os roteiros básicos. Por exemplo, num enorme projeto de software em que trabalhei, utilizámos o campo de componente para agrupar problemas do Jira num projeto. Pode resumir o trabalho em curso por componente nos roteiros avançados do Jira, o que não é possível nos roteiros básicos do Jira.
No que diz respeito às capacidades de planeamento de recursos do Jira, os roteiros avançados do Jira aproximam-nos mais do que procuramos. Pode analisar os sprints ativos para compreender quantos pontos de história alocou no contexto da velocidade do seu sprint. No entanto, continua sem poder acompanhar o trabalho ao nível individual.
Se ainda não está satisfeito com as capacidades de planeamento de recursos do Jira, eu também não estou. O Jira é uma ferramenta de gestão ágil de projetos. Tal como aquele seu amigo pouco fiável que não consegue comprometer-se, o Jira altera os planos rapidamente. O Jira não procura ajudá-lo a planear mais do que um sprint de cada vez. Mas isso não significa que não mereça um compromisso a longo prazo.
Na próxima secção, vamos explorar soluções alternativas para o ajudar a tirar o máximo partido dos seus dados do Jira, de modo a desenvolver uma forma eficaz de gerir os recursos do projeto.
Encontre aqui mais dicas e truques para o Jira.
Opção n.º 1: Exportar dados do Jira para CSV
Esta opção é a mais manual — é a boa e velha diversão de manipular dados, que me faz recordar os meus tempos de consultor.
O primeiro passo é exportar os dados do Jira para um ficheiro no formato CSV.
Assim que os dados estiverem num formato CSV, pode ordená-los e filtrá-los, experimentar a alocação de recursos e criar folhas de cálculo e gráficos que apresentem visualmente as informações que lhe interessam. Veja o vídeo explicativo para obter um exemplo de como manipulei os dados do meu projeto Jira de exemplo.
- Vantagens: Pode personalizar amplamente o resultado, ordenando e filtrando os dados de qualquer forma que os seus executivos possam imaginar; não são necessárias integrações dispendiosas.
- Desvantagens: Este método exige muito trabalho e não sincroniza os dados em tempo real com o Jira. Isso significa que terá de voltar a executar os relatórios tantas vezes quantas os seus executivos quiserem, o que pode criar estrangulamentos. A configuração inicial também pode ser trabalhosa e complicada.
Opção n.º 2: Integrar o Jira com uma aplicação de visualização de dados
Se a ideia de manipular manualmente os seus dados lhe dá vontade de chorar, compreendo. Neste caso, e se a sua organização tiver disponibilidade, pode considerar integrar o Jira com uma aplicação de visualização de dados que trate do trabalho pesado no que diz respeito ao planeamento de recursos.
Por exemplo, poderia criar um gráfico que apresentasse o tempo médio de conclusão dos pedidos (recomendaria agregar estes dados por equipa, e não por pessoa, para evitar possíveis ares de Grande Irmão). Também poderia acompanhar os pontos de história transitados por sprint para identificar onde as suas estimativas podem estar a ficar aquém e melhorar a precisão das suas estimativas em sprints futuros.
Para o ajudar com isto, o mercado da Atlassian disponibiliza integrações com o Microsoft Power BI, o Tableau, o Qlik e muito mais. Se a sua organização utiliza o Looker, não se preocupe. Se conseguir obter algum tempo de um programador para a configuração inicial, também pode ligar os seus dados do Jira ao Looker. Eis um exemplo de algumas consultas de visualização de dados que poderia configurar utilizando uma integração entre o Jira e o Power BI.
- Prós: As integrações eliminam a necessidade de manipular dados, oferecendo opções para criar rapidamente visualizações esteticamente apelativas. Os dados são sincronizados em tempo real com o Jira, para que os seus executivos possam consultar os números enquanto bebem o café de sábado de manhã, tal como fazem habitualmente. (Não garantimos que não lhe enviem imediatamente uma mensagem com perguntas sobre o conteúdo!)
- Contras: O preço deste tipo de integração pode ser incomportável para uma organização mais pequena. Os gráficos personalizados podem não estar adaptados ao planeamento de recursos.
Saiba mais sobre a visualização do planeamento de recursos aqui.
Opção n.º 3: integrar o Jira com uma aplicação de planeamento de recursos
Caso as duas soluções anteriores não satisfaçam as suas necessidades, existe uma terceira opção. Pode pesquisar no mercado da Atlassian por extensões de planeamento de recursos que se integrem com o Jira. A pesquisa pelo termo “planeamento de recursos” apresentou 13 resultados.
Testei algumas opções, incluindo o Tempo Planner, que se apresenta como “uma solução de planeamento de recursos que permite às empresas otimizar as capacidades da força de trabalho”.
Fiquei desiludido ao descobrir que o Tempo Planner se centrava mais no registo de horas (leia-se: folhas de horas do Tempo) do que no planeamento de recursos. Pode integrar o Tempo Planner com o seu calendário para registar reuniões, partindo do princípio de que poderá depois registar o tempo passado nessas reuniões nos respetivos itens do Jira. É certamente útil para folhas de horas, mas não é propriamente útil para o planeamento de recursos do projeto ou para criar calendários de recursos.
A interface de arrastar e largar era elegante. No entanto, quando tentei adicionar tarefas ao meu plano de recursos, a aplicação não guardou os pontos de história que tinha atribuído à tarefa. Em vez disso, assumiu que cada tarefa demorava um dia inteiro de trabalho a concluir. Se for possível ajustar esta definição, fazê-lo não era intuitivo.
Por fim, o relatório gerado pelo Tempo Planner não era particularmente impressionante. Curiosamente, o Tempo Planner parece saber disso e oferece uma opção para exportar a imagem do relatório para o Excel.
Também não encontrei muito sobre o que escrever ao experimentar as outras opções. Sem querer gabar-me, consegui produzir gráficos mais interessantes ao exportar eu próprio os meus dados do Jira para o Excel (consulte a opção n.º 1 neste artigo).
As empresas que procuram melhorar o seu planeamento de recursos procuram frequentemente software para gerir projetos com uma integração com o Jira.
Conclusões sobre o planeamento de recursos no Jira
Neste artigo, explorámos possíveis soluções para um planeamento eficiente de recursos utilizando o Jira. A conclusão? Os plugins ou suplementos de planeamento de recursos para o Jira não parecem cumprir o seu propósito. (Já agora—se está à procura de opções alternativas de software de gestão de recursos, opções de software de planeamento da capacidade ou opções de software de previsão de projetos para o Jira, o DPM tem a solução.)
A melhor alternativa. Se conseguir convencer a sua organização a gastar um pouco mais, integrar o Jira com uma aplicação de visualização de dados poderá valer o investimento, especialmente se existir uma justificação empresarial para expandir a sua utilização a todo o portefólio de projetos.
Mas, se pagar por uma integração formal não for uma opção, recomendo a abordagem económica à gestão de portefólios—exporte os dados do Jira e crie os seus próprios gráficos. Terá de copiar manualmente os dados e voltar a executar o relatório de cada vez, mas a possibilidade de personalizar os relatórios poderá fazer com que o esforço compense.
