6 Exemplos e Modelos de Estrutura Analítica do Projeto (EAP) & Modelos
Criar uma estrutura de decomposição do trabalho faz parte de uma das primeiras fases da gestão de projetos, que é frequentemente descurada: a fase de planeamento do projeto.
De seguida, vou definir as estruturas de decomposição do trabalho, abordar vários tipos de WBS, apresentar alguns exemplos de estruturas de decomposição do trabalho e explicar como decompor tarefas para criar este documento (incluindo ligações para os nossos modelos transferíveis!).
Exemplos de estruturas de decomposição do trabalho
Eis alguns exemplos de estruturas de decomposição do trabalho para diferentes setores e tipos de projetos.
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1. Exemplo de WBS de um projeto de construção
Neste exemplo de estrutura de decomposição do trabalho, o projeto de construção é dividido em entregáveis específicos, apresentados num fluxograma ramificado para cada fase do projeto. Este é um exemplo de uma WBS baseada em fases — está dividida por fases, mas também tem em consideração tanto a afetação de recursos como os entregáveis do projeto, com base no âmbito do projeto.
Este exemplo de WBS define claramente quais os passos que têm de ser concluídos numa fase do projeto antes de a fase seguinte poder começar. É uma forma fácil de visualizar, de relance, o fluxo de um projeto de construção. Um dos benefícios do software de gestão de projetos de construção é permitir configurar uma WBS mais rapidamente e com menos erros.
2. Exemplo de WBS de um projeto de TI
Este exemplo de estrutura de decomposição do trabalho, baseado num projeto de TI ou de desenvolvimento de software, enquadra-se numa categoria entre uma WBS baseada em fases e uma WBS baseada em responsabilidades. Cada coluna representa uma equipa específica que irá executar determinadas tarefas tendo em vista o objetivo geral do projeto.
Este tipo de WBS funciona bem com um gráfico de Gantt para manter tudo organizado — pode acompanhar cada equipa, os entregáveis em que está a trabalhar e o prazo, para que todos se mantenham no caminho certo. Também pode identificar facilmente potenciais estrangulamentos e obstáculos que possam surgir se as tarefas de uma equipa não puderem começar até as tarefas de outra equipa estarem concluídas. Desta forma, pode planear antecipadamente medidas para atenuar esses estrangulamentos ou dependências.
3. Exemplo de WBS de uma campanha de marketing
Este exemplo de estrutura de decomposição do trabalho de uma campanha de marketing é outro exemplo de uma WBS baseada em fases, mas é também parcialmente uma WBS orientada para processos.
Os pacotes de trabalho de alto nível dizem respeito às fases, mas cada um deles é dividido em processos que têm de ser concluídos dentro dessa fase. Isto pode ajudar também na gestão de métricas e na definição de expectativas, desde que os processos estejam claramente definidos e a equipa os siga.
4. Exemplo de WBS de planeamento de um evento
Esta estrutura analítica do projeto para o planeamento de eventos é um excelente exemplo de uma EAP baseada em entregáveis, uma vez que mostra quais as tarefas que têm de ser concluídas para planear e realizar o evento com sucesso.
Embora o planeamento de eventos possa ser realizado por uma equipa pequena, alguns eventos podem exigir a colaboração de um número cada vez maior de membros da equipa do projeto. Considere os recursos de que irá necessitar para garantir que todo o trabalho é concluído atempadamente e que não tem membros de equipa a mais ou a menos (para que ninguém fique sem trabalho suficiente nem sobrecarregado).
5. Exemplo de EAP para o setor da saúde
Este exemplo de uma estrutura analítica do projeto para um projeto relacionado com a área da saúde adota uma abordagem baseada em fases e baseada em entregáveis. Também vale a pena notar que o projeto foi dividido em duas estruturas analíticas do projeto, o que é útil para projetos que se prolongam por períodos mais longos.
6. Exemplo de EAP para o desenvolvimento de um produto
Este exemplo de uma estrutura analítica do projeto para um projeto de desenvolvimento de produto é uma EAP orientada por fases. Cada fase do projeto é depois dividida em entregáveis específicos do produto que têm de ser concluídos nessa fase (por exemplo, na fase de marketing, a equipa irá desenvolver uma estratégia de mercado, um plano de marketing e todos os materiais de marketing).
Tipos de estruturas analíticas do projeto
Como já foi referido, muitas estruturas analíticas do projeto podem ser geralmente agrupadas num de vários tipos diferentes de sistemas de EAP. Quer seja criada no Microsoft Excel ou utilizando software de EAP, qualquer EAP pertencerá a um destes tipos, com algumas variações baseadas na representação visual e nas ferramentas de gestão de projetos utilizadas.
- EAP baseada em entregáveis: uma EAP baseada em entregáveis é, de longe, a estrutura analítica do projeto mais comum. Divide cada projeto em entregáveis específicos e, em seguida, distribui as tarefas em conformidade. É útil para uma vasta gama de projetos.
- EAP baseada em fases: uma EAP baseada em fases é excelente para a gestão de riscos e para projetos que exigem uma forte gestão de recursos, como o desenvolvimento de software. Uma EAP baseada em fases divide o projeto em fases, sendo depois cada fase dividida em tarefas.
- EAP orientada por processos: menos utilizada, este tipo de EAP divide o projeto pelos processos utilizados, em vez de o dividir pelos entregáveis exatos que estão a ser produzidos. É ideal para setores baseados em serviços, que se concentram mais no serviço prestado do que num objetivo final ou produto específico.
- EAP baseada em responsabilidades: este tipo de EAP é utilizado nos projetos mais complexos, com vários intervenientes, departamentos ou empresas envolvidos. Divide o projeto em secções com base na pessoa ou entidade responsável por concluir essa parte do projeto global.
Como criar uma estrutura analítica do projeto
Siga esta simples lista de tarefas para criar uma estrutura analítica do projeto para o seu projeto.
- Identifique os resultados do projeto.
- Divida os resultados em pacotes de trabalho.
- Reorganize as tarefas numa sequência que indique quando a atividade deve ser concluída.
- Aperfeiçoe as suas estimativas para garantir que atribuiu um nível de esforço a cada tarefa na sua WBS.
- Agende as tarefas com base na sequência e no nível de esforço esperado.
- Analise a alocação de pessoal do projeto para garantir que tem um plano realista baseado nos recursos disponíveis.
- Analise o plano concluído com a sua equipa para obter o seu apoio.
Eis mais algumas dicas profissionais a seguir enquanto cria a sua WBS:
- Crie um dicionário da WBS: Um dicionário da WBS é formatado como a estrutura hierárquica, mas inclui uma breve descrição de cada pacote de trabalho. Isto ajuda a clarificar o âmbito de cada tarefa, para que todos os membros da equipa compreendam as suas responsabilidades.
- Considere a regra 8/80: Os pacotes de trabalho devem exigir pelo menos 8 horas e não mais de 80 horas de esforço.
- Utilize a regra dos 100%: Certifique-se de que a WBS inclui 100% do trabalho necessário para concluir o projeto, sem trabalho supérfluo ou não relacionado. As tarefas subordinadas em qualquer nível devem representar 100% do trabalho necessário para concluir a tarefa principal.
- Concentre-se nos resultados, não nas ações: Dê prioridade aos resultados e entregáveis em vez de ações específicas. Por exemplo, concentre-se no "sistema de travagem" em vez de "calibrar as pastilhas de travão".
- Evite fazer suposições: Avançar com base em suposições, em vez de dados verificados, pode condenar o projeto ao fracasso. Evite fazer suposições e certifique-se de que todos os dados são exatos e completos.
- Adeqúe as tarefas ao nível do projeto: No nível mais elevado, que representa todo o projeto e a declaração de âmbito do ciclo de vida do projeto, não se perca nos pormenores.
- NÃO ignore o feedback: Não analisar a WBS com a equipa e as partes interessadas para obter o seu feedback e apoio pode causar problemas nas estimativas das tarefas e na execução geral. Certifique-se de que a equipa do projeto concorda com as estimativas das tarefas na WBS, de modo a promover o alinhamento e a responsabilização.
A sua WBS deve apresentar todo o plano do projeto até aos níveis mais baixos dos resultados do projeto. É uma das muitas técnicas de planeamento de projetos utilizadas por gestores de projetos bem-sucedidos.
Ferramentas para criar um modelo de WBS
Existem também muitas ferramentas de software e modelos de WBS que podem ser utilizados para facilitar muito o seu trabalho enquanto desenvolve a sua WBS.
Para começar, eis um modelo de WBS gratuito para descarregar. Para editar o ficheiro, descarregue-o como um ficheiro XLSX e utilize-o no Google Sheets ou no Excel. O ficheiro também inclui uma WBS de exemplo que pode utilizar como modelo.
O que se segue?
Se ainda tem dúvidas importantes sobre como criar a melhor estrutura analítica do projeto possível, junte-se à comunidade de membros da DPM para ter acesso a outros gestores de projetos digitais, partilhar recursos e descarregar mais de 100 modelos, amostras e exemplos.
Perguntas frequentes
Aqui estão algumas perguntas e respostas comuns sobre exemplos de estruturas de decomposição do trabalho:
Quais são alguns exemplos de uma estrutura de decomposição do trabalho?
Os exemplos de estruturas de decomposição do trabalho incluem uma WBS de lançamento de um produto de software, uma WBS de reformulação de um site, uma WBS de implementação de um LMS, uma WBS baseada em entregáveis e uma WBS baseada em fases.
Que exemplo de WBS devo utilizar para um projeto digital?
Utilize uma WBS baseada em entregáveis quando precisar de uma definição clara de responsabilidades e de controlo do âmbito entre as equipas de produto, design, engenharia e operações. Utilize uma WBS baseada em fases quando o seu projeto seguir uma sequência previsível de etapas.
O que deve incluir uma WBS de lançamento de software?
Uma WBS de lançamento de software inclui normalmente o planeamento, o desenvolvimento, os testes, a preparação do lançamento, a documentação da versão, as aprovações das partes interessadas e o suporte após o lançamento.
O que deve incluir uma WBS de reformulação de um site?
Uma WBS de reformulação de um site inclui frequentemente a descoberta, a investigação de UX, os wireframes, o design, o desenvolvimento, a configuração do CMS, os testes de garantia de qualidade, a migração de conteúdos, a aprovação das partes interessadas e a implementação.
Qual deve ser o nível de detalhe de um exemplo de WBS?
Um exemplo útil de WBS deve ser suficientemente detalhado para permitir estimar, atribuir, calendarizar e acompanhar os pacotes de trabalho, mas não tão detalhado que a manutenção da estrutura exija mais esforço do que a execução do trabalho.
