Como Tornar-se Gestor de Projetos Freelancer: Um Guia em 6 Passos

A gestão de projetos freelancer consiste em gerir projetos para clientes à sua escolha, por conta própria. Neste cenário, não trabalha para uma empresa ou agência estabelecida — trabalha para si próprio. 

Isto pode significar que trabalha em regime de tempo parcial ou fora do horário tradicional das 9h às 17h. Também pode estar a gerir vários projetos em simultâneo, para clientes diferentes, ou a gerir apenas determinados aspetos de um projeto, como a iniciação de projetos ou a criação de planos de projeto.

Tornar-se gestor de projetos freelancer oferece várias vantagens.

1. Horário de Trabalho Mais Flexível

A gestão de projetos freelancer oferece a oportunidade de definir o seu próprio horário e calendário. Quando trabalha para uma empresa, espera-se que esteja disponível durante o horário de trabalho principal. Quando trabalha como freelancer, cabe-lhe colaborar com os seus clientes para definir expectativas.

2. Maior Oportunidade de Liberdade Criativa

Quando trabalha para uma empresa, normalmente não tem a oportunidade de recusar projetos ou clientes que não lhe sejam apelativos do ponto de vista ético ou criativo. Quando trabalha por conta própria, escolhe com quem trabalhar, e a única limitação criativa é a aprovação do cliente. Trabalhar para vários clientes em simultâneo também aumenta a variedade de tarefas.

3. Possibilidade de Definir os Seus Honorários e Ganhar Mais

Enquanto gestor de projetos freelancer, pode escolher quanto ganha e aumentar o seu próprio salário sempre que precisar, ou à medida que adquire mais experiência ou progride na carreira. Quando trabalha para uma empresa, está sujeito à estrutura salarial da empresa e às respetivas definições de antiguidade.

1. Descubra o seu nicho de gestão de projetos como freelancer

Criar descrições claras e concisas e compreender o que oferece irá beneficiar todas as conversas que tiver com potenciais clientes.

Reflita sobre os projetos que geriu no passado:

• O que fez bem?
• Em que áreas é que a sua equipa se destacou sob a sua liderança?
• Quais foram os melhores clientes com quem trabalhou enquanto gestor de projetos? 

Considere os pontos em comum entre estes projetos.

• Havia entregáveis ou desafios semelhantes (por exemplo, prazos apertados, orçamento reduzido, muitos intervenientes)?
• Em que tipos de projetos trabalhou (por exemplo, desenvolvimento de software)?
• E quanto aos seus conhecimentos do mercado ou do setor? 
• Que ferramentas de gestão de projetos (por exemplo, Asana, Trello, Jira) ou metodologias de gestão de projetos (por exemplo, ágil ou Scrum) utilizou?
• Que experiência tem em gestão de projetos?
• Tem a certificação Project Management Professional (PMP) ou alguma outra certificação em gestão de projetos?

Desenvolver uma compreensão das suas competências de gestão de projetos e do seu historial pessoal de projetos ajudará a identificar o(s) nicho(s) específico(s) em que está qualificado para trabalhar como freelancer.

2. Crie uma descrição de funções para si próprio

Muitas pessoas não compreendem de que forma um gestor de projetos experiente — quanto mais um gestor de projetos freelancer — pode beneficiar o seu projeto ou organização. Pode ser difícil responder de imediato à pergunta «o que pode fazer por mim». 

É útil criar uma descrição de funções para si próprio, resumindo os tipos de serviços que pode prestar. Atualize e mantenha a sua descrição de funções com uma lista das suas competências, experiências, estudos de caso e exemplos de situações que resolveu.

Procura modelos?

Se procura ideias para começar, preparámos um modelo de descrição de funções de gestor de projetos digitais para si (terá de ser membro para aceder a estes modelos!).

• Descrição de funções de gestor de projetos digitais
• Descrição de funções de gestor sénior de projetos digitais
• Descrição de funções de diretor de projetos
• Descrição de funções de coordenador de projetos digitais

3. Recolha testemunhos e recomendações

Se puder, recolha testemunhos ou recomendações de clientes com quem já tenha trabalhado. À medida que conquistar os seus primeiros clientes e projetos como freelancer, não se esqueça de pedir um testemunho a cada um, mesmo que sejam clientes pequenos.

Inclua esta etapa no seu processo habitual de encerramento e conclusão de projetos, para poder receber sempre novas citações e testemunhos. Isto também será útil no passo seguinte, a criação de um portefólio.

4. Crie um portefólio

Crie um portefólio de gestor de projetos para apresentar os projetos em que trabalhou no passado. Utilizar um portefólio de projetos permitirá aos clientes conhecer o seu trabalho, conhecimentos especializados e resultados. Sempre que possível, inclua testemunhos de clientes anteriores, bem como detalhes sobre o contexto do projeto, o seu contributo e quaisquer desafios que tenha enfrentado.

Se não puder revelar detalhes, resultados ou dados específicos do projeto, tente utilizar dados qualitativos ou métricas empresariais universalmente compreendidas (como receitas, taxas de produtividade, etc.)

5. Cultive relações para aumentar a sua base de potenciais clientes

A capacidade de criar uma rede de contactos é um componente essencial para um gestor de projetos freelancer bem-sucedido. É a principal forma de encontrar empregos para gestores de projetos freelancers.

É útil começar pelas relações que já tem: contacte amigos, antigos colegas e quaisquer empresários que conheça para lhes dizer que está a iniciar um trabalho por conta própria e que agradeceria quaisquer referências ou conselhos que possam partilhar consigo.

Comece a definir como poderá divulgar os seus serviços nos mercados potenciais que identificou no primeiro passo. Não tenha receio de pedir a alguém que conheça que o apresente a uma empresa com a qual gostaria de trabalhar, mas não seja insistente.

6. Procure trabalhos de gestão de projetos como freelancer

Quando tudo o resto falhar, procurar emprego à moda antiga não faz mal. Pesquise em plataformas de emprego como o LinkedIn, consulte anúncios locais no site da sua câmara de comércio, procure sites de trabalhos específicos para freelancers e até verifique o Craigslist de vez em quando.

Procure posições que não estejam a ser procuradas por muitos outros gestores de projetos freelancers e poderá acabar por encontrar a sua próxima oportunidade.

De acordo com um inquérito que realizámos em 2023, as tarifas dos gestores de projetos freelance nos EUA variam entre $51-$2,000 por dia, dependendo do conjunto de competências e dos anos de experiência. A tarifa média diária é de $451 por dia.

Consulte o nosso guia salarial para obter mais informações sobre as tarifas no Reino Unido e no Canadá.

Tornar-se um profissional de gestão de projetos freelance requer uma combinação de competências tradicionais de gestão de projetos, além da capacidade de gerir com sucesso o seu próprio negócio. As competências necessárias incluem:

Competências de coordenação, orquestração e comunicação

Os clientes querem um gestor de projetos capaz de alinhar diferentes grupos de partes interessadas e de responsabilizá-los pela concretização de um objetivo comum.

Gestão do orçamento e do tempo

Os gestores de projetos devem garantir que os clientes recebem os entregáveis pretendidos dentro do prazo e do orçamento.

Melhoria de processos

Os gestores de projetos devem ser capazes de conceber, simplificar e, potencialmente, automatizar fluxos de trabalho para melhorar a forma como as equipas trabalham (e otimizar a forma como gerem o seu próprio negócio!)

É importante garantir que as suas finanças estão em ordem e que compreende as questões legais envolvidas antes de iniciar um trabalho como freelancer.

1. Poupe: crie uma reserva financeira razoável e um fundo de emergência

Prepare uma folha de cálculo do Excel e some todas as despesas recorrentes de casa/serviços públicos/serviços, prestações de empréstimos, custos de supermercado, contribuições para o fundo de reforma, despesas ocasionais e quaisquer outras despesas “regulares”. Reserve dinheiro suficiente para cobrir estas despesas durante pelo menos 3 a 6 meses.

Em resumo

Se está a considerar uma carreira como freelancer, experimente antes de se comprometer. Não se despeça prematuramente do seu emprego.

2. Compreenda os custos adicionais de trabalhar como freelancer

Tenha em consideração os custos de seguros de saúde e de outros seguros, pesquise os programas e as aplicações móveis de que vai precisar, as despesas do escritório em casa e quaisquer custos adicionais em que possa incorrer semanalmente, mensalmente ou anualmente quando começar a trabalhar por conta própria.

Como vai precisar de organizar o seu trabalho, pode explorar software económico de gestão de projetos para começar.

3. Obtenha aconselhamento sobre o acompanhamento de despesas, custos e rendimentos

Procure um contabilista experiente ou um profissional da área fiscal e reúna-se com essa pessoa para obter uma compreensão tão atualizada quanto possível daquilo que precisa de acompanhar, para que esteja sempre em dia com as suas obrigações fiscais enquanto futuro proprietário de uma empresa.

Dica profissional

Muitas vezes, a primeira reunião com um contabilista ou profissional de finanças é normalmente uma consulta ou reunião inicial não faturável. É uma excelente forma de obter acesso a conhecimentos que o ajudarão a começar o seu negócio da forma certa.

Uma conversa inicial também pode potencialmente dar início a uma relação de longo prazo com alguém que o possa ajudar nas decisões financeiras da sua empresa à medida que a sua carreira como freelancer evolui.

4. Comece a preparar a documentação legal

À medida que inicia relações com clientes, é provável que tenha de começar a preparar contratos juridicamente vinculativos e outra documentação. Para começar, peça aconselhamento a outros freelancers ou consultores online, ou analise e verifique cuidadosamente documentos legais gratuitos disponíveis na internet. 

Familiarize-se com os termos habituais dos documentos destinados a prestadores de serviços independentes e aprenda aquilo a que deve estar atento quando assina contratos com terceiros. Além disso, perceba se vai constituir uma entidade empresarial ou solicitar uma licença no seu estado/país — planeie cuidadosamente, pois isso afetará a forma como gere os seus impostos e as suas finanças.

5. Prepare o seu espaço de escritório em casa

Esta parte é divertida! Já identificou um espaço para um escritório em casa? De que tipo de equipamento precisa (encontre algumas ideias nestes presentes para gestores de projetos)? Onde realiza o seu melhor trabalho? Se a sua cidade tiver espaços de trabalho partilhado, estes podem ser um excelente complemento ou uma alternativa ao trabalho a partir de casa (mas acrescente outro custo recorrente à sua folha de cálculo de despesas!)

1. Estabeleça Limites para o Seu Trabalho e os Seus Clientes

Está numa posição única para proteger o seu tempo, as suas competências e limitar tudo aquilo com que não quer ou não pode comprometer-se. Isto significa dizer não a projetos que não utilizem adequadamente o seu tempo e as suas competências.

Author's Tip

Enquanto gestor freelance de projetos digitais, o tempo é o seu recurso mais precioso, por isso proteja-o.

2. Seja Claro Quanto às Suas Intenções e Estabeleça Expectativas

Comunique as suas intenções e estabeleça expectativas quanto ao seu papel num projeto, ao papel da sua equipa, ao que espera da equipa e a quaisquer interações com clientes. Certifique-se de que comunica constantemente o estado do projeto e os respetivos impactos.

Também deverá manter os seus clientes informados sobre o seu horário e disponibilidade, as funções no projeto, os objetivos e as expectativas relativamente aos membros da equipa do projeto e às partes interessadas.

3. Planeie as Férias, as Mudanças na Vida e as Folgas (Inesperadas)

Documente, documente, documente. Deixe um registo para a sua equipa de projeto, as partes interessadas e os contactos do cliente. Utilize o princípio de “ser atingido por um autocarro”: se acontecesse alguma coisa à sua disponibilidade, deverá ser claro até onde chegou e como outra pessoa poderá dar continuidade ao seu trabalho. 

A transparência é fundamental para preservar a sua reputação. Irá agradecer a si próprio nos períodos de maior pressão antes de umas férias ou quando surgir uma viagem inesperada: a maior parte do trabalho de preparação já estará concluída e documentada, tornando mais fácil organizar e comunicar a ausência.

4. Aplique os Princípios de Gestão de Projetos à Sua Vida como Freelancer

Seja realista nas suas expectativas relativamente ao que consegue concluir dentro de determinadas limitações. Calcule o valor do seu tempo, o custo daquilo que está a fazer para cada cliente e verifique se estes valores se traduzem em rentabilidade. Se aceitar mais trabalho do que consegue gerir, não irá prestar um trabalho de qualidade, prejudicando a sua reputação.

Limite o “alargamento do âmbito” nos seus próprios contratos, estabelecendo limites para si e para os seus clientes e sabendo quando deve solicitar um novo contrato ou esclarecimentos adicionais sobre o seu papel.

1. Procure novos projetos ou trabalho adicional de gestão de projetos freelance

Reconsidere a descrição do seu trabalho e a lista de competências/projetos.

• Pode acrescentar algo novo?
• Há algum tipo adicional de projeto que gostaria de experimentar?
• Pode expandir o seu mercado potencial de clientes e projetos?

Veja se precisa de reformular alguma das suas abordagens ou áreas de foco no marketing junto dos clientes. Se é um gestor de projetos sénior, talvez esteja na altura de experimentar a consultoria independente, dinamizar um workshop ou falar em conferências.

2. Aumente os seus preços

Sejamos realistas: na maioria das vezes, aumentamos os nossos preços depois de percebermos que temos cobrado muito menos do que devíamos. Felizmente, é razoável aumentar os seus preços numa pequena percentagem, anual ou semestralmente, desde que esteja a expandir os seus conhecimentos e competências.

Avise os seus clientes com pelo menos alguns meses de antecedência sobre uma alteração iminente dos preços. Se não conseguir aumentar os seus preços nos contratos existentes, aborde cada novo contrato com um plano para cobrar ligeiramente mais do que da última vez, para que possa chegar ao valor de que necessita.

3. Promova-se de novas formas

Avalie o que tem feito para conquistar novos clientes. O que funcionou ou não funcionou consigo? Talvez iniciar um blogue ou podcast seja apelativo para o seu público potencial de clientes. Ou talvez envolver-se mais na comunidade local seja benéfico para o seu negócio.

Promover-se é uma das melhores formas de aumentar a procura e, consequentemente, o valor que pode cobrar pelos seus serviços.

4. Continue o seu desenvolvimento profissional enquanto gestor de projetos

Embora os freelancers não tenham acesso ao apoio financeiro ou educativo empresarial de que beneficiam os trabalhadores a tempo inteiro, continuam a ter muitas opções para prosseguir a sua formação. Aproveite as conferências de gestão de projetos e os encontros informais.

Embora a gestão de projetos freelance ofereça maior flexibilidade, também apresenta desafios. Estes desafios podem incluir:

1. Falta de rendimentos estáveis

Ao contrário de um trabalho a tempo inteiro, em que recebe o pagamento independentemente de o negócio estar numa fase de maior ou menor atividade, os altos e baixos do trabalho freelance traduzem-se em picos e quebras nos seus rendimentos. Terá de planear em conformidade.

2. Possibilidade de horários de trabalho mais longos

Os gestores de projetos freelance têm de dedicar tempo à conclusão do trabalho existente para os clientes, enquanto procuram simultaneamente novos negócios. Embora possa conseguir definir o seu próprio horário de trabalho, estabelecer limites é fundamental para evitar o esgotamento.

3. Custos potencialmente elevados de funcionamento do negócio

Nos EUA, o trabalho contratado muitas vezes não oferece seguro de saúde nem outros benefícios, pelo que terá de adquirir esses benefícios separadamente se não tiver a possibilidade de ser dependente da apólice de outra pessoa. Isso pode ser dispendioso, pelo que terá de orçamentar estas despesas em conformidade.

Saiba mais sobre os benefícios profissionais na área da gestão de projetos aqui.

Os gestores de projetos freelancers podem beneficiar de software de gestão de projetos para facilitar a gestão do seu portefólio de projetos, se escolherem uma solução com as funcionalidades certas. Por exemplo, pode utilizar software de gestão de projetos para:

• Gerir os cronogramas dos projetos, incluindo a gestão e execução de tarefas
• Registar horas e despesas
• Monitorizar e mitigar riscos.

Saiba mais sobre as melhores ferramentas de gestão remota de projetos ou sobre software de gestão de projetos para freelancers para responder às suas necessidades.

O que pensa?

Não deixe de consultar a nossa série de sessões de Mentoria em Direto com Patrice Embry, onde aborda em profundidade todos os aspetos do trabalho freelance (terá de ser membro do DPM para ter acesso a estas sessões e participar na conversa no Slack):

• Fundamentos do trabalho freelance
• Criar um fluxo de trabalho freelance
• Manter o ritmo enquanto freelancer