Jak stworzyć przepływ pracy w zarządzaniu projektem: 6 kroków

• Określać kolejność zadań i ich zależności
• Przypisywać odpowiedzialność za każdy etap procedury poszczególnym osobom lub działom

Dobrze zaprojektowane procedury pracy zapewniają przejrzystość, minimalizują nieporozumienia i gwarantują systematyczne wykonywanie pracy. Zapewniają wizualne przedstawienie całego procesu, które pozwala zidentyfikować potencjalne przeszkody i zmapować zależności między zadaniami. 

Oto przykład jednego z rodzajów procedur, z którymi prawdopodobnie spotkasz się w swoich projektach: zatwierdzanie rezultatów projektu.

1. Zespół projektowy tworzy rezultat, korzystając ze wskazówek zawartych w briefie i przekazanych przez kierownika projektu.
2. Kierownik projektu sprawdza rezultat, aby upewnić się, że spełni on oczekiwania i standardy interesariuszy projektu i/lub klienta.
3. Kierownik projektu przekazuje zespołowi uwagi, a następnie zespół aktualizuje rezultat, aby je uwzględnić.
4. Kierownik projektu ponownie sprawdza rezultat przed wysłaniem go klientowi lub interesariuszom.
5. Klient lub interesariusze sprawdzają rezultat i zatwierdzają go (lub przekazują ewentualne uwagi).
6. Zespół projektowy wprowadza ostatnie poprawki i przygotowuje finalne pliki.

Korzyści wynikające ze stosowania procedur zarządzania projektami

Oto niektóre korzyści, jakie zapewnia efektywna procedura zarządzania projektem:

• Wyższa jakość projektu: Procedury zarządzania projektami obejmują etapy zatwierdzania i kontroli jakości, dzięki czemu możesz upewnić się, że każdy rezultat przygotowany przez zespół spełnia najwyższe możliwe standardy.
• Większa odpowiedzialność i poczucie własności: Dzięki przejrzystej procedurze każdy członek zespołu może zobaczyć, za jakie zadania odpowiada i nad czym pracują pozostali członkowie zespołu. Rezultaty i zadania rzadziej zostają pominięte, a członkowie zespołu mogą samodzielnie dbać o postęp prac.
• Mniej wąskich gardeł: Podczas konfigurowania procedury przewiduj, gdzie mogą pojawić się wąskie gardła (np. gdy zatwierdzanie projektu utknie u starszego projektanta), i uwzględnij w procesie kroki, które pomogą je wyeliminować (np. dodaj więcej osób zatwierdzających projekt).
• Większa wydajność: Możesz usunąć z procedury niepotrzebne etapy lub procesy, aby zespół mógł skupić się na faktycznej pracy, co pomoże mu działać wydajniej.

Jak stworzyć procedury projektowe w 7 krokach

Oto 7 kroków do stworzenia procedury projektu.

1. Określ cele

Określając cele projektu, zachowaj konkretność i zadbaj o możliwość ich zmierzenia. Dzięki temu będziesz śledzić postępy i określisz, czy projekt zmierza we właściwym kierunku. Twoje cele mogą obejmować konkretne rezultaty, takie jak w pełni opracowana strona internetowa lub sfinalizowana strategia marketingowa.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Zidentyfikuj zadania

Podziel projekt na mniejsze zadania. Dzięki temu możesz skupić się na poszczególnych elementach i śledzić najważniejsze szczegóły. Każde zadanie powinno mieć określony punkt rozpoczęcia i termin wykonania, a także jasno określone kryteria ukończenia. Pomaga to zapobiegać niekontrolowanemu rozszerzaniu zakresu i utrzymać projekt na właściwym torze.

3. Przydziel odpowiedzial­ności

Przydzielając odpowiedzialności i jasno komunikując role oraz oczekiwania, możesz upewnić się, że każdy rozumie swoje zadania.

Sprzyja to odpowiedzialności i zapobiega przeoczeniu lub zaniedbaniu zadań. Przydzielając konkretne odpowiedzialności, nie zapomnij uwzględnić umiejętności i wiedzy członków zespołu projektowego.

4. Ustal kolejność zadań

Świetnym sposobem na ustalenie kolejności zadań jest skorzystanie z narzędzi do tworzenia schematów blokowych lub diagramów przepływu pracy, takich jak wykresy Gantta lub tablice Kanban. Dzięki wizualizacji przepływu pracy i wykonywaniu zadań we właściwej kolejności pomożesz zespołowi utrzymać przepływ pracy przez cały cykl życia projektu.

5. Uwzględnij złożoność i zależności

Ustalając terminy dla poszczególnych zadań, uwzględnij ich złożoność i zależności oraz w razie potrzeby wprowadź korekty. Może to pomóc zapobiec opóźnieniom i sprzyjać terminowej realizacji kluczowych etapów projektu.

Jasne terminy pomagają członkom zespołu ustalać priorytety pracy i skutecznie zarządzać czasem. Oprogramowanie do obsługi przepływów procesów, takie jak ProcessMaker lub jedna z jego alternatyw, może pomóc dzięki automatyzacji przydzielania zadań, śledzeniu postępów i udostępnianiu wizualnych harmonogramów, które ułatwiają identyfikowanie potencjalnych wąskich gardeł oraz proaktywne dostosowywanie harmonogramów.

6. Stale monitoruj postępy

Śledź i monitoruj postępy przez cały czas trwania projektu. Pomoże Ci to zidentyfikować potencjalne przeszkody i szybko rozwiązywać wszelkie problemy lub blokady, które mogą się pojawić. Dzięki temu projekt będzie realizowany zgodnie z harmonogramem, a Ty będziesz w stanie szybko reagować i powiadamiać interesariuszy, jeśli coś zacznie odbiegać od planu. Korzystanie z oprogramowania do obsługi przepływu pracy w projekcie może usprawnić ten proces dzięki zapewnianiu aktualizacji w czasie rzeczywistym, śledzeniu zadań i scentralizowanej komunikacji.

7. Wyciągaj wnioski

Po zakończeniu projektu przeznacz czas na przegląd przepływu pracy i wskazanie obszarów wymagających udoskonalenia. Refleksja nad sukcesami i trudnościami napotkanymi podczas projektu pozwala zidentyfikować i wdrożyć niezbędne korekty na potrzeby przyszłych projektów. 

Zarządzanie projektami a zarządzanie przepływem pracy

Zarządzanie projektem obejmuje kompleksowe planowanie, realizację i dostarczenie projektu, natomiast zarządzanie przepływem pracy dotyczy konkretnie procesów i zadań w ramach projektu.

Innymi słowy, zarządzanie projektem obejmuje odpowiedzi na pytania „kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego” dotyczące projektu, a zarządzanie przepływem pracy dotyczy tego, „jak” zrealizować projekt — procesów, które pokierują zespołem podczas realizacji planu projektu.

Istnieje również różnica między przepływami pracy a procesami. Przepływy pracy to konkretne, uporządkowane sekwencyjnie zadania w ramach szerszych procesów biznesowych, które pomagają osiągać cele organizacji.

Jak zarządzać przepływami pracy

Oto kilka pomocnych wskazówek dotyczących skutecznego zarządzania przepływem pracy:

1. Jasna komunikacja

Aby skutecznie zarządzać cyfrowymi przepływami pracy, traktuj jasną komunikację jako priorytet. Regularnie udostępniaj członkom zespołu i interesariuszom aktualizacje, aby wszyscy byli poinformowani i aby zminimalizować ryzyko nieporozumień. Szybko reaguj na wszelkie obawy lub problemy, aby je ograniczać i wspierać pozytywne środowisko pracy.

2. Deleguj

Deleguj zadania, które mogą wykonać inni, abyś mógł skupić się na działaniach związanych z zarządzaniem projektem na wyższym poziomie, takich jak planowanie strategiczne i alokacja zasobów. Ponadto daje to członkom zespołu możliwość rozwijania nowych umiejętności i przejmowania odpowiedzialności, co prowadzi do zwiększenia produktywności i satysfakcji z pracy.

3. Automatyzuj powtarzalne zadania 

Automatyzacja uwalnia­ czas na ważniejsze lub bardziej złożone zadania, zmniejsza ryzyko błędów i zwiększa ogólną wydajność przepływu pracy. Istnieje mnóstwo opartych na technologii rozwiązań do automatyzacji przepływu pracy — tutaj przeczytasz więcej o korzyściach automatyzacji przepływu pracy.

4. Wykorzystaj technologię

Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy ma na celu usprawnienie codziennych operacji biznesowych poprzez automatyzację zadań i optymalizację procesów (a także optymalizację za pomocą sztucznej inteligencji). Rozwiązania programowe doskonale nadają się do usprawniania powtarzalnych procesów (np. wdrażania pracowników lub przepływów pracy związanych z zatwierdzaniem), co pomaga zapewnić terminową i sprawną realizację zadań.

Narzędzia te mogą być używane równolegle z oprogramowaniem do zarządzania projektami, a inne narzędzia w używanym przez Ciebie zestawie technologicznym mogą już oferować funkcje zarządzania przepływami pracy.

5. Monitoruj postępy

Aby mieć pewność, że przepływ pracy przebiega zgodnie z planem i jest zgodny z celami projektu, regularnie oceniaj postępy. Ciągłe monitorowanie zadań pozwala wychwycić potencjalne problemy lub wąskie gardła i podjąć działania naprawcze. Włączenie analizy przepływu pracy do tego procesu może również pomóc ocenić, jak dobrze działa każdy etap i czy ogólny przepływ wspiera cele projektu.

Regularnie kontaktuj się z członkami swojego zespołu i wykorzystuj ten czas na omawianie wyzwań, wspólne szukanie rozwiązań oraz wprowadzanie niezbędnych zmian. To proaktywne podejście pomaga zapobiegać eskalacji problemów.

5 najlepszych praktyk zarządzania przepływem pracy w projekcie

Oto 5 najlepszych praktyk dotyczących przepływów pracy w zarządzaniu projektami.

• Stwórz dobrze zdefiniowany plan. Jasno określ zakres, cele, fazy projektu i zasoby (pomocne może okazać się rozpoczęcie od szablonu zarządzania projektem). Dzięki solidnemu planowaniu przepływu pracy zespół będzie mieć przegląd przepływu pracy oraz wiedzę o tym, nad czym i kiedy należy pracować.
• Regularnie komunikuj się z interesariuszami. Informuj interesariuszy o tym, gdzie są potrzebni w przepływie pracy (np. w celu zatwierdzenia) oraz o statusie projektu, a w razie potrzeby angażuj ich w podejmowanie decyzji. Pomaga to budować zaufanie i zarządzać oczekiwaniami.
• Twórz środowisko pracy, które zachęca do współpracy poprzez promowanie otwartej komunikacji, dzielenia się pomysłami i pracy zespołowej. Współpraca międzyfunkcyjna pomaga zespołowi korzystać z różnorodnej wiedzy i perspektyw. Jest to szczególnie ważne w przypadku przepływów pracy zespołów kreatywnych.
• Stale oceniaj swój przepływ pracy. Identyfikuj obszary wymagające poprawy i uwzględniaj informacje zwrotne od członków zespołu oraz interesariuszy. Wprowadzaj niezbędne zmiany, aby pomóc współpracownikom sprawniej realizować zadania. Ten cykl ciągłej informacji zwrotnej przyczynia się do tworzenia bardziej zwinnych przepływów pracy.
• Świętuj kamienie milowe! Doceniaj i świętuj kamienie milowe oraz osiągnięcia swojego zespołu. Podnosi to morale i pomaga utrzymać motywację członków zespołu podczas wyczerpujących sprintów.

Co dalej?

Dobrze zdefiniowany przepływ pracy może zoptymalizować procesy biznesowe, zminimalizować liczbę błędów oraz usprawnić zarządzanie zasobami i wydajność. Dowiedz się, jak opanować zarządzanie przepływem pracy, korzystając z tych prowadzonych przez ekspertów kursów dotyczących przepływu pracy.

Chcesz nawiązać kontakt z innymi menedżerami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów, a także nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych.