Czym jest ryzyko zasobów & jak skutecznie nim zarządzać
Zarządzaj ryzykiem jak profesjonalista: Ryzyko zasobów wynika z braku wystarczających lub odpowiednich zasobów, często z powodu ograniczeń budżetowych, braków talentów lub problemów w łańcuchu dostaw. Proaktywne zarządzanie i kreatywne rozwiązania są kluczowe dla ograniczania tego ryzyka.
Rozwiązania dla ograniczonych budżetów: W obliczu ograniczeń budżetowych rozważ wydłużenie harmonogramu projektu, zmniejszenie jego zakresu lub dostarczenie mniej złożonych rezultatów, aby zrealizować projekt bez przekraczania budżetu i uszczerbku dla funkcjonalności.
Dokonuj trafnych oszacowań: Niedokładne oszacowania mogą powodować ryzyko zasobów. Popraw swoje szacunki, uwzględniając złożoność i rezerwy, oraz przeznacz odpowiednią ilość czasu i budżetu na ukończenie projektu.
Jako kierownik projektu nie zawsze masz kontrolę nad dostępnymi zasobami. Sprawia to, że ryzyko zasobów w projekcie stanowi prawdziwe wyzwanie.
Oto jak proaktywnie nim zarządzać i pewnie reagować, doskonalić swoje możliwości w zakresie zarządzania zasobami oraz zwiększać szanse na sukces projektu.
Czym jest ryzyko zasobów?
Ryzyko zasobów to szczególny rodzaj ryzyka projektowego wynikający z braku wystarczających (lub odpowiednich) zasobów do wykonania prac projektowych.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ryzyko zasobów może wynikać z niewystarczającego budżetu, zbyt małej liczby pracowników, braku określonych umiejętności lub braku odpowiedniego oprogramowania bądź sprzętu do realizacji prac projektowych. Do przyczyn należą zmieniające się terminy, brak kluczowych kompetencji lub problemy z łańcuchem dostaw.
Przykłady ryzyka zasobów
Aby pomóc Ci lepiej przygotować się do radzenia sobie z ryzykiem zasobów i usprawnić alokację zasobów (gdy nadejdzie odpowiedni moment), przyjrzyjmy się kilku przykładom z życia oraz sposobom, dzięki którym możesz nimi zarządzać, aby ograniczyć ryzyko.
Brak zasobów
Większość projektów napotyka ograniczenia zasobów, chyba że dysponujesz nieograniczonym budżetem, czasem, najlepszymi specjalistami i sprzętem. Typowe niedobory zasobów wynikają z ograniczeń budżetowych, braków kadrowych lub niewystarczającej ilości czasu spowodowanej nadmiarem zleceń albo opóźnieniami w rekrutacji.
Jeśli brakuje Ci budżetu, musisz wykazać się kreatywnością. Możesz wydłużyć harmonogram (aby zapewnić odpowiednie zasoby do ukończenia projektu bez konieczności pracy w nadgodzinach) lub dostarczyć mniej złożony produkt bądź rezultat (ograniczyć zakres), który nadal spełni swoje zadanie.
Na przykład, jeśli masz ograniczony budżet na projekt tworzenia strony internetowej, zacznij od szablonu i dostosuj go zamiast tworzyć pełny, niestandardowy projekt. Takie podejście pozwala dostarczyć funkcjonalny produkt przy niższym koszcie.
Możesz również przygotować plany awaryjne lub określić konkretny budżet awaryjny, z którego skorzystasz w przypadku niedoboru środków. Niektóre agencje wnioskują o budżet awaryjny w wysokości 10-20%, aby pokryć potencjalne przekroczenia kosztów powyżej początkowych szacunków.
Nieoczekiwane nieobecności
Nieoczekiwane nieobecności mają miejsce, gdy członkowie zespołu w ostatniej chwili biorą wolne z powodu choroby, żałoby lub wypalenia zawodowego. W większości przypadków trudno je zaplanować.
Ogranicz ryzyko, zakładając, że taka sytuacja się wydarzy, i dodając margines czasowy do harmonogramów projektu, aby uniknąć opóźnień. Inną możliwością jest skonfigurowanie systemu (z wykorzystaniem oprogramowania do zarządzania zasobami pracowników), w którym członkowie zespołu mogą wzajemnie się zastępować, jeśli ktoś niespodziewanie będzie nieobecny.
Niedokładne szacunki
Niedokładne szacunki projektu mogą prowadzić do ryzyka związanego z zasobami, jeśli niedoszacujesz liczby osób, czasu lub budżetu potrzebnych do realizacji projektu. Na przykład, jeśli wiesz, że Twojemu zespołowi zwykle zajmuje 10 godzin stworzenie prostego projektu strony głównej witryny, powinieneś dodać kilka godzin w przypadku bardziej złożonej strony.
Jeśli chodzi o szacowanie budżetu, możesz również napotkać ryzyko, gdy klient lub inni interesariusze są przekonani, że Twój projekt powinien kosztować mniej, niż będzie kosztował.
Załóżmy na przykład, że zlecono Ci stworzenie strony internetowej dla firmy konsultingowej. Dysponuje ona kwotą $100,000 na projekt, ale uważasz, że potrzebuje co najmniej $125,000, aby uniknąć przekroczenia budżetu, a chcesz wycenić projekt na $150,000, aby utrzymać oczekiwaną rentowność. W takiej sytuacji możesz narazić się na ryzyko, jeśli zdecydujesz się przyjąć projekt za $100,000 lub oszacujesz, że możesz go zrealizować przy mniejszym budżecie.
Nadmierna alokacja
Nadmierna alokacja występuje, gdy do jednego projektu przydzielonych jest zbyt wiele zasobów. Może to powodować opóźnienia w innych pracach projektowych, a także prowadzić do niewykorzystania pozostałych zasobów.
Jedną z najlepszych strategii ograniczania tego ryzyka jest regularne planowanie wydajności. Dzięki temu możesz sprawdzić, czy ktoś pracujący przy Twoim projekcie ma możliwości realizowania innych zadań, i jednocześnie zaangażować tę osobę w dodatkowe projekty. Jest tu jednak pewne zastrzeżenie: zbyt częste przełączanie się między zadaniami może zagrozić ogólnej realizacji projektu i prowadzić do wypalenia zawodowego.
Luki kompetencyjne
Luki w umiejętnościach stanowią potencjalne ryzyko; oceń umiejętności zespołu i wskaż wszelkie luki, które mogą wpłynąć na rezultaty projektu.
Na przykład zarządzanie projektami związanymi z tworzeniem oprogramowania bez specjalisty ds. doświadczenia użytkownika może prowadzić do nieoptymalnych wrażeń użytkownika po uruchomieniu aplikacji.
Podczas rozpoczynania nowego projektu sporządź listę wymagań dotyczących zasobów, zanim przystąpisz do planowania zasobów lub ich przydzielania, aby mieć pewność, że wiesz, co jest potrzebne, oraz wskaż wszelkie luki po przydzieleniu wszystkich zasobów.
Konflikty
Konflikty harmonogramu mogą stanowić ryzyko związane z zasobami, jeśli nie wykryjesz ich odpowiednio wcześnie. Podczas planowania kamieni milowych projektu zwróć uwagę na sytuacje, gdy członek zespołu projektowego ma wiele kamieni milowych w tym samym tygodniu lub tego samego dnia.
Na przykład jeśli Projekt A ma prezentację dla klienta za 2 tygodnie, a Twój projektant uczestniczy w przygotowywaniu prezentacji i ma wiele poprawek do wykonania tego samego dnia dla przeprojektowywanej witryny Klienta B, sprawdź, czy możesz przesunąć jedno z tych zadań, aby mieć pewność, że będzie mieć wystarczająco dużo czasu na skupienie się na bieżących zadaniach.
Jeśli terminów nie można przesunąć, poproś innego projektanta o pomoc przy edycji lub wsparcie projektu w inny sposób. Nie tylko zaspokoi to potrzeby klienta, lecz także pomoże projektantowi rozwinąć cenne umiejętności w zakresie kierunku kreatywnego, przydatne w jego karierze.
Zależności
Zarządzanie zależnościami jest również kluczową częścią zarządzania ryzykiem związanym z zasobami. Aby zrozumieć, gdzie występują zależności (i jakie ryzyko się z nimi wiąże), wykonaj mapowanie zależności w ramach procesu planowania projektu.
Jeśli zadanie zależne przeciąga się, może zagrozić całemu harmonogramowi projektu. Na przykład opóźniony zakup domeny witryny może doprowadzić do gorączkowych działań podczas uruchamiania strony. Może to być szczególnie katastrofalne, jeśli wybrana nazwa została już kupiona przez kogoś innego.
Innym częstym przykładem, obejmującym dodatkowe czynniki zewnętrzne, jest projektowanie i tworzenie. Jeśli klient lub interesariusz zbyt długo zatwierdza ostateczne projekty przed rozpoczęciem tworzenia, wydarzy się jedna z dwóch rzeczy.
Projekt może nie zostać uruchomiony w terminie albo może wymagać przyspieszonego harmonogramu, co zwiększa ryzyko wystąpienia błędów podczas tworzenia. Dlatego podczas zbierania opinii na temat projektu upewnij się, że klient lub interesariusz rozumie to ryzyko.
Jak ograniczać ryzyko związane z zasobami
Najlepsza rada, jaką mogę dać w kwestii ograniczania ryzyka związanego z zasobami, to proaktywne identyfikowanie tego ryzyka. Łatwiej to powiedzieć, niż zrobić, ale im więcej projektów prowadzisz, tym częściej będziesz dostrzegać te same zagrożenia. Może to pomóc w proaktywnym planowaniu i zapobieganiu sytuacjom, w których zagrożenia te narażają projekt na niepowodzenie.
1. Zidentyfikuj potencjalne niedobory zasobów
Rozpoczynając nowe projekty lub inicjatywy, zidentyfikuj potencjalne niedobory zasobów, zanim zaczniesz. Użyj narzędzia do prognozowania, aby stworzyć wstępne wersje potencjalnych planów projektu, sprawdzić, gdzie występują luki w zasobach, a następnie uzupełnić wszelkie niedobory, zanim się pojawią.
2. Przeprowadź planowanie wydajności i obciążenia pracą
Zarządzanie wydajnością i planowanie obciążenia pracą mogą pomóc Ci wyprzedzić ryzyko związane z zasobami. To tak, jakby rozejrzeć się za rogiem, zanim skręcisz w prawo na czerwonym świetle. Możesz zobaczyć, co nadchodzi, i odpowiednio zaplanować swoje ruchy.
Jeśli pracujesz w agencji lub zespole realizującym projekty, spotykajcie się okresowo, aby przeanalizować poziomy wykorzystania zasobów i sprawdzić, kto ma zbyt mało lub zbyt dużo przydzielonej pracy, aby ograniczać ryzyko w czasie rzeczywistym.
Organizuj te spotkania regularnie (np. nie tylko na początku nowego projektu). Wynika to z faktu, że harmonogramy projektów i zakresy projektów mogą się zmieniać w zależności od wielu czynników, co może prowadzić do wąskich gardeł i zmieniających się potrzeb w zakresie zasobów.
3. Dbaj o zaangażowanie członków zespołu
Utrzymywanie zaangażowania członków zespołu przez cały cykl życia projektu może również pomóc ograniczyć ryzyko związane z zasobami. W przypadku zaangażowanego zespołu prawdopodobieństwo wystąpienia nieplanowanych nieobecności, niewykorzystania zasobów lub wypalenia zawodowego będzie mniejsze. Zasoby, które mają przestoje, mogą poszukać dodatkowych sposobów na wniesienie wkładu w projekt lub powiązane inicjatywy.
Jeśli masz trudności z utrzymaniem zaangażowania zespołu, zorganizuj kilka aktywności integracyjnych. Może to być tak proste jak trzydziestominutowy blok przeznaczony na grę, rozmowę na temat inny niż praca (jeśli masz mały zespół) lub przerwę na kawę — wszystkie te rozwiązania sprawdzają się zarówno stacjonarnie, jak i wirtualnie.
4. Zaplanuj sukcesję
Planowanie sukcesji nie odbywa się wystarczająco często w większości organizacji. Odejście kogoś w trakcie projektu może być niezwykle zakłócające, zwłaszcza jeśli ta osoba posiada trudne do zastąpienia umiejętności.
W ramach oceny ryzyka przeanalizuj zasoby projektu i ich umiejętności, aby określić, kogo możesz rozwijać wewnętrznie, tak aby ta osoba zdobyła umiejętności potrzebne w przypadku odejścia któregoś z pracowników. Powinieneś również sprawdzić, kogo możesz mieć w swojej wirtualnej rezerwie, jeśli znajdziesz lukę w zasobach.
Programy szkoleniowe w Twojej organizacji powinny uwzględniać sposoby rozwijania zestawów umiejętności członków zespołu, aby pomóc im przygotować się do przyszłego awansu.
Podnoszenie kwalifikacji tego rodzaju przynosi korzyści wszystkim — organizacja będzie dysponować zasobami pozwalającymi zastąpić osoby, które odeszły, a pracownik będzie mieć bardziej atrakcyjne na rynku umiejętności, które pomogą mu rozwijać karierę.
5. Ogranicz zależności
Korzystając z przepływów pracy i mapy zależności, znajdź wszystkie miejsca, w których zależności stwarzają ryzyko. Jeśli nie wiesz, czego szukać, rozważ sytuacje, w których opóźnienie jednej osoby mogłoby opóźnić cały projekt.
Na przykład, jeśli tworzysz treści na stoisko targowe, które musi zostać wydrukowane i wysłane w określonym terminie, upewnij się, że osoba tworząca i zatwierdzająca treści może wykonać swoją część pracy na czas. Przypominaj wszystkim zaangażowanym osobom o znaczeniu realizacji prac zgodnie z harmonogramem. Aby pomóc w organizacji, użyj oprogramowania do planowania zasobów w celu koordynowania zależności związanych z zasobami ludzkimi lub sprzętem.
Jeśli materiały nie zostaną wysłane do drukarni na czas, nie będą gotowe przed terminem wysyłki, a ostatecznie nie zostaną rozprowadzone na terenie targów.
6. Monitoruj wykorzystanie zasobów
Choć rozmawialiśmy już o wykorzystaniu zasobów, nie mogę nie przypomnieć, że nie jest to działanie jednorazowe. Częste monitorowanie wykorzystania zasobów i wprowadzanie w razie potrzeby zmian może pomóc utrzymać optymalny poziom zatrudnienia.
Jeśli pracownicy mają zbyt wiele przydzielonych zadań lub ich potencjał jest niewykorzystywany, zidentyfikuj przyczynę. Na przykład, jeśli programista A pracuje szybciej niż programista B, ale obaj mają taki sam zakres obowiązków, programista A może mieć przestoje, podczas gdy programista B będzie mieć trudności i pracować po godzinach.
7. Zaplanuj działania awaryjne
Ostatnią kwestią dotyczącą ograniczania ryzyka związanego z zasobami jest planowanie awaryjne. Znasz wszystkie te banalne powiedzenia o najlepiej ułożonych planach — dlaczego więc nie przygotować kilku planów dodatkowych? Dzięki temu, jeśli napotkasz ryzyko, które mogłoby wykoleić Twój projekt, będziesz mieć kilka pomysłów, jak zapobiec jego realizacji. Może to pomóc zmniejszyć stres wszystkich osób zaangażowanych w projekt (w tym także Twój)!
Narzędzia do zarządzania ryzykiem związanym z zasobami
Nie musisz samodzielnie zarządzać ryzykiem związanym z zasobami! Oprócz współpracy z zespołem nad strategiami ograniczania ryzyka, kilka narzędzi do planowania zasobów może pomóc Ci w realizacji tego zadania.
Główną zaletą oprogramowania do planowania zasobów jest możliwość wykorzystania go do utworzenia mapy zależności, która pokazuje, gdzie zadania mogą się nakładać, lub prognozuje, jak Twoje zasoby są (lub będą) wykorzystywane w czasie.
Jeśli chodzi o wybór odpowiedniego narzędzia do zarządzania zasobami dla Twoich projektów, oto kilka najlepszych propozycji:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Jeśli działasz w bardziej wyspecjalizowanej branży, oprogramowanie do zarządzania zasobami magazynowymi lub oprogramowanie do zarządzania zasobami klientów może lepiej odpowiadać Twoim potrzebom.
Dołącz, aby dowiedzieć się więcej o zarządzaniu zasobami
Jeśli potrzebujesz dodatkowego wsparcia w zakresie zarządzania zasobami i ryzykiem, dołącz do naszej społeczności członkowskiej. Od webinarów i szablonów po codzienne rozmowy z innymi doświadczonymi kierownikami projektów — mamy wszystko, czego potrzebujesz, aby rozwijać się na swoim stanowisku i w swojej karierze!
