5 funcionalidades comuns do software de gestão de recursos
Enquanto gestor de projetos, conhece a dificuldade constante de tentar gerir, acompanhar e prever os recursos dos seus projetos (especialmente quando está a gerir vários projetos em simultâneo). Sem as ferramentas certas, esta tarefa pode rapidamente tornar-se avassaladora, levando a atrasos nos projetos, derrapagens orçamentais e esgotamento da equipa.
O software de gestão de recursos foi concebido para ajudar a gerir este desafio, disponibilizando ferramentas que podem aumentar a eficiência, a visibilidade e o controlo sobre os seus recursos. Abaixo, ficará a conhecer as funcionalidades essenciais do software de gestão de recursos, para poder tomar uma decisão informada ao selecionar a ferramenta certa para as suas necessidades.
Quais são as funcionalidades comuns do software de gestão de recursos?
Eis as funcionalidades comuns disponibilizadas pela maioria das plataformas de gestão de recursos, que podem ajudá-lo a otimizar a utilização dos recursos, melhorar o desempenho dos projetos e promover o sucesso da sua organização.
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1. Visibilidade
O objetivo de utilizar software de gestão de recursos é obter uma melhor compreensão do que está exatamente a acontecer com os seus recursos. A sua ferramenta deve proporcionar visibilidade sobre:
- Qual é a disponibilidade de cada membro da equipa?
- Que competências ou funções oferece cada membro da equipa?
- Qual será a procura de recursos no futuro?
- Que recursos estão em falta?
Uma visibilidade insuficiente conduz inevitavelmente a atrasos nos projetos e até ao seu fracasso. Dispor de vistas claras que apresentem estas informações significa que as partes interessadas sabem o que está a acontecer neste momento e o que está previsto no futuro.
2. Planeamento da capacidade
A maioria dos softwares de gestão de recursos também lhe dará uma visão clara do planeamento da capacidade dos recursos: que tarefas cada pessoa tem e quais são as suas prioridades. A carga de trabalho é excessiva? Há algum recurso que não esteja a ser utilizado em todo o seu potencial?
Saber o que está a acontecer num projeto ao nível das tarefas dos recursos permite aos gestores de projetos planear de forma eficiente e garantir que as pessoas estão a trabalhar nas tarefas certas, no momento certo.
Existem também várias ferramentas específicas de planeamento da capacidade que pode consultar.
3. Finanças
O seu software de gestão de recursos também deve ajudá-lo a acompanhar os custos estimados do projeto e o dinheiro efetivamente gasto. Esta é uma parte vital do planeamento do projeto — se um projeto ultrapassar largamente o orçamento, poderá não haver financiamento adicional disponível e o projeto poderá fracassar.
Compreender o custo dos seus recursos também lhe permite planear melhor o restante projeto. Com um modelo de planeamento de recursos ou uma ferramenta, pode também perceber onde está a ser gasto demasiado dinheiro.
Por exemplo, será que agendar o recurso certo, como uma ferramenta automatizada de gestão de tarefas, permitiria poupar dinheiro em comparação com a contratação de uma pessoa para concluir as tarefas manualmente?
Uma forma simples de gerir recursos humanos consiste em utilizar um software de controlo do tempo, como o Toggl. Obtenha uma visão clara do tempo que estão a dedicar a uma tarefa e do custo que isso representa.
4. Colaboração
É fundamental que os membros do projeto comuniquem entre si para realizarem o melhor trabalho possível. Na gestão de recursos, aplica-se exatamente o mesmo. Imaginemos que existe um problema de agendamento de recursos e que um serviço de que necessita está sobrelotado. Utilizar software de agendamento de recursos com ferramentas colaborativas significa que podem trabalhar em conjunto para resolver o problema mais rapidamente.
5. Relatórios
Ter acesso a relatórios e às principais análises é vital para qualquer gestor de projetos. Precisa de saber o que está a acontecer em vários projetos e quais são os resultados, tanto para efetuar alterações importantes como para apresentar informação aos seus gestores em reuniões de atualização de projetos.
As funcionalidades de elaboração de relatórios ajudam-no a acompanhar o progresso de um projeto, a perceber onde os recursos estão a ser utilizados de forma mais eficaz e a identificar lacunas onde os processos podem ser melhorados. Sem relatórios, poderá enfrentar atrasos nos projetos e um trabalho ineficiente.
Saiba mais sobre casos de utilização específicos do software de gestão de recursos aqui.
Outras considerações úteis para as suas necessidades de recursos
Cada empresa terá necessidades diferentes no que diz respeito ao software de gestão de recursos. Então, em que funcionalidades se deve concentrar ao selecionar uma solução para as suas necessidades? Faça a si próprio estas perguntas:
Qual é o seu nível de acessibilidade?
O software instalado localmente tem as suas limitações, como a dificuldade em partilhar dados armazenados localmente e a necessidade de fazer cópias de segurança dos dados regularmente.
Se for apenas a sua pequena equipa a trabalhar no mesmo local, isso poderá não causar demasiados problemas. Mas o que acontece quando a sua equipa cresce? E se estiverem espalhados por todo o mundo ou a trabalhar a partir de casa? Todos precisarão de ter acesso às informações do projeto em tempo real.
As plataformas baseadas na nuvem têm aqui uma vantagem, uma vez que estão frequentemente disponíveis em diferentes dispositivos e, consequentemente, são mais flexíveis.
Que tipo de recursos tem?
Se o seu principal recurso forem as pessoas, existem várias plataformas de gestão de recursos concebidas para gerir equipas. Cada membro da equipa pode ter a sua própria conta de utilizador e acompanhar o tempo enquanto trabalha em áreas específicas de um projeto.
Se precisar de um software capaz de gerir serviços, equipamentos e recursos espaciais, a questão torna-se um pouco mais complicada. Precisará de uma plataforma que reconheça igualmente os recursos humanos e não humanos, para o ajudar a orçamentar, acompanhar e organizar tudo de forma eficaz no mesmo sistema.
É fácil de implementar?
Em termos simples, as pessoas não utilizarão um software se este for mais um obstáculo do que uma ajuda. É importante escolher um software que permita às pessoas iniciar sessão facilmente em vários dispositivos. Um gráfico de Gantt, um quadro Kanban e uma vista de gráfico proporcionam diferentes formas de apresentar cronogramas, tarefas e comunicações.
É escalável para o futuro?
Optar por uma ferramenta gratuita de gestão de recursos poderá ser uma boa ideia se quiser experimentar as suas opções. No entanto, se a sua empresa estiver a crescer, deve certificar-se de que a plataforma continuará a ser adequada a longo prazo.
Verifique até que ponto é fácil adicionar novos utilizadores e se a plataforma é compatível com os seus objetivos empresariais gerais a longo prazo ou se é apenas uma solução rápida.
Como tirar o máximo partido do software de gestão de recursos
O planeamento de recursos ajuda a gerir recursos e, esperamos, conduz a um projeto mais bem-sucedido. Não faz sentido utilizar software para gerir os seus recursos se não souber quais são ou como estão a ser utilizados.
Criar um plano de recursos não tem de ser complicado nem ocupar muito do seu precioso tempo. Eis uma visão geral de como pode planear os seus recursos antes de escolher o seu software de gestão de recursos.
Faça uma lista de todos os recursos
Em primeiro lugar, precisará de saber quais são todos os recursos que planeia envolver nos seus projetos. Isso inclui membros da equipa, contratantes externos, espaços como salas de reunião, equipamentos como computadores e serviços como subscrições de software.
O papel do recurso
Em seguida, precisará de deixar claro o que cada um destes recursos oferece. Considere os seguintes aspetos relativamente aos membros da equipa do projeto:
- Quais são as suas competências
- Áreas de especialização
- Qualificações
- Experiência
Se não for humano, pense no seguinte:
- Onde está localizado?
- Que função desempenha?
A partir daí, saberá de que forma os recursos que listou se relacionam com o seu projeto.
Planos de cronograma
Para integrar estes recursos no plano geral do projeto, adicione-os a uma linha temporal:
- Em que partes do processo estão envolvidos?
- Quando são necessários?
- Quando voltarão a estar disponíveis?
Reserva
Isto liga os passos um e três. Assim que perceber que recursos estão disponíveis e quando, pode começar a reservá-los de acordo com a linha temporal geral do projeto.
A partir daqui, uma plataforma de gestão de recursos pode até automatizar parte do processo de reserva, assinalando quando um recurso não está disponível ou foi reservado em duplicado.
