Czym jest współpraca? Definicja, rodzaje i najlepsze praktyki
Współpraca to jedno z tych słów, które ostatnio są wszechobecne. Wiele osób o niej mówi, ale nie wszyscy ją praktykują — a już na pewno nie robią tego skutecznie.
Omówię współpracę zespołową, wyjaśnię, dlaczego jest ona szczególnie ważna w projektach cyfrowych, przedstawię konsekwencje pracy zdalnej oraz kilka najlepszych praktyk i narzędzi programowych.
Czym jest współpraca?
Współpraca to proces tworzenia czegoś z inną osobą lub grupą osób. W projektach cyfrowych stanowi ona podstawę tego, co robisz — tworzysz cyfrowe doświadczenia wraz z klientami, członkami zespołu, interesariuszami, zasobami technicznymi i projektantami (żeby wymienić tylko kilka grup).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Współpraca zdalna, która jest obecnie powszechniejsza niż kiedykolwiek, polega na tym samym, ale z dodatkową barierą w postaci odległości i technologii. Korzystając z narzędzi do współpracy i narzędzi komunikacyjnych, możesz poprawić środowisko pracy, uczynić je bardziej angażującym oraz zachęcać do dzielenia się wiedzą, dzięki czemu zespół stanie się bardziej odporny, skuteczny i zdolny do osiągania rezultatów!
Jakie są różne rodzaje współpracy?
Oto niektóre z wielu różnych rodzajów współpracy, które mają znaczenie w projektach cyfrowych.
- Współpraca zespołowa: Ten rodzaj współpracy polega na tym, że zespół projektowy wspólnie pracuje nad osiągnięciem celu (czyli ukończeniem projektu). Jest to prawdopodobnie najbardziej oczywisty rodzaj współpracy, a każdy projekt angażujący więcej niż jedną osobę będzie jej wymagał.
- Współpraca ze społecznością lub współpraca społeczna: Ta forma współpracy angażuje szerszą grupę niż sam zespół projektowy. W przypadku projektów będących programami lub inicjatywami społecznymi bądź realizowanymi na rzecz społeczności potrzebne będą na przykład opinie społeczności lub grupy, na którą projekt wpłynie.
- Współpraca międzyfunkcyjna: Polega ona na zebraniu osób z różnych dziedzin w celu wspólnej pracy nad projektem. Projekty cyfrowe często angażują programistów, projektantów i specjalistów ds. marketingu, a współpraca międzyfunkcyjna umożliwia im skuteczną pracę zespołową i wykorzystanie ich mocnych stron. Pamiętaj jednak, że współpraca międzyfunkcyjna może być wymagająca.
Programiści uwielbiają Jira, szczególnie do zarządzania wdrożeniami i automatyzacjami, ale projektanci uważają ją za bardzo sztywną i nieprzyjazną dla projektantów. Nieustannie próbujemy znaleźć równowagę, aby oba zespoły mogły współpracować.
- Współpraca w chmurze: Jeśli Twój zespół korzysta z opartych na chmurze narzędzi do współpracy nad projektami, znanych również jako narzędzia do współpracy w chmurze, zastanów się, jak zespół będzie współpracować i zarządzać pracą w chmurze. Jeśli na przykład kilku członków zespołu pracuje jednocześnie nad dokumentem w Twoim narzędziu do współpracy nad dokumentami, opracuj procedurę, która zagwarantuje, że nie będą nadpisywać nawzajem swojej pracy.
- Współpraca wirtualna: Wraz z rozwojem pracy zdalnej wiele zespołów współpracuje wirtualnie (zamiast osobiście), korzystając z narzędzi do współpracy wideo. Współpraca wirtualna wymaga nieco więcej wysiłku, aby wszyscy byli na bieżąco, dlatego jako kierownik projektu musisz ustalić konkretne terminy i spotkania zachęcające do współpracy, aby mieć pewność, że zespół nie pracuje w odizolowanych grupach.
- Współpraca asynchroniczna: Ma miejsce wtedy, gdy zespoły nie współpracują w czasie rzeczywistym (w przeciwieństwie do współpracy synchronicznej, która odbywa się w czasie rzeczywistym). Członkowie zespołu mogą znajdować się w różnych miejscach lub pracować w różnych strefach czasowych. Zamiast organizować codzienne spotkanie kontrolne, możesz poprosić członków zespołu o wysłanie wiadomości w narzędziu do komunikacji zespołowej wraz z notatkami dotyczącymi danego dnia.
- Współpraca międzyorganizacyjna: Ten rodzaj współpracy ma miejsce, gdy różne organizacje muszą wspólnie pracować nad projektem. Może to oznaczać, że dwie agencje współpracują i dzielą się zasobami, aby zrealizować duży projekt, do którego wykonania jednej agencji samodzielnie zabrakłoby zasobów.
- Współpraca kreatywna: Ten rodzaj współpracy przypomina współpracę międzyfunkcyjną, ale dotyczy konkretnie dziedzin kreatywnych, takich jak sztuka, projektowanie i media. Jeśli Twój projekt obejmuje produkcję teatralną lub instalację artystyczną, prawdopodobnie wykorzystasz ten rodzaj współpracy.
Dlaczego współpraca jest ważna dla Twojej organizacji?
Współpraca przynosi Twojej organizacji wiele korzyści. Oto kilka powodów, dla których współpraca jest ważna:
- Współpraca pomaga zachować konkurencyjność: sojusze biznesowe zapewniają firmom szybki dostęp do technologii, umiejętności i danych, które prowadzą do innowacji, a także zwiększają elastyczność i odporność.
- Ekosystemy współpracy pozwalają firmom stać się bardziej rentownymi poprzez zwiększanie wydajności lub obniżanie kosztów, wchodzenie na nowe rynki geograficzne oraz tworzenie nowych i wspólnych produktów.
- Współpraca pozwala nam uzyskać dostęp do potrzebnych zasobów dzięki strategicznym partnerstwom, które uzupełniają braki w zestawie umiejętności Twoim lub Twojego zespołu.
- Zespoły dysponujące specjalistycznymi umiejętnościami i wiedzą są niezbędne do realizacji projektów: najczęściej składają się one z połączenia zasobów klienta, wykonawcy i dostawcy.
- Współpraca przełamuje silosy w organizacjach, zapewniając dostęp do bogatej wiedzy potrzebnej do rozwiązywania problemów, poprawy kultury współpracy oraz osiągania wspólnych celów lub celów korporacyjnych.
Jaka jest rola współpracy w Twojej firmie?
Współpraca stwarza możliwości większego zaangażowania pracowników, uwolnienia kreatywności zespołu, przyciągania i zatrzymywania najlepszych talentów oraz szybkiej realizacji projektów.
Współpraca międzyfunkcyjna leży u podstaw praktyk zwinnych, które przyjmuje coraz więcej organizacji. Wykorzystują one te praktyki, aby radzić sobie z VUCA (niekontrolowanymi aspektami środowiska biznesowego) oraz jej antidotum, czyli VUCA Prime (odpowiedzią na VUCA poprzez zastosowanie metod zwinnych).
„Wielka rezygnacja” jest realnym zjawiskiem, szczególnie w świecie cyfrowym, dlatego przyciąganie i zatrzymywanie pracowników ma kluczowe znaczenie dla sukcesu organizacji. Pracownicy nieustannie szukają wartościowych sposobów na wniesienie swojego wkładu, co zwiększa satysfakcję z pracy i wspiera ich rozwój wiedzy oraz umiejętności.
Skuteczna współpraca pomaga angażować pracowników, korzystać z ich wiedzy specjalistycznej i w pełni wykorzystywać ich możliwości. Aby to wspierać, wiele organizacji inwestuje w kursy współpracy, które wzmacniają umiejętności komunikacji, empatii i rozwiązywania problemów, niezbędne do osiągania wysokiej efektywności pracy zespołowej.
W cyfrowych miejscach pracy, gdzie specjalistyczna wiedza obejmuje wiele dziedzin, skuteczna współpraca staje się niezbędną umiejętnością. Ponadto wiele projektów cyfrowych wymaga pracy ponad granicami organizacyjnymi — zarówno między wewnętrznymi działami (takimi jak dział treści i projektowania), jak i między agencjami a klientami.
Jaka jest rola przywództwa we współpracy w miejscu pracy?
Liderzy odgrywają kluczową rolę w identyfikowaniu i ustalaniu priorytetów kwestii korporacyjnych, które będą wpływać na zdolność organizacji do skutecznej współpracy. Należą do nich:
- Obecność firmy: lokalizacje klientów i pracowników, kluczowych wykonawców oraz dostawców
- Infrastruktura IT: Czy Twoje biuro opiera się na rozwiązaniach firmy Microsoft? Jakie są filary technologiczne Twojej organizacji (CRM, zarządzanie dokumentami, księgowość itp.)?
- Kultura: style przywództwa, style komunikacji, style zarządzania, biegłość technologiczna, preferencje dotyczące stylu pracy
- Kluczowe interakcje: interakcje z klientami i wewnętrzne, współtworzenie, podejmowanie decyzji, budowanie relacji
- Przyciąganie i zatrzymywanie pracowników: współpraca i praca zespołowa; różne pokolenia; różnorodność, równość i inkluzja
Nie ma tu dobrych ani złych odpowiedzi, ale wpływają one na to, jak możesz zwiększyć skuteczność współpracy i określić priorytety. Na przykład, jeśli Twoja infrastruktura IT w dużej mierze opiera się na narzędziach firmy Microsoft (takich jak OneNote), poszukaj narzędzi do współpracy w obszarze IT, które to wykorzystują.
Innym przykładem może być sytuacja, w której interakcje na stronie internetowej stanowią istotny problem dla klienta — poszukaj narzędzi, które pozwalają zdalnie współpracować z klientami nad projektem, zbierać opinie i nanosić uwagi na tworzoną treść. To kluczowa korzyść z narzędzi do współpracy.
Jakie są najlepsze praktyki współpracy?
Znalazłem kilka kluczowych obszarów współpracy, na których warto się skupić w projektach cyfrowych:
- Stosuj współtworzenie
- Buduj i utrzymuj zespoły oparte na wysokim poziomie zaufania
- Zawsze miej agendę spotkania
- Podejmuj decyzje wspólnie
Współtworzenie
Współtworzenie (oparte na praktyce inżynierii współbieżnej) to technika, którą kierownicy projektów cyfrowych mogą wykorzystywać do poprawy współpracy w zespołach i z klientami. Charakteryzuje się ona następującymi elementami:
- Zespoły wielofunkcyjne: Projekty cyfrowe łączą unikalne zestawy umiejętności i różne role związane ze współpracą, takie jak twórcy treści, projektanci i specjaliści techniczni. Pamiętaj o całej różnorodności poznawczej, którą próbujesz wykorzystać w swoich praktykach współpracy i zestawie narzędzi.
- Równoległe tworzenie produktu: To wyszukany sposób na określenie tworzenia wielu produktów w tym samym czasie. Chcesz widzieć pełny obraz projektu, jednocześnie projektując i budując jego elementy składowe. Zapewnij jasność co do ogólnej wizji i upewnij się, że wszyscy wiedzą, gdzie znajdują się kluczowe punkty styku między elementami projektu.
- Stopniowe udostępnianie informacji: Większości zespołów cyfrowych łatwo będzie się do tego odnieść. Pomyśl o sprintach, odprawach zespołu i spotkaniach na stojąco. Tego rodzaju rytuały i praktyki stanowią świetne wsparcie dla współpracy, ale nie zapominaj o odpowiednim uwzględnieniu klientów.
- Zintegrowane zarządzanie projektem: Możesz wykonywać działania równolegle (co sprzyja bardziej zwinnym praktykom), ale musisz nałożyć na nie praktyki zarządzania projektem, aby zarządzać czasem i budżetem.
Buduj i utrzymuj zespoły oparte na wysokim poziomie zaufania
Poświęć czas na zbudowanie zdalnego zespołu, zapewnij mu przestrzeń do wzajemnego poznania się poprzez aktywności integracyjne oraz pozwól mu opracować normy i praktyki zespołowe zwiększające skuteczność. Regularnie przeprowadzaj retrospektywy projektu i sprawdzaj nastroje w zespole, aby monitorować jego funkcjonowanie.
Poświęć czas na zrozumienie, co działa, a co nie działa w przypadku zespołu, oraz które taktyki skutecznie pomagają budować i utrzymywać właściwą kulturę, umożliwiającą zespołowi osiąganie sukcesów. Następnie możesz powielać te rozwiązania w kolejnych projektach.
Zawsze miej agendę spotkania
Jednym z najprostszych sposobów na zwiększenie skuteczności spotkań jest zawsze posiadanie agendy! Nie uczestnicz w spotkaniu, jeśli jej nie ma, i nie organizuj spotkania bez agendy. Dzięki temu upewnisz się, że w spotkaniu uczestniczą właściwe osoby, które mogą zrealizować właściwe zadania.
Spotkania nie służą do przekazywania informacji. Szanuj czas innych osób — w miarę możliwości korzystaj z narzędzi i technik asynchronicznych. Jeśli chcesz uzyskać opinie z różnych perspektyw, użyj narzędzi przeznaczonych specjalnie do zbierania komentarzy.
Podejmuj decyzje wspólnie
Stosowanie technik wspólnego podejmowania decyzji wzmacnia zespoły. Dzięki nim będą podejmować bardziej świadome decyzje, co z kolei zwiększy zaangażowanie zespołu. Ponadto komunikuj wszystkim, którzy powinni o tym wiedzieć, co zostało zdecydowane i dlaczego.
Oto kilka najlepszych praktyk i technik współpracy, które warto poznać:
- Nominalne podejmowanie decyzji grupowych: przenosi burzę mózgów na wyższy poziom i gwarantuje, że każdy głos zostanie wysłuchany.
- Technika drabiny: pozwala zespołowi syntetyzować informacje podczas pracy w mniejszych grupach, a następnie podjąć decyzję.
Narzędzia pomagające usprawnić współpracę zdalną
Współpraca w naturalny sposób zachodzi podczas spotkań twarzą w twarz. Fizyczna obecność w jednym miejscu może zwiększać koleżeńskość, sprzyjać spontanicznym interakcjom, budowaniu głębszych relacji, dynamicznemu rozwiązywaniu problemów w czasie rzeczywistym oraz rozmowom na korytarzu — wszystko to przyczynia się do stworzenia produktywnego, skoncentrowanego i zaangażowanego zespołu.
Trudno odtworzyć to w środowisku zdalnym. Prawdopodobnie sięgniesz po kilka narzędzi do współpracy, które mogą wyglądać mniej więcej tak:
- Narzędzia do komunikacji biznesowej, takie jak poczta e-mail, poczta głosowa, narzędzia do wideokonferencji, takie jak Webex, oraz aplikacje do czatowania i przesyłania wiadomości.
- Platformy społecznościowe, takie jak Mighty Networks, Discord lub Clubhouse.
- Narzędzia biurowe online, takie jak Office 365 lub Google Drive.
- Firmowe narzędzia do współpracy, takie jak narzędzia do przechowywania danych w chmurze lub udostępniania plików.
- Narzędzia do współpracy wykorzystujące sztuczną inteligencję, które oferują funkcje przyspieszające i ograniczające powtarzalne, ręczne zadania wykonywane przez kierowników projektów w celu ułatwienia współpracy.
- Oprogramowanie do zarządzania projektami i oprogramowanie do zarządzania zadaniami, takie jak Jira, Asana i Trello, może pomóc zespołom zachować porządek, natomiast oprogramowanie takie jak Milanote zapewnia dodatkowe możliwości wizualnego organizowania projektów i współpracy.
Kluczowe jest, aby firmowe narzędzia do współpracy oraz wszelkie inne używane narzędzia oferowały integracje umożliwiające komunikację między nimi, tak aby informacje były aktualne i istotne dla członków zespołu na wszystkich używanych platformach. Koszt oprogramowania do współpracy również ma znaczenie — upewnij się, że wybierasz opcję dopasowaną do swojego budżetu.
Oto lista najlepszych narzędzi do współpracy, które można wykorzystać w projektach cyfrowych i przez zespoły projektowe.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
