14 Responsabilidades do Gestor de Projetos: Um Guia para a Sua Função
Quais São as Responsabilidades de um Gestor de Projetos?: Os gestores de projetos são responsáveis por liderar os projetos do início ao fim. Isto inclui o planeamento, a calendarização, a gestão de orçamentos, a motivação das equipas e a garantia de que os objetivos dos projetos estão alinhados com os resultados do negócio.
Ir Além da Execução: Atualmente, os gestores de projetos não se limitam a executar orientações — impulsionam a estratégia, gerem as partes interessadas e mantêm a equipa alinhada com os objetivos do negócio, tornando-se essenciais para o sucesso da organização.
Competências Importantes de GP: Os gestores de projetos precisam de competências técnicas, como a calendarização e a gestão orçamental, bem como de competências interpessoais, como a liderança, a comunicação e a resolução de problemas, para serem bem-sucedidos. Estas competências garantem que os projetos se mantêm no rumo certo e que as equipas continuam motivadas.
Progredir como GP: Formação como a DPM School ou a certificação PMP, combinada com experiência prática, pode ajudá-lo a melhorar nestas responsabilidades, aperfeiçoar as suas competências e progredir na sua carreira de gestão de projetos.
Ser gestor de projetos não consiste apenas em assinalar tarefas ou manter um cronograma atualizado — trata-se de equilibrar prioridades concorrentes, gerir riscos e manter a equipa motivada perante desafios inesperados.
Quer esteja a tentar definir requisitos, acalmar uma parte interessada sob pressão ou evitar que o âmbito do projeto se alargue sem controlo, o seu papel pode parecer-se com tentar resolver puzzles enquanto corre uma maratona. Este guia detalha as principais responsabilidades de um gestor de projetos e oferece dicas práticas para o ajudar a navegar pelo caos e concluir projetos bem-sucedidos com confiança.
O que faz um gestor de projetos?
A principal responsabilidade dos gestores de projetos é executar os projetos do início ao fim. Os gestores de projetos são responsáveis pela entrega do projeto de uma forma que impulsione os resultados do negócio e gere valor para o utilizador final.
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Isto inclui:
- Iniciar e planear o projeto
- Gerir orçamentos (especialmente no caso de gestores de projetos de capital), o âmbito e o cronograma
- Supervisionar a equipa, as tarefas individuais e os resultados que esta produz
- Garantir a qualidade
- Impedir que os riscos comprometam todo o projeto
- Gerir o esforço de colaboração entre a equipa do projeto, as partes interessadas internas e externas, os prestadores de serviços e os fornecedores.
A descrição do cargo de gestor de projetos mudou ao longo dos anos e, atualmente, o papel de um gestor de projetos vai além da execução de diretivas, incluindo a definição da estratégia subjacente ao projeto e a demonstração de liderança.
Quais são as responsabilidades de um gestor de projetos & qual é o seu papel?
O papel de um gestor de projetos inclui manter o projeto dentro do prazo, organizado e dentro do orçamento. As responsabilidades de um gestor de projetos neste contexto incluem:
- Iniciar o projeto
- Dar início ao projeto
- Registar os requisitos
- Manter o projeto organizado
- Criar cronogramas
- Acompanhar o orçamento
- Monitorizar o progresso das tarefas
- Fornecer atualizações de estado
- Motivar a equipa
- Resolver problemas
- Gerir riscos
- Gerir mudanças
- Enviar faturas
- Encerrar o projeto
1. Iniciar o projeto
Os gestores de projetos validam a viabilidade do projeto, obtêm aprovações e configuram o projeto no respetivo software de gestão de projetos.
As organizações inteligentes dão à sua equipa de gestão de projetos a oportunidade de criar ou avaliar o âmbito, o orçamento e o cronograma durante a fase de vendas ou de definição de um projeto. Irá discutir o resumo do projeto com os patrocinadores do projeto, criar uma estimativa e um cronograma de alto nível e rever o plano com as principais partes interessadas para obter as aprovações.
Em seguida, irá:
- Configurar o seu software de gestão de projetos e as pastas de ficheiros
- Criar um resumo atualizado do projeto
- Reunir a equipa de que precisa
- Dar início ao projeto internamente
- Trabalhar com a sua equipa para criar uma Declaração de Trabalho detalhada (ou, potencialmente, um documento de iniciação do projeto) com um cronograma, um orçamento e requisitos mais definidos.
2. Dar início ao projeto
Os gestores de projeto realizam reuniões oficiais de arranque antes do início do trabalho no projeto, para garantir que todas as partes interessadas estão alinhadas quanto ao plano, ao âmbito, ao orçamento e ao calendário.
Assim que a Declaração de Trabalho for aprovada, o trabalho pode começar. A sua primeira tarefa de gestão de projeto é alinhar todos durante uma reunião externa de arranque com as principais partes interessadas e o patrocinador do projeto. Irá também criar os recursos fundamentais que utilizará para monitorizar e comunicar as expectativas em torno do projeto.
Alguns exemplos destes recursos podem ser:
- Um plano de projeto partilhável
- Um registo RAID
- O plano de comunicação
- Uma matriz RACI
- O seu modelo de relatório de estado
3. Registar os requisitos
Os gestores de projeto criam os requisitos do projeto num documento de requisitos do projeto ou em histórias de utilizador.
Consulte a Declaração de Trabalho (SOW) e as notas do cliente ao criar o documento de requisitos. Também precisa de compreender as necessidades empresariais globais do projeto. Os seus requisitos e histórias de utilizador devem refletir o âmbito do projeto e a razão geral pela qual o projeto está a ser realizado.
Se compreender bem a estratégia subjacente ao projeto, conseguirá responder à maioria das perguntas da equipa ou de outras partes interessadas e fornecer orientação estratégica à equipa sem esperar por contributos adicionais relativamente a elementos que não exigem uma decisão do cliente.
4. Manter o projeto organizado
Os gestores de projeto criam uma estrutura de pastas clara para documentos e recursos.
Uma tarefa importante do gestor de projeto é manter todas as informações relacionadas com o projeto num único local a que todos tenham acesso. Normalmente, esse local é uma unidade partilhada, o Google Drive, o Dropbox e/ou um software de gestão de recursos digitais.
Também precisa de garantir que os recursos e as informações de um projeto estão tão bem organizados quanto possível, para que estejam prontos a utilizar quando forem necessários. O software de gestão de projetos ou outras ferramentas de gestão de projetos são úteis neste caso. Faça isto no início do projeto para garantir que não perde tempo ou dinheiro mais tarde a tentar corrigir algo que poderia ter sido evitado.
5. Criar um calendário
Os gestores de projeto enumeram todas as tarefas e distribuem-nas por um calendário, uma agenda ou um ciclo de sprint.
A forma como cria o calendário do seu projeto depende realmente do calendário do projeto. Se este for imutável, cria um calendário a partir da data de conclusão fixa e trabalha de trás para a frente. Se for flexível, cria um calendário a partir do momento presente e define uma data de lançamento adequada.
Também precisa de pensar em contingências. Comece a pensar no que pode correr mal e no que fará se isso acontecer. Independentemente das táticas que escolher, identifique em que ponto do seu calendário poderá executá-las. Não tem de as partilhar com o cliente, nem sequer com a sua equipa. Servem principalmente para as ter preparadas caso algo aconteça.
6. Controlar o orçamento
Os gestores de projeto garantem que o projeto não corre o risco de custar mais do que o previsto.
Normalmente, os projetos têm um orçamento fixo que é decidido antes de o gestor de projeto estar envolvido. A sua função é distribuir esse orçamento pelas diferentes fases, marcos e tarefas ao longo do ciclo de vida do projeto. Garanta que tem orçamento suficiente para concluir o trabalho, pois será mais difícil obter orçamento adicional à medida que o projeto avança (a menos que existam pedidos claramente fora do âmbito).
E lembre-se: o seu orçamento não serve apenas para controlar as despesas de um projeto; também estabelece limites para cada pessoa da sua equipa de projeto.
7. Monitorizar o progresso das tarefas
Os gestores de projeto acompanham as tarefas em curso e monitorizam o fluxo de trabalho em comparação com o plano do projeto no seu software de gestão de projetos.
Num projeto com um estilo mais semelhante ao modelo em cascata, isso pode significar dedicar algum tempo a atualizar o seu gráfico de Gantt para verificar se corre o risco de se desviar do seu caminho crítico.
Num projeto mais ágil, isso pode significar avaliar a velocidade real da equipa em comparação com a planeada e analisar o seu gráfico de burndown para verificar se é necessário fazer alterações ao âmbito de modo a cumprir o cronograma (ou vice-versa).
8. Fornecer atualizações de estado
Os gestores de projetos fornecem regularmente atualizações de estado formais e/ou informais ao patrocinador do projeto ou ao cliente.
Esta importante tarefa de gestão de projetos garante que comunica o progresso e contabiliza as alterações ao âmbito ou ao cronograma do projeto. Além de fornecer atualizações mais frequentes aos patrocinadores do projeto ou aos clientes, é uma boa prática criar um relatório formal do estado do projeto num determinado momento. Este relatório inclui o progresso até à data, os próximos marcos, o estado dos principais riscos e dependências, bem como os problemas que precisam de ser discutidos.
Também precisa de fornecer atualizações ao ecossistema mais abrangente de partes interessadas. Isto pode incluir atualizações formais enviadas aos utilizadores finais e aos departamentos afetados pelo projeto, bem como demonstrações e apresentações para equipas de segurança, equipas de conformidade e entidades reguladoras.
9. Motivar a equipa
Os gestores de projetos garantem que a equipa dispõe de tudo o que precisa para ter sucesso.
Tem de garantir que as atividades continuam a decorrer de acordo com o plano de gestão do projeto e que todos dispõem do que precisam para concluir a tarefa em questão.
As reuniões regulares com a equipa são uma das tarefas diárias mais importantes da gestão de projetos. Permitem-lhe compreender como o trabalho está a avançar e são uma oportunidade para consolidar a relação, motivar a equipa, manter a transparência e a responsabilização, e ajudar todos a compreender de que forma os seus esforços contribuem para a visão mais abrangente do projeto.
Estas reuniões podem consistir numa reunião diária rápida com a equipa, em reuniões individuais com as pessoas que realizam o trabalho ou em reuniões assíncronas. Lembre-se apenas de que: é melhor enquadrá-las como uma conversa e não como um interrogatório.
10. Resolver problemas
Os gestores de projetos orientam a equipa na resolução dos problemas que possam surgir ao longo das fases de desenvolvimento.
Enquanto gestor de projetos, o seu trabalho consiste em resolver os problemas atempadamente, para que não façam com que o seu orçamento e cronograma se desviem do planeado. Proporcione à sua equipa a confiança e o espaço seguro necessários para a resolução criativa e crítica de problemas.
Esta é uma das tarefas de gestão de projetos mais incompreendidas. Por exemplo: “O que pode um gestor de projetos fazer para ajudar a desbloquear um programador, designer ou analista de negócio?”
A resposta é: muito. Faça perguntas que analisem o problema e as suas possíveis soluções a partir de uma perspetiva diferente:
- Pode solicitar apoio adicional ou envolver outro SME para obter uma segunda opinião.
- Pode voltar a definir as prioridades do trabalho para acomodar eventuais atrasos.
- Pode garantir que o bloqueio tem um impacto significativo no contexto geral do projeto e ajudar a equipa a contorná-lo.
11. Gerir os riscos
Os gestores de projetos preveem possíveis riscos e elaboram planos de contingência para poupar o máximo de tempo e recursos possível.
Os bons gestores de projetos têm os conhecimentos necessários para identificar, analisar, priorizar, planear, monitorizar e responder aos riscos. Isto reduz e atenua o impacto caso estes se concretizem. Precisa de conversar com a sua equipa para compreender os riscos potenciais, de que forma podem afetar negativamente o projeto e qual a sua probabilidade — isto ajudá-lo-á a criar um plano de gestão de riscos.
Reserve algum tempo em todas as reuniões da equipa para discutir os riscos. Também está a gerir as expectativas dos seus clientes, das suas partes interessadas e da sua equipa de liderança. Utilize comunicações do dia a dia, como relatórios de estado, para manter todos a par.
12. Gerir a mudança
Os gestores de projetos estruturam os projetos para responder a mudanças sustentadas e persistentes, de modo a que as metas do projeto e os objetivos do projeto sejam alcançados dentro do prazo previsto.
É necessário considerar de que forma o resultado do seu projeto será entregue e colocado em utilização. Estabeleça contacto e crie relações com a equipa responsável por gerir a mudança que o projeto irá trazer, para que a informação transmitida aos colaboradores seja correta, atempada e útil. Aborde quaisquer riscos relacionados com a adoção e informe-se sobre o plano, para garantir que obtém um retorno do investimento.
O outro lado da gestão da mudança envolve alterações ao âmbito do projeto. À medida que o trabalho é executado e comunicado, podem ser identificados novos requisitos. Responder rapidamente às alterações ao âmbito evitará atrasos no calendário do projeto, permitirá definir expectativas desde o início e reforçará a confiança no seu discernimento enquanto gestor de projetos.
13. Enviar faturas
Os gestores de projetos acompanham as horas trabalhadas no projeto e enviam as faturas finais ao cliente à medida que o trabalho é concluído.
Certifique-se de que compreende as condições de pagamento dos seus fornecedores e efetue os pagamentos em conformidade. Se trabalha numa organização de prestação de serviços a clientes, isto também significa ser proativo na faturação ao cliente, com base no seu modelo de prestação de serviços.
É importante acompanhar de perto a análise e aprovação dos registos de horas da semana anterior no seu software de controlo de tempo, para ter esta informação prontamente disponível quando trabalhar no seu software de faturação.
Se a faturação for baseada em marcos, saiba onde se encontram esses marcos no calendário do seu projeto. Se for baseada em tempo e materiais, faça sempre a reconciliação e a previsão do valor mensal da fatura.
Também pode utilizar software de gestão de recursos com faturação para este efeito.
14. Encerrar o projeto
Os gestores de projetos encerram um projeto quando este está concluído, efetuando as reconciliações finais, realizando uma retrospetiva, registando as lições aprendidas e arquivando o projeto.
Ser-lhe-á pedido que comunique o desempenho real do seu projeto em comparação com o esperado, por isso, antecipe essa tarefa. Certifique-se de que todas as folhas de horas foram submetidas e de que dispõe de documentação para discutir se e onde as coisas se desviaram do planeado, em comparação com as alterações previstas ao âmbito, ao calendário e ao orçamento.
Realize uma retrospetiva do projeto (também conhecida como análise pós-projeto) com a sua equipa de projeto e as principais partes interessadas. Utilize o feedback e os conhecimentos obtidos para orientar as suas lições aprendidas e documente-os para projetos futuros.
Em seguida, arquive o projeto reunindo todos os recursos e entregáveis e colocando-os no sistema de arquivo que estiver a utilizar. Também vale a pena reservar um momento para celebrar com a equipa. Enquanto líder do projeto, pode assumir esta iniciativa, continuando assim a construir confiança, lealdade e proximidade.
Eis uma perspetiva interna sobre o que os gestores de projetos fazem e como começar:
Competências essenciais de um gestor de projetos
Para ter sucesso como gestor de projetos, precisa de mais do que conhecimentos técnicos ou da capacidade de assinalar tarefas numa lista de afazeres. Trata-se de encontrar o equilíbrio perfeito entre competências técnicas, que impulsionam a execução, e competências interpessoais, que promovem a colaboração e a liderança. Sem uma combinação sólida de ambas, terá dificuldades em manter os projetos no caminho certo ou em criar a confiança e o espírito de equipa necessários para o sucesso a longo prazo.
Vamos analisar as competências de gestão de projetos essenciais de que necessita, para saber exatamente em que se deve concentrar para se destacar na sua função:
- Organização
- Planeamento de projetos
- Trabalho em equipa e colaboração
- Priorização
- Pensamento crítico
- Resolução de problemas
- Gestão de riscos
- Liderança
- Comunicação
- Calendarização de projetos
- Gestão de processos
- Pesquisa
- Desenvolvimento de documentação
- Diplomacia
- Gestão do tempo
Dominar estas competências não acontece de um dia para o outro, mas, com a prática, encontrará o seu ritmo e começará a liderar projetos com maior confiança. Comece por identificar as áreas em que é mais forte e aquelas que precisam de atenção. Depois, procure oportunidades para aprender gestão de projetos e evoluir — seja através da experiência no trabalho, da frequência de um curso de formação específico ou da aprendizagem com um mentor.
A gestão de projetos depende tanto da capacidade de adaptação como do planeamento. Quanto mais aperfeiçoar estas competências, mais bem preparado estará para enfrentar qualquer desafio e orientar a sua equipa para o sucesso.
Construir o seu percurso profissional na gestão de projetos
Se está a considerar a gestão de projetos como carreira, existem muitos recursos disponíveis para o ajudar a obter a formação e as competências necessárias para se tornar um gestor de projetos bem-sucedido. Ou talvez seja um principiante que foi colocado a gerir projetos e não saiba por onde começar.
Eis algumas ideias sobre onde procurar:
- O curso do DPM Dominar a Gestão de Projetos Digitais é um programa de formação específico para o digital que inclui uma certificação. Terá uma aprendizagem prática, baseada em cenários, que aperfeiçoará a sua intuição, capacidade de julgamento e competências de liderança.
- A certificação Project Management Professional (PMP) do Project Management Institute (PMI) é uma certificação de gestão de projetos reconhecida mundialmente que exige alguns anos de experiência (ao contrário do curso do DPM, que não tem quaisquer pré-requisitos).
- Existem muitos outros cursos e programas de formação individuais, incluindo cursos da Google e da Coursera, bem como programas de licenciatura em universidades acreditadas para quem pretende obter uma licenciatura ou um mestrado. Poderá também ter interesse em cursos especializados em metodologias de projetos específicas, como a gestão ágil de projetos ou o Scrum.
- Outra opção é simplesmente começar a gerir projetos. Obterá experiência prática que será inestimável na sua carreira. Pode ler livros sobre gestão de projetos e artigos à medida que avança (existem muitos no The DPM!) para complementar a sua experiência.
- Se pretende especializar-se em gestão ágil de projetos, consulte o nosso guia para se tornar um gestor de projetos ágeis.
O que se segue?
Se procura oportunidades de networking, quer conversar sobre os desafios que está a enfrentar nos seus projetos ou simplesmente desabafar por um minuto, a DPM Membership é o lugar certo para si! Terá também acesso a mais de 100 modelos e exemplos, bem como às conversas no Slack com centenas de outros gestores de projetos digitais!
