8 melhores práticas de gestão de recursos & como aplicá-las
Estas boas práticas de gestão de recursos ajudam a evitar a azáfama de equipas sobrecarregadas, prazos falhados e lacunas de pessoal de última hora. Com os processos certos e o software de gestão de recursos adequado, pode prever a procura, equilibrar cargas de trabalho, tomar decisões inteligentes de alocação e evitar problemas que podem comprometer a entrega.
Vou decompor as estratégias, ferramentas e hábitos que utilizo para manter os projetos em andamento e as equipas produtivas.
1. Planeie os recursos antes do início do trabalho
Comece o planeamento de recursos mapeando as pessoas, o equipamento, o orçamento e o tempo de que necessita antes do início do trabalho. Já vi projetos depararem-se com conflitos de pessoal porque ninguém validou atempadamente os pressupostos relativos aos recursos.
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Reveja o seu plano de gestão de recursos com as partes interessadas, especialmente se assumir um projeto a meio. Os cronogramas existentes podem não refletir a capacidade atual, prioridades sobrepostas ou conjuntos de competências em falta.
Certifique-se também de concluir estes documentos:
- Crie um diagrama RACI para definir a responsabilidade por cada entregável. Isto evita estrangulamentos nas aprovações e confusão em torno da tomada de decisões mais tarde no projeto.
- Crie uma estrutura de repartição de recursos (RBS) para organizar a mão de obra, as ferramentas, o equipamento e as dependências externas. Identificará as lacunas mais rapidamente quando os recursos estiverem agrupados por categoria ou função.
- Utilize um plano do projeto para mapear marcos, dependências e fases de entrega. Sugiro utilizar software de gestão de projetos em vez de folhas de cálculo assim que os cronogramas, os colaboradores e as aprovações começarem a mudar semanalmente.
- Adicione gráficos de carga de recursos para comparar a carga de trabalho com a disponibilidade da equipa. Estes gráficos ajudam a detetar membros da equipa sobrealocados antes de os prazos começarem a derrapar.
2. Escolha a ferramenta de gestão de recursos certa
Escolha o software de gestão de recursos com base na forma como a sua equipa planeia, agenda e entrega o trabalho. Penso que a maioria das equipas tem dificuldades porque compra ferramentas concebidas para a previsão empresarial quando apenas precisa de visibilidade sobre a carga de trabalho.
Eis alguns fatores que pode utilizar para avaliar ferramentas de software de gestão de recursos:
- Capacidades de controlo do tempo: Oferece esta funcionalidade? Qual pode ser o nível de detalhe (ou seja, controlo ao nível dos projetos versus tarefas específicas ou subtarefas)
- Gestão preditiva de recursos: Se gere um portefólio de projetos complexos, escolha uma ferramenta que tenha uma visão prospetiva da disponibilidade de recursos e das implicações orçamentais das decisões de contratação de pessoal (por exemplo, software empresarial de gestão de recursos).
- Capacidades de elaboração de relatórios: Isto também depende do nível de detalhe que pode obter nos relatórios e de poder personalizá-los para diferentes partes interessadas ou executivos.
- UI/UX: A ferramenta é intuitiva e fácil de utilizar? Que nível de esforço é necessário para a configurar? Tenha em conta a adesão e certifique-se de que será fácil para todos começarem a utilizá-la.
- Integrações: Certifique-se de que a ferramenta escolhida se pode integrar com o software de gestão de projetos, as ferramentas de colaboração ou quaisquer outras ferramentas essenciais que já utiliza nos seus projetos.
- Custo: Se o preço for um fator limitativo, existem muitas ferramentas gratuitas de gestão de recursos no mercado. Também pode utilizar planos gratuitos para testar uma ferramenta antes de assumir um compromisso.
Segundo Morgan Megannety, Gestora de Tráfego na Electronic Arts, encontrar o software adequado faz uma enorme diferença, mas nem sempre é fácil.
Penso que faz realmente a diferença. É como encontrar um unicórnio, e o sistema ideal é aquele que reúne as suas finanças, as suas folhas de horas, os seus pedidos de recursos, o seu calendário de recursos, o seu software de gestão de projetos — tudo isso.
3. Crie calendários detalhados com base na capacidade
Sem um calendário detalhado, as equipas não têm em conta as dependências, sobrecarregam os especialistas e perdem visibilidade sobre os riscos de entrega. Utilize um planeamento estruturado de tarefas para projetos com vários colaboradores, aprovações ou prazos fixos. Os fluxos de trabalho mais simples normalmente precisam de listas de tarefas leves, em vez de cronogramas geridos de forma intensiva.
Escolha os formatos de planeamento com base na complexidade do projeto. Utilizo gráficos de Gantt quando as dependências, as transferências e as datas de entrega exigem uma coordenação rigorosa. Os projetos internos mais pequenos funcionam muitas vezes bem com listas de tarefas priorizadas.
Acompanhe o tempo real em comparação com o esforço estimado ao longo do projeto. Isto ajuda a identificar estimativas imprecisas, problemas de carga de trabalho ocultos e atrasos recorrentes nas entregas antes de se transformarem em problemas de planeamento.
O software de planeamento de recursos também proporciona uma visão mais clara da alocação da equipa entre os projetos ativos. Essa visibilidade é importante quando as prioridades mudam ou quando surge novo trabalho a meio de um ciclo de trabalho.
Morgan Megannety descreve o processo de planeamento de recursos como sendo semelhante ao Tetris:
[Um] calendário de recursos… parece-se um pouco com o Tetris… consiste em inserir os diferentes trabalhos, com as pessoas certas. Por isso, se tivermos esse… período livre, e se, [por exemplo] essa manhã estiver livre. Que outros trabalhos posso encaixar aí?
4. Inclua flexibilidade
Parta do princípio de que o calendário do seu projeto irá mudar em algum momento. A disponibilidade da equipa altera-se, as prioridades mudam e as dependências sofrem atrasos, mesmo quando o plano original parece sólido.
Inclua desde o início tempo de contingência e cobertura alternativa no seu plano de recursos. Os calendários demasiado preenchidos não deixam às equipas espaço para recuperar quando uma tarefa sofre inesperadamente um atraso. Utilize estimativas prudentes para trabalhos especializados ou dependências externas. As revisões de design, as transferências para desenvolvimento e as aprovações das partes interessadas normalmente demoram mais do que as previsões iniciais sugerem.
Crie alternativas para funções e tarefas de alto risco. Se apenas um programador compreender uma integração essencial, o seu calendário torna-se frágil no momento em que essa pessoa é transferida ou tira uma licença.
As margens de segurança dos recursos também ajudam a proteger o moral da equipa. A compressão constante dos calendários empurra as equipas para um trabalho reativo e torna quase impossível o planeamento a longo prazo.
5. Equilibre os recursos do seu projeto
Faça corresponder a capacidade dos recursos à procura real do projeto tanto quanto possível. As equipas perdem dinamismo quando as cargas de trabalho oscilam entre períodos sem atividade e horas extraordinárias constantes. Utilize o planeamento de capacidade para prever de quem precisa, quando precisa dessas pessoas e quanto trabalho conseguem absorver.
Analise semanalmente os dados de alocação de recursos. As prioridades mudam rapidamente, especialmente em equipas de serviços partilhados, como design, engenharia ou QA. Ajuste as cargas de trabalho à medida que surgem estrangulamentos. O nivelamento de recursos ajuda a redistribuir o trabalho quando os prazos entram em conflito, enquanto a regularização de recursos ajuda a equilibrar as cargas de trabalho sem alterar as datas de entrega.
Preste atenção aos padrões de carga de trabalho ao longo do tempo. As horas extraordinárias consistentes costumam indicar problemas de planeamento, estimativas imprecisas ou trabalho operacional oculto que nunca foi incluído no calendário.
6. Adeque o trabalho às competências e aos interesses
As equipas empenhadas entregam um trabalho melhor e recuperam mais rapidamente quando os projetos se tornam complexos. Se as pessoas se sentirem desligadas do trabalho, os prazos não são cumpridos e a colaboração degrada-se. Atribua o trabalho com base nos pontos fortes, na experiência e nos objetivos de desenvolvimento, e não apenas na disponibilidade. A minha experiência mostra que a pessoa disponível mais rapidamente raramente é a mais adequada para todas as tarefas.
Os projetos multifuncionais também precisam de diferentes níveis de envolvimento ao longo do tempo. As equipas de design, desenvolvimento, análise e QA raramente contribuem de forma uniforme em todas as fases de um projeto. Fale com os membros da equipa antes de finalizar as alocações. Irá descobrir conflitos de carga de trabalho, lacunas de competências e interesses profissionais que as ferramentas não lhe irão mostrar.
Esteja atento à motivação durante toda a execução, e não apenas no arranque. O trabalho repetitivo, as prioridades pouco claras e a mudança constante de contexto esgotam rapidamente a concentração, especialmente em projetos de longa duração.
7. Documente as decisões
Documente a fundamentação das decisões relativas à alocação de pessoal, ao planeamento e à definição de prioridades ao longo do projeto. Registos claros reduzem a confusão quando os intervenientes questionam posteriormente os prazos, as cargas de trabalho ou as cedências orçamentais.
Mantenha um registo de decisões que acompanhe as alterações à alocação de recursos, às datas de entrega e aos pressupostos do projeto. A minha experiência mostra que isto é especialmente útil quando a liderança pergunta por que razão as prioridades mudaram a meio da execução.
Utilize modelos normalizados para atas de reuniões, aprovações e atualizações de estado. Uma documentação consistente facilita o acompanhamento da utilização de recursos em vários projetos e equipas.
Partilhe a documentação com os intervenientes e os responsáveis pelos departamentos. A transparência promove a confiança, especialmente quando os projetos enfrentam atrasos ou limitações de pessoal. A documentação também se torna, ao longo do tempo, dados operacionais valiosos. Os padrões históricos de alocação, as tendências de utilização e os resultados das entregas ajudam a melhorar a previsão futura e a precisão do planeamento.
8. Crie um plano de comunicação
Defina as expectativas de comunicação antes do início do trabalho. As equipas perdem tempo quando ninguém sabe onde são partilhadas as atualizações, as aprovações ou os riscos. Crie um plano de comunicação que defina os canais, as expectativas de resposta, a frequência das reuniões e as responsabilidades de comunicação. Já vi projetos pararem porque as decisões ficaram enterradas em conversas de chat.
Sempre que possível, separe a colaboração interna da comunicação com os intervenientes externos. Por exemplo, a sua equipa de entrega poderá utilizar o Slack para a coordenação diária, enquanto as atualizações para o cliente permanecem na sua plataforma de gestão de projetos.
Crie espaço para feedback bidirecional ao longo de todo o projeto. Os membros da equipa costumam identificar riscos de entrega, problemas de carga de trabalho e problemas de dependências muito antes de estes surgirem nos relatórios de estado.
Mantenha a comunicação consistente ao longo do ciclo de vida do projeto. Alterações frequentes nas estruturas de comunicação ou nos canais de comunicação criam confusão e dificultam a manutenção da responsabilização.
Crie um processo de gestão de recursos que seja escalável
Práticas sólidas de gestão de recursos são muito mais fáceis de manter quando fazem parte de um processo repetível e as suas ferramentas suportam a previsão, o agendamento e a visibilidade da carga de trabalho em grande escala. Escolher o software de gestão de recursos adequado pode ajudá-lo a transformar estas boas práticas num sistema repetível que a sua equipa irá efetivamente utilizar.
